SharePointova komunikacijska mesta so zasnovana tako, da obveščajo in sodelujejo. Za razliko od spletnega mesta skupine, kjer je glavni cilj sodelovanje pri ustvarjanju vsebine z majhno skupino, je glavni cilj komunikacijskega spletnega mesta obveščanje bralcev – predvsem za branje in ne ustvarjanje.
Ali želite ustvariti spletno mesto skupine? Še vedno lahko sledite navodilom v tem članku, vendar razumete, da ima spletno mesto skupine na splošno veliko manjše občinstvo z zelo specifičnimi cilji in nalogami, ki jih je treba doseči. Komunikacijska spletna mesta so zasnovana za široko komunikacijo.
Komunikacijska spletna mesta ponujajo odličen način za:
- Skupna raba informacij z več deset ali stotinami oseb – ali s celotno organizacijo
- Predstavite storitve, ki jih ponuja vaša skupina, ali povejte zgodbo o predstavitvi novega izdelka organizaciji
- Skupna raba novic v vizualno privlačni obliki zapisa
Komunikacijska spletna mesta in intraneti
Če ustvarjate intranet, so spletna mesta za komunikacijo na voljo kot primarna vrsta mesta, ki ga boste uporabljali. Zato lahko pričakujete, da bodo vaša komunikacijska spletna mesta dobila široko bralstvo. Ko spletna mesta privabljajo širše občinstvo, je pomembno, da zagotovite:
- Premišljeno upravljanje – prakse oblikovanja mesta in upoštevanje navodil za upravljanje, ki jih zagotavlja vaša organizacija
- Spletna mesta, specifična za temo – vaš intranet bo sestavljen iz številnih komunikacijskih mest, ki so značilna za vsako temo, funkcijo, storitev, program ali pobudo. Če imate drugo skupino ljudi, ki so odgovorni za temo ali funkcijo, razmislite o ustvarjanju ločenega mesta za komunikacijo.
- Dobro načrtovano domače spletno mesto – domače spletno mesto je komunikacijsko mesto, ki ga ustvarite in nastavite kot najboljšo ciljno stran za vse uporabnike v intranetu. Obstaja nekaj posebnih premislekov za načrtovanje vašega domačega spletnega mesta.
Načrtujte
Razumevanje občinstva
Vsako komunikacijsko spletno mesto si predstavljajte kot priložnost, da svojim bralcem pripovedujete zgodbo. Odlično komunikacijsko spletno mesto se začne z razumevanjem bralca. Med načrtovanjem spletnega mesta razmislite o teh vprašanjih:
- Kdo so vaši gledalci? Kaj iščejo?
- Kaj se želijo naučiti ali narediti? Katere so glavne naloge, ki jih morajo opraviti na podlagi storitev, ki jih ponujate? (Razmislite o njihovih glavnih nalogah, ne le o tem, kar želite, da vidijo. Razmislite o najpogostejših vprašanjih ali telefonskih klicih, ki jih prejmete – vprašanja, ki jih dobite, lahko zagotovijo nekaj vpogleda v to, kaj vaši bralci potrebujejo ali ne morejo zlahka najti v vašem trenutnem intranetu.)
- Kateri izrazi so jim smiselni? Ne pozabite, da vaši bralci ne vedo toliko kot vi o vaši vsebini - zato morate razmisliti o njihovem "jeziku" in izrazih, ki jim nekaj pomenijo.
- Kakšne rezultate želite doseči? Kako boste vedeli, ali je vaše spletno mesto uspešno?
- Imate globalno občinstvo? Ali mora biti vaše spletno mesto predstavljeno v več kot enem jeziku? Če je tako, si preberite, kako ustvarite večjezična komunikacijska spletna mesta, strani in novice.
Nasvet: Vaše komunikacijsko spletno mesto bo dragoceno za obiskovalce vašega spletnega mesta, če bo pomagalo skrajšati čas, potreben za dokončanje opravil, in jih povezati s pogosto potrebnimi viri. Vaše spletno mesto bo dragoceno za vašo organizacijo, ko bo zmanjšalo število vstopnic za podporo strankam ali avtomatiziralo naloge, kot je obdelava pogodb, ali pomagalo ljudem odkriti in sodelovati v tečajih za razvoj vodstva. Načrtovanje spletnega mesta z vidika obiskovalcev spletnega mesta in reševanje ključnih poslovnih težav pomaga zagotoviti, da vaše komunikacijsko spletno mesto prinese pomembne rezultate.
Ko določite svoje primarne cilje uporabnika, obiščite knjigo in si oglejte nekaj primerov, kako lahko predstavite cilje rezultatov uporabnikov na svojem spletnem mestu.
Primer iz resničnega življenja: določanje poslovnih rezultatov
Koristno je razmisliti o glavnih vrstah obiskovalcev, ki bodo prišli na vaše spletno mesto in dokumentirali svoje cilje v naslednji obliki: Kot ..., moram ..., tako da ...
Oglejte si spodnji primer s komunikacijskega spletnega mesta za skupino za razvoj talentov & organizacije (T&OD), kjer je bil glavni poslovni cilj izboljšati vodstvene sposobnosti organizacije. Za meritev uspeha so opredelili približek za izboljšanje vodstvenih veščin - povečanje števila ljudi, ki sodelujejo v usposabljanju za razvoj vodstva.
Za svoje cilje rezultatov uporabnikov so opredelili naslednje:
| Kot a(n)... | Moram ... | Torej, da ... |
|---|---|---|
| Zaposleni | Izvedite več o programih za razvoj vodstva, ki so mi na voljo za mojo vlogo | Z lahkoto se lahko prijavim za obvezne in izbirne priložnosti za učenje. |
| Zaposleni | poišči učne vire, kot so publikacije o vsebinah, usmerjenih v vodstvo, do katerih imam dostop | Lahko sem uspešnejši pri svojem delu. |
| T&OD | spodbujati učne priložnosti za zaposlene, da se lažje prijavijo na tečaje | Vidimo lahko pomembne izboljšave v rezultatih vodenja. |
| T&OD | spodbujati različne priložnosti za učenje v različnih obdobjih leta | Učinkoviteje se lahko odzovemo na spreminjajoče se potrebe. |
V tem resničnem primeru se je organizacija preselila s klasičnega SharePointovega mesta na novo SharePointovo komunikacijsko mesto, osredotočeno na reševanje teh ciljev. Namesto da bi ustvarili seznam tečajev kot statični dokument, kot so ga imeli v preteklosti, je ekipa ustvarila seznam tečajev za opis vsakega tečaja in seznam koledarja tečajev za načrtovanje vsakega tečaja. V prvih 90 dneh po uvedbi je prišlo do 400-odstotnega povečanja udeležbe na tečajih za razvoj vodenja v istem trimesečnem obdobju prejšnjega leta!
Načrtovanje vsebine spletnega mesta
Vaše komunikacijsko spletno mesto pripoveduje zgodbo za vaše bralce. Vaša zgodba bo v prvi vrsti povedana s stranmi, vendar boste morda imeli na spletnem mestu tudi druge vire, vključno s seznami in knjižnicami dokumentov.
Stvari, ki jih morate upoštevati pri načrtovanju vsebine spletnega mesta:
- Zmanjšajte čas (ne klikov), ki ga bralci potrebujejo, da pridejo do vsebine, ki jo potrebujejo
- Ustvarite svoja spletna mesta za komunikacijo z več stranmi kot dokumenti, da jih boste lažje uporabljali
- Ustvarite zadnjo domačo stran, tudi če jo najprej načrtujete. Na ta način, ko ustvarite elemente za krmarjenje na domači strani, kot so spletni gradniki Hero ali Quick Links , lahko samodejno potegnete sliko z vsake strani, da ustvarite vizualno doslednost, ko bralec klikne povezavo.
Strani
Vaše spletno mesto bo na splošno sestavljeno iz dveh vrst strani:
Strani za krmarjenje bralcu ponujajo kategorije informacij. Strani za krmarjenje pogosto ponujajo vsebino na visoki ravni, vendar so večinoma namenjene predstavitvi kategorij informacij, ki bralce vodijo na njihovi poti na vašem spletnem mestu. Zato so oznake, ki jih uporabljate za predstavitev teh kategorij, še posebej pomembne in jih je treba skrbno načrtovati. Domača stran vašega spletnega mesta je posebna vrsta navigacijske strani in zagotavlja »vhodna vrata« za vaše spletno mesto.
Primer strani za krmarjenje:
Ciljne strani zagotavljajo konec poti na bralčevem potovanju in predstavljajo informacije za branje, prenos ali tiskanje. Vaš cilj pri ciljnih straneh je, da so kratke in specifične za temo, ker ljudje ne preberejo vsake besede na spletnih straneh - skenirajo in gledalci bodo dobili veliko boljšo izkušnjo z iskanjem.
Primer ciljne strani:
Razmislite o glavnih razdelkih ali kategorijah informacij za svoje spletno mesto in o tem, kako boste uporabili kombinacijo strani za krmarjenje in ciljne strani, da boste gledalca vodili in mu pomagali čim bolj učinkovito priti do informacij, ki jih potrebuje.
Za vsako stran, vključno z domačo stranjo, se prepričajte, da gledalcu posredujete te informacije:
- Where am I?
- Kaj lahko storim tukaj?
- Kam naprej od tukaj?
Seznami in knjižnice
Uporabite sezname na spletnem mestu za dinamično prikazovanje vsebine v obliki tabele. Sezname lahko uporabite za prikaz vsebine ali zbiranje informacij od obiskovalcev spletnega mesta.
Primer spletnega gradnika seznama:
Nasvet: Čeprav obiskovalci spletnega mesta privzeto ne bodo mogli urejati vsebine na vašem mestu za komunikacijo, lahko upravljate dovoljenja na katerem koli seznamu na spletnem mestu , tako da lahko obiskovalcem omogočite dostop do določenega seznama in ne celotnega mesta. S spletnim gradnikom seznama lahko prikažete informacije o seznamu na straneh.
Uporabite knjižnice dokumentov za shranjevanje in prikaz vsebine, kot so dokumenti in datoteke. Vaše mesto za komunikacijo bo imelo eno privzeto knjižnico dokumentov , lahko pa dodate več knjižnic za različne vrste dokumentov. Spletni gradnik knjižnice dokumentov lahko uporabite za prikaz vsebine knjižnic dokumentov. Lahko pa uporabite spletne gradnike, kot je spletni gradnik »Hitre povezave « ali hiperpovezave v spletnem gradniku »Besedilo «, da predstavite povezave do posameznih dokumentov. S povezavami do posameznih dokumentov lahko bralcem lažje dodate kontekst in so lahko bolj koristne od prikaza celotne knjižnice. Če želite prikazati vsebino knjižnice dokumentov, ustvarite poglede po meri za filtriranje vsebine, ki je najbolj pomembna na vsaki strani, in uporabite ta pogled v spletnem gradniku knjižnice dokumentov. Več informacij o ustvarjanju pogledov po meri v knjižnici dokumentov.
Namig: Poskusite v knjižnicah ne uporabiti več kot ene ali dveh ravni map. Namesto tega ustvarite novo knjižnico, da bodo vaše strukture datotek bolj ploske in vsebine lažje odkrite. Priporočamo vam, da uporabite stolpce za organizacijo vsebine knjižnic. Priporočamo, da namesto stolpcev seznama uporabite stolpce mesta, saj je stolpce mesta mogoče znova uporabiti v kateri koli knjižnici ali na seznamu, stolpce seznama pa je mogoče uporabiti le na enem seznamu ali v eni knjižnici. Več informacij o uporabi stolpcev za organizacijo seznamov in knjižnic.
Odločite se, kako želite organizirati strani
Ko načrtujete vsebino spletnega mesta, razmislite, kako bi morda želeli združiti in organizirati strani:
- Ali želite imeti možnost »zbirati« vse novice o določeni temi ali določeni vrsti (kot je People Spotlight)? V tem primeru lahko dodate stolpce na strani, ki jih lahko nato uporabite za združevanje in organiziranje strani, tako kot datoteke v knjižnici dokumentov.
- Ali boste imeli več strani o določeni temi, ki jih želite preprosto povezati? Za to lahko uporabite tudi lastnosti strani (kot imenujemo stolpci v knjižnici strani mesta).
- Lastnosti strani ustvarite kot stolpce mesta in ne kot stolpce seznama. Tako boste lahko dali v skupno rabo isto lastnost tako za dokumente kot za strani.
Naučite se ustvariti in urediti lastnosti strani. Naučite se uporabljati lastnosti strani v spletnem gradniku »Označena vsebina « (»zbiranje«). Če želite lastnost strani uporabiti v spletnem gradniku označene vsebine, za vir izberite knjižnico strani na tem mestu .
Razumevanje smernic za upravljanje in dostopnost v organizaciji
V sodobni SharePointovi izkušnji lahko preprosto spremenite videz in delovanje, da se ujemata z blagovno znamko podjetja ali organizacije, vendar je organizacija morda sprejela standarde, s katerimi se mora vaše spletno mesto uskladiti. Če ta navodila niso del načrta spletnega mesta, s katerim ste ustvarili spletno mesto, preverite, kaj razumete, da bo spletno mesto usklajeno z načrti organizacije. Poleg tega poskrbite, da razumete standarde dostopnosti, ki veljajo v vaši organizaciji. Preglejte te vire za ustvarjanje dostopnih spletnih mest v storitvi SharePoint Online.
Ko zbirate vsebino, še posebej slike, za svoje spletno mesto poiščite slike in videoposnetke visoke ločljivosti. Če vaš načrt upravljanja zahteva uporabo slik, skladnih z blagovno znamko, zagotovite, da izberete slike v knjižnicah sredstev organizacije (najdete jih pod povezavo »Vaša organizacija« v izbirniku slik). Prepričajte se, da ne kršite pravil o avtorskih pravicah, ko dodajate slike na SharePointove strani. Izkoristite prednost Microsoftovih brezplačnih slik iz zbirke, ki so na voljo v izbirniku slik.
Načrtovanje strani
Izogibajte se preobremenitvi strani s preveč informacijami
- Če je novica, članek ali stran z vsebino pomembna le za določeno skupino oseb, lahko vsebino usmerite na to skupino oseb zizbiro občinstva. Izbira občinstva omogoča, da se določena vsebina prednostno razvrsti za določena občinstva na SharePointovi začetni strani, v aplikaciji Novice v mobilni aplikaciji ter v spletnih gradnikih »Novice in označena vsebina«, ko je omogočena izbira občinstva.
- Gledalci poskušajo dokončati delo. Preveč vsebine postane obremenjujoče in iskanje informacij traja predolgo.
- Vadite postopno razkrivanje. Osredotočite gledalce na vsebino z visoko prioriteto in razkrijte sekundarno vsebino le, če gledalec privoli v več informacij
- Podrobne informacije združite v naravne kategorije. Poenostavite hiter pregled kategorij, da lahko nato s kliki izveste več o določeni kategoriji.
- Razdelite vsebino v odseke. Razdelki pomagajo izboljšati berljivost tako na velikih kot tudi malih zaslonih.
- Če želite vizualno ločiti dele besedila, uporabite vgrajene sloge naslova. Slogi naslovov podpirajo sidrne oznake za dolge strani, poleg tega pa omogočajo tudi osebam, ki uporabljajo bralnik zaslona, da preskočijo iz odseka v odsek, ne da bi jim bilo treba prebrati celoten zaslon.
Naredite strani »pregledne«
Ena ideja na odstavek besedila. Prvi stavek mora biti povzetek ali zaključek.
Uporabite označene sezname.
Manj je več. Uporabite čim manj besed.
Ne podčrtujte besed. Podčrtani na spletnih straneh signalizirajo hiperpovezave in bralce boste zmedli, če boste podčrtali besedilo, ki ni hiperpovezava.
Nikoli ne objavite dolgega URL-ja. Namesto tega uporabite besede s hiperpovezavami.
Uporabite slike in ustvarite privlačno vsebino. S spletnimi gradniki dodajte slike in se prepričajte, da so slike povezane s temo in so v skladu s slogom blagovne znamke organizacije.
Nikoli ne povezujte hiperpovezave z besedo »tukaj«. Če povezave z večkratnim klikom kliknete »tukaj« na strani, se mora bralec ustaviti, prebrati besedilo pred besedo »tukaj« in za njo in nato ugotoviti, kam vodicilj povezave. Namesto tega je treba hiperpovezave vedno povezati s ciljno oznako, na primer:
- Ne uporabljaj: Kliknite tukaj za prijavni obrazec
- Bolje: Prenesite obrazec za prijavo
- Najboljša: Obrazec za prijavo
Zagotovite, da so strani dostopne
- Preverite, ali slike vsebujejo »nadomestno« besedilo. Ko bralnik zaslona naleti na sliko, bo poskušal prebrati nadomestno besedilo. Preglejte samodejno ustvarjeno nadomestno besedilo za slike, ki jih prenesete, in spremenite opis, če se ne ujema s sliko.
- Ko se slike ne naložijo, brskalniki prikažejo »nadomestno« besedilo. Nadomestne možnosti za besedilo so pomembne tudi, kadar se slike ne naložijo zaradi pogostih razlogov, kot je slaba omrežna povezljivost.
- Bodite previdni pri uporabi animiranih slik. Uporabniki s kognitivnimi motnjami, občutljivostjo na gibanje ali epileptičnimi motnjami morda ne prenašajo problematičnih premikajočih se slik, bliskajočih se ali samodejnega animiranja slik (vključno z GIF-i).
- Preglejte te vire za ustvarjanje dostopnih spletnih mest v storitvi SharePoint Online.
Načrtovanje domače strani
Vsaka stran je pomembna, toda obiskovalci dobijo prvi vtis na domačo stran spletnega mesta. Domača stran ima še posebej pomembno vlogo pri ustvarjanju dobre izkušnje za obiskovalce. Domača stran mora biti vizualno privlačna in funkcionalna hkrati.
Primer domače strani:
V lookbooku so primeri, ki prikazujejo, kako lahko oblikujete domačo stran – vendar pa bi morali poslovni rezultati, ki ste jih prepoznali med načrtovanjem, usmerjati k temu, kako se ideje iz lookbooka odražajo v načrt vaše domače strani.
Načrt spletnega mesta za komunikacijo, ki je uporabljen v tem članku, je primer spletnega mesta blagovne znamke .
Domača stran je predvsem stran za krmarjenje. Cilj je predstaviti pregled nad ponudbo spletnega mesta in dati bralcem možnost, da izberejo pot na podlagi tega, kar morajo vedeti ali doseči. Ni treba, da je na domači strani navedena povezava do vsake strani na mestu – ali vsakega dokumenta. Vendar pa naj bi domača stran v kombinaciji s krmarjenjem po spletnem mestu bralca vodila do vseh pomembnih kategorij ali tem , ki jih zajema vaše spletno mesto.
Postavitev vsebine z visoko vrednostjo na vrh strani
Ker so to vhodna vrata vašega spletnega mesta, je še posebej pomembno, da na vrhu strani vključite povezave do najpogostejše vsebine za bralce. Ko ste zbirali informacije za načrtovanje mesta, ste določili vsebino, ki jo najpogosteje potrebujete. Domača stran (in krmarjenje na vrhu) je najboljše mesto za deljenje teh informacij! V spletnem gradniku »Hitre povezave « je na voljo več različnih možnosti postavitve za predstavitev povezav do najpogostejše potrebne vsebine ali tem, v ta namen pa lahko uporabite tudi spletni gradnik Hero .
Prikaz podatkov za stik lastnika mesta za gledalce mest
Zelo uporabno je, če na domačo stran dodate ime lastnika mesta. Najboljše mesto za te informacije je na dnu strani. Čeprav je pomembno, ni potrebno ves čas. Če je na vseh mestih za komunikacijo lastnik mesta (ali stik za mesto) prikazan na dnu domače strani, bodo obiskovalci prepoznali ta vzorec in se bodo morali premakniti na dno, če bodo morali poiskati stik za mesto. V spletni gradnik People dodajte ime lastnika mesta.
Uporaba aplikacije Novice za promocijo dejavnosti, mejnikov in vsebine
Z aplikacijo Novice lahko povišate vsebino, mejnike ali dejavnosti, povezane s temo ali oddelkom, ki ga predstavlja vaše spletno mesto. Hitro lahko ustvarite privlačne objave, ki lahko vključujejo grafiko in obogateno oblikovanje. Če si želite olajšati ustvarjanje člankov z novicami, ustvarite predlogo strani za objave novic.
Novice so običajno prikazane glede na datum prve objave članka, pri čemer je zadnji članek naveden prvi. Vendar pa lahko tudi »pripnete« novice v določenem vrstnem redu v spletnem gradniku »Novice«.
Uporaba spletnega gradnika »Novice«
Spletni gradnik »Novice« vključuje več postavitev in različne izkušnje glede na velikost stolpca, v katerega postavite spletni gradnik. Priporočamo vam, da uporabite spletni gradnik »Novice« na vrhu strani in se zavežete, da boste redno posodabljali. Vse objavljene novice, ki jih ustvarite, bodo samodejno prikazane v spletnem gradniku »Novice«.
Spodbujajte gledalce, da »spremljajo« vaše spletno mesto. S tem boste nove objave novic povišali na SharePointovi začetni strani in na zavihku »Novice« v mobilni aplikaciji za vaše spremljevalce.
Primer izpolnjenega spletnega gradnika Novice:
Večina postavitev spletnega gradnika »Novice« uporablja sličico strani. Sličica je samodejno ustvarjena iz prve visokokakovostne slike na vaši strani. To je lahko slika glave strani ali, če stran nima slike glave, SharePoint uporabi prvo sliko v prvem stolpcu v prvem odseku na vaši strani. Najboljše rezultate dosežete tako, da za vsak novinarski članek uporabite ležečo sliko na primarni sliki. Preberite , kako spremenite ali izberete sličico za stran.
Ustvarite privlačno vsebino
Najpomembnejše informacije v svojem članku vedno postavite »na vrh«, podobno kot novico v časopisu.
Bralca boste pritegnili z nasveti za naslove strani z novicami:
- Uporabite številke. V redu je, da naslov začnete s številko.
- Uporabite velike in male črke v stavku (razen če standardi organizacije zahtevajo drugače)). Prvo besedo v glavi je treba pisati z veliko začetnico, tako kot vsa lastna imena. Večina besed naslova bi morala biti zapisana z malimi črkami. Ne pišite vsake besede z veliko začetnico. V večini primerov prvo besedo za dvopičjem pišite z veliko začetnico. (Če za dvopičjem sledi le ena beseda, v nekaterih primerih beseda ni napisana z veliko začetnico. Uporabite najboljšo presojo.)
- Uporabite privlačne prilastke. Na primer: brez napora, zabavno, brezplačno, neverjetno, bistveno, čudno, neverjetno.
- Zmanjšajte navdušenje in izraze. Uporaba izrazov ali idiomov v naslovih novic pogosto nima pomena za tuje govorce angleščine.
- Uporabite enolično utemeljitev. People like "list" članki. Če želite pritegniti pozornost nekoga z objavo na seznamu, uporabite besede, kot so: razlogi, načela, dejstva, lekcije, zamisli, poti, skrivnosti in triki.
- Uporabite kaj, zakaj, kako ali kdaj. To je še posebej uporabno, ko pišete članek, da bi prepričali.
- Podajte drzno obljubo. Bralcu obljubite nekaj dragocenega – na primer novo spretnost ali rešitev nerešene skrivnosti. Upajte bralca, da prebere vaš članek – in ga nato dostavite!
- Pišite v sedanjosti. Sedanji čas uporabljajte za informacije o neposredni preteklosti, pretekli čas za pretekle vsebine in prihodnji čas za prihajajoče dogodke.
Načrtovanje krmarjenja
Najučinkovitejša SharePointova mesta uporabnikom omogočajo, da hitro najdejo, kar potrebujejo, tako da lahko najdene informacije uporabijo za sprejemanje odločitev, izvejo o dogajanju, dostopajo do orodij, ki jih potrebujejo, ali sodelujejo s sodelavci pri reševanju težav. Načrtovanje učinkovite izkušnje krmarjenja je zato ključni element oblikovanja spletnih mest za komunikacijo. Dobra izkušnja krmarjenja obiskovalcem ponuja popolno sliko o tem, kaj je na voljo na spletnem mestu, v kombinaciji z domačo stranjo pa predstavlja obsežno »zgodbo« spletnega mesta.
Preberite več o strukturi zvezdišča organizacije in razmislite o tem, da bi spletno mesto povezali s središčem, da boste bolje prepoznali in dosegli. Ko svoje spletno mesto povežete z zvezdiščem, lahko vaše spletno mesto podeduje temo in dovoljenja zvezdišč, odvisno od pravil upravljanja organizacije.
Izvedite več informacij o tem, kako načrtujete krmarjenje po mestu.
Dovoljenja za načrtovanje
Na spletnih mestih za komunikacijo je običajno manjše število avtorjev vsebin in veliko večje število bralcev. Dovoljenja upravljajo SharePointove skupine, privzeto pa vključujejo tri ravni dovoljenj:
- Lastniki – dovoljenja za popoln nadzor. Priporočamo, da imate vsaj dva (2) lastnika za vsako mesto za komunikacijo.
- Člani – urejanje dovoljenj. Imate lahko poljubno število članov, vendar je priporočljivo, da je število članov razmeroma malo, tako da lahko zagotovite ustrezen nadzor. Vsak član lahko ureja vsebino, ki jo je ustvaril kateri koli drug član, in si ogleda strani, ki so v stanju osnutka.
- Obiskovalci – dovoljenja za branje. Skupino obiskovalcev lahko upravljate preprosteje, če za obiskovalce uporabite obstoječo široko skupino ljudi, kot je »Vsi, razen zunanjih uporabnikov«. Če želite ustvariti zasebno spletno mesto za komunikacijo, lahko dodate obstoječo skupino storitve Microsoft 365 v skupino obiskovalcev ali obstoječo varnostno skupino z omogočeno e-pošto.
Avtorji vsebine bodo dodani v skupino »Člani«. Temeljna razlika med dovoljenji za lastnike in člane je zmožnost dodeljevanja dovoljenj za mesto. Poleg treh zgoraj navedenih skupin dovoljenj ima vsako mesto tudi skrbnika mesta (prej imenovan skrbnik zbirke mest). Če organizacija podpira samopostrežno ustvarjanje mest za komunikacijo, je Skrbnik mesta oseba, ki je ustvarila mesto.