Najpogostejša vprašanja o rezervacijah, sprostitvah in shranjevanju različic

Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v SharePointovi knjižnici.

Ali se moje datoteke shranjujejo samodejno, ko jih sprostim?

Ne, z rezervacijo datoteke spremenite le stanje datoteke in tako omogočite, da datoteko lahko urejate le vi.

Če datoteko rezervirate in je ne shranite nazaj, vaše spremembe ne bodo shranjene. Če želite obdržati spremembe, vedno shranite datoteko.

Način shranjevanja datoteke je odvisen od urejevalnika ali orodja, ki ga uporabljate. Če urejate besedilno datoteko v spletu, morate izrecno klikniti »Shrani«. Če pa urejate v aplikaciji Microsoft 365, kot je Word ali Excel, lahko dokument zaprete in ta se bo samodejno shranil.

Če datoteko rezervirate, jo shranite in jo nato zavržete, spremembe ne bodo shranjene nazaj v knjižnico.

Zakaj lahko urejam datoteko, ne da bi jo rezerviral?

Privzeto lahko datoteko spremenijo vsi, ki imajo dovoljenje za urejanje v knjižnici dokumentov. Vendar pa lahko knjižnico nastavite tako, da zahteva, da nekdo pred spreminjanjem datoteko najprej rezervira.

Za izvedbo te nastavitve morate biti lastnik knjižnice dokumentov ali skrbnik mesta ali pa imeti primerljiva dovoljenja.

1. Odprite knjižnico, za katero želite zahtevati rezervacijo.

2. V SharePointu kliknite »Nastavitve« nato kliknite »Nastavitve knjižnice«.

   

   V programu SharePoint 2016 izberite »Stran« in nato »Nastavitve knjižnice«.

   

3. Na strani »Nastavitve« izberite »Nastavitve shranjevanja različic«.

   

4. Na strani z nastavitvami shranjevanja različic se pomaknite navzdol in izberite »Da« za možnost »Zahtevaj, da je dokumente pred urejanjem rezerviran«.

   

Kako zahtevam, da so datoteke rezervirane v knjižnici?

Knjižnica dokumentov privzeto omogoča članom z dovoljenjem za urejanje spreminjanje in urejanje datotek, ne da bi jih rezervirali. Če želite to preprečiti, v knjižnici omogočite obvezno rezervacijo. Za izvedbo te nastavitve morate biti lastnik knjižnice dokumentov ali skrbnik mesta ali pa imeti primerljiva dovoljenja.

1. Odprite knjižnico, za katero želite zahtevati rezervacijo.

2. V SharePointu kliknite »Nastavitve« nato kliknite »Nastavitve knjižnice«.

   

   V programu SharePoint 2016 izberite »Stran« in nato »Nastavitve knjižnice«.

   

3. Na strani »Nastavitve« izberite »Nastavitve shranjevanja različic«.

   

4. Na strani z nastavitvami shranjevanja različic se pomaknite navzdol in izberite »Da« za možnost »Zahtevaj, da je dokumente pred urejanjem rezerviran«.

   

Kako preverite, kdo je rezerviral datoteke?

Če želite hitro preveriti, kdo je rezerviral stolpec, je postavite kazalec miške na ikono »Rezerviran« , da vidite namig o tem, kdo je rezerviral datoteko.

Stolpec Rezerviral lahko dodate tudi v privzeti pogled knjižnice. Tako si lahko vsi preprosto ogledajo, kdo je rezerviral dokument. Če želite izvedeti, kako v SharePointu dodate stolpec » Rezervirano« , glejte » Ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici«.

Več informacij

• Za SharePoint 2016 glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.
• Za SharePoint si oglejte »Ustvarjanje pogleda po meri knjižnice dokumentov«.

Kako omogočim shranjevanje različic?

Shranjevanje različic je način, kako ustvarite zgodovino sprememb dokumenta, za katerega potrebujete nadzorovan cikel objavljanja glavnih različic ali glavnih različic in podrazličic.

Vklop shranjevanja različic

Če želite izvedeti, kako vklopite shranjevanje različic, glejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Kakšen je najboljši način prenašanja datotek?

Uporaba funkcije »Povleci in spusti«

Datoteke najpogosteje prenesete tako, da jih iz računalnika ali omrežne mape povlečete v knjižnico dokumentov. Najprej odprite knjižnico na spletnem mestu. Nato v računalniku poiščite dokumente, ki jih želite prenesti, jih izberite in povlecite na mesto v knjižnici, kjer piše povlecite datoteke sem.

Če ne vidite možnosti vlečenja in spuščanja datotek, namestite najnovejšo različico programske opreme brskalnika ali Microsoft 365. Ta funkcija zahteva najmanj Office 2016 ali najnovejšo različico brskalnika Microsoft Edge, Firefox ali Chrome.

Uporaba ukaza »Odpri v Raziskovalcu« v programu SharePoint 2016

S tem ukazom odprete Raziskovalca v računalniku, prikaže pa strukturo map v računalniku s strežnikom, na katerem temelji spletno mesto. Občasno boste morali morda več dokumentov v knjižnici kopirati ali premakniti v drugo knjižnico.

Morda boste želeli na primer vse dokumente v eni knjižnici, ki ste jih ustvarili pred več kot letom dni, premakniti v drugo knjižnico in jih arhivirati. Ali pa boste pri menjavi delovnih skupin morda želeli svoje dokumente iz knjižnice na enem mestu kopirati v drugo knjižnico, ki je na podmestu.

Datoteke v mapi lahko tudi spreminjate, kar pomeni, da jih lahko, na primer, kopirate, preimenujete, brišete in tako dalje.

Uporaba ukaza »Naloži« v programu SharePoint 2016

V knjižnici dokumentov izberite »Prenesi«, izberite »Izberi Files« in poiščite »Prenesi posamezne datoteke«.

Prednost takšnega pristopa je v tem, da deluje v vsakem brskalniku in v vsaki različici brskalnika.

Sorodni nasveti o rezervacijah, sprostitvah in različicah

Ne glede na to, kako datoteke prenašate, če imate omogočeno možnost rezervacij, sproščanja in shranjevanja različic, imejte v mislih to:

• Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Če želite, da si bodo tudi drugi uporabniki datoteko lahko ogledali in jo urejali, jo morate najprej sprostiti.
• Če je knjižnica nastavljena za sledenje različicam datotek, navadno dodate preneseno datoteko kot novo različico, ki nato postane del zgodovine različic datoteke.
• Če knjižnica zahteva, da v enega ali več stolpcev knjižnice vnesete vrednosti, na primer, ime oddelka ali številko projekta, morate najprej urediti vrednosti in sprostiti dokument, šele nato lahko zaključite postopek prenašanja dokumenta.

Več informacij

• Za SharePoint 2016 glejte »Nalaganje datotek in map v knjižnico«.
• Za SharePoint in Microsoft 365 glejte Nalaganje, ogled in odstranjevanje datotek ali dokumentov projekta.
• Če želite več informacij o dokumentih, si oglejte Videoposnetek: Dodajanje dokumentov v knjižnico.

Kako dodam nov dokument kot različico obstoječega?

Nov dokument lahko dodate kot novo različico tako, da rezervirate izhodno različico in zamenjate vso vsebino z novo. Ko spremenite rezervirano različico, jo lahko sprostite. SharePoint bo ustvaril novo kopijo in ohranil starejše različice (če jo imate za to konfigurirano). Če želite več informacij o shranjevanju različic, glejte Kako shranjevanje različic deluje na seznamih in v knjižnicah.

Ali lahko prejmem opomnik, da imam dokument po določenem času rezerviran?

Ne, v SharePointovem okolju žal ni mogoče nastaviti opomnika ali dobiti datuma rezervacije dokumenta. To omogočajo različni programski vmesniki (API-ji), vendar pa morate zanje biti napisan program po meri. Obrnite se na skrbnika ali načrtovalca mesta.

Kot vizualno rešitev bodite pozorni na ikono » Rezervirano« ali pa v knjižnico dodajte stolpec »Rezerviral/-a« . Če želite izvedeti, kako v SharePointu dodate stolpec » Rezervirano« , glejte » Ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici«.

Zakaj drugi ne vidijo datotek, ki sem jih ravno prenesel?

Če želite prenesti datoteko v knjižnico, ki zahteva rezervacijo datotek, je datoteka najprej rezervirana za vas. Ogledate si lahko datoteke, drugi pa si jih ne morejo, kar se zlahka spregleda. Preden si lahko druge osebe ogledajo datoteke ali jih urejajo, se prepričajte, da ste izpolnili vse zahtevane lastnosti, in nato sprostite datoteke.

Več informacij

• Če želite več podrobnosti o rezervaciji in sprostitvi datoteke v SharePointu, glejte Rezervacija ali sprostitev datotek v knjižnici dokumentov.
• Če želite več podrobnosti o rezervaciji in sprostitvi datotek v programu SharePoint 2016, glejte Kako rezervirati, sprostiti ali zavreči spremembe datotek v SharePointovi knjižnici.
• Navodila za prenos datotek v SharePoint 2016 najdete v članku Nalaganje datotek in map v knjižnico.
• Navodila za prenos datotek v SharePoint najdete v članku »Nalaganje«, ogled in odstranjevanje datotek ali dokumentov projekta.

Kliknil sem povezavo dokumenta v e-pošti, vendar se je odprl le za branje – zakaj?

Če vam nekdo pošlje povezavo do SharePointove datoteke, vi pa jo izberete, pred urejanjem vedno preberite naslovno vrstico, ali piše, da je datoteka le za branje . Če piše, v knjižnici pa je omogočena rezervacija datotek, morate datotek rezervirati. Knjižnico lahko vedno poiščete tako, da si ogledate spletni naslov.

Če pa je datoteka Officeov dokument, na primer Word, Excel ali PowerPoint, je postopek precej bolj preprost. Najprej dajte dokument v način urejanja, izberite zavihek » Datoteka « in poiščite gumb »Upravljanje različic «, s katerim lahko datoteko rezervirate.

Obstaja pa možnost, da je nekdo že rezerviral datoteko, tako da v tem primeru ukaz » Rezerviraj« ne bi bil na voljo.

Ali naj uporabljam svojo lokalno mapo za osnutke?

Kako pogosto ste to že videli?

Funkcija za lokalno shranjevanje osnutkov je na voljo že v več različicah. Če izberete možnost Uporabi mojo lokalno mapo za osnutke, lahko datoteko uporabljate brez povezave in jo laže najdete v računalniku, če jo morate pozneje odpreti, ko nimate vzpostavljene povezave z omrežjem. Mapa se privzeto imenuje SharePointovi osnutki, najdete pa jo v mapi »Dokumenti « ali » Moji dokumenti «. Če za rezervacijo izberete dve datoteki ali več, tega pogovornega okna ne vidite.

Toda časi se spreminjajo. Če želite z datotekami delati brez povezave, uporabite OneDrive za službo ali šolo, s čimer lahko poljubno knjižnico dokumentov uporabljate brez povezave in samodejno sinhronizirate spremembe.

Več informacij

• Sinhronizirajte knjižnice v storitvi OneDrive ali druge SharePointove knjižnice z računalnikom s storitvijo OneDrive.
• Prenesite brezplačnega odjemalca za sinhronizacijo s storitvijo OneDrive.

Kako sprostim datoteke v več mapah?

Knjižnica, organizirana v mape, ima pogosto privzet pogled, ki prikazuje vse mape. Če želite sprostiti veliko datotek v več mapah, ustvarite nov pogled, ki »splošči« knjižnice, tako da lahko vidite vse datoteke v enem pogledu brez map. Če želite to narediti, izberite Prikaži vse elemente brez map v razdelku Mape na strani »Urejanje pogleda«. Med izbiranjem lahko povečate omejitev datoteke, da vidite vse datoteke hkrati, tako da povečate tudi število elementov za prikaz v omejitve elementov. To omogoča veliko preprostejšo izbiro vseh datotek za rezervacijo z eno operacijo.

Več informacij

• Za SharePoint 2016 glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.
• Za SharePoint si oglejte »Ustvarjanje pogleda po meri knjižnice dokumentov«.

Zakaj v lokalni mapi v storitvi OneDrive za službene ali šolske storitve ne vidim ikone za rezervirano?

Če ste knjižnico sinhronizirali s storitvijo OneDrive za službeno ali šolsko dejavnost, lahko datoteke še vedno rezervirate v brskalniku. Vidite ikono »Rezervirano« v brskalniku, kar pomeni, da je datoteka rezervirana. Vendar pa v datoteki v lokalni mapi vaše naprave ni ikone za rezervacijo , saj lokalna mapa nima informacij o stanju rezervacije/sprostitve datoteke v SharePointu.

V lokalni mapi pa lahko naredite to:

1. Kliknite ime datoteke z desno tipko miške.
2. Izberite »Prikaži v spletu « ali izberite OneDrive za službo ali šolo in nato izberite Pojdi v brskalnik.

Zdaj lahko hitro vidite SharePointovo knjižnico in stanje rezervacije/sprostitve poljubne datoteke v knjižnici.

Nekdo je šel na dopust in datoteke ni sprostil. Kako naprej?

Ni vam treba čakati, da se vrnejo.

Skrbnik mesta ali knjižnice lahko uporabi dovoljenje Preglasi rezervacijo, ki omogoči sprostitev dokumenta ali zavrže rezervacijo dokumenta drugega uporabnika. Vendar bodite pozorni na posledice, če to naredite. Vaš kolega, ki je na dopustu, morda želi dodati lokalno kopijo s spremembami v dokument v knjižnici in dve različici je treba uskladiti ali ročno ali z orodji za primerjavo, kot so orodja, ki jih ponujata Word in Excel.

Več informacij

• Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu.
• Primerjajte dve različici delovnega zvezka s primerjavo preglednic.
• Združevanje revizij dokumenta

Ali naj omogočim rezervacijo in sproščanje datotek?

Povedano preprosto, z rezervacijo in sproščanjem datotek lahko datoteko zaklenete in onemogočite prekomerno urejanje, nato pa jo sprostite za druge. Pri ustvarjanju knjižnic, organizaciji datotek in izbiranju najboljšega načina sodelovanja imejte v mislih želeni način sodelovanja. Pri delu z dokumenti lahko z drugimi sodelujete na različne načine. S to tabelo lahko izberete način, ki je najbolj primeren za vas.

Način sodelovanja	Najpogostejša uporaba	Najboljša praksa
Neuradno	Vsakdanji dokumenti skupine, redko ali neredno urejanje ter občasni spori pri urejanju.	Onemogočite zahtevo za rezervacijo (to je privzeta nastavitev knjižnice), vendar pa lahko po potrebi kljub temu rezervirate posamezne datoteke.
Soavtorstvo	Preprosto sprotno sodelovanje pri delu z dokumentom z Officeovimi izdelki v odjemalskih računalnikih in z uporabo Office za splet	Onemogočite zahtevo za rezervacijo in datoteke ne rezervirajte, saj to ni združljivo s soavtorstvom.
Uradno	Zaporedno dodajanje pripomb in pregledovanje ter odobritev dokumenta.	Omogočite zahtevano rezervacijo.

Nekaj dodatnih namigov in nasvetov, če v knjižnici omogočite rezervacijo:

• Datotek ne imejte rezerviranih predolgo.
• V privzeti pogled knjižnice dodajte stolpec Rezerviral. Tako lahko drugi preprosto vidijo, kdo je rezerviral dokument. Če tega stolpca ni v pogledu, lahko premaknete kazalec miške na ikono »Rezervirano « , da vidite namig o tem, kdo je rezerviral datoteko.
• Vprašajte, preden preglasite rezervacijo nekoga drugega.
• Izogibajte se urejanju datotek, ki so že rezervirane.
• Ne pozabite, da spremembe niso vidne drugim, dokler jih ne sprostite.

Več informacij

• Nastavite knjižnico, da zahteva rezervacijo datotek.
• Sodelovanje v dokumentu in soavtorstvo.
• Ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.
• Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Prebral in poskusil sem vse, a še vedno nimam rešitve. Kaj naj storim zdaj?

Če imate še vedno težave ali pa naletite na nepričakovano delovanje, bi bilo morda smiselno poslati naročilo storitve.

Stik s podporo za poslovne izdelke – pomoč za Skrbnike