Povzetek: Preberite več o elementih rešitve za upravljanje dokumentov in postopku načrtovanja upravljanja dokumentov v SharePoint 2013.
V tem članku so opisi različnih elementov rešitve za upravljanje dokumentov na visoki ravni, ki temeljijo na SharePoint Server 2016.
Upravljanje dokumentov nadzira življenjski cikel dokumentov v vaši organizaciji – kako se ustvarijo, pregledajo in objavijo in kako jih na koncu ni mogoče odstraniti ali ohraniti. Čeprav izraz »upravljanje« pomeni, da so informacije nadzorovane z vrha organizacije, mora učinkovit sistem za upravljanje dokumentov odražati kulturo organizacije, ki uporablja te informacije. Orodja, ki jih uporabljate za upravljanje dokumentov, morajo biti dovolj prilagodljiva, da lahko tesno nadzorujete življenjski cikel dokumenta, če to ustreza kulturi in ciljem vašega podjetja, lahko pa tudi izvajate bolj razrahljan strukturiran sistem, če to bolje ustreza vašemu podjetju.
Elementi sistema za upravljanje dokumentov
Učinkovita rešitev za upravljanje dokumentov določa to:
-
Katere vrste dokumentov in druge vsebine je mogoče ustvariti v organizaciji.
-
Katero predlogo boste uporabili za vsako vrsto dokumenta.
-
Kateri metapodatki so na voljo za vsako vrsto dokumenta.
-
Mesto za shranjevanje dokumenta na vsaki stopnji življenjskega cikla.
-
Kako nadzirati dostop do dokumenta na vsaki stopnji življenjskega cikla.
-
Kako premikati dokumente znotraj organizacije, ko člani skupine prispevajo k ustvarjanju, pregledu, odobritvi, publikaciji in dispozicije.
SharePoint Foundation 2013 vključuje funkcije, ki uvajajo vse te vidike upravljanja dokumentov. SharePoint Server 2016 vključujejo iste funkcije in doda naslednje:
-
Katere pravilnike uporabiti za dokumente, če želite, da so dejanja, povezana z dokumenti, nadzorovana, dokumenti ustrezno ohranjeni ali odstranjeni, vsebina, ki je pomembna za organizacijo, pa je zaščitena.
-
Kako obravnavati dokumente kot poslovne zapise, ki jih je treba hraniti v skladu s pravnimi zahtevami in smernicami podjetja.
Da bi informacijski delavci lahko preprosto izkoristili te zmogljivosti, ne da bi jim bilo treba odstopiti od dnevnih operacij in poznanih orodij, aplikacij v programu sistem Microsoft Office, kot sta Microsoft Outlook in Word, vključujejo tudi funkcije, ki podpirajo vsako stopnjo v življenjskem ciklu dokumenta.
Postopek načrtovanja
Postopek načrtovanja upravljanja dokumentov je sestavljen iz teh glavnih korakov:
-
Prepoznavanje vlog za upravljanje dokumentov Poskrbite, da bodo v načrte vključili povratne informacije ključnih zainteresiranih skupin vaše organizacije, da imate najboljšo skupino za izvedbo rešitve in veste, kdo bo sodeloval v procesih upravljanja dokumentov.
-
Analiziranje uporabe dokumentov Ko ugotovite, kdo dela z dokumenti, določite, na kakšnih dokumentih delajo in kako jih uporabljajo. Če želite več informacij, glejte Prepoznavanje uporabnikov in analiziranje uporabe dokumentov (SharePoint Server 2010).
-
Načrtovanje organizacije dokumentov Dokumente lahko organizirate v zbirkah mest, na spletnih mestih in v knjižnicah. SharePoint Server 2016 ponuja številne funkcije za organizacijo in shranjevanje dokumentov, od posebnih mest do razrahljanih strukturiranih knjižnic dokumentov za hitro ustvarjanje dokumentov in sodelovanje. V knjižnici lahko dodatno organizirate vsebino v mape in podmape. Če želite več informacij, glejte Načrtovanje knjižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
-
Načrtovanje premika vsebine med lokacijami Dokument bo morda treba premakniti ali kopirati iz enega mesta ali knjižnice v drugo na različnih stopnjah življenjskega cikla. Če želite več informacij, glejte »Načrtovanje tokavsebine « v načrtovanju knjižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
-
Načrtovanje vrst vsebine Z vrstami vsebine lahko organizirate informacije o dokumentih, kot so metapodatki, predloge dokumentov in procesi poteka dela. To je pomemben korak, ko želite organizirati svoje dokumente in uveljaviti doslednost v organizaciji. Če želite več informacij, glejte Načrtovanje vrste vsebine in poteka dela (SharePoint Server 2010).
-
Načrtovanje potekov dela Ko načrtujete poteke dela za organizacijo, lahko nadzorujete in spremljate, kako se dokumenti premikajo od enega člana skupine do drugega, saj vsak udeleženec sodeluje v življenjskem ciklu dokumenta. SharePoint Server 2016 vključuje poteke dela za pogosta opravila skupine, kot sta pregledovanje in odobritev dokumentov. SharePoint Server 2016 podpira tudi ustvarjanje in nameščanje potekov dela po meri. Če želite več informacij, glejte Načrtovanje vrste vsebine in poteka dela (SharePoint Server 2010).
-
Načrtovanje vodenja vsebine Načrtujete lahko ustrezno stopnjo nadzora, ki temelji na vrsti vsebine ali mestu shranjevanja. Morda boste na primer morali pred urejanjem rezervirati dokumente v določeni knjižnici. Če želite več informacij, glejte Načrtovanje različic, odobritve vsebine in rezervacija (SharePoint Server 2010).
-
Načrtovanje pravilnikov Za vsako vrsto vsebine načrtujte pravilnike za upravljanje informacij in tako zagotovite, da so dokumenti nadzorovani, ohranjeni in kako drugače obravnavani v skladu z organizacijnimi in pravnimi zahtevami. SharePoint Server 2016 vključujejo pravilnike, ki izvajajo nadzor, hranjenje dokumentov in črtne kode (da se prepričate, da je mogoče tiskano vsebino v sorodu z ustreznimi elektronskimi različicami). Če želite več informacij, glejte Načrtovanje pravilnika za upravljanje informacij (SharePoint Server 2010).
Opomba: Pravilniki niso na voljo v SharePoint Foundation 2013.
