Upravljanje informacij, ki so v skupni rabi prek mesta »Moje mesto« in profila

V tem članku pomoči so opisani načini za skupno rabo informacij prek mesta »Moje mesto« in profila, opisanih pa so tudi nekateri koraki za lažje upravljanje količine informacij, ki jih dajete v skupno rabo.

Kaj želite narediti?

• Pregled
• Skupna raba in upravljanje dostopa do vsebine na vašem mestu
• Razumevanje, kako osebe dodajajo sodelavce in spremljajo dejavnosti
• Delo z oznakami, ocenami, opombami in sporočili o stanju
• Razumevanje predlogov sodelavcev in ključnih besed
• Upravljanje dostopa do nekaterih informacij v profilu

Pregled

Deljenje podatkov o sebi vam lahko pomaga povezati se z drugimi in vzpostaviti strokovno mrežo. Pomembno pa je, da razumete, katere vrste informacij dajete v skupno rabo in kako široko jih dajete v skupno rabo. Osebne podatke, kot je številka mobilnega telefona, želite na primer posredovati le svoji delovni skupini ali vodji in ne vsem v organizaciji.

Poleg tega preverite, ali ima vaša organizacija pravilnike o skupni rabi informacij. Organizacija ima lahko na primer pravilnike o tem, katere vrste informacij naj bodo shranjene v spletu in katere ne smejo biti shranjene, ali pa zahtevajo postopek odobritve za nekatere vrste vsebine.

Tukaj je nekaj ključnih načinov za skupno rabo informacij prek mesta »Moje mesto«:

• Vsebino na vašem mestu, vključno z dokumenti, seznami in spletnimi dnevniki
• Oznake in zaznamki, ki jih uporabite za strani in dokumente
• Predlagane ključne besede in sodelavci, ki ste jih odobrili. Te predloge lahko uporabite za hitro posodobitev mesta »Moje mesto«, tako da lahko sodelujete z drugimi
• Osebne podatke, kot so podatki za stik, zanimanja, odgovornosti, sodelavce in članstvo na e-poštnih seznamih v vašem profilu, ter morebitne posodobitve podrobnosti profila

Ne pozabite, da lahko vaša organizacija prilagodi vaše mesto »Moje mesto«, na primer tako, da nadzoruje, katere vrste informacij lahko dodate ali prilagodite. Vaša organizacija lahko na mesto »Moje mesto« doda tudi informacije iz drugih virov podatkov, kot je na primer zbirka podatkov človeških virov.

Na vrh strani

Skupna raba in upravljanje dostopa do vsebine na vašem mestu

Vaše mesto »Moje mesto« ponuja tri možnosti za skupno rabo dokumentov:

• Dokumenti v skupni rabi To knjižnico uporabite za shranjevanje dokumentov, ki jih želite dati v skupno rabo z več osebami. Glede na nastavitev mesta »Moje mesto« lahko uredite dovoljenja za knjižnico ter določene mape in elemente.
• Zasebni dokumenti To knjižnico uporabite za dokumente, ki jih ne želite dati v skupno rabo z drugimi. Shranjevanje dokumentov v to knjižnico je lahko uporabno, če na primer pogosto potrebujete dostop do dokumenta iz različnih računalnikov, a ga ne nameravate dati v skupno rabo s sodelavci.

Odvisno od nastavitve mesta »Moje mesto« lahko dodate tudi drugo vsebino, kot so druge knjižnice, seznami in mesto spletnega dnevnika za skupno rabo svojih zamisli.

Dovoljenja za te elemente lahko upravljate na podoben način, kot ljudje upravljajo dovoljenja za vsebino na drugih mestih. Dovoljenja je mogoče prilagoditi tako na ravni mesta kot tudi za sezname, knjižnice, mape, določene dokumente in elemente seznama.

Na zavihku » Vsebina « v profilu si lahko osebe ogledajo tudi javne dokumente, ki ste jih ustvarili, na drugih SharePointovih mestih, katerih član ste, če imajo dovoljenje za ogled te vsebine.

V organizaciji imate lahko dodatne pravilnike o tem, katere vrste dokumentov lahko shranite na mesto »Moje mesto«.

Na vrh strani

Razumevanje, kako osebe dodajajo sodelavce in spremljajo dejavnosti

Spremljate lahko dejavnosti sodelavcev, tako da lahko vidite, kdaj označijo zanimiv članek, objavijo sporočilo na tabli za zapiske določene osebe ali spremenijo naziv delovnega mesta. Njihove dejavnosti so v viru novic prikazane v obratnem kronološkem zaporedju. Ravno tako vas lahko osebe v organizaciji dodajo kot sodelavca in spremljajo vaše dejavnosti v svojih virih novic.

People vas lahko dodajo kot sodelavce in spremljajo vaše dejavnosti, ne glede na to, ali jih dodate kot sodelavce ali ne, in obratno. Če vas zanimajo dejavnosti te osebe, jo boste morda želeli dodati kot sodelavca, da boste lahko spremljali tudi njene dejavnosti. Nekatere dejavnosti, kot je uporaba ključne besede, ki jo je nekdo drug navedel kot zanimanje, se lahko prikažejo v viru novic vsakega, ki ima dovoljenje za ogled vašega mesta »Moje mesto«.

Odvisno od tega, kako je skrbnik nastavil vaše mesto »Moje mesto«, lahko spremenite, katere dejavnosti bodo prikazane v viru novic, tako da uredite razdelek »Nastavitve « v svojem profilu. Izberete lahko na primer, ali želite v vir novic prejeti obvestilo, ko sodelavec zamenja ekipo ali napiše opombo na strani profila neke osebe. Nastavitve ne spremenijo dejavnosti, ki jih lahko drugi vidijo v svojih virih novic.

Ko vas nekdo doda kot sodelavec, boste morda prejeli e-poštno obvestilo, odvisno od tega, kako so nastavljena mesta »Moje mesto«. Sporočilo vas obvesti, da vas je nekdo dodal kot sodelavca in spremlja vaše dejavnosti, ne daje pa vam možnosti, da zavrnete odločitev, ali vas ta oseba lahko doda kot sodelavca ali ne.

Če ne želite biti obveščeni, ko vas nekdo doda kot sodelavca, uporabite ta postopek:

1. Naredite nekaj od tega:

   • Če si na vašem mestu že ogledujete profil ali stran neke osebe, kliknite »Moj profil«. Moj
   • Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu « in nato » Moj profil«.

2. Kliknite »Uredi moj profil«.

3. V razdelku »Nastavitve « zraven možnosti »E-poštna obvestila« počistite potrditveno polje »Obvesti me, kadar me nekdo doda kot sodelavca «.

Na vrh strani

Delo z oznakami, ocenami, opombami in sporočili o stanju

Oznake, opombe in sporočila stanja so načini za odkrivanje informacij in povezovanje z drugimi osebami v vaši organizaciji.

Oznake

Če je skrbnik omogočil družabno označevanje, lahko označite vsebino, da si jo lahko preprosto zapomnite, jo razvrstite ali daste v skupno rabo z drugimi. Označite lahko strani in dokumente na SharePointovem mestu ter tudi druge intranetne in internetne strani. Ko uporabite oznako, lahko določite, ali je oznaka javna oz. zasebna.

Če želite uporabnikom olajšati odkrivanje zanimive vsebine, so na voljo različni načini, kako lahko preverite, kdaj je nekdo za vsebino uporabil javno oznako, pod pogojem, da imajo ljudje dovoljenje za ogled vsebine:

• V viru novic lahko prejmete posodobitve, ko eden od sodelavcev uporabi oznako za vsebino, za katero imate dovoljenje za ogled. Vaši sodelavci lahko vidijo tudi, kdaj uporabite oznake za vsebino, za katero imajo dovoljenje za ogled.
• Če ste v razdelek » Zanimanja « v svojem profilu dodali ključne besede, si lahko ogledate, kdaj ljudje uporabljajo to ključno besedo kot oznako, pod pogojem, da imate dovoljenje za ogled vsebine, ki jo označijo. Če na primer spremljate »fotografijo« kot zanimanje in nekdo uporabi izraz »fotografija« v javni oznaki, prejmete posodobitev v svojem viru novic.
• Ravno obratno lahko drugi vidijo prikaz tega, ko uporabite ključno besedo, ki so jo dodali kot zanimanje. Če ljudje sledijo ključni besedi kot zanimanje, niso nujno sodelavci, da bi prejeli posodobitev, ko nekdo označi vsebino s to ključno besedo ali ima skupno zanimanje.
• V razdelku » Nedavne dejavnosti « v vašem profilu je prikazano, kdaj ste nedavno označili vsebino, če ima gledalec dovoljenje za ogled vsebine. Če imajo drugi dovoljenje za ogled vašega profila, si lahko ogledajo razdelek » Nedavne dejavnosti «, ne glede na to, ali vas spremljajo kot sodelavec.

Oznake so prikazane tudi v zbirki oznak, imenovani tudi oblak oznak, ki si ga lahko drugi ogledajo v vašem profilu. People si lahko ogledajo tudi več informacij o oznaki in nedavne dejavnosti, povezane z oznako, na primer, če je nekdo uporabil to oznako. Oznake, ki jih uporabite, lahko uporabljajo tudi ključne besede podjetja, ki jih upravlja vaša organizacija. Če želite več informacij, se obrnite na osebo, ki upravlja nabore izrazov in ključne besede podjetja za vašo organizacijo.

Oznako lahko označite kot javno ali zasebno. Če ustvarite oznako kot javno oznako, nato pa jo označite kot zasebno ali jo pozneje izbrišete, to ne vpliva na posodobitev, ki jo uporabniki prejmejo v svojih virih novic, ko je bila oznaka prvič ustvarjena. Prvotna posodobitev oznake bo ostala v virih novic drugih oseb. Ko oznako označite kot zasebno, uporabniki ne morejo več dostopati do URL-ja ali dokumenta, na katerega kaže oznaka. Uporabniki pa bodo še vedno lahko videli besedilo oznake, ki ste jo označili kot zasebno.

Ocene

Če je v knjižnici omogočena funkcija ocenjevanja, jo lahko osebe z dovoljenjem za dostop do vsebine ocenijo s sistemom zvezdic. Odvisno od nastavitve knjižnice bodo avtor in osebe z dovoljenjem za ogled vsebine videli skupno število ocen dokumenta, ne pa tudi podrobnosti o tem, kdo je ocenil (uporabniška imena na primer niso prikazana zraven ocen). Vendar Microsoft SharePoint Server shranjuje uporabniška imena, uporabniška imena pa so omogočena s SharePointovimi združljivimi programi in rešitvami.

Če vas drugi dodajo kot sodelavca, bodo prejeli posodobitev v svojem viru novic, ko ocenite vsebino, in sicer pod pogojem, da imajo dovoljenje za ogled vsebine. Vidijo lahko povezavo do vsebine, ki ste jo ocenili, in ocene, ki ste jo uporabili zanjo. Posodobitev je prikazana tudi v razdelku »Nedavne dejavnosti« v vašem profilu, ki si ga lahko ogleda vsakdo z dovoljenjem za ogled vašega mesta »Moje mesto« in vsebine, ki ste jo ocenili.

Opombe

Pišete lahko opombe o dokumentih in straneh, ki si jih lahko ogledajo uporabniki, ko obiščejo dokumente in strani, kjer so bile opombe uporabljene. Pišete lahko tudi opombe tako v profilih drugih oseb kot tudi v svojem profilu.

People, ki spremljajo vaše dejavnosti kot sodelavci, bodo v svojem viru novic prejeli obvestila o zapiskih, ki jih napišete. V razdelku » Nedavne dejavnosti « v vašem profilu so prikazani zapiski, ki ste jih nedavno napisali za različne dele vsebine, če ima gledalec dostop do vsebine.

Opombe, ki jih objavite, bodo vidne vsem. Ko ustvarite opombo, jo lahko uredite ali izbrišete, vendar to ne vpliva na posodobitev, ki jo prejmejo drugi v svojih virih novic ali ki je prikazana med vašimi nedavnimi dejavnostmi , ko prvič ustvarite opombo.

Sporočila o stanju

Svoje misli lahko delite s kratkim sporočilom o stanju, ki se prikaže zraven vašega imena in slike, ko drugi obiščejo vaš profil.

People, ki spremljajo vaše dejavnosti kot sodelavci, bodo prejeli posodobitev v svojem viru novic, ko spremenite sporočilo o stanju. Posodobitve sporočila o stanju so prikazane tudi v razdelku Nedavne dejavnosti v vašem profilu. Sporočilo o stanju lahko uredite ali izbrišete, vendar to ne vpliva na izvirno posodobitev, ki jo prejmejo uporabniki v svojih virih novic ali ki je prikazana med vašimi nedavnimi dejavnostmi.

Na vrh strani

Razumevanje predlogov sodelavcev in ključnih besed

Glede na nastavitev mesta »Moje mesto« in programe, ki so nameščeni, boste morda prejeli predloge za sodelavce in ključne besede, s katerimi boste hitreje vzpostavili povezavo z osebami in informacijami.

Ti predlogi lahko temeljijo na tem, kako uporabljate SharePointove združljive programe, na primer Microsoft® Outlook® 2010.

Funkcija dodatka Sodelavec iz strežnika SharePoint Server v programu Outlook 2010 na primer pregleda mapo »Poslano«, da poišče določena imena in ključne besede ter pogostost teh imen in ključnih besed. Seznam se redno posodablja in shranjuje na trdi disk računalnika.

Seznam morebitnih sodelavcev si lahko ogledate na strani za dodajanje sodelavcev v svojem profilu, kjer lahko sodelavce odobrite ali zavrnete.

Ko urejate svoj profil, si lahko ogledate seznam predlaganih ključnih besed, ključne besede pa lahko tudi odobrite ali zavrnete. Odobrene ključne besede so dodane v razdelek » Vprašajte me o« ali » Zanimanja « v vašem profilu.

Upravljajte, ali naj se poslana e-pošta analizira za sodelavce in predloge ključnih besed

Analizo e-pošte lahko zavrnete tako, da upravljate nastavitve v nekaterih e-poštnih programih. Analizo e-pošte lahko na primer izklopite v programu Outlook 2010 po tem postopku. Če uporabljate drug program, ki analizira poslano e-pošto in poišče sodelavce in predloge ključnih besed, si oglejte pomoč v programu.

1. V programu Outlook 2010 kliknite meni »Datoteka « in nato »Možnosti«.
2. Kliknite »Dodatno« in se pomaknite na razdelek »Drugo «.
3. Počistite polje »Dovoli analizo poslanih e-poštnih sporočil za prepoznavanje oseb, ki jim pogosto pošiljate e-pošto«, in zadev, o katerih pogosto razpravljate, ter prenesite te informacije v privzeti strežnik SharePoint Server .
4. Kliknite V redu.

Upravljajte, ali naj strežnik SharePoint Server pošlje predloge za sodelavce in ključne besede v e-pošti

Odvisno od nastavitve vašega mesta boste po e-pošti morda prejemali predloge, ki jih lahko dodate sodelavcem in ključne besede. Od prejemanja teh e-poštnih sporočil se lahko odjavite tako, da sledite temu postopku v strežniku SharePoint Server.

1. Naredite nekaj od tega:

   • Če si na vašem mestu že ogledujete profil ali stran neke osebe, kliknite »Moj profil«. Moj
   • Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu « in nato » Moj profil«.

2. Kliknite »Uredi moj profil«.

3. Pomaknite se do razdelka »Nastavitve « in zraven možnosti »E-poštna obvestila« počistite potrditveno polje »Pošlji predloge za nove sodelavce in ključne besede «.

Na vrh strani

Upravljanje dostopa do nekaterih informacij v profilu

Kategorije zasebnosti lahko uporabite, če želite določiti, da si lahko nekatere podrobnosti v vašem profilu, vašem profilu in članstvu na seznamu prejemnikov ter seznamu sodelavcev ogledajo le določene osebe. Morda na primer želite, da vsi, ki lahko vidijo vaš profil, vidijo vsa spletna mesta, katerih član ste.

Podrobnosti v profilu lahko vključujejo nekatere informacije vašega skrbnika, vendar boste morda lahko uredili, kdo vidi nekatere osebne podatke, na primer vašo osebno telefonsko številko.

Stran »Članstvo« v profilu vsebuje seznam mest in seznamov prejemnikov, ki jim pripadate. Kategorijo zasebnosti lahko uporabite za vsako članstvo, odvisno od tega, kako je nastavljeno mesto »Moje mesto«.

Med vaše sodelavce so po navadi člani skupine in druge osebe, katerih dejavnosti želite spremljati. Sodelavce lahko razvrstite v skupine, toda upravljate lahko le, kdo vidi vaše sodelavce, in sicer tako, da uporabite te kategorije zasebnosti:

• Vsi
• Moji sodelavci
• Moja ekipa
• Moj vodja
• Samo jaz

Uporaba kategorij zasebnosti za podrobnosti profila, članstva in seznam sodelavcev

Kategorije zasebnosti za podrobnosti profila, članstva in seznam sodelavcev lahko spremenite v svojem profilu.

1. Naredite nekaj od tega:

   • Če si na vašem mestu že ogledujete profil ali stran neke osebe, kliknite »Moj profil«. Moj
   • Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu « in nato » Moj profil«.

2. Če želite urediti nekatere podrobnosti profila, pod našo sliko kliknite »Uredi moj profil«.

3. Če želite urediti članstva, kliknite »Članstva«. Potrdite polje ob članstvih, ki jih želite spremeniti, in nato kliknite Uredi članstva.

4. Če želite urediti seznam sodelavcev, kliknite »Sodelavci«, potrdite polja ob sodelavcih, katerih nastavitve želite spremeniti, in nato kliknite »Uredi sodelavce«.

5. Naredite želene spremembe in kliknite » V redu«.

Dodajanje sodelavca v skupino

Nastavitev zasebnosti »Moja skupina « lahko uporabite za nekatere podrobnosti v svojem profilu, članstvu ali na seznamu sodelavcev, če želite upravljati, kdo ima dostop do vpogleda v podrobnosti. Element lahko na primer daste v skupno rabo le s svojo skupino, ne pa z vsemi sodelavci ali vsemi, ki imajo dostop do ogleda vašega profila.

Osebo lahko dodate v skupino, če ima dovoljenje za ogled vašega mesta »Moje mesto«, ne glede na to, ali je to oseba, ki je neposredno v vašem oddelku ali oseba, s katero tesno sodelujete v drugem oddelku.

1. Naredite nekaj od tega:

   • Če si na vašem mestu že ogledujete profil ali stran neke osebe, kliknite »Moj profil«. Moj
   • Če si na SharePointovem mestu ogledujete drugo vrsto strani, kliknite svoje ime v zgornjem desnem kotu « in nato » Moj profil«.

2. Kliknite »Sodelavci«, izberite sodelavca, ki ga želite dodati v skupino, in nato kliknite »Urejanje sodelavcev«. Če želite, lahko izberete več sodelavcev.

3. V razdelku Dodaj v skupino pod možnostjo »Dodaj v mojo ekipo« kliknite »Da«.

4. Kliknite V redu.

Na vrh strani