Microsoft Office Excel ima številne funkcije, s katerimi lahko preprosto upravljate in analizirate podatke. Če želite v celoti izkoristiti te funkcije, je pomembno, da organizirate in oblikujete podatke v delovni list skladu z naslednjimi navodili.
V tem članku
Smernice organizacije podatkov
Vstavite podobne elemente v isti stolpec Načrtute podatke tako, da imajo vse vrstice podobne elemente v istem stolpcu.
Obseg podatkov naj bo ločen Pustite vsaj en prazen stolpec in eno prazno vrstico med povezanim obsegom podatkov in drugimi podatki na delovnem listu. Excel lahko nato lažje zazna in izbere obseg, ko razvrščate, filtrirate ali vstavljate samodejne delne vsote.
Postavljanje kritičnih podatkov nad ali pod obseg Kritičnih podatkov ne postavite na levo ali desno stran obsega, ker so lahko med filtriranjem obsega skriti podatki.
Izogibanje praznim vrsticam in stolpcem v obsegu Praznih vrstic in stolpcev ne vnašajte v obseg podatkov. To naredite, če želite zagotoviti, da bo Excel lažje zaznal in izbiral povezan obseg podatkov.
Prikaz vseh vrstic in stolpcev v obsegu Preden spremenite obseg podatkov, se prepričajte, da so prikazane vse skrite vrstice ali stolpci. Če vrstice in stolpci v obsegu niso prikazani, lahko podatke nenamerno izbrišete. Če želite več informacij, glejte Skrivanje ali prikaz vrstic in stolpcev.
Smernice za oblikovanje podatkov
Uporaba oznak stolpcev za prepoznavanje podatkov Ustvarite oznake stolpcev v prvi vrstici obsega podatkov tako, da uporabite drugo obliko zapisa za podatke. Excel lahko s temi oznakami ustvari poročila ter poišče in organizira podatke. Uporabite slog pisave, poravnave, oblike, vzorca, obrobe ali velike začetnice za oznake stolpcev, ki se razlikuje od oblike zapisa, ki jo dodelite podatkovom v obsegu. Oblikujte celice kot besedilo, preden vnesete oznake stolpcev. Če želite več informacij, glejte Načini oblikovanja delovnega lista.
Uporaba obrob celic za razlikovanje podatkov Če želite oznake ločiti od podatkov, uporabite obrobe celic , ne pa praznih vrstic ali črtkanih črt, da vstavite črte pod oznake. Če želite več informacij, glejte Uporaba ali odstranjevanje obrob celic na delovnem listu.
Izognite se vodilnim ali končnim presledkom, da se izognete napakam Ne vstavljaj presledkov na začetku ali koncu celice, če želite zamakniti podatke. Ti dodatni presledki lahko vplivajo na razvrščanje, iskanje in obliko, uporabljeno v celici. Namesto vnašanja presledkov za zamik podatkov lahko v celici uporabite ukaz Povečaj zamik. Če želite več informacij, glejte Prestavitev podatkov v celici.
Razširjanje oblik zapisa podatkov in formul Ko na konec obsega podatkov dodate nove vrstice s podatki, Excel razširi dosledno oblikovanje in formule. Tri od petih prejšnjih celic morajo imeti enako obliko zapisa, da je ta oblika razširjena. Vse prejšnje formule morajo biti dosledne, da je formula razširjena. Če želite več informacij, si oglejte Samodejno vnašanje podatkov v celice delovnega lista.
Uporaba oblike zapisa Excelove tabele za delo s sorodnimi podatki Neprekinjeni obseg celic na delovnem listu lahko spremenite v Excelovo tabelo. Podatke, ki jih določa tabela, lahko upravljate neodvisno od podatkov zunaj tabele in uporabite lahko določene funkcije tabele za hitro razvrščanje, filtriranje, skupno vsoto ali izračun podatkov v tabeli. S funkcijo tabele lahko nize povezanih podatkov ločite tudi tako, da te podatke organizirate v več tabel na enem delovnem listu. Če želite več informacij, glejte Pregled Excelovih tabel.
