Preizkusite ga!
Podatkovne baze in spletne aplikacije lahko prinesejo velike poslovne prednosti. Oblikovanje zbirke podatkov je ključnega pomena za doseganje vaših ciljev, ne glede na to, ali želite upravljati podatke o zaposlenih, zagotavljati tedenska poročila glede na podatke ali slediti naročilom strank. Vlaganje časa v razumevanje zasnove zbirke podatkov vam bo pomagalo ustvariti baze podatkov, ki delujejo pravilno prvič in se prilagajajo spreminjajočim se potrebam.
Pomembno
Accessovi spletni programi se razlikujejo od namiznih zbirk podatkov. Ta članek ne obravnava oblikovanja spletnih aplikacij.
Koncepti in izrazi
Začnimo z učenjem nekaterih osnovnih izrazov in konceptov. Če želite oblikovati uporabno zbirko podatkov, ustvarite tabele, ki se osredotočajo na eno temo. V tabelah zajamete vse podatke, ki jih potrebujete za ta predmet, v polja, v katerih je najmanjša možna enota podatkov.
| Relacijske baze podatkov | Baza podatkov, v kateri so podatki razdeljeni na tabele, ki so nekako podobne preglednicam. Vsaka tabela ima samo eno zadevo, na primer stranke (ena tabela) ali izdelki (druga tabela). |
|---|---|
| Zapisi in polja | Shramba za diskretne podatke v tabeli. Vrstice (ali zapisi) shranjujejo vsako enolično podatkovno točko, na primer ime stranke. Stolpci (ali polja) izolirajo zajete informacije o vsaki podatkovni točki v najmanjšo možno enoto – ime je lahko en stolpec, priimek pa drugi. |
| Primarni ključ | Vrednost, ki zagotavlja, da je vsak zapis enoličen. Na primer, lahko obstajata dve stranki z istim imenom, Elizabeth Andersen. Toda eden od zapisov Elizabeth Andersen ima številko 12 kot primarni ključ, drugi pa primarni ključ 58. |
| Razmerja med nadrejenimi in podrejenimi | Pogoste relacije med tabelami. Na primer, ena stranka ima lahko več naročil. Nadrejene tabele imajo primarne ključe. Podrejene tabele imajo tuje ključe, ki so vrednosti iz primarnega ključa, ki prikazujejo, kako so zapisi podrejene tabele povezani z nadrejeno tabelo. Ti ključi so povezani z relacijo. |
Kakšen je dober načrt za zbirko podatkov?
Za dobro zasnovo baze podatkov sta temeljni dve načeli:
- Izogibajte se podvajanju informacij (imenovanih tudi odvečni podatki). Zapravlja prostor in povečuje verjetnost napak.
- Prepričajte se, da so podatki pravilni in popolni. Nepopolne ali napačne informacije tečejo skozi poizvedbe in poročila in lahko na koncu privedejo do napačnih odločitev.
Če želite rešiti te težave:
- Razdelite informacije o zbirki podatkov v tabele, ki temeljijo na predmetih, z ozkim fokusom. Izogibajte se podvajanju informacij v več tabelah. (Imena strank morajo biti na primer vključena le v eno tabelo.)
- Združite tabele s ključi namesto podvajanja podatkov.
- Vključite postopke, ki podpirajo in zagotavljajo točnost in celovitost informacij o zbirki podatkov.
- Oblikujte svojo bazo podatkov z mislijo na potrebe po obdelavi podatkov in poročanju.
Če želite izboljšati dolgoročno uporabnost zbirk podatkov, sledite tem petim korakom načrtovanja:
1. korak: Določite namen zbirke podatkov
Preden začnete, si določite cilj za zbirko podatkov.
Več podrobnosti
Če želite, da je vaš načrt osredotočen, povzemite namen zbirke podatkov in se pogosto sklicujte na povzetek. Če želite majhno zbirko podatkov za domače podjetje, lahko na primer napišete nekaj preprostega, na primer: »Zbirka podatkov o strankah hrani seznam podatkov o strankah za izdelavo sporočil in poročil.« Za zbirko podatkov podjetja boste morda potrebovali več odstavkov, da opišete, kdaj in kako bodo osebe v različnih vlogah uporabljale zbirko podatkov in njene podatke. Ustvarite posebno in podrobno izjavo o poslanstvu, na katero se boste sklicevali v celotnem postopku oblikovanja.
2. korak: poiščite in organizirajte zahtevane informacije
Zberite vse vrste informacij, ki jih želite zabeležiti, na primer imena izdelkov in številke naročil.
Več podrobnosti
Začnite z obstoječimi informacijami in načini sledenja. Morda na primer trenutno beležite naročila v knjigi ali hranite podatke o strankah na papirnatih obrazcih. S temi viri lahko navedete podatke, ki jih trenutno zajamete (na primer vsa polja v obrazcih). Če trenutno ne zajemate pomembnih informacij, razmislite, katere diskretne informacije potrebujete. Vsak posamezen podatkovni tip postane polje v zbirki podatkov.
Ne skrbite, da bo vaš prvi seznam popoln - sčasoma ga lahko natančno prilagodite. Vendar upoštevajte vse ljudi, ki uporabljajo te informacije, in vprašajte za njihove ideje.
Nato razmislite, kaj želite od zbirke podatkov in vrste poročil ali poštnih sporočil, ki jih želite izdelati. Nato se prepričajte, da zajamete informacije, ki so potrebne za doseganje teh ciljev. Če želite na primer poročilo, ki prikazuje prodajo po regijah, morate zajeti podatke o prodaji na ravni regije. Poskusite skicirati poročilo z dejanskimi informacijami, kot jih želite videti. Nato navedite podatke, ki jih potrebujete za ustvarjanje poročila. Enako naredite za pošiljanje ali druge izhode, ki jih želite iz zbirke podatkov.
Primer
Recimo, da strankam omogočite, da se odločijo za redne e-poštne posodobitve (ali se odjavijo) in želite natisniti seznam tistih, ki so se strinjali. V tabeli »Stranka« potrebujete stolpec »Pošlji e-pošto« z dovoljenimi vrednostmi »Da« in »Ne«.
Za tiste, ki so pripravljeni prejemati e-poštna sporočila, potrebujete e-poštni naslov, ki zahteva tudi polje. Če želite vključiti ustrezen pozdrav (na primer gospod, gospa ali gospa), vključite polje za pozdrav. Če želite stranke v e-poštnih sporočilih nagovarjati z imenom, dodajte polje z imenom.
Namig
Ne pozabite razdeliti vsake informacije na najmanjši uporaben del, kot sta ime in priimek za tabelo strank. Če želite razvrstiti, iskati, izračunati ali poročati na podlagi elementa informacij (na primer priimka stranke), morate ta element vnesti v svoje polje.
3. korak: razdelite informacije v tabele
Razdelite svoje podatke na glavne entitete ali predmete, kot so izdelki, stranke in naročila. Vsak predmet postane miza.
Več podrobnosti
Ko imate seznam zahtevanih informacij, določite glavne entitete (ali predmete), ki jih potrebujete za organiziranje podatkov. Izogibajte se podvajanju podatkov med entitetami. Predhodni seznam za zbirko podatkov o prodaji izdelkov je lahko na primer videti tako:
Glavni subjekti so: stranke, dobavitelji, izdelki in naročila. Začnite s temi štirimi tabelami: ena za dejstva o strankah, ena za dejstva o dobaviteljih in tako naprej. To morda ni vaša končna zasnova, vendar je dobro izhodišče.
Opomba
Najboljše zbirke podatkov vsebujejo več tabel. Izogibajte se skušnjavi, da bi vse podatke postavili v eno tabelo. To ima za posledico podvojene informacije, večjo velikost zbirke podatkov in večje napake. Načrtujte tako, da vsako dejstvo zabeležite samo enkrat. Če se ponavljajo informacije, kot je naslov dobavitelja, prestrukturirajte zbirko podatkov, da jih postavite v ločeno tabelo.
Če želite razumeti, zakaj je več tabel boljših kot manj, razmislite o tabeli, ki je prikazana tukaj:
Vsaka vrstica vsebuje informacije o izdelku in njegovem dobavitelju. Ker imate lahko veliko izdelkov istega dobavitelja, je treba podatke o imenu in naslovu dobavitelja večkrat ponoviti. To zapravlja prostor na disku. Namesto tega zabeležite podatke o dobavitelju samo enkrat v ločeno tabelo Dobavitelji in nato to tabelo povežite s tabelo »Izdelki«.
Druga težava tega načrta je očitna, ko morate spremeniti podatke o dobavitelju. Recimo, da morate spremeniti naslov dobavitelja. Ker je zapisan na številnih mestih, ga boste morda pomotoma spremenili na enem mestu in pozabili spremeniti na drugih. Če naslov dobavitelja zabeležite le na enem mestu, lahko to težavo rešite.
Na koncu pa si oglejmo še primer, ko na primer dobavitelj Vinogradništvo Trta dobavlja le en in ta izdelek želite izbrisati, vendar bi radi ohranili ime in naslov dobavitelja. Kako bi s tem načrtom izbrisali zapis izdelka, ne da bi izgubili tudi podatke o dobavitelju? Ne morete. Ker vsak zapis poleg dejstev o dobavitelju vsebuje tudi dejstva o izdelku, zato ni mogoče izbrisati enega brez drugega. Če želite ta dejstva ločiti, razdelite to tabelo na dva dela: prva je za podatke o izdelku, druga pa za podatke o dobavitelju. Ko nato izbrišete zapis izdelka, izbrišete le dejstva o izdelku – ne pa tudi o dobavitelju.
4. korak: Pretvarjanje elementov podatkov v stolpce
Določite, katere podatke želite shraniti v posamezni tabeli. Ti ločeni deli podatkov postanejo polja v tabeli. Na primer tabela »Zaposleni« lahko vključuje polja, kot so priimek, ime in datum zaposlitve.
Več podrobnosti
Ko izberete zadevo za tabelo zbirke podatkov, naj bodo v stolpcih le dejstva o tej zadevi. V tabeli izdelkov naj bodo le dejstva o izdelkih, ne pa o dobaviteljih.
Če se želite odločiti, katerim podatkom v tabeli želite slediti, uporabite seznam, ki ste ga prej ustvarili. Tabela strank lahko na primer vsebuje: ime, priimek, naslov, poslano e-pošto, pozdrav in e-poštni naslov. Vsak zapis (stranka) v tabeli vsebuje enak nabor stolpcev, zato za vsako stranko shranite popolnoma enake informacije.
Ustvarite prvi seznam, ki ga nato preglejte in natančneje določite. Ne pozabite razdeliti informacij v najmanjša možna polja. Če so na začetnem seznamu na primer polje »Naslov«, ga razdelite na ulico, mesto, državo in poštno številko – če so vaše stranke globalne, pa na še več polj. Tako lahko na primer pošljete pošto v ustrezni obliki zapisa ali ustvarite poročilo o naročilih po državi.
Ko natančneje določite stolpce podatkov v vseh tabelah, lahko zanje izberete primarne ključe.
5. korak: Določanje primarnega ključa
Izberite primarni ključ za vsako tabelo. Primarni ključ, kot je ID izdelka ali ID naročila, enolično identificira vsak zapis. Če očitnega enoličnega identifikatorja nimate, ga ustvarite z Accessom.
Več podrobnosti
Potrebujete način enolične identifikacije vsake vrstice v vsaki tabeli. Se spomnite prejšnjega primera, kjer imata dve stranki enako ime? Ker imata skupno ime, potrebujete način, da vsakega posebej prepoznate.
Vsaka tabela mora vključevati stolpec (ali nabor stolpcev), ki enolično prepozna vsako vrstico. To se imenuje primarni ključ in je pogosto enolična številka, kot je na primer številka ID zaposlenega ali serijska številka. Access s primarnimi ključi hitro poveže podatke iz več tabel in jih združi namesto vas.
Včasih je primarni ključ sestavljen iz dveh ali več polj. Tabela »Podrobnosti naročila« na primer, v kateri so shranjeni vrstični elementi za naročilo, lahko za primarni ključ uporablja dva stolpca: ID naročila in ID izdelka. Ko primarni ključ uporablja več stolpcev, se imenuje tudi sestavljeni ključ.
Če že imate enolični identifikator za informacije v tabeli, na primer številke izdelkov, ki enolično identificirajo posamezen izdelek v katalogu, ga uporabite, vendar le, če vrednosti ustrezajo tem pravilom za primarne ključe:
- Identifikator bo vedno drugačen za vsak zapis. Podvojene vrednosti v primarnem ključu niso dovoljene.
- Vedno obstaja vrednost za element. Vsak zapis v tabeli mora imeti primarni ključ. Če za ustvarjanje ključa uporabljate več stolpcev (na primer družino delov in številko dela), morata biti vedno prisotni obe vrednosti.
- Primarni ključ je vrednost, ki se ne spremeni. Ker se na ključe sklicujejo tudi druge tabele, vsaka sprememba primarnega ključa v eni tabeli pomeni njegovo spremembo povsod, kjer se sklicuje nanj. Pogoste spremembe povečajo tveganje za napake.
Če nimate očitnega identifikatorja, za primarni ključ uporabite poljubno, enolično številko. Vsakemu naročilu lahko na primer dodelite enolično številko naročila zgolj za namen prepoznavanja naročila.
Namig
Če želite za primarni ključ ustvariti enolično številko, dodajte stolpec s podatkovnim tipom »Samoštevilo«. Podatkovni tip »Samoštevilo« vsakemu zapisu samodejno dodeli enolično številsko vrednost. Ta vrsta identifikatorja ne vsebuje nobenega dejanskega podatka o vrstici, ki jo predstavlja. Ta ključ je najbolj primeren za primarni ključ, saj se številke ne spreminjajo – za razliko od primarnega ključa, ki vsebuje dejstva o vrstici, kot je telefonska številka ali ime stranke.