Načrtovanje shranjevanja različic dokumentov, odobritve vsebine in pregledov rezervacij v SharePointu

Shranjevanje različic, odobritev vsebine in rezervacije

SharePoint Server 2016 vključuje te funkcije, s katerimi lahko nadzorujete dokumente v knjižnici dokumentov:

• Shranjevanje različic je način, s katerim so zaporedne ponovitve dokumenta oštevilčene in shranjene.

• Odobritev vsebine je način, s katerim člani mesta, ki imajo dovoljenja za odobritev, nadzorujejo objavo vsebine.

• Rezervacija in odjava so načini, s katerimi lahko uporabniki bolje nadzirajo, ko ustvarite novo različico dokumenta, in tudi komentirajo spremembe, ki so jih naredili med preverjanjem dokumenta.

Nastavitve za funkcije upravljanja vsebine, ki so opisane v tem članku, konfigurirate v knjižnicah dokumentov. Če želite omogočiti skupno rabo teh nastavitev v knjižnicah v svoji rešitvi, lahko ustvarite predloge knjižnic dokumentov, ki vključujejo nastavitve upravljanja vsebine. To zagotavlja, da bodo nove knjižnice odražale odločitve o upravljanju vsebine.

Če želite več informacij o shranjevanju različic, si oglejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Načrtovanje shranjevanja različic

Privzeti kontrolnik shranjevanja za knjižnico dokumentov je odvisen od predloge zbirke mest. Vendar pa lahko konfigurirate kontrolnik shranjevanja različic za knjižnico dokumentov, odvisno od vaših posebnih zahtev. Vsaka knjižnica dokumentov ima lahko drug kontrolnik shranjevanja, ki najbolje ustreza vrsti dokumentov v knjižnici. SharePoint Server 2016 ima tri možnosti shranjevanja:

• Brez shranjevanja različic      Določa, da niso shranjene starejše različice dokumentov. Ko se shranjevanje različic ne uporablja, starejše različice dokumentov niso mogoče pridobiti, zgodovina dokumenta pa se tudi ne ohrani, ker se pripombe, ki spremljajo vsako ponovitev dokumenta, ne shranijo. To možnost uporabite v knjižnicah dokumentov, ki vsebujejo nepomembno vsebino ali vsebino, ki se ne bo nikoli spremenila.

• Ustvarjanje glavnih različic      Določa, da so oštevilčene različice dokumentov ohranjene z uporabo preproste sheme shranjevanja različic (na primer 1, 2, 3). Če želite nadzorovati učinek na prostor za shranjevanje, lahko določite, koliko starejših različic želite ohraniti, štetje pa je vrnjenih iz trenutne različice.

  Pri večjih različicah, vsakič, ko je shranjena nova različica dokumenta, bodo vsi uporabniki, ki imajo dovoljenja za knjižnico dokumentov, lahko videli vsebino. To možnost uporabite, če ne želite razlikovati med osnutki različic dokumentov in objavljenimi različicami. V knjižnici dokumentov, ki jo uporablja delovna skupina v organizaciji, je glavna različica dobra izbira, če morajo vsi člani skupine imeti možnost ogled vseh ponovitev posameznega dokumenta.

• Ustvarjanje večjih in manjših (osnutkov) različic      Določa, da so oštevilčene različice dokumentov ohranjene s shemo večjih in manjših različic (na primer 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Različice, ki se končajo v .0 , so glavne različice in različice, ki se končajo z različicami, ki niso ničelne. Prejšnje glavne in podrazličice dokumentov so shranjene skupaj s trenutnimi različicami. Če želite nadzorovati učinek na prostor za shranjevanje, lahko določite, koliko prejšnjih večjih različic želite ohraniti, štetje nazaj iz trenutne različice. Določite lahko tudi, koliko večjih različic naj bi vsebovale njihove ustrezne podrazličice. Če na primer določite, da naj bodo podrazličice ohranjene za dve glavni različici in je Trenutna glavna različica 4,0, bodo ohranjene vse manjše različice, ki se začnejo pri 3,1.

  Pri večjih in manjših različicah lahko vsak uporabnik, ki ima dovoljenja za branje, si ogleda glavne različice dokumentov. Določite lahko, kateri uporabniki si lahko ogledajo tudi podrazličice. Po navadi vam priporočamo, da dodelite dovoljenja za ogled in delo z podrazličicami za uporabnike, ki lahko urejajo elemente, in omejijo uporabnike, ki imajo dovoljenja za branje, za ogled le večjih različic.

  Če želite razlikovati med Objavljeno vsebino, ki si jo lahko ogleda občinstvo in osnutek vsebine, ki še ni pripravljena za objavo, uporabite glavne in podrazličice. Na primer na spletnem mestu človeških virov, ki opisuje organizacijske prednosti, uporabite glavno in podrazličico, da omejite dostop zaposlenih do opisov koristi, medtem ko so opisi popravljeni.

Načrtovanje odobritve vsebine

Z odobritvijo vsebine lahko formalizirate in nadzorujete vsebino, ki je na voljo občinstvu. Podjetje, ki objavi vsebino kot enega od njegovih izdelkov ali storitev, lahko na primer zahteva pravni pregled in odobritev, preden objavi vsebino.

Osnutek dokumenta, ki čaka na odobritev vsebine, je v stanju čakajočih. Ko potrjevalec pregleda dokument in odobri vsebino, postane na voljo za ogled uporabnikov, ki imajo dovoljenja za branje. Lastnik knjižnice dokumentov lahko omogoči odobritev vsebine za knjižnico dokumentov in lahko po želji poveže potek dela s knjižnico, da zažene postopek odobritve.

Način, kako so dokumenti poslani v odobritev, je odvisen od nastavitev shranjevanja različic v knjižnici dokumentov:

• Brez shranjevanja različic      Če se shranjevanje različic ne uporablja in so spremembe v dokumentu shranjene, stanje dokumenta postane nepričakovano. SharePoint Server 2016 ohrani starejšo različico dokumenta, tako da si lahko uporabniki, ki imajo dovoljenja za branje, še vedno ogledajo. Ko so čakajoče spremembe odobrene, je nova različica dokumenta na voljo za ogled uporabnikov, ki imajo dovoljenja za branje, prejšnja različica pa se ne ohrani.

  Če se shranjevanje različic ne uporablja in je nov dokument prenesen v knjižnico dokumentov, je dodan v knjižnico v čakajočem stanju in ga uporabniki, ki imajo dovoljenja za branje, ne morejo prikazati, dokler niso odobreni.

• Ustvarjanje glavnih različic      Če ste uporabili glavno različico shranjevanja in so spremembe v dokumentu shranjene, je stanje dokumenta nepričakovano, prejšnja glavna različica dokumenta pa je na voljo za ogled uporabnikov, ki imajo dovoljenja za branje. Ko so spremembe dokumenta odobrene, je ustvarjena nova glavna različica dokumenta in je na voljo uporabnikom, ki imajo dovoljenja za branje, prejšnja glavna različica pa je shranjena na seznam zgodovine dokumenta.

  Če uporabljate glavno različico različic in je nov dokument prenesen v knjižnico dokumentov, je ta dodan v knjižnico v stanju čakajočih in jih uporabniki, ki imajo dovoljenja za branje, ne morejo prikazati, dokler niso odobreni kot različica 1.

• Ustvarjanje večjih in manjših (osnutkov) različic      Če uporabljate glavno in podrazličico, ki se shrani v dokument, je avtor na voljo, da shrani novo podrazličico dokumenta kot osnutek ali ustvari novo glavno različico, ki spremeni stanje dokumenta v čakajoče. Ko so spremembe dokumenta odobrene, je ustvarjena nova glavna različica dokumenta in je na voljo uporabnikom, ki imajo dovoljenja za branje. V večjih različicah in podrazličici je na seznamu zgodovine dokumenta shranjena tako velika kot tudi manjša različica dokumentov.

  Če uporabljate glavno in podrazličico in je nov dokument prenesen v knjižnico dokumentov, ga lahko dodate v knjižnico v obliki zapisa kot različica 0,1 ali pa lahko avtor takoj zahteva odobritev. V tem primeru je stanje dokumenta nepričakovano.

Rezervacija in sprostitev načrta

Pred urejanjem dokumentov lahko zahtevate, da uporabniki rezervirajo dokumente iz knjižnice dokumentov. Prednosti, ki zahtevajo rezervacijo in sprostitev, vključujejo to:

• Boljši nadzor pri ustvarjanju različic dokumenta. Ko je dokument rezerviran, lahko avtor shrani dokument, ne da bi ga preverjal. Drugi uporabniki knjižnice dokumentov ne bodo mogli videti teh sprememb, nova različica pa ni ustvarjena. Nova različica (vidna drugim uporabnikom) je ustvarjena le, ko avtor preverja dokument. To daje avtorju večjo fleksibilnost in nadzor.

• Boljše zajemanje metapodatkov. Ko je dokument pregledan, lahko avtor zapiše pripombe, ki opisujejo spremembe, ki so bile narejene v dokumentu. S tem ustvarite zgodovinsko zgodovino sprememb, ki so bile narejene v dokumentu.

Če vaša rešitev zahteva, da se uporabniki sprostijo in rezervirajo dokumente za urejanje, lahko uporabite funkcije v Office 2016 odjemalskih programih, ki podpirajo ta dejanja. Uporabniki lahko rezervirajo dokumente, razveljavijo rezervacijo in sprostijo dokumente iz Office 2016 odjemalskih aplikacij.

Ko je dokument rezerviran, je uporabnik zaklenjen za izključno urejanje. Ko uporabnik shrani urejanje v to datoteko, so spremembe prenesene in shranjene v strežnik. Spremembe so zasebne za uporabnika in niso vidne drugim. Ko je uporabnik pripravljen na sprostitev dokumenta, so zadnje spremembe vidne drugim in objavljeni.

Uporabniki lahko iz Office 2016 odjemalskih aplikacij izberejo tudi, da pustijo rezervirane dokumente v strežniku tako, da spremenijo možnosti urejanja vsebine.