Microsoft Excel omogoča preprost uvoz podatkov XML (Extensible Markup Language) iz drugih zbirk podatkov in programov, preslikavo elementov XML iz sheme XML v celice delovnega lista in izvoz revidiranih podatkov XML za interakcijo z drugimi zbirkami podatkov in programi. S temi funkcijami XML postane Office Excel generator datotek s podatki XML, pri čemer uporabniški vmesnik že poznate.
V tem članku
-
- Uporaba podokna opravil »Vir XML«
- Vrste elementov in njihove ikone
- Delo z enkrat preslikanimi celicami
- Delo s ponavljajočimi se celicami v tabelah XML
- Varnostna priporočila za strukture XML
- Uvažanje podatkov XML
- Delo z naključno shemo
- Izvažanje podatkov XML
- Uporaba Excelove datoteke Office Open XML z omogočenimi makri
Zakaj uporabljati XML v Excelu?
XML je tehnologija, oblikovana za upravljanje in skupno rabo strukturiranih podatkov v berljivi besedilni datoteki. Jezik XML sledi industrijskim standardom in ga lahko procesirajo različne zbirke podatkov in programi. Z jezikom XML lahko razvijalci programov ustvarijo svoje oznake, podatkovne strukture in sheme po meri. Skratka XML olajša definicijo, prenos, preverjanje veljavnosti in interpretacijo podatkov med zbirkami podatkov, programi in organizacijami.
Datoteke s shemami in podatki XML
V Excelu je primarno mogoče delati z dvema vrstama datotek XML:
- z datotekami s podatki XML (.xml), ki vsebujejo oznake po meri in strukturirane podatke;
- Datoteke sheme (.xsd), ki vsebujejo oznake sheme, ki uveljavljajo pravila, kot sta podatkovni tip in preverjanje veljavnosti.
Standard XML določa tudi datoteke .xslt (Extensible Stylesheet Language Transformation), ki se uporabljajo za uporabo slogov in pretvorbo podatkov XML v različne oblike predstavitev. Te pretvorbe lahko uporabite, še preden uvozite datoteke XML v Excel in potem ko jih izvozite iz Excela. Če so datoteke XSLT povezane z datotekami s podatki XML, ki jih uvozite v Excel, lahko oblikovanje uporabite ali ne, preden podatke dodate na delovni list; vendar le takrat, ko datoteko XML odprete z ukazom Odpri v Excelu. Če si želite ogledati datoteke XML v mapi, izberite vrsto datoteke Datoteke XML (*.xml), preden kliknete gumb Odpri.
Ključni primeri za XML in Excel
Z jezikom XML in Excelom lahko upravljate delovne zvezke in podatke tako, kot prej ni bilo mogoče ali je bilo zelo težko. S strukturami XML zlahka dodajate, identificirate in ekstrahirate določene dele poslovnih podatkov iz Excelovih dokumentov. Račun, ki vsebuje ime in naslov stranke, ali poročilo, ki vsebuje finančne rezultate zadnjega četrtletja, ni več le statično poročilo. Te informacije zlahka uvozite iz zbirk podatkov ali programov, jih pregledate in izvozite v druge zbirke podatkov in programe.
Spodaj so našteti ključni primeri, za katere so namenjene funkcije XML:
- Razširjanje funkcionalnosti obstoječih Excelovih predlog, tako da preslikate elemente XML v obstoječe celice. Tako poenostavite premikanje podatkov XML v predloge in iz njih, ne da bi jih morali znova načrtovati.
- Uporaba podatkov XML kot vhod za obstoječe modele računanja s preslikavo elementov XML v obstoječe preglednice.
- Uvažanje datotek s podatki XML v nov delovni zvezek.
- Uvažanje podatkov XML iz spletne storitve v Excelovo preglednico.
- Izvažanje podatkov iz preslikanih celic v datoteke s podatki XML neodvisno od drugih podatkov v delovnem zvezku.
Osnovni proces uporabe podatkov XML v Excelu
V spodnjem diagramu je prikazano, kako različne datoteke in operacije delujejo skupaj, ko XML uporabljate z Excelom. V procesu je pet faz:
Dodajanje datoteke sheme XML (.xsd) v delovni zvezek
Preslikava elementov sheme XML v posamezne celice ali tabele XML
Uvoz podatkovne datoteke XML (.xml) in povezovanje elementov XML s preslikanimi celicami
Vnos podatkov, premikanje preslikanih celic in izkoriščanje Excelovih funkcij ob ohranjanju strukture in definicij XML
Izvoz popravljenih podatkov iz preslikanih celic v podatkovno datoteko XML
Delo s strukturami XML
Delovni zvezek lahko ustvarite ali odprete v Excelu, delovnemu zvezku priložite datoteko sheme XML (.xsd) in nato uporabite podokno opravil Vir XML , da preslikate elemente XML sheme v posamezne celice ali tabele. Ko elemente XML preslikate v delovni zvezek, lahko podatke XML uvozite v preslikane celice in jih izvozite iz njih.
Ko v delovni zvezek dodate datoteko sheme XML (.xsd), ustvarite strukturo XML. Po navadi s strukturami XML ustvarjate preslikane celice in upravljate odnos med preslikanimi celicami in posameznimi elementi v shemi XML. Poleg tega se te strukture XML uporabljajo za vezanje vsebine preslikanih celic z elementi v shemi, ko uvozite ali izvozite datoteke s podatki XML (.xml).
Ustvarite lahko dve vrsti preslikanih celic: enkrat preslikane celice in ponavljajoče se celice (ki so v obliki tabel XML). Načrtovanje delovnega lista je bolj prilagodljivo, saj lahko preslikane celice povlečete kamor koli na delovni list in v poljubnem vrstnem redu – tudi drugačnem od sheme XML. Izberete lahko tudi, katere elemente boste preslikali in katerih ne.
Dobro je poznati ta pravila o uporabi struktur XML:
- V delovnem zvezku je lahko ena ali več struktur XML.
- Istočasno lahko na eno mesto v delovnem zvezku preslikate samo en element.
- Vsaka struktura XML je neodvisna celota, tudi če se več struktur XML v istem delovnem zvezku sklicuje na isto shemo.
- V strukturi XML je lahko samo en korenski element. Če dodate shemo, ki določa več korenskih elementov, morate izbrati tistega, ki želite uporabiti v novi strukturi XML.
Uporaba podokna opravil Vir XML
V podoknu opravil Vir XML upravljate strukture XML. Odprete ga tako, da na zavihku Razvijalec v skupini XML kliknete Vir. V spodnjem diagramu so prikazane glavne funkcije tega podokna opravil.
1. Navede preslikave XML, ki so bile dodane delovnemu zvezku
2. Prikaže hierarhični seznam elementov XML v trenutno navedeni preslikavi XML
3. Nastavi možnosti pri delu s podoknom opravil »Vir XML « in podatki XML, na primer način predogleda podatkov in naslovov kontrolnikov
4. Odpre pogovorno okno Zemljevidi XML , s katerim lahko dodajate, brišete ali preimenujete preslikave XML
5. Preveri, ali lahko izvozite podatke XML prek trenutne preslikave XML
Vrste elementov in njihove ikone
V spodnji tabeli je kratek opis vseh vrst elementov XML, s katerimi lahko delate v Excelu, in ikon, ki se uporabljajo za vsako vrsto elementa.
| Vrsta elementa | Ikona |
|---|---|
| Nadrejeni element | 
|
| Zahtevani nadrejeni element | 
|
| Ponavljajoči se nadrejeni element | 
|
| Zahtevani ponavljajoči se nadrejeni element | 
|
| Podrejeni element |
|
| Zahtevani podrejeni element | 
|
| Ponavljajoči se podrejeni element | 
|
| Zahtevani ponavljajoči se podrejeni element | 
|
| Atribut | 
|
| Zahtevani atribut | 
|
| Preprosta vsebina v zapleteni zgradbi | 
|
| Zahtevana preprosta vsebina v zapleteni zgradbi | 
|
Delo z enkrat preslikanimi celicami
Enkrat preslikana celica je celica, ki je bila preslikana v neponavljajoči se element XML. Enkrat preslikano celico ustvarite tako, da neponavljajoči se element XML povlečete iz podokna opravil Vir XML v eno samo celico na delovnem listu.
Ko neponavljajoči se element XML povlečete na delovni list, lahko s pametno oznako njegovo ime vključite kot naslov nad enkrat preslikano celico ali levo od nje; kot naslov lahko uporabite tudi obstoječo vrednost celice.
V enkrat preslikani celici lahko uporabite tudi formulo, če je celica preslikana v element XML z vrsto podatkov definicije sheme XML (XSD), ki jo Excel interpretira kot številko, datum ali čas.
Delo s ponavljajočimi se celicami v tabelah XML
Tabele XML so po videzu in funkcionalnosti podobne Excelovim tabelam. Tabela XML je Excelova tabela, ki je preslikana v enega ali več ponavljajočih se elementov XML. Vsak stolpec v tabeli XML predstavlja en element XML.
Tabela XML se ustvari, ko:
- Uporabite ukaz »Uvozi « (v skupini »XML « na zavihku »Razvijalec «) za uvoz podatkovne datoteke XML.
- Uporabite ukaz »Odpri« v Excelu, da odprete podatkovno datoteko XML in nato v pogovornem oknu »Odpri XML« izberite »Kot tabela XML«.
- Uvoz podatkovne datoteke XML z ukazom » Iz drugih virov « v skupini » Pridobi zunanje podatke « na zavihku » Podatki « uporabite ukaz »Iz drugih virov« in nato izberite tabelo XML na obstoječem delovnem listu ali »Nov delovni list« v pogovornem oknu » Uvoz podatkov «.
- Povlečete enega ali več ponavljajočih se elementov iz podokna opravil Vir XML na delovni list.
Ko ustvarite tabelo XML, so imena elementov XML samodejno uporabljena kot naslovi stolpcev. Te lahko poljubno spreminjate. Pri izvozu podatkov iz preslikanih celic pa so vedno uporabljena imena prvotnih elementov XML.
Možnosti gumba Možnosti v podoknu opravil Vir XML sta uporabni za delo s tabelami XML:
- Samodejno spoji elemente pri preslikavi Ko je ta možnost izbrana, Excel ustvari eno tabelo XML iz več polj, ko jih spustite na delovni list. Ta možnost deluje, če več polj spustite v isto vrstico, drugega poleg drugega. Ko možnost počistite, se vsak element prikaže v svoji tabeli XML.
- Moji podatki imajo naslove Ko je možnost izbrana, so podatki iz obstoječega naslova uporabljeni kot naslovi stolpcev za ponavljajoče se elemente, ki jih preslikate na delovni list. Ko možnost počistite, so za naslove stolpcev uporabljena imena elementov XML.
S tabelami XML zlahka uvažate, izvažate, razvrščate, filtrirate in tiskate podatke glede na vir podatkov XML. Vendar imajo tabele XML nekaj omejitev glede njihovega razvrščanja na delovnem listu.
- Tabele XML temeljijo na vrsticah, kar pomeni, da rastejo od naslovne vrstice navzdol. Nad obstoječimi vrsticami ne morete dodajati novih vnosov.
- Tabele XML ne morete spremeniti tako, da boste nove vnose dodajali na desno stran.
Formule lahko uporabite v stolpcih, ki so preslikani v elemente XML z vrsto podatkov XML Schema Definition (XSD), ki jo Excel interpretira kot številko, datum ali čas. Tako kot v Excelovi tabeli so tudi v tabeli XML formule v stolpcu izpolnjene navzdol, ko v tabelo dodajate nove vrstice.
Varnostna priporočila za strukture XML
Struktura XML in njene informacije vira podatkov se shranijo z Excelovim delovnim zvezkom in ne z določenim delovnim listom. Zlonameren uporabnik si te informacije o strukturi lahko ogleda z makrom Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Če delovni zvezek shranite kot obliko zapisa datoteke Excel Office Open XML z omogočenim makrom, si lahko informacije o strukturi ogledate prek Microsoftove beležnice ali prek drugega urejevalnika besedila.
Če želite še naprej uporabljati informacije strukture, vendar želite odstraniti morebitno občutljive informacije podatkovnega vira, lahko definicijo podatkovnega vira sheme XML izbrišete iz delovnega zvezka, vendar vseeno izvozite podatke XML; to naredite tako, da v pogovornem oknu Lastnosti strukture XML počistite polje Shrani definicijo vira podatkov v delovni zvezek; do okna pridete na zavihku Razvijalec v skupini XML z ukazom Lastnosti strukture.
Če najprej izbrišete delovni list in šele potem strukturo, se informacije strukture o podatkovnih virih in druge občutljive informacije vseeno shranijo v delovni zvezek. Če delovni zvezek posodabljate in iz njega odstranjujete občutljive informacije, morate najprej izbrisati strukturo XML in šele nato delovni list, da bodo informacije strukture trajno odstranjene iz delovnega zvezka.
Delo z naključno shemo
Če podatke XML uvozite, ne da bi prej dodali ustrezno shemo XML za ustvarjanje strukture XML, Excel poskusi ustvariti shemo glede na oznake, določene v datoteki s podatki XML. Naključna shema se shrani v delovni zvezek; omogoča vam delo s podatki XML, če datoteka sheme XML ni povezana z delovnim zvezkom.
Ko delate z uvoženimi podatki XML, ki imajo naključno shemo, lahko prilagajate tudi podokno opravil Vir XML. Na gumbu »Možnosti« izberite možnost »Predogled podatkov v podoknu opravil«, da prikažete prvo vrstico podatkov kot vzorčne podatke na seznamu elementov, če ste podatke XML uvozili povezane s strukturo XML v trenutni seji Excela.
Excelove naključne sheme ne morete uvoziti kot ločene datoteke s podatki sheme XML (.xsd). Čeprav so za ustvarjanje datoteke sheme XML na voljo urejevalniki shem XML in drugi načini, morda do njih nimate dostopa ali pa jih ne znate uporabljati.
Izvažanje podatkov XML
Podatke XML izvozite tako, da izvozite vsebino preslikanih celic na delovnem listu. Ko izvozite podatke, Excel s spodnjimi pravili ugotovi, katere podatke mora shraniti in kako:
- Ko za izbiren element obstajajo prazne celice, se ne ustvarijo prazni elementi; prazni elementi pa se ustvarijo, ko prazne celice obstajajo za zahtevani element.
- Šifriranje UTF-8 (Unicode Transformation Format-8) se uporablja za zapisovanje podatkov.
- Vsi imenski prostori so definirani v korenskem elementu XML.
- Excel prepiše obstoječe predpone imenskih prostorov. Privzetemu imenskemu prostoru je pripisana predpona ns0. Zaporedni imenski prostori so označeni kot ns1, ns2 dons<count>, pri čemer <je argument »count«> število imenskih prostorov, zapisanih v datoteki XML.
- Vozlišča vrste komentar se ne ohranijo.
Odprite pogovorno okno »Lastnosti strukture XML« (na zavihku »Razvijalec« v skupini XML kliknite »Lastnosti strukture«) in z možnostjo »Ob uvozu ali izvozu preveri veljavnost podatkov glede na shemo« (privzeto aktivna) določite, ali naj Excel pri izvažanju podatkov preverja njihovo veljavnost glede na strukturo XML. To možnost kliknite, ko želite zagotoviti skladnost izvoženih podatkov XML s shemo XML.
Uporaba Excelove datoteke Office Open XML z omogočenimi makri
Excelov delovni zvezek lahko shranite v različnih oblikah zapisa datoteke, vključno z Excelovo obliko zapisa datoteke Office Open XML (.xlsm) z omogočenimi makri. Excel ima določeno shemo XML, ki določa vsebino Excelovega delovnega zvezka, vključno z oznakami XML, v katerih so shranjeni vsi podatki delovnega zvezka, kot so podatki in lastnosti, in določajo celotno strukturo delovnega zvezka. Programi po meri lahko uporabijo to Excelovo datoteko oblike zapisa Office XML z omogočenimi makri. Razvijalci bodo morda želeli ustvariti program po meri za iskanje podatkov v več delovnih zvezkih, ki so shranjeni v tej obliki zapisa, in ustvariti sistem poročanja na podlagi najdenih podatkov.
Potrebujete dodatno pomoč?
Kadar koli lahko zastavite vprašanje strokovnjaku v skupnosti tehničnih strokovnjakov za Excel ali pa pridobite podporo v skupnostih.