Uporaba Accessa ali Excela za upravljanje podatkov

Access in Microsoft Excel imata veliko podobnosti, zaradi česar je težko odločiti, kateri program uporabiti. Oba programa lahko na primer shranjujeta velike količine podatkov, izvajata zmogljive poizvedbe in orodja za analizo, da te podatke razrežete, in izvedeta zapletene izračune, ki vrnejo podatke, ki jih potrebujete.

Vendar ima vsak program jasne prednosti, odvisno od vrste podatkov, ki jih upravljate, in od tega, kaj želite narediti s temi podatki. Če želite na primer ohraniti celovitost podatkov v obliki zapisa, do katere lahko dostopa več uporabnikov, je Access najboljša izbira. Excel je bolj primeren za zapletene številske podatke, ki jih želite podrobno analizirati.

V mnogih primerih lahko uporabite oba programa, pri čemer jih uporabljate za namen, za katerega je najbolj primeren. Na splošno je Access boljši za upravljanje podatkov: pomaga ohranjati podatke organizirane, enostavne za iskanje in na voljo več hkratnim uporabnikom. Excel je na splošno boljši za analizo podatkov: izvaja zapletene izračune, raziskuje možne rezultate in ustvarja visokokakovostne grafikone. Če uporabljate Access za shranjevanje podatkov in Excel za njihovo analizo, lahko izkoristite prednosti obeh programov.

Excel podpira tudi soavtorstvo v realnem času, tako da lahko več oseb hkrati ureja isti delovni zvezek v različnih napravah. Access se običajno uporablja za strukturirane večuporabniške zbirke podatkov v sistemu Windows.

Preden se odločite, kateri program boste uporabili, primerjajte prednosti posameznega programa, preberite, kdaj je najbolje uporabiti enega ali drugega, in preberite, kako delati z obema programoma, da dosežete želene rezultate.

Primerjajte prednosti posameznega programa

Izbira pravega programa je ključnega pomena, če želite dostopati do svojih podatkov in jih posodabljati z največjo učinkovitostjo delovanja in natančnostjo. Če želite izvedeti, kateri program je najprimernejši za opravila, ki jih želite opraviti, primerjajte prednosti, ki jih ponuja posamezen program v zvezi s shranjevanjem podatkov, analizo podatkov, sodelovanjem z več uporabniki in varnostjo.

Prostor za shranjevanje podatkov

Ploski v primerjavi z relacijskimi podatki Če se želite odločiti, kateri program je najboljši za shranjevanje vaših podatkov, si zastavite naslednje vprašanje: Ali so podatki relacijski ali ne? Podatki, ki jih lahko učinkovito vsebujete v eni tabeli ali delovnem listu, se imenujejo ploski ali nerelacijski podatki. Če želite na primer ustvariti preprost seznam strank z enim le enim naslovom in kontaktno osebo za vsako stranko, je Excel morda boljša izbira. Če pa želite shraniti bolj zapleten seznam strank, ki vsebuje naslove za izstavitev računa in naslove za dostavo za vsako stranko ali več kontaktnih oseb za vsako stranko, je Access boljša rešitev.

V relacijski zbirki podatkov organizirate podatke v več tabel. V dobro zasnovani relacijski bazi podatkov je vsaka tabela ravna in vsebuje informacije samo o eni vrsti podatkov. Če na primer ustvarite zbirko podatkov o strankah, so imena strank vključena v eno tabelo, medtem ko so naslovi za obračunavanje in dostavo teh strank v ločeni tabeli. Shranjevanje naslovov ločeno od imen je dobra ideja, saj ima lahko vsaka stranka več kot en naslov in želite imeti možnost vnesti več naslovov za vsako stranko, ne da bi morali znova vnesti ime stranke za vsak naslov.

Lokalni in zunanji podatki Z Accessom lahko vzpostavite povezavo s podatki iz različnih zunanjih virov podatkov, tako da si lahko ogledate, poizvedujete in urejate te podatke, ne da bi jih morali uvoziti. Access na primer zagotavlja ukaze za vzpostavljanje povezave z obstoječimi podatki v zbirki podatkov strežnika Microsoft SQL Server, datoteki dBASE ali mapi Outlook, skupaj s številnimi drugimi viri podatkov. Z Excelom lahko vzpostavite povezavo z najrazličnejšimi viri podatkov, vključno z zbirkami podatkov Access, SQL Server in Analysis Services, besedilnimi datotekami in datotekami XML ter viri podatkov ODBC in OLE DB. Vendar pa ne morete urejati podatkov, da bi spremenili izvorne podatke prek Excelovega uporabniškega vmesnika.

Access in Excel omogočata ukaze za vzpostavljanje povezave s podatki na seznamih storitev Windows SharePoint Services. Vendar pa Excel zagotavlja le povezavo samo za branje s SharePointovimi seznami; medtem ko Access omogoča branje in pisanje podatkov na SharePointove sezname.

Celovitost podatkov v primerjavi s prilagodljivostjo Enolični identifikatorji pomagajo ohraniti celovitost vaših podatkov in zagotavljajo, da nobeni vrstici (ali zapisi) ne vsebujeta popolnoma enakih podatkov. Enolični identifikatorji zagotavljajo tudi najhitrejši način za pridobivanje podatkov pri iskanju ali razvrščanju podatkov. V Accessu lahko uporabite podatkovni tip Samoštevilo, da samodejno ustvarite enolični identifikator za vsak zapis. S temi identifikatorji lahko nato povežete zapise v eni tabeli z enim ali več zapisi v drugi tabeli.

Struktura, ki jo Access uporablja za vaše podatke, pomaga zagotoviti celovitost podatkov. Access lahko zahteva, da imajo novi zapisi v eni tabeli obstoječo ustrezno vrednost v drugi tabeli, tako da ne morete ustvariti »osirotelih« zapisov. Ne želite na primer imeti naročila, ki ne vključuje podatkov o stranki. Access lahko zahteva, da ima vsak nov zapis v tabeli »Naročila« ustrezno vrednost stranke v tabeli »Stranke«. Ta zahtevana korespondenca vrednosti se imenuje referenčna celovitost.

Naložite lahko tudi lastne omejitve in pravila, da dodatno zagotovite pravilen vnos podatkov. Excel omogoča vnos podatkov v bolj prosti obliki, vendar ker Excel ne podpira relacijskih podatkov, ne more podpirati referenčne celovitosti. Vendar pa lahko uporabite ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov za nadzor vnosa podatkov v Excelu.

Analiza podatkov

Poizvedovanje Če si morate podatke pogosto ogledati na različne načine, odvisno od spreminjajočih se pogojev ali dogodkov, je Access morda boljša izbira za shranjevanje podatkov in delo z njimi. Access omogoča uporabo poizvedb SQL (Structured Query Language) za hitro pridobivanje želenih vrstic in stolpcev podatkov, ne glede na to, ali so podatki v eni tabeli ali več tabelah. Za ustvarjanje izračunanih polj lahko uporabite tudi izraze v poizvedbah. Uporaba izraza v Accessu je podobna postopku uporabe formul v Excelu za izračun vrednosti. Z Accessovimi poizvedbami lahko povzamete podatke in predstavite združene vrednosti, kot so vsote, povprečja in števila.

Modeliranje V Excelu lahko uporabite orodja za analizo kaj-če za napovedovanje rezultatov modela delovnega lista. Kaj-če analiza vam omogoča, da zaženete različne scenarije s svojimi podatki, kot so najboljši in najslabši možni scenariji, in primerjate nastale podatke več scenarijev v poročilu s povzetkom. V Accessu ni na voljo nobena podobna funkcija.

Vrtenje in grafikoni V obeh programih lahko ustvarite poročila vrtilne tabele in grafikone vrtilne tabele. Vendar pa Excel ponuja naprednejše funkcije poročanja in grafikonov vrtilne tabele kot Access. Če nameravate ustvarjati obsežna poročila vrtilne tabele ali redno ponujati profesionalne grafikone, uporabite poročanje vrtilne tabele ali grafikone vrtilne tabele v Excelu namesto istih funkcij v Accessu.

Sodelovanje z več uporabniki

Access in Excel podpirata okolja za sodelovanje, kot so Windows SharePoint Services in omrežne skupne rabe datotek. Vendar se razlikujejo po tem, kako več uporabnikov dostopa do podatkov.

Dostop več uporabnikov do podatkov Pri normalnem delovanju Access omogoča več uporabnikom, da hkrati odprejo eno zbirko podatkov. Ta pristop deluje dobro, ker Access zaklene le podatke, ki jih ureja uporabnik. Posledično lahko drugi uporabniki urejajo različne zapise brez konfliktov. V Excelu lahko delovni zvezek daste v skupno rabo z drugimi uporabniki, vendar sodelovanje z več uporabniki najbolje deluje, če uporabniki delajo s podatki v tem delovnem zvezku ob različnih časih namesto hkrati. Uporabniki Accessove zbirke podatkov dejansko sodelujejo pri naboru podatkov, uporabniki Excelovega delovnega zvezka pa sodelujejo pri dokumentu.

Uporaba storitev Windows SharePoint Services za sodelovanje Oba programa sta integrirana s tehnologijami Microsoft Windows SharePoint Services, kot so SharePointovi seznami in knjižnice dokumentov.

Access ponuja številne načine za sodelovanje z več uporabniki na SharePointovem mestu. Celotno zbirko podatkov lahko na primer prenesete v knjižnico dokumentov storitev Windows SharePoint Services, omogočite dostop do obrazcev in poročil kot poglede storitev Windows SharePoint Services ter povežete zbirko podatkov s podatki, ki so shranjeni na SharePointovih seznamih.

Excel ponuja le en način za sodelovanje z več uporabniki na spletnem mestu SharePoint Services. Delovni zvezek lahko prenesete v knjižnice dokumentov Windows SharePoint Services, kjer lahko posamezni uporabniki rezervirajo delovni zvezek in izvedejo spremembe, s čimer drugim uporabnikom preprečijo, da bi hkrati spreminjali delovni zvezek. Uporabniki lahko urejajo delovni zvezek, ne da bi ga rezervirali v knjižnici dokumentov, v tem primeru se morajo uskladiti z drugimi uporabniki, da se izognejo sporom podatkov.

Uporaba omrežnih map za sodelovanje Če Accessovo zbirko podatkov shranite v omrežno mapo v skupni rabi, lahko zbirko podatkov odpre več uporabnikov in hkrati dela z njenimi podatki. Zbirka podatkov zaklene posamezne zapise, ko jih uporabnik uredi. Če Excelov delovni zvezek shranite v omrežno mapo v skupni rabi, ga lahko hkrati ureja le en uporabnik. Za namene ogleda lahko več uporabnikov odpre delovni zvezek, medtem ko ga ureja drug uporabnik, vendar ti uporabniki ne morejo spreminjati podatkov, dokler ga uporabnik, ki ureja delovni zvezek, ne zapre.

Varnost

Oba programa ponujata podobne funkcije – gesla in šifriranje – ki preprečujejo izgubo podatkov in ščitijo podatke pred nepooblaščenim dostopom. Vendar pa obstajajo nekatere razlike med Accessom in Excelom v načinu delovanja zaščite podatkov na ravni uporabnika.

Preprečitev izgube podatkov V Accessu se vaše delo nenehno shranjuje, tako da v primeru nepričakovane napake verjetno ne boste izgubili veliko dela (če ga imate). Ker pa Access nenehno shranjuje vaše delo, lahko tudi naredite spremembe, za katere se pozneje odločite, da jih ne želite potrditi. Če želite zagotoviti, da lahko zbirko podatkov obnovite na želeni način, ustvarite varnostno kopijo datoteke zbirke podatkov po urniku, ki ustreza vašim potrebam. Iz varnostne kopije lahko obnovite celotno zbirko podatkov ali pa obnovite le tabelo ali drug predmet zbirke podatkov, ki ga potrebujete. Če uporabljate pripomoček za varnostno kopiranje datotečnega sistema, lahko za obnovitev podatkov uporabite tudi kopijo zbirke podatkov iz varnostne kopije datotečnega sistema. V Excelu lahko med posodabljanjem podatkov shranjujete podatke o samoobnovitvi v nastavljenih intervalih.

Zaščita podatkov na ravni uporabnika V Excelu lahko odstranite nujne ali zasebne podatke tako, da skrijete stolpce in vrstice podatkov, nato pa zaščitite celoten delovni list, da nadzirate dostop uporabnikov do skritih podatkov. Poleg zaščite delovnega lista in njegovih elementov lahko celice na delovnem listu tudi zaklenete in odklenete, da drugim uporabnikom preprečite nenamerno spreminjanje pomembnih podatkov.

Varnost na ravni datoteke Na ravni datoteke lahko uporabite šifriranje v obeh programih, da preprečite nepooblaščenim uporabnikom, da bi videli podatke. Zahtevate lahko tudi, da vnesete geslo, če želite odpreti datoteko zbirke podatkov ali delovni zvezek. Poleg tega lahko datoteko zbirke podatkov ali delovni zvezek zaščitite z digitalnim podpisom.

Omejen dostop do podatkov V Excelu lahko določite uporabniška dovoljenja za dostop do podatkov ali nastavite pravice samo za branje, ki drugim uporabnikom preprečujejo spreminjanje podatkov, do katerih imajo dostop. Access ne zagotavlja varnostnih funkcij na ravni uporabnika, vendar podpira uporabniški varnostni model katerega koli strežnika zbirke podatkov, s katerim vzpostavi povezavo. Če se na primer povežete s SharePointovim seznamom, Access spoštuje uporabniška dovoljenja za SharePointov seznam. Če ne želite nepooblaščenim uporabnikom preprečiti dostopa do vaših Accessovih podatkov, šifrirajte zbirko podatkov tako, da nastavite geslo. Uporabniki morajo vnesti geslo, če želijo prebrati podatke iz zbirke podatkov, tudi če do nje dostopajo z drugim programom, kot je Excel.

Če želite več informacij o tem, kako zaščitite svoje podatke, glejte Nastavljanje ali spreminjanje varnosti na ravni uporabnika Accessa 2003 v Accessu 2007 ali novejših različicah in Zaščita in varnost v Excelu.

Kdaj uporabiti Access

Na splošno je Access najboljša izbira, kadar morate redno slediti podatkom in jih zapisovati, nato pa prikazati, izvoziti ali natisniti njihove podnabore. Accessovi obrazci so bolj priročen vmesnik za delo s podatki kot Excelovi delovni listi. Access lahko uporabite za avtomatizacijo pogostih dejanj, z Accessovimi poročili pa lahko povzamete podatke v tiskani ali elektronski obliki. Access omogoča več strukture za podatke. Nadzirate lahko na primer, katere vrste podatkov je mogoče vnesti, katere vrednosti so sprejemljive in določite, kako so podatki v eni tabeli povezani s podatki v drugih tabelah. Ta struktura vam pomaga zagotoviti, da so vneseni le pravilni tipi podatkov.

Access shranjuje podatke v tabele, ki so videti skoraj enako kot delovni listi, vendar so Accessove tabele oblikovane za zapleteno poizvedovanje v povezavi s podatki, shranjenimi v drugih tabelah.

Access uporabite, ko želite:

• Predvidevajte veliko ljudi, ki bodo delali z zbirko podatkov, in želite robustne možnosti za varno obdelavo posodobitev podatkov, na primer zaklepanje zapisov in razreševanje sporov.
• Pričakujte, da boste morali dodati več tabel v nabor podatkov, ki je nastal kot nerelacijske tabele.
• želite izvajati zapletene poizvedbe;
• želite ustvariti najrazličnejša poročila ali nalepke z naslovom.

Pogosti scenariji uporabe Accessa

• Upravljanje stikov Upravljate lahko svoje stike in poštne naslove in nato ustvarite poročila v Accessu ali spojite podatke z Microsoft Office Wordom, če želite natisniti tipska pisma, ovojnice ali nalepke za pošiljanje.
• Sledenje zaloge in osnovnih sredstev Doma ali v podjetju lahko ustvarite inventar elementov in shranite fotografije ali druge povezane dokumente skupaj s podatki.
• Sledenje naročil Vnesete lahko informacije o izdelkih, strankah in naročilih, nato pa ustvarite poročila, ki prikazujejo prodajo po zaposlenih, regijah, časovnih obdobjih ali drugih vrednostih.
• Sledenje opravilom Sledite lahko opravilom skupine oseb in vnašate nova opravila, ko drugi posodabljajo svoja obstoječa opravila v isti zbirki podatkov.
• Organiziranje knjižnic posojil Access uporabite za shranjevanje podatkov o svojih knjigah in zgoščenkah ter za spremljanje, komu ste jih posodili.
• Načrtovanje dogodka Vnesete lahko informacije o datumih dogodkov, lokacijah in udeležencih, nato pa natisnete urnike ali povzetke dogodkov.
• Sledenje hranilnih vrednosti Spremljajte recepte ter beležite dietne dejavnosti in vadbe.

Kdaj uporabiti Excel

Ker gre za program za preglednice, lahko Excel shranjuje velike količine podatkov v delovne zvezke, ki vsebujejo enega delovnega lista ali več. Namesto da bi deloval kot sistem za upravljanje zbirke podatkov, kot je Access, je Excel optimiziran za analizo in računanje podatkov. S tem prilagodljivim programom lahko ustvarite modele za analiziranje podatkov, pišete preproste in zapletene formule za izvajanje izračunov teh podatkov, obračate podatke kakor koli želite in predstavljate podatke v različnih strokovnih grafikonih. Microsoft Create ima na voljo več Excelovih predlog načrta , med katerimi lahko izbirate.

Excel uporabite, ko:

• Zahtevajte splošen ali nerelacijski pogled podatkov namesto relacijske zbirke podatkov, ki uporablja več tabel, in če so vaši podatki večinoma številski.
• Pogosto izvajajte izračune in statistične primerjave podatkov.
• S poročili vrtilne tabele si želite ogledati hierarhične podatke v stisnjeni in prilagodljivi postavitvi.
• Načrtujte redno ustvarjanje grafikonov in želite uporabljati nove oblike zapisov grafikonov, ki so na voljo v Excelu.
• Podatke želite poudariti z ikonami pogojnega oblikovanja, podatkovnimi vrsticami in barvnimi lestvicami.
• želite izvajati zapletene postopke analize »kaj-če« s podatki, na primer statistično, inženirsko in regresijsko analizo.
• želite spremljati elemente na preprostem seznamu za osebno uporabo ali omejeno sodelovanje.

Pogosti primeri uporabe Excela

• Računovodstvo Zmogljive Excelove funkcije za računanje lahko uporabite v mnogih računovodskih operacijah – za denarne tokove, prihodke, dobiček ali izgubo.
• Načrtovanje proračuna Ne glede na to, ali so vaše potrebe osebne ali poslovne, v programu Excel lahko ustvarite katero koli vrsto finančnega načrta – na primer tržni finančni načrt, finančni načrt dogodka ali finančni načrt za upokojitev.
• Obračunavanje in prodaja S programom Excel lahko upravljate podatke za obračunavanje in prodajo, preprosto pa lahko ustvarite tudi želene obrazce – na primer račune o prodaji, dokumentacijo ali naročilnice.
• Poročanje V programu Excel lahko ustvarite različne vrste poročil, ki zrcalijo analizo podatkov ali povzemajo podatke – na primer poročila o uspešnosti projekta, napovedovanje podatkov, povzemanje podatkov ali predstavitev podatkov variance.
• Načrtovanje Excel je odlično orodje za ustvarjanje strokovnih načrtov ali uporabnih načrtovalcev – na primer tedenskih urnikov, načrtov za raziskavo trga, načrtov za obračun davkov na koncu leta ali načrtovalcev, s katerimi načrtujete tedenske obroke, zabave ali počitnice.
• Sledenje S programom Excel lahko sledite podatkom na časovnem listu ali seznamu – na primer časovni list za sledenje dela ali popis zalog, s katerim sledite opremi.
• Uporaba koledarjev Zaradi svoje mrežaste narave je Excel uporaben za ustvarjanje katere koli vrste koledarjev – na primer šolski koledar, s katerim boste na tekočem glede aktivnosti med šolskim letom, ali koledar za poslovno leto, s katerim boste na tekočem glede poslovnih dogodkov in mejnikov.

Uporabne Excelove predloge v kateri koli od teh kategorij najdete v razdelku »Predloge za Excel« na spletnem mestu Microsoft Office Online.

Skupna uporaba Accessa in Excela

Morda boste želeli izkoristiti prednosti, ki jih ponujata oba programa. V Excelu lahko na primer ustvarite delovni list, kjer lahko izračunate in analizirate podatke. Toda delovni list postane prevelik in zapleten, zato veliko drugih uporabnikov potrebuje dostop do podatkov. Na tej točki boste morda želeli uvoziti ali povezati delovni list v Access in ga uporabiti kot zbirko podatkov, namesto da bi z njim delali v Excelu. Ali pa imate morda podatke v Accessovi zbirki podatkov, za katere želite ustvariti podrobnejša poročila Excelove vrtilne tabele in Excelove grafikone strokovnega videza.

Ne glede na to, kateri program najprej uporabite, lahko vedno prenesete podatke med programi in nadaljujete delo z njim. S podatkovno povezavo ali brez nje lahko prenesete podatke v Access iz Excela (in obratno) tako, da jih kopirate, uvozite ali izvozite.

Če želite več informacij o načinu izmenjave podatkov med obema programoma, glejte »Premikanje podatkov iz Excela v Access«.