Vsi smo bili tam, kajne? Po vznemirljivem dopustu vrtinec se vrnete na delo, odprete Outlook in poiščete dve tisoč neprebranih sporočil, ki čakajo na vas. Dovolj je, da se vrnete na dopust. Ali pa nikoli več ne na počitnice.
Toda Outlook je zmogljiv program, ki vam lahko pomaga hitro ukrotiti to mapo »Prejeto« – verjetno veliko hitreje, kot ste si zamislili.
Priprava na dopust
Sledimo rachel, ko se pripravlja na odhod na desetdnevni dopust.
Rachel upravlja komunikacijo in koordinacijo za pet ločenih projektov, je član dvajset različnih poštnih seznamov, vsak dan pa prejme tudi majhno število osebnih e-poštnih sporočil.
Ko Rachel ni v pisarni, bo Chester glavna točka kontakta za tri njene projekte, in Cheryl bo imela druga dva.
Ko je Rachel zadnjič odšla na dopust, je nastavila samodejne odgovore in vsem povedala, da se bo vrnila čez deset dni, a ni naredi ničesar drugega. Ko se je vrnila, je mapa »Prejeto« rasla iz 50 sporočil na 500 sporočil.
Rachel tokrat preživi nekaj minut na dan, preden odide z nekaj Outlookovimi ključnimi funkcijami, ki ji pomagajo, da se vrne iz dopusta brez stresa.
Rachel ve, da lahko z nastavitvijo samodejnega odgovora odgovorite na veliko vprašanj in zmedo pri sodelavki. Ker je Microsoft 365, izbere možnost> samodejnih odgovorov in v spodnje besedilo vpišite.
Pozdravljeni,
Hvala za sporočilo. Med 1. majem 2019 in 10. majem 2019 me ni v pisarni. Dokler me ne bo, ne bom preverjal e-pošte.
Za pomoč pri projektih Contoso, Fourth Coffee in Tailspin Toys se obrnite na Chester Beane.
Če želite pomoč za projekt Northwind, se obrnite na Cheryl Jenkins.
- Žal mi je, Rachel.
Samodejne odgovore lahko nastavi tako, da vklopi dan, ko odide, in izklopi dan, ko se vrne. To je odličen korak 1. Rachel pa ve, da ima Outlook druge funkcije, ki jih lahko uporablja, da bo imela nadzor nad svojo mapo »Prejeto«.
Če želite nastaviti samodejne odgovore, glejte Pošiljanje samodejnih odgovorov o odsotnosti v Outlooku.
Rachel lahko premakne na 2. korak : ustvarjanje pravil.
Pravila so odličen način za upravljanje sporočil, ko ste v pisarni in zunaj pisarne. Funkcija samodejnih odgovorov ima svoja vgrajena pravila, ki se vklopijo le, ko niste v pisarni.
V pogovornem oknu s pravili na dnu okna »Samodejni odgovori « izbere Rachel možnost Dodaj pravilo.
Nato doda advertisements@contoso.com vpolje Od. S tega naslova prejme dnevno sporočilo, ki vsebuje časovno občutljive informacije, ki jih ne bo potreboval, ko se vrne s dopusta.
V razdelku Izvedi ta dejanja Rachel potrdite polje Izbriši vsa sporočila s tega e-poštnega naslova. Ustvari lahko več pravil, ki premaknejo ali izbrišejo ali posredujejo sporočila drugim v organizaciji na podlagi besed v zadevi ali telesu sporočila ali na podlagi tega, komu je sporočilo poslano ali od katerega je bilo sporočilo poslano.
Ko zaključi z ustvarjanjem pravil, lahko shrani samodejni odgovor in odide na dopust, saj ve, da bo njeno število e-poštnih sporočil samodejno posredovano pravi osebi, druga skupina pa bo v celoti izbrisana.
Če želite več informacij o dodajanju pravil, glejte Upravljanje e-poštnih sporočil s pravili.
Po dopustu
Kaj, če nisi bila organizirana kot Rachel, preden si odšel na dopust?
Sledimo Nelsonu, ko se bo hotel ukvarjati s preobremenijono mapo »Prejeto« po desetdnevnih počitnicah. Nelson je nastavil samodejni odgovor, vendar sodelavcem ni dal nobenih navodil, ko ga ni bilo.
Ko se Nelson vrne s dopusta, ima v nabiralniku 1243 sporočil. Na srečo ima Nelson Outlook del svoje naročnine na Microsoft 365, tako da lahko hitro in preprosto razvršča, filtrira in se ukvarja s temi sporočili z nekaj ključnimi Outlookovimi funkcijami.
Nelson razvršča sporočila po prioriteti. Tako so vsa sporočila z visoko prioriteto – tista, s katerimi se bo moral hitro ukvarjati – na vrhu mape »Prejeto«.
To naredi tako, da izbere spustni seznam Po datumu na vrhu seznama sporočil in izbere Pomembnost. To razvršča njegovo mapo »Prejeto« namesto njega.
Nelson lahko zdaj porabi 15 minut, da odgovori na pet sporočil visoke pomembnosti, jih shrani v mape in nato spremeni vrstni red razvrščanja tako, da znova klikne spustni seznam in izbere Možnost »Nizka« na vrhu, da sporočila »Nizka pomembnost« prikažete na vrhu seznama sporočil. Ta sporočila so le hitra, nato pa izbrišejo vsa, razen enega. Povabila na kosilo, obvestilo o vrtanju ognja in opozorilo o izpadu električne energije pred tremi dnevi niso sporočila, na katera mora odgovoriti.
Zdaj, ko je poskrbel za najpomembnejša e-poštna sporočila, lahko Nelson uporabi še enega od Outlookovih vgrajenih filtrov, enega za @mentions. V spustnem meniju Po datumu v zgornjem desnem kotu seznama sporočil izbere Omenjeno pošto.
Nelson ve, če je bil omenjen v določenem e-poštnem sporočilu, je verjetno pošiljatelj potrebuje nekaj izrecno od njega, in ne od enega od njegovih delavcev.
Približno petdeset teh sporočil je, Nelson pa lahko hitro pregleda seznam, izbriše tista, ki jih je morda že obravnaval eden od njegovih sodelavcev, in nato odgovori drugim.
Če imate veliko projektov, so nekateri morda bolj časovno občutljivi kot drugi. Z iskanjem sporočil, ki se nanašajo na najbolj časovno občutljive projekte, lahko najprej ostanete na tekočem s temi projekti, pri tem pa shranite manj časovno občutljive projekte za drug dan.
Če želite poiskati sporočila, ki vsebujejo določeno besedno zvezo, uporabite iskalno polje na vrhu seznama Outlookovih sporočil. Če želite poiskati le ta izraz in ne vsake posamezne besede v besedni zvezi, uporabite narekovaje okrog izraza z več besednimi zvezami.
Z združevanjem sporočil po pošiljatelju lahko poiščete sporočila, ki jih boste morda lahko hitro izbrisali, na primer glasila ali avtomatizirana sporočila iz nesobranjenih računov, ali sporočila, na katere morate pravočasno odgovoriti, na primer sporočila vašega neposrednega nadzornika.
Če želite združiti sporočila po pošiljatelju, kliknite spustni meni Po datumu v zgornjem desnem kotu seznama sporočil in izberite Od.
