Povzetek Naučite se vključiti vrste vsebine in poteke dela v rešitev za upravljanje dokumenta SharePoint 2013.
V tem članku so opisane vrste vsebine in poteki dela ter navodila o tem, kako jih načrtovati, da jih integrirate v SharePoint Server 2016 rešitev za upravljanje dokumentov. Vrsta vsebine je zbirka metapodatkov za vnovično uporabo (stolpci), potek dela, obnašanje in druge nastavitve za kategorijo elementov ali dokumentov na seznamu SharePoint Server 2016 ali v knjižnici dokumentov. Vrste vsebine omogočajo, da upravljate nastavitve za kategorijo informacij v centraliziranem in znova uporabljivem načinu. Potek dela vam omogoča prilaganje poslovnega procesa na elemente v SharePoint Server 2016.
V tem članku:
Preden na delovnem listu Vrsta vsebine in načrtovanje poteka dela (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878), ki ste ga navedli v tem članku, načrtujete svoje vrste vsebine in poteke dela, zagotovite, da ste prebrali prepoznavanje uporabnikov in Analizirajte uporabo dokumenta v SharePointu 2013 in dokončali» Analiziraj uporabo dokumenta «in delovne liste» udeleženci dokumenta «, ki so povezani s tem člankom.
Pregled vrste vsebine
Vrsta vsebine določa atribute elementa seznama, dokumenta ali mape. Vsaka vrsta vsebine lahko določi to:
-
Lastnosti, s katerimi lahko povežete elemente vrste.
-
Metapodatki, s katerimi lahko povežete elemente vrste.
-
Poteke dela, ki jih je mogoče zagnati iz elementov vrste.
-
Pravilniki za upravljanje informacij, s katerimi lahko povežete elemente vrste.
-
Predloge dokumentov (za vrste vsebine dokumenta).
-
Funkcije po meri.
Vrsto vsebine lahko povežete s seznamom ali knjižnico. Ko to naredite, določite, da lahko seznam ali knjižnica vsebuje elemente te vrste vsebine in da bo novi ukaz na tem seznamu ali v knjižnici uporabnikom pustil ustvariti nove elemente te vrste.
Opomba: Povežete lahko tudi lastnosti, poteke dela, pravilnike in predloge neposredno s seznamom ali knjižnico. Vendar pa lahko s tem omejite ta združenja na seznam ali v knjižnico in jih ne morete znova uporabiti v rešitvi. V SharePoint Server 2016 so poteki dela na ravni mesta lahko povezani z več seznami ali knjižnicami.
Knjižnice dokumentov in seznami lahko vsebujejo več vrst vsebine. Knjižnica lahko na primer vsebuje tako dokumente kot tudi grafiko, ki je povezana s projektom. Ko seznam ali knjižnica vsebuje več vrst vsebine, velja to:
-
Ukaz» novo «na tem seznamu ali v knjižnici privzeto omogoča, da uporabniki izberejo vse vrste vsebine, ki so na voljo, ko ustvarijo nov element. Lastniki vrste vsebine lahko konfigurirajo nov ukaz za prikaz le določenih vrst vsebine.
-
Prikazani so stolpci, ki so povezani z vsemi razpoložljivimi vrstami vsebine.
Vrste vsebine po meri lahko določite v galeriji vrste vsebine mesta. Vrsta vsebine po meri mora biti neposredno ali posredno izpeljana iz osnovne vrste vsebine, na primer dokumenta ali elementa. Ko je določena na mestu, je vrsta vsebine po meri na voljo na tem mestu in na vseh mestih pod tem mestom. Če želite ustvariti vrsto vsebine, ki je na voljo v celotni zbirki mest, jo določite v galeriji vrste vsebine na mestu najvišje ravni. V SharePoint Server 2016 lahko ustvarite tudi vrsto vsebine po meri v zvezdišču vrste vsebine, ki je določena v primerku storitve upravljanih metapodatkov. Ko je ta ustvarjena v zvezdišču vrste vsebine, bo vrsta vsebine na voljo v drugih zbirkah mest, ki so del spletnih programov, ki so povezani s primerom storitve upravljanih metapodatkov.
Opomba: Storitev» upravljani metapodatki «in zvezdišče vrste vsebine nista na voljo v SharePoint Foundation 2013.
Če na primer vaša organizacija uporablja določeno predlogo pogodbe, v galeriji vrste vsebine na mestu najvišje ravni v zbirki mest, lahko ustvarite vrsto vsebine, ki določa metapodatke za to pogodbo, predlogo pogodbe in poteke dela, ki jih potrebujete za pregled in dokončanje pogodbe. Vsaka knjižnica dokumentov v zbirki mest, v katero ste povezali vrsto vsebine pogodbe, bo vsebovala vse te funkcije in omogočila avtorjem ustvarjanje novih pogodb na podlagi predloge.
Na spletnih mestih, ki temeljijo na SharePoint Server 2016, vsak privzeti element seznama ali element knjižnice, na primer stik, opravilo ali dokument, ima ustrezno osnovno vrsto vsebine v galeriji vrste vsebine mesta. Ko načrtujete vrste vsebine, lahko s temi osnovnimi definicijami vrste vsebine kot začetne točke in osnovne nove vrste vsebine na obstoječe, kot je potrebno.
Vrste vsebine so razvrščene v hierarhijo, ki omogoča, da ena vrsta vsebine podeduje svoje značilnosti iz druge vrste vsebine. Ta dediščina omogoča razrede dokumentov za skupno rabo lastnosti v organizaciji in omogoča ekipam, da te lastnosti prilagodijo določenim mestom ali seznamom.
Vsi dokumenti, ki jih je mogoče ustvariti uporabnik v podjetju, morda zahtevajo nabor metapodatkov, kot so številka računa, številka projekta in vodja projekta. Z ustvarjanjem vrste vsebine, ki jo je mogoče ustvariti na najvišji ravni, iz katere so podedovali vse druge vrste dokumentov, ki jih je mogoče pridobiti za stranke, zagotovite, da bodo zahtevane informacije, kot so številke računov in številke projektov, povezane z vsemi različicami dokumentov, ki jih je mogoče izdati za stranke v vaši organizaciji. Če lastnik vrste vsebine doda drug zahtevan stolpec na vrsto vsebine, ki je na voljo na najvišji ravni, lahko lastnik vrste vsebine razširi spremembe v vse vrste vsebine, ki dedujejo od njega, kar bo novega stolpca dodalo vsem dokumentom za dobavljivo gradivo stranke.
Lastnosti integracije z Office 2016
V sistem Microsoft Office, ko uporabnik Uredi dokument iz strežnika SharePoint Server 2016 za upravljanje dokumentov, je podokno s podatki o dokumentu prikazano na vrhu dokumenta. Podokno s podatki o dokumentu je prikazano v obliki, ki je v strežniku mogoče urejati lastnosti dokumenta.
SharePoint Server 2016 omogoča preprosto prilagajanje obrazca lastnosti za vrsto vsebine. Ko konfigurirate vrsto vsebine, lahko začnete InfoPath 2016, ki generira privzeti obrazec lastnosti, ki temelji na lastnostih vrste vsebine. Privzeti obrazec vključuje enake kontrolnike, postavitev in shemo, ki jih InfoPath 2016 uporabiti, če ni bil določen noben obrazec po meri. Nato lahko prilagodite in uvedete obrazec, kot bi bil kateri koli drug InfoPath 2016 obrazec. V obrazec lahko na primer dodate logotip podjetja, pisave in barvno shemo; povezovanje z virom podatkov po meri; Dodajanje pogojne logike; in oblikovne funkcije, ki so na voljo uporabnikom glede na njihove vloge.
Poleg lastnosti urejanja v podoknu s podatki o dokumentu lahko avtorji, ki uporabljajo Word 2016, vstavljajo lastnosti, ki so določene v strežniku, v svoje dokumente. Če na primer lastnosti dokumenta vključujejo ime vodje projekta, je to ime mogoče vstaviti na naslovno stran, nogo ali kjer koli drugje, kjer je ime uporabljeno v dokumentu. Če je v projekt dodeljen nov upravitelj projektov, lahko lastnost upravitelja projekta posodobite v strežniku za upravljanje dokumentov. Ta posodobljeno ime vodje projekta se bo odražalo v vsakem primerku te lastnosti, ki je bila vstavljena v dokument.
Uporaba metapodatkov z vrstami vsebine
Metapodatki so informacije o dokumentu, ki se uporablja za razvrščanje in razvrščanje vsebine. Metapodatki so povezani z vrsto vsebine kot stolpec. Metapodatki lahko posredujejo kontekstne informacije o vašem dokumentu tako, da jih povezujejo z avtorjem, zadevo, občinstvom, jezikom in tako naprej. V nasprotju z lastnostmi so metapodatki shranjeni kot stolpci in jih je mogoče indeksirati in iskati v SharePointovem iskalniku.
Metapodatki, dodani na ravni zbirke mest, so lahko povezani z vrstami vsebine. Z uporabo metapodatkov z vrstami vsebine lahko vse poznejše vrste vsebine podedujejo nekatere ali vse metapodatke iz nadrejene vrste vsebine na ravni zbirke mest. Dodatne metapodatke je nato mogoče dodati na nižjo raven, kot je en dokument.
Predloge stolpcev
Vsak element metapodatkov, ki je povezan z vrsto vsebine, je stolpec, ki je mesto na seznamu za shranjevanje informacij. Seznami ali knjižnice so pogosto prikazani kot stolpci z informacijami. Vendar pa je odvisno od pogleda, ki je povezan s seznamom, stolpci lahko prikazani v drugih oblikah, kot so dnevi na zaslonu koledarja. V obrazcih, ki so povezani s seznamom ali knjižnico, so stolpci prikazani kot polja.
Stolpce lahko določite za uporabo v več vrstah vsebine. To naredite tako, da jih ustvarite v galeriji predlog stolpcev. Na vsakem mestu v zbirki mest je galerija predlog stolpcev. Kot pri vrstah vsebine so stolpci, ki so opredeljeni v galeriji predlog stolpcev na mestu, na voljo na tem mestu in na vseh mestih pod njo.
Vrste vsebine map
Vrste vsebine map določajo metapodatke, ki so povezani z mapo na seznamu ali v knjižnici. Ko na seznam ali v knjižnico uporabite vrsto vsebine mape, bo novi ukaz na tem seznamu ali v knjižnici vseboval vrsto vsebine mape, ki omogoča uporabnikom, da ustvarijo mape te vrste.
Poglede lahko določite na seznamu ali v knjižnici, ki so na voljo le v mapah določene vrste vsebine. To je uporabno, če želite, da mapa vsebuje določeno vrsto dokumenta in želite, da pogledi v tej mapi prikažejo le stolpce, ki so pomembni za vrsto dokumenta, ki je vsebovana v tej mapi.
Z uporabo modela predmeta SharePointovi izdelki lahko prilagodite nov ukaz za vrsto vsebine mape, tako da ko uporabnik ustvari novo mapo te vrste, je mapa vnaprej izpolnjena z več datotekami in dokumenti, ki temeljijo na predlogah, ki so shranjeni v strežniku. To je uporabno, če želite na primer izvesti vrsto sestavljenega dokumenta, ki zahteva več datotek za prispevanje k enemu dokumentu z dobavljivim predmetom.
Nabori dokumentov so funkcija v SharePoint Server 2016, ki omogoča uporabo Office 2016 za upravljanje dobavljivih predmetov, ki obsegajo več dokumentov. Kompleti dokumentov so posebne vrste map, ki se uporabljajo za upravljanje posameznega izdelka, ki ga je mogoče izdati ali delati, kar lahko vključuje več dokumentov na več lokacijah. Komplete dokumentov lahko ustvarite tako, da uporabite razširljive predloge, ki so na voljo v SharePoint Server 2016. Predloge kompletov dokumentov lahko prilagodite tudi tako, da predstavljajo delovne izdelke, ki so pomembni za vašo organizacijo. Kompleti dokumentov vključujejo tudi nadzor različic, s katerim lahko zajamete stanje celotnega kompleta dokumentov na različnih mestih v življenjskem ciklu. Če želite več informacij o naborih dokumentov, glejte načrtovanje naborov dokumentov (SharePoint Server 2010).
Načrtovanje vrst vsebine dokumentov
Prva faza načrtovanja vrst vsebine dokumentov je, da pregledate vsako vrsto dokumenta, ki je navedena v delovnem listu za analizo dokumentov (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), da ugotovite, ali bo obstoječa vrsta vsebine delovala za to vrsto dokumenta. Vsaka vrsta vsebine dokumenta bi morala podedovati svoje nastavitve neposredno iz osnovne vrste vsebine dokumenta ali iz vrste vsebine, ki se spušča iz vrste vsebine dokumenta. S tem zagotovite, da so na voljo osnovni stolpci za vrste dokumentov, kot sta naslov in ustvarjena, in da lahko povežete predlogo z vrsto vsebine. Če je osnovna vrsta vsebine (kot je dokument) zadostna, vnesite ime vrste vsebine v stolpec Vrsta vsebine na delovnem listu» Analiziraj uporabo dokumenta «.
Opomba: Podprte osnovne vrste vsebine ne vključujejo datotek PDF.
Če želite več informacij o spreminjanju osnovnih vrst vsebine, prenesite belo knjigo»navodila za urejanje vnaprej določenih vrst vsebine in stolpcev mesta«(https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Načrtovanje vrst vsebine seznama
Elementi vrste vsebine seznama vključujejo stolpce metapodatkov, ki so povezani z vrsto vsebine in poteki dela, ki se lahko izvajajo v elementih te vrste vsebine. Uporabite vrsto vsebine seznama, da določite vrsto elementa seznama, ki je enoličen za vašo rešitev. Na primer, v rešitvi centra za klicanje strank, v kateri strokovnjaki za podporo raziskujejo in razrešijo tehnične težave strank, se lahko uporabi vrsta vsebine seznama za standardiziranje podatkov za vsak dogodek podpore in spremljanje incidenta z uporabo poteka dela.
Načrtovanje potekov dela
Poteki dela izvajajo poslovne procese na dokumentih, spletnih straneh, obrazcih in elementih seznama v SharePoint Server 2016. Povezane so lahko s knjižnicami, seznami ali vrstami vsebine.
V razdelku upravljanje dokumentov uporabite poteke dela za usmerjanje dokumentov od osebe do osebe, tako da lahko vsak dokončajo opravila za upravljanje dokumentov, kot so pregledovanje dokumentov, odobritev njihove objave ali upravljanje njihove dispozicije. Uporabite lahko tudi poteke dela po meri za premikanje dokumentov z enega mesta ali iz knjižnice v drugega. Potek dela lahko na primer oblikujete tako, da kopirate dokument z enega mesta na drugega, ko je dokument načrtovan za arhiviranje.
SharePoint Server 2016 vključuje potek dela s tremi stanji, s katerim lahko upravljate poslovne procese, ki sledijo stanju elementa s tremi stanji ali fazami. SharePoint Server 2016 vključuje tudi te poteke dela, ki obravnavajo potrebe upravljanja dokumentov:
-
Zbiranje povratnih informacij Pošlje dokument v pregled.
-
Odobritev Pošlje dokument v odobritev, pogosto kot predpogoj za objavo.
-
Dispozicije Upravlja veljavnost in dispozicijo dokumenta.
-
Zbiranje podpisov Usmerja dokument za podpise.
Povežite potek dela z vrsto vsebine, ko želite, da bo ta potek dela na voljo, ko boste uporabili to vrsto vsebine. Vrsta vsebine naročilnice lahko na primer zahteva odobritev upravitelja, preden je transakcija lahko dokončana. Če se želite prepričati, da je potek dela odobritve vedno na voljo, ko se začne nakupni nalog, ustvarite vrsto vsebine naročilnice in povežite potek dela odobritve z njim. Nato dodajte vrsto vsebine naročilnice v katero koli knjižnico dokumentov, v kateri bodo shranjeni nakupni nalogi.
Če želite načrtovati poteke dela za rešitev za upravljanje dokumentov, Analizirajte vsako vrsto vsebine dokumenta, ki jo nameravate izvesti in identificirati poslovne procese, ki morajo biti na voljo za izvajanje vsebine te vrste. Nato določite poteke dela, ki jih boste morali dati na voljo za to vsebino.
V nadaljevanju je vzorčna tabela, ki analizira poteke dela za vrsto vsebine pogodbe.
|
Postopek pogodbe |
Potek dela Pogodbe |
|---|---|
|
Pregled osnutkov. |
Zbiranje povratnih informacij |
|
Pridobite odobritev upravitelja in pravnega svetovalca. |
Odobritev |
|
Razrešite odprte težave. |
Sledenje zadevam |
|
Dobite podpise. |
Zbiranje podpisov |
Če želite več informacij, glejte potek dela v programu SharePoint 2013.
Delovni list
S tem delovnim listom lahko zapišete informacije, ki so opisane v tem članku:
-
Delovni list za vrsto vsebine in načrtovanje poteka dela (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
