Načrtovanje naborov dokumentov v strežniku SharePoint Server

O naborih dokumentov

Kompleti dokumentov so funkcija v SharePoint Server 2016, ki organizaciji omogoča, da upravlja en izdelek izdelka, ki ga je mogoče ustvariti, lahko pa vključuje več dokumentov ali datotek. Komplet dokumentov je posebna vrsta mape, ki združuje enolične atribute kompleta dokumentov, atribute in delovanje map in dokumentov ter zagotavlja uporabniški vmesnik (UI), metapodatke in elemente modela predmeta, s katerimi pomaga upravljati vse vidike delovnega izdelka.

Če želite bolje upravljati projekt ali dobavljivi predmet, potrebujete za ekipe in uporabnike v številnih organizacijah, naboru dokumentov ali delovnem izdelku. Na primer, pravna skupina bo morda morala zbirati, ustvarjati in upravljati različne dokumente, fotografije in zvočne datoteke, ki so povezane z določenim primerom. Ali pa bo prodajna skupina morda morala pripraviti dokumente iz različnih virov za ustvarjanje in upravljanje zahteve za predlog (RFP) za potencialno stranko. Kompleti dokumentov zagotavljajo te ekipe in uporabnike, ki imajo možnost, da upravljajo te nabore dokumentov kot eno zbirko, dobavljivi izdelek ali delovni proizvod. Lastniki dokumentov lahko nato ustvarijo pozdravno stran po meri, ki lahko prikaže vključene elemente in pomembne informacije o delovnem izdelku.

V SharePoint Server 2016 organizacije, ki želijo ustvariti in upravljati komplete dokumentov, lahko dosledno konfigurirajo vrsto vsebine za komplet dokumentov za vsak delovni izdelek, ki ga običajno ustvarijo. Vrsta vsebine kompleta dokumentov lahko določi odobrene vrste vsebine, atribute, privzete elemente, stolpce, poteke dela in pravilnike. Dodatne vrste vsebine po meri, ki jih je mogoče ustvariti iz nadrejene vrste vsebine, vse podedovane lastnosti in nastavitve iz vrste vsebine nadrejenega dokumenta. Ko je vrsta vsebine dodana v knjižnico, lahko uporabniki ustvarijo nabor dokumentov, ki podeduje atribute vrste vsebine kompleta dokumentov z ukazom» novo «. Vrsta vsebine nabora dokumentov omogoča dodatne nastavitve, s katerimi lahko določite dovoljene vrste vsebine, privzeto vsebino, stolpce v skupni rabi, stolpce pozdravne strani in privzeti pogled pozdravne strani.

Če želite več informacij o vrstah vsebine, glejte načrtovanje vrst vsebine in potekov dela (SharePoint Server 2010).

Če želite več informacij o ustvarjanju in upravljanju naborov dokumentov v SharePoint Server 2016, si oglejte ustvarjanje in konfiguriranje nove vrste vsebine za komplet dokumentov v pomoči SharePoint Server 2016.

Skrbništvo kompletov dokumentov

Nabori dokumentov v SharePoint Server 2016 imajo v skupni rabi številne enake atribute in lastnosti kot mape. Vendar pa obstaja nekaj pomembnih vidikov, ki jih morate poznati pri načrtovanju rešitve kompleta dokumentov.

• Število dokumentov, ki lahko obstajajo v kompletu dokumentov, ni omejeno. Vendar pa je prikaz časa obremenitve lahko omejen s pragom pogleda seznama, ki je privzeto nastavljen na 5.000 elementov. Mape so dovoljene v naborih dokumentov, vendar krmarjenje po metapodatkih ni mogoče uporabiti v kompletu dokumentov. Zato je pomembno, da razmislite o možnosti prekoračitve praga pogleda seznama in načrtov za krmarjenje, ko ugotovite, koliko elementov bi moralo obstajati v kompletu dokumentov. Poleg tega, ko uporabite funkcijo» Pošlji «s kompletom dokumentov, vsota za vse dokumente v kompletu dokumentov ne sme biti večja od 50MB. Za zbirko ali delovni izdelek z zelo velikim številom elementov, je struktura map v knjižnici dokumentov morda boljša rešitev.

• Število naborov dokumentov, ki lahko obstajajo v knjižnici dokumentov, ni omejeno. Vendar pa je število naborov dokumentov, ki se lahko prikažejo na seznamih, omejeno s pragom pogleda seznama.

• Če uporabljate metapodatke v skupni rabi, če je več kot 10 elementov, ki uporabljajo metapodatke v skupni rabi v kompletu dokumentov, bodo posodobitve metapodatkov delovale vsakih 15 minut. Če imate na primer na najvišji ravni knjižnice 10 dokumentov in en dokument v kompletu dokumentov s metapodatki v skupni rabi, se delovni čas ne bo zagnal. Če pa dodate še en komplet dokumentov z 9 več dokumenti, se bo opravilo razporejevalnika zagnalo.

• Ko uporabljate usmerjanje dokumentov, nabori dokumentov, ki so poslani v organizatorja vsebine, ostanejo v spustni knjižnici in bodo premaknjeni na ustrezno mesto s storitvijo razporejevalnika za obdelavo vsebine, ki ga privzeto zažene vsak dan.

Če želite uporabiti komplete dokumentov v zbirki mest, mora biti omogočena funkcija kompletov dokumentov.

Omogočanje funkcije naborov dokumentov za zbirko mest

1. Na strani» Nastavitve mesta «v razdelku skrbništvo zbirke mestkliknite funkcije zbirke mest.

2. Na strani funkcije za komplete dokumentovkliknite Aktiviraj.

Ko je funkcija naborov dokumentov omogočena, lahko ustvarite vrste vsebine za komplet dokumentov.

Načrtovanje nabora dokumentov

S pomočjo delovnega lista za analizo dokumentov, ki ga lahko dokončate s člankom za prepoznavanje uporabnikov in analizo uporabe dokumenta v SharePoint 2013, lahko načrtujete vrsto vsebine za rešitev. Nato lahko uporabite delovni list vrste vsebine (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = exchg), da posnamete svoje odločitve o vsaki novi vrsti vsebine kompleta dokumentov, ki jo boste uporabili v rešitvi.

Načrtovanje vrst vsebine za nastavljanje dokumentov z delovnim listom» vrsta vsebine «

1. Vnesite nabor dokumentov v polje Vrsta vsebine    na delovnem listu vrsta vsebine.

2. Vnesite spletni naslov spletnega mesta, na katerem bo definirana nova vrsta vsebine za nabor dokumentov. Upoštevajte, da so vrste vsebine na voljo na mestu, kjer so določene, in na vseh mestih pod tem mestom.

3. Določanje nadrejene vrste vsebine    Vnesite vrsto vsebine nadrejenega dokumenta v polje nadrejena vrsta    vsebine na delovnem listu vrste vsebine. To bo bodisi osnovna vrsta vsebine nabora dokumentov ali nabor dokumentov po meri, ki ste ga že načrtovali.

4. Določanje nastavitev kompleta dokumentov    Določiti in nato določiti te nastavitve nabora dokumentov na delovnem listu» vrsta vsebine «:

   1. Določanje dovoljenih vrst vsebine    Določite privzete vrste vsebine, ki bodo dovoljene v tej vrsti vsebine kompleta dokumentov.

   2. Določanje privzete vsebine    Če je določena vrsta vsebine dokumenta, ki jo ustvarjate, konfigurirana tako, da samodejno ustvari privzeto vsebino, ko ustvarite nov primerek kompleta dokumentov, lahko datoteke v kompletu dokumentov dodate ročno. Dodati je mogoče le datoteke dovoljenih vrst vsebine za komplet dokumentov.

   3. Določanje stolpcev v skupni rabi    Določite, ali naj bodo vrednosti stolpcev za komplet dokumentov samodejno sinhronizirane z vsemi dokumenti, ki jih vsebuje nabor.

   4. Določanje stolpcev» pozdravni strani «    Določite stolpce, ki naj bodo prikazani na pozdravni strani za vsak komplet dokumentov.

   5. Določanje pogleda pozdravne strani    Določite pogled, da prikažete vsebino nabora dokumentov na pozdravni strani.

5. Določitev stolpca in vrstnega reda stolpcev    V tabeli» stolpci načrta    «na delovnem listu» vrsta vsebine «:

   1. Vnesite vsak stolpec, ki je podedovan od nadrejene vrste vsebine. V stolpcu novo?    vnesite ne za vsak vnos.

   2. Za vsak dodaten stolpec vnesite ime vnaprej določenega stolpca ali stolpca, ki ga boste ustvarili. Vnesite imena dodatnih stolpcev, njihove vrste in navedite, ali so nove.

6. V razdelku predloga načrta    na delovnem listu vnesite brez.

7. Določanje potekov dela    Če je na voljo potek dela, ki je pomemben za vrsto vsebine nabora dokumentov, jo lahko po želji povežete z vrsto vsebine. Potek dela lahko nato začne na katerem koli elementu seznama te vrste vsebine. Če želite celovito razpravo o načrtovanju poteka dela, glejte načrtovanje potekov dela. Ko pregledujete poteke dela in določite, kateri poteki dela so na voljo, vnesite vsak potek dela, ki ga želite povezati z vrsto vsebine v tabeli poteki dela načrta    na delovnem listu vrste vsebine. Če potek dela ni podedovan iz nadrejene vrste vsebine, vnesite te informacije v nov    stolpec.

8. Določanje pravilnika    Pravilnik je nabor pravil za vrsto vsebine; funkcije pravilnika ponujajo podrobnosti posameznih pravil, na primer, ali je mogoče natisniti elemente vrste vsebine ali katere dejanja v elementu je treba nadzorovati. Če želite več informacij o načrtovanju pravilnika, glejte načrtovanje pravilnika za upravljanje informacij v strežniku SharePoint Server 2013. Ko pregledujete pravilnike in določite, katere funkcije pravilnika in predloge pravilnika so na voljo, v razdelku načrtovanje pravilnika    na delovnem listu vrsta vsebine naredite to:

   1. Če ima nadrejena vrsta vsebine nastavitve pravilnika, bodo v novi vrsti vsebine uporabile nespremenjene. S tem zagotovite, da so pravilniki, ko so nastavljeni, uveljavljeni v vseh ustreznih vrstah vsebine. Če je trenutna vrsta vsebine podedovala svoje nastavitve pravilnika iz nadrejene vrste, v razdelku načrt pravilnika    na delovnem listu vrsta vsebine odgovor da na vprašanje, "ali je pravilnik določen v nadrejeni vrsti vsebine?."

   2. Če je trenutna vrsta vsebine podedovala pravilnik, ki temelji na nadrejeni vrsti vsebine, v polju Posnemi polje ime pravilnika    v razdelku» načrt    pravilnika «vnesite ime predloge pravilnika. Če trenutna vrsta vsebine ne podeduje pravilnika in želite uporabiti predlogo pravilnika, v polju Posnemi polje ime pravilnika    v razdelku načrt    pravilnika vnesite ime predloge pravilnika.

   3. Če je trenutna vrsta vsebine podedovala eno ali več posameznih funkcij pravilnika iz nadrejene vrste vsebine, vnesite vsako funkcijo pravilnika v tabelo funkcija    v razdelku načrt pravilnika    delovnega lista. Če pa trenutna vrsta vsebine ne podeduje pravilnika in želite povezati funkcije pravilnika s trenutno vrsto vsebine, vnesite te funkcije pravilnika v tabelo funkcije    . Upoštevajte, da ne morete povezati posameznih funkcij pravilnika in pravilnikov po imenu na vrsto vsebine.

Delovnih listov

S temi delovnimi listi lahko zapišete informacije, ki so obravnavane v tem članku:

• Delovni list vrste vsebine (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = exchg)

• Analizirajte delovni list uporabe dokumenta (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = exchg)