Microsoft Office Excel ima številne funkcije, s pomočjo katere lahko preprosto upravljate in analizirate podatke. Če želite izkoristiti vse prednosti teh funkcij, je pomembno, da organizirate in oblikujete podatke v delovni list skladu s spodnjimi navodili.
V tem članku
Smernice organizacije podatkov
Postavite podobne elemente v isti stolpec Načrtujte podatke tako, da imajo vse vrstice podobne elemente v istem stolpcu.
Ločena podatkovnega obsega Pustite vsaj en prazen stolpec in eno prazno vrstico med povezanim obsegom podatkov in drugimi podatki na delovnem listu. Excel lahko nato lažje zaznate in izberete obseg, ko razvrščate, filtrirate ali vstavljate samodejne delne vsote.
Določanje kritičnih podatkov nad ali pod obseg Ne postavljajte kritičnih podatkov levo ali desno od obsega, ker so lahko podatki skriti, ko filtrirate obseg.
Izogibanje praznim vrsticam in stolpcem v obsegu Ne postavljajte praznih vrstic in stolpcev v obseg podatkov. To naredite, če želite Excel, da bodo podatki lažje zaznali in izbrali povezani obseg podatkov.
Prikaz vseh vrstic in stolpcev v obsegu Preden spremenite obseg podatkov, preverite, ali so prikazane morebitne skrite vrstice ali stolpci. Če vrstice in stolpci v obsegu niso prikazani, lahko podatke nenamerno izbrišete. Če želite več informacij, glejte Skrivanje ali prikazovanje vrstic in stolpcev.
Smernice za oblikovanje podatkov
Uporaba oznak stolpcev za prepoznavanje podatkov Ustvarite oznake stolpcev v prvi vrstici obsega podatkov, tako da uporabite drugo obliko zapisa za podatke. Excel lahko nato uporabite te oznake za ustvarjanje poročil ter iskanje in organiziranje podatkov. Uporabite slog pisave, poravnave, oblike, vzorca, obrobe ali pisave z veliko začetnico za oznake stolpcev, ki se razlikuje od oblike zapisa, ki jo dodelite podatkovom v obsegu. Preden vnesete oznake stolpcev, oblikujte celice kot besedilo. Če želite več informacij, glejte Načini oblikovanja delovnega lista.
Uporaba obrob celic za razlikovanje podatkov Če želite ločiti oznake od podatkov, uporabite obrobe celic , ne pa praznih vrstic ali črtkanih črt, če želite vstaviti črte pod oznake. Če želite več informacij, glejte Uporaba ali odstranjevanje obrob celic na delovnem listu.
Izogibajte se vodilnim ali končnemu presledkom, da se izognete napakam Če želite zamakniti podatke, ne vstavite presledkov na začetku ali koncu celice. Ti dodatni presledki lahko vplivajo na razvrščanje, iskanje in obliko, uporabljeno v celici. Namesto da vnesete presledke za zamik podatkov, lahko v celici uporabite ukaz Povečaj zamik. Če želite več informacij, glejte Prestavitev podatkov v celici.
Razširjanje oblik zapisa podatkov in formul Ko dodate nove vrstice s podatki na konec obsega podatkov, Excel dosledno oblikovanje in formule. Za 3 od petih prejšnjih celic mora biti razširjena ista oblika zapisa. Vse prejšnje formule morajo biti dosledne, da se formula podaljša. Če želite več informacij, si oglejte Samodejno vnašanje podatkov v celice delovnega lista.
Uporaba oblike Excel tabele za delo s sorodnimi podatki Neprekinjeni obseg celic na delovnem listu lahko nato Excel tabele. Podatke, določene v tabeli, lahko upravljate neodvisno od podatkov zunaj tabele, z določenimi funkcijami tabele pa lahko hitro razvrščate, filtrirate, izračunate podatke v tabeli. Funkcijo tabele lahko uporabite tudi za prostoročno shranjevanje naborov povezanih podatkov, tako da organizirate te podatke v več tabel na enem delovnem listu. Če želite več informacij, glejte Pregled Excel tabel.
