Uporaba Accessa ali Excela za upravljanje podatkov

Access in Microsoft Excel sta si zelo podobna, zato se težko odločite, kateri program boste uporabili. Oba programa lahko na primer shranita velike količine podatkov, izvajata zmogljive poizvedbe in orodja za analizo ter jih razdelita na različne načine in izvajata zapletene izračune, ki vrnejo podatke, ki jih potrebujete.

Vendar pa ima vsak program jasne prednosti, ki so odvisne od vrste podatkov, ki jih upravljate, in tega, kaj želite s temi podatki narediti. Če želite na primer ohraniti celovitost podatkov v obliki zapisa, do katere ima dostop več uporabnikov, je Access najboljša izbira. Excel je bolj primeren za zapletene številske podatke, ki jih želite podrobneje analizirati.

V mnogih primerih lahko uporabite oba programa, pri čemer uporabite vsakega za namen, za katerega je najbolj primeren. Na splošno je Access boljši za upravljanje podatkov: pomaga ohranjati podatke organizirani, preprosti za iskanje in na voljo več hkratnim uporabnikom. Excel je na splošno bolje za analiziranje podatkov: izvaja zapletene izračune, razišče možne rezultate in ustvari visokokakovostne grafikone. Če za shranjevanje podatkov uporabljate Access in analizo podatkov v Excelu, lahko izkoristite prednosti obeh programov.

Excel podpira tudi soavtorstvo v realnem času, tako da lahko več oseb hkrati ureja isti delovni zvezek v različnih napravah. Access se ponavadi uporablja za scenarije strukturiranih zbirk podatkov z več uporabniki v sistemu Windows.

Preden se odločite, kateri program boste uporabili, primerjajte prednosti vsakega programa, preberite, kdaj je bolje uporabiti enega ali drugega, in se naučite delati z obema programoma, da dobite želene rezultate.

Primerjava prednosti posameznega programa

Izbira ustreznega programa je ključnega pomena, če želite dostopati do svojih informacij in jih posodobiti z največjo učinkovitostjo in natančnostjo. Če želite izvedeti, kateri program je najprimernejši za opravila, ki jih želite izvesti, primerjajte prednosti, ki jih ponuja posamezen program glede shranjevanja podatkov, analize podatkov, sodelovanja med več uporabniki in varnosti.

Prostor za shranjevanje podatkov

Splošni in razstavljeni podatki v primerjavi z relacijskimi podatki Če se želite odločiti, kateri program je najboljši za shranjevanje vaših podatkov, se vprašajte to: Ali so podatki relacijski ali ne? Podatki, ki jih lahko učinkovito vsebujejo v eni tabeli ali delovnem listu, se imenujejo nepovezani ali nerelacijski podatki. Na primer, če želite ustvariti preprost seznam strank s samo enim naslovom in osebo za stik za vsako stranko, je Excel morda boljša izbira. Če pa želite shraniti bolj zapleten seznam strank, ki vključuje naslove plačnika in dostave za vsako stranko ali več oseb za stik za vsako stranko, je Access boljša rešitev.

V relacijski zbirki podatkov organizirate informacije v več tabel. V dobro načrtovani relacijski zbirki podatkov je vsaka tabela neravna in vsebuje le informacije o eni vrsti podatkov. Če na primer ustvarite zbirko podatkov strank, so imena strank v eni tabeli, naslovi za obračunavanje in dostavo teh strank pa v ločeni tabeli. Naslove shranjujte ločeno od imen, saj ima lahko vsaka stranka več naslovov, poleg tega pa želite za vsako stranko vnesti več naslovov, pri tem pa vam ni treba znova vnašati imena stranke za vsak naslov.

Lokalni in zunanji podatki Access lahko uporabite za povezovanje podatkov iz različnih zunanjih virov podatkov, tako da si jih lahko ogledate, poizvedujete in urejate podatke, ne da bi jih morali uvažati. Access na primer nudi ukaze za vzpostavitev povezave z obstoječimi podatki v zbirki podatkov Microsoft SQL Server, datoteki dBASE ali Outlookovi mapi, skupaj s številnimi drugimi viri podatkov. Excel lahko uporabite za povezovanje s številnimi podatkovnimi viri, vključno z zbirkami podatkov Access, SQL Server in analitičnimi storitvami, besedilnimi datotekami in datotekami XML ter viri podatkov ODBC in OLE DB. Vendar pa ne morete urediti podatkov, če želite spremeniti izvorne podatke prek uporabniškega vmesnika za Excel.

Tako Access kot tudi Excel ponujata ukaze za povezovanje s podatki na seznamih storitev Windows SharePoint Services. Vendar pa Excel s SharePointovimi seznami zagotavlja le povezavo samo za branje. Access pa vam omogoča branje in pisanje podatkov v SharePointove sezname.

Celovitost podatkov in prilagodljivost Enolični identifikatorji pomagajo ohraniti celovitost podatkov in zagotovijo, da v dveh vrsticah (ali zapisih) ni popolnoma enakih podatkov. Enolični identifikatorji omogočajo tudi najhitrejši način za pridobivanje podatkov pri iskanju ali razvrščanju podatkov. V Accessu lahko uporabite vrsto podatkov »Samoštevilo«, da samodejno ustvarite enolični identifikator za vsak zapis. Te identifikatorje lahko nato uporabite, če želite zapise v eni tabeli povezati z enim ali več zapisi v drugi tabeli.

Struktura, ki jo Access uporabi za vaše podatke, pomaga zagotoviti celovitost podatkov. Access lahko zahteva, da imajo novi zapisi v eni tabeli obstoječo ustrezno vrednost v drugi tabeli, tako da ne morete ustvariti »osamljenih« zapisov. Ne želite na primer imeti naročila, v katerem niso podatki o stranki. Access lahko zahteva, da ima vsak nov zapis v tabeli »Naročilnice« ustrezno vrednost stranke v tabeli »Stranke«. Ta zahtevana korespondenca vrednosti se imenuje referenčna integriteta.

Nastavite lahko tudi lastne omejitve in pravila ter tako še dodatno zagotovite pravilen vnos podatkov. Excel omogoča vnašanje podatkov v bolj prosti obliki, a ker Excel ne podpira relacijskih podatkov, ne more podpirati referenčne integritete. Vendar pa lahko z ukazom »Preverjanje veljavnosti podatkov « nadzirate vnos podatkov v Excel.

Analiza podatkov

Ustvarjanje poizvedb Če si morate pogosto podatke ogledati na različne načine, odvisno od spreminjajočih se pogojev ali dogodkov, je Access morda boljša izbira za shranjevanje in delo z vašimi podatki. Access vam omogoča, da s poizvedbami SQL (Structured Query Language) hitro pridobite le vrstice in stolpce s podatki, ki jih želite, ne glede na to, ali so podatki v eni ali več tabelah. V poizvedbah lahko ustvarite izračunana polja tudi z izrazi. Uporaba izraza v Accessu je podobna uporabi formul v Excelu za izračun vrednosti. Z Accessovimi poizvedbami lahko tudi povzamete podatke in predstavite združene vrednosti, kot so vsote, povprečja in štetja.

Modeliranje V Excelu lahko z orodji za analizo »kaj-če« predvidevate rezultate modela delovnega lista. Analiza »kaj-če« vam omogoča, da zaženete različne scenarije za podatke, na primer najboljši in najslabši scenarij, in primerjate dobljene podatke več scenarijev v poročilu povzetka. V Accessu podobna funkcija ni na voljo.

Vrtenje in ustvarjanje grafikonov V obeh programih lahko ustvarite poročila vrtilne tabele in grafikone vrtilne tabele. Vendar pa so v Excelu na voljo naprednejša poročila z vrtilnimi tabelami in funkcije za ustvarjanje grafikonov kot v Accessu. Če nameravate redno ustvarjati obsežna poročila vrtilnih tabel ali ponujati grafikone profesionalnega videza, uporabite poročanje vrtilne tabele ali grafikone vrtilne tabele v Excelu namesto enakih funkcij v Accessu.

Sodelovanje z več uporabniki

Access in Excel podpirata okolja za sodelovanje, kot so Windows SharePoint Services in omrežni načini skupne rabe datotek. Razlikujejo pa se v tem, kako več uporabnikov dostopa do podatkov.

Dostop več uporabnikov do podatkov Access v normalnem načinu omogoča, da več uporabnikom hkrati odpre eno zbirko podatkov. Ta pristop deluje dobro, ker Access zaklene le podatke, ki jih uporabnik ureja. Posledično lahko drugi uporabniki urejajo različne zapise brez sporov. V Excelu lahko omogočite skupno rabo delovnega zvezka z drugimi uporabniki, vendar je sodelovanje več uporabnikov najboljše takrat, ko uporabniki podatke v delovnem zvezku obdelujejo ob različnem času, namesto hkrati. Uporabniki Accessove zbirke podatkov v bistvu sodelujejo pri naboru podatkov, uporabniki Excelovega delovnega zvezka pa sodelujejo pri delu z dokumentom.

Uporaba storitev Windows SharePoint Services za sodelovanje Oba programa se integrirata s tehnologijami Microsoft Windows SharePoint Services, kot so SharePointovi seznami in knjižnice dokumentov.

Access nudi številne načine sodelovanja z več uporabniki na SharePointovem mestu. V knjižnico dokumentov Windows SharePoint Services lahko na primer prenesete celotno zbirko podatkov, omogočite uporabo obrazcev in poročil kot poglede storitve Windows SharePoint Services in povežete zbirko podatkov s podatki, ki so shranjeni na SharePointovih seznamih.

Excel omogoča le en način sodelovanja z več uporabniki na mestu storitev SharePoint Services. Delovni zvezek lahko prenesete v knjižnice dokumentov Windows SharePoint Services, kjer ga lahko posamezni uporabniki rezervirajo in naredijo spremembe in tako drugim uporabnikom preprečijo sočasno spreminjanje delovnega zvezka. Uporabniki lahko urejajo delovni zvezek, ne da bi ga rezervirali v knjižnici dokumentov. V tem primeru se morajo uskladiti z drugimi uporabniki, da se izognejo sporu podatkov.

Uporaba omrežnih map za sodelovanje Če Accessovo zbirko podatkov shranite v mapo v omrežju v skupni rabi, lahko več uporabnikov odpre zbirko podatkov in hkrati dela z njenimi podatki. Zbirka podatkov zaklene posamezne zapise, ko jih uredi uporabnik. Če Excelov delovni zvezek shranite v mapo v omrežju v skupni rabi, lahko delovni zvezek hkrati ureja le en uporabnik. Za namene ogleda lahko več uporabnikov odpre delovni zvezek, medtem ko ga ureja drug uporabnik, vendar ti uporabniki ne morejo spreminjati podatkov, dokler uporabnik, ki ureja delovni zvezek, ne zapre zvezka.

Varnost

Oba programa zagotavljata podobne funkcije (gesla in šifriranje), ki preprečujejo izgubo podatkov in ščitijo podatke pred nepooblaščenim dostopom. Vendar pa obstajajo nekatere razlike med programoma Access in Excel v načinu delovanja zaščite podatkov na ravni uporabnika.

Preprečevanje izgube podatkov V Accessu se vaše delo stalno shranjuje, tako da v primeru nepričakovane napake verjetno ne boste izgubili veliko (morebitnega). Ker pa Access nenehno shranjuje vaše delo, lahko vnašate tudi spremembe, za katere se pozneje odločite, da jih niste želeli izvesti. Če želite omogočiti obnovitev zbirke podatkov na želene načine, ustvarite varnostno kopijo datoteke zbirke podatkov po urniku, ki ustreza vašim potrebam. Iz varnostne kopije lahko obnovite celotno zbirko podatkov ali pa obnovite le tabelo ali drug predmet zbirke podatkov, ki ga potrebujete. Če uporabljate pripomoček za varnostno kopiranje datotečnega sistema, lahko podatke obnovite tudi s kopijo zbirke podatkov iz varnostne kopije datotečnega sistema. V Excelu lahko shranjujete informacije samoobnovitve v določenih intervalih, medtem ko posodabljate podatke.

Zaščita podatkov na ravni uporabnika V Excelu lahko odstranite pomembne ali zasebne podatke iz pogleda tako, da skrijete stolpce in vrstice s podatki, in nato zaščitite celoten delovni list ter tako nadzirate dostop uporabnikov do skritih podatkov. Poleg zaščite delovnega lista in njegovih elementov lahko celice na delovnem listu tudi zaklenete in odklenete in tako drugim uporabnikom preprečite, da bi nehote spremenili pomembne podatke.

Varnost na ravni datotek Na ravni datoteke lahko šifriranje uporabite v obeh programih, da nepooblaščenim uporabnikom preprečite ogled podatkov. Vnos gesla lahko zahtevate tudi za odpiranje datoteke zbirke podatkov ali delovnega zvezka. Poleg tega lahko z digitalnim podpisom pomagate zaščititi datoteko zbirke podatkov ali delovni zvezek.

Omejen dostop do podatkov V Excelu lahko določite dovoljenja uporabnika za dostop do podatkov ali nastavite pravice samo za branje, ki drugim uporabnikom preprečijo spreminjanje podatkov, do katerih imajo dostop. Access ne ponuja funkcij varnosti na ravni uporabnika, vendar podpira model varnosti uporabnika katerega koli strežnika zbirke podatkov, s katerim vzpostavi povezavo. Če se na primer povežete do SharePointovega seznama, Access spoštuje uporabniška dovoljenja za SharePointov seznam. Če ne želite nepooblaščenim uporabnikom preprečiti dostopa do vaših Accessovih podatkov, šifrirajte zbirko podatkov tako, da nastavite geslo. Uporabniki morajo vnesti geslo, če želijo prebrati podatke iz zbirke podatkov, tudi če do nje dostopajo z drugim programom, kot je Excel.

Če želite več informacij o tem, kako zaščitite svoje podatke, glejte Nastavljanje ali spreminjanje varnosti na ravni uporabnika Accessa 2003 v Accessu 2007 ali novejših različicah in Zaščita in varnost v Excelu.

Kdaj uporabiti Access

Na splošno je Access najboljša izbira, kadar morate redno slediti podatkom in jih zapisovati, nato pa prikazati, izvoziti ali natisniti njihove podnabore. Accessovi obrazci so bolj priročen vmesnik za delo s podatki kot Excelovi delovni listi. Access lahko uporabite za avtomatizacijo pogostih dejanj, z Accessovimi poročili pa lahko povzamete podatke v tiskani ali elektronski obliki. Access omogoča več strukture za podatke. Nadzirate lahko na primer, katere vrste podatkov je mogoče vnesti, katere vrednosti so sprejemljive in določite, kako so podatki v eni tabeli povezani s podatki v drugih tabelah. Ta struktura vam pomaga zagotoviti, da so vneseni le pravilni tipi podatkov.

Access shranjuje podatke v tabele, ki so videti skoraj enako kot delovni listi, vendar so Accessove tabele oblikovane za zapleteno poizvedovanje v povezavi s podatki, shranjenimi v drugih tabelah.

Access uporabite, ko želite:

• Predvidevajte veliko ljudi, ki bodo delali z zbirko podatkov, in želite robustne možnosti za varno obdelavo posodobitev podatkov, na primer zaklepanje zapisov in razreševanje sporov.
• Pričakujte, da boste morali dodati več tabel v nabor podatkov, ki je nastal kot nerelacijske tabele.
• želite izvajati zapletene poizvedbe;
• želite ustvariti najrazličnejša poročila ali nalepke z naslovom.

Pogosti scenariji uporabe Accessa

• Upravljanje stikov Upravljate lahko svoje stike in poštne naslove in nato ustvarite poročila v Accessu ali spojite podatke z Microsoft Office Wordom, če želite natisniti tipska pisma, ovojnice ali nalepke za pošiljanje.
• Sledenje zaloge in osnovnih sredstev Doma ali v podjetju lahko ustvarite inventar elementov in shranite fotografije ali druge povezane dokumente skupaj s podatki.
• Sledenje naročil Vnesete lahko informacije o izdelkih, strankah in naročilih, nato pa ustvarite poročila, ki prikazujejo prodajo po zaposlenih, regijah, časovnih obdobjih ali drugih vrednostih.
• Sledenje opravilom Sledite lahko opravilom skupine oseb in vnašate nova opravila, ko drugi posodabljajo svoja obstoječa opravila v isti zbirki podatkov.
• Organiziranje knjižnic posojil Access uporabite za shranjevanje podatkov o svojih knjigah in zgoščenkah ter za spremljanje, komu ste jih posodili.
• Načrtovanje dogodka Vnesete lahko informacije o datumih dogodkov, lokacijah in udeležencih, nato pa natisnete urnike ali povzetke dogodkov.
• Sledenje hranilnih vrednosti Spremljajte recepte ter beležite dietne dejavnosti in vadbe.

Kdaj uporabiti Excel

Ker gre za program za preglednice, lahko Excel shranjuje velike količine podatkov v delovne zvezke, ki vsebujejo enega delovnega lista ali več. Namesto da bi deloval kot sistem za upravljanje zbirke podatkov, kot je Access, je Excel optimiziran za analizo in računanje podatkov. S tem prilagodljivim programom lahko ustvarite modele za analiziranje podatkov, pišete preproste in zapletene formule za izvajanje izračunov teh podatkov, obračate podatke kakor koli želite in predstavljate podatke v različnih strokovnih grafikonih. Microsoft Create ima na voljo več Excelovih predlog načrta , med katerimi lahko izbirate.

Excel uporabite, ko:

• Zahtevajte splošen ali nerelacijski pogled podatkov namesto relacijske zbirke podatkov, ki uporablja več tabel, in če so vaši podatki večinoma številski.
• Pogosto izvajajte izračune in statistične primerjave podatkov.
• S poročili vrtilne tabele si želite ogledati hierarhične podatke v stisnjeni in prilagodljivi postavitvi.
• Načrtujte redno ustvarjanje grafikonov in želite uporabljati nove oblike zapisov grafikonov, ki so na voljo v Excelu.
• Podatke želite poudariti z ikonami pogojnega oblikovanja, podatkovnimi vrsticami in barvnimi lestvicami.
• želite izvajati zapletene postopke analize »kaj-če« s podatki, na primer statistično, inženirsko in regresijsko analizo.
• želite spremljati elemente na preprostem seznamu za osebno uporabo ali omejeno sodelovanje.

Pogosti primeri uporabe Excela

• Računovodstvo Zmogljive Excelove funkcije za računanje lahko uporabite v mnogih računovodskih operacijah – za denarne tokove, prihodke, dobiček ali izgubo.
• Načrtovanje proračuna Ne glede na to, ali so vaše potrebe osebne ali poslovne, v programu Excel lahko ustvarite katero koli vrsto finančnega načrta – na primer tržni finančni načrt, finančni načrt dogodka ali finančni načrt za upokojitev.
• Obračunavanje in prodaja S programom Excel lahko upravljate podatke za obračunavanje in prodajo, preprosto pa lahko ustvarite tudi želene obrazce – na primer račune o prodaji, dokumentacijo ali naročilnice.
• Poročanje V programu Excel lahko ustvarite različne vrste poročil, ki zrcalijo analizo podatkov ali povzemajo podatke – na primer poročila o uspešnosti projekta, napovedovanje podatkov, povzemanje podatkov ali predstavitev podatkov variance.
• Načrtovanje Excel je odlično orodje za ustvarjanje strokovnih načrtov ali uporabnih načrtovalcev – na primer tedenskih urnikov, načrtov za raziskavo trga, načrtov za obračun davkov na koncu leta ali načrtovalcev, s katerimi načrtujete tedenske obroke, zabave ali počitnice.
• Sledenje S programom Excel lahko sledite podatkom na časovnem listu ali seznamu – na primer časovni list za sledenje dela ali popis zalog, s katerim sledite opremi.
• Uporaba koledarjev Zaradi svoje mrežaste narave je Excel uporaben za ustvarjanje katere koli vrste koledarjev – na primer šolski koledar, s katerim boste na tekočem glede aktivnosti med šolskim letom, ali koledar za poslovno leto, s katerim boste na tekočem glede poslovnih dogodkov in mejnikov.

Uporabne Excelove predloge v kateri koli od teh kategorij najdete v razdelku »Predloge za Excel« na spletnem mestu Microsoft Office Online.

Skupna uporaba Accessa in Excela

Morda boste želeli izkoristiti prednosti, ki jih ponujata oba programa. V Excelu lahko na primer ustvarite delovni list, kjer lahko izračunate in analizirate podatke. Toda delovni list postane prevelik in zapleten, zato veliko drugih uporabnikov potrebuje dostop do podatkov. Na tej točki boste morda želeli uvoziti ali povezati delovni list v Access in ga uporabiti kot zbirko podatkov, namesto da bi z njim delali v Excelu. Ali pa imate morda podatke v Accessovi zbirki podatkov, za katere želite ustvariti podrobnejša poročila Excelove vrtilne tabele in Excelove grafikone strokovnega videza.

Ne glede na to, kateri program najprej uporabite, lahko vedno prenesete podatke med programi in nadaljujete delo z njim. S podatkovno povezavo ali brez nje lahko prenesete podatke v Access iz Excela (in obratno) tako, da jih kopirate, uvozite ali izvozite.

Če želite več informacij o načinu izmenjave podatkov med obema programoma, glejte »Premikanje podatkov iz Excela v Access«.