Opomba: Najnovejšo vsebino pomoči v vašem jeziku vam želimo zagotoviti v najkrajšem možnem času. Ta stran je bila prevedena z avtomatizacijo in lahko vsebuje slovnične napake ali nepravilnosti. Naš namen je, da bi bila vsebina za vas uporabna. Ali nam lahko na dnu te strani sporočite, ali so bile informacije za vas uporabne? Tukaj je angleški članek za preprosto referenco.
Želite zagotoviti preprost in učinkovit način za vnos točnih in posodobljenih podatkov v poslovni dokument? Podatke iz zunanjega vira lahko uporabite v telesu dokumenta programa Microsoft Word 2013 s kombinacijo Microsoft SharePointovih stolpcev zunanjih podatkov in Wordovih kontrolnikov vsebine. Vzemimo primer, da želite ustvariti standardno pogodbo s stranko v knjižnici dokumentov, ki vsebuje ime stranke, ime podjetja in telefonsko številko, shranjeno v bazi poslovnih podatkov (LOB), na primer SAP ali Dynamics CRM.
Če želite več informacij, glejte Iskanje vsebine o zunanjih podatkih in Nastavitev predloge datoteke za knjižnico dokumentov ali obrazcev.
Kaj želite narediti?
Pred začetkom
Delo z zunanjimi podatki zahteva več dodatnih opravil, da je omogočen varen dostop do podatkov. Informacije v nadaljevanju vam bodo pomagale pri načrtovanju nadaljnjih korakov. Če pa se pri delu z zunanjimi podatki srečate s težavami, vam bodo te informacije pomagale določiti težavo. Če želite vi ali skrbnik dostopati do zunanjih podatkov, naredite to:
Priprava zunanjega vira podatkov Skrbnik bo morda moral ustvariti račun in omogočiti dovoljenja za vir podatkov, da zagotovi dostop do podatkov le tistim, ki ga potrebujejo, in da podatki ne pristanejo v napačnih rokah. V zunanji zbirki podatkov bo skrbnik morda ustvaril tudi posebne tabele, poglede, poizvedbe in drugo, da bo omejil rezultate le na tiste, ki so nujni, in tako izboljšal delovanje.
Konfiguracija SharePointovih storitev in računov Skrbnik mora aktivirati storitve povezljivosti poslovnih podatkov in storitev varnega shranjevanja.
Konfiguracija storitev varnega shranjevanja Skrbnik mora storiti to: izbrati najboljši način dostopa za zunanje podatke vira, ustvariti ciljni program in nastaviti poverilnice za ciljni program.
Konfiguracija storitve povezljivosti poslovnih podatkov Skrbnik zagotoviti, da uporabnik, ki ustvari zunanje vsebine, vrsta ima dovoljenj v shrambi metapodatkov BDC in da ustrezno uporabniki imajo dostop do zunanje vrste vsebine, ki je zunanji seznam, ki temelji na.
Ustvarjanje vrste zunanje vsebine Uporabnik mora določiti vrsto zunanje vsebine, ki vsebuje informacije o povezavah, dostopu, načinih delovanja, stolpcih, filtrih in drugih metapodatkih, ki so uporabljeni za pridobivanje podatkov iz zunanjih podatkovnih virov.
Poskrbite, da so Officeovi izdelki pripravljeni za uporabo Če želite sinhronizirati zunanjih podatkov z Officeovimi izdelki, potrebujete Windows 7 ali novejša različica in teh brezplačnih izdelkov programske opreme, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 in WCF Data Services 5.0 za OData V3 na posamezen odjemalski računalnik (če je potrebno, se samodejno poziv za prenos programske opreme). Poskrbite, da možnost za namestitev Officea, je omogočena Storitev za poslovno povezanost (to je privzeto). Ta možnost namesti na povezljivost izvajalca storitev za poslovno odjemalca ki naredi naslednje: predpomni in sinhronizira z zunanjimi podatki, preslika poslovnih podatkov v zunanjih vrst vsebine, prikaže izbirnika zunanjih elementov v Officeovih izdelkih in se izvaja po meri rešitev v Officeovih izdelkih.
Več o strukturiranih dokumentih
Strukturirani dokumenti določajo, kje v dokumentu je lahko prikazana vsebina, katera vrsta vsebina se lahko pojavi v dokumentu in možnost urejanja vsebine. Primeri strukturiranih dokumentov so:
-
Pravni dokument, ki vsebuje pravni jezik, ki ga ni dovoljeno urejati.
-
Standardna naslovnica za poslovno ponudbo, v katero mora avtor vnesti naslov, e-poštni naslov, telefonsko številko in ime.
-
Račun, ki samodejno vključuje najnovejše podatke o stranki.
Če želite ustvariti strukturirani dokument v programu Word 2013, lahko uporabite kontrolnike vsebine, s katerimi nastavite položaj vsebine, določite vrsto vsebine (besedilo, podatki, slika itd.), vsebino barvno označite in nadzorujete urejanje. Kontrolnike vsebine lahko tudi samodejno povežete z ustreznimi zunanjimi stolpci podatkov.
Ustvarjanje stolpcev zunanjih podatkov na seznamu ali v knjižnici
Opomba: Če želite ustvariti stolpce zunanjih podatkov, potrebujete dovoljenje »Prispevanje« ali dovoljenje višje ravni na seznamu ali v knjižnici.
-
Obiščite SharePointovo mesto in poiščite seznam ali knjižnico.
Opomba: Stolpcev zunanjih podatkov ne morete dodajati na zunanji seznam.
-
Kliknite Seznam ali Knjižnica >Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.
-
V razdelku Stolpci kliknite Ustvari stolpec .
-
Vnesite ime stolpca, na primer Stranka, in nato pod Vrste stolpcev kliknite Zunanji podatki.
-
V razdelku Zunanja vrsta vsebine kliknite Izbirnik vrste zunanje vsebine in nato izberite ustrezen element s seznama zunanjih vrst vsebine, na primer Stranka.
-
Z enim ali več postopki v nadaljevanju določite, kako želite obravnavati dejanja, določena za zunanjo vrsto vsebine:
-
Če želite prikazati meni z enim ali več dejanji, kliknite Prikaži meni z dejanji.
-
Če želite, da stolpec zunanjih podatkov ob izbiri izvaja privzeto dejanje, kliknite Poveži ta stolpec s privzetim dejanjem zunanje vrste vsebine.
-
-
V razdelku Dodaj stolpec, ki prikazuje vsa ta dodatna polja kliknite Izberi vsa polja ali izberite eno ali več imen polj, na primer NazivPodjetja in SlužbeniTelefon.
Ustvarjanje Wordove predloge za prikaz zunanjih podatkov in kontrolnikov vsebine
-
V SharePointovi knjižnici dokumentov kliknite Knjižnica > Nastavitve knjižnice.
-
V razdelku Splošne nastavitve kliknite Dodatne nastavitve.
-
V razdelku Predloga dokumenta pod poljem URL predloge kliknite Uredi predlogo.
-
Odpre se program Word 2013. Če želite prikazati ali skriti podokno s podatki o dokumentu na zavihku Razvijalec v skupini Predloge kliknite Podokno dokumenta, potrdite ali počistite polje Podokno s podatki o dokumentu vedno pokaži pri odpiranju dokumenta in prvem shranjevanju in nato kliknite V redu.
-
Dodajte standardno besedilo, ki naj se pojavi na vseh dokumentih.
Morda želite dodati standardno besedilo pogodbe s stranko, ki mora biti vključeno v prodajno ponudbo.
-
Na zavihku Vstavljanje v skupini Besedilo kliknite Hitri deli, pokažite na Lastnost dokumenta, nato pa kliknite in povlecite posamezno polje na podlagi zunanjih stolpcev podatkov v telo dokumenta kot kontrolnike vsebine.
Kliknite in povlecite na primer ImeStranke, NazivPodjetja in SlužbeniTelefon.
-
Kliknite Datoteka > Shraniin nato izhod Word 2013.
-
V SharePointu na strani Dodatne nastavitve v knjižnici dokumentov kliknite V redu.
Ustvarjanje Wordovega dokumenta in vnos podatkov
-
V knjižnici dokumentov kliknite Dokument > Nov dokument.
-
Po potrebi uredite in preglejte standardno besedilo.
-
Če želite izpolniti ustrezne vrednosti za zunanje stolpce podatkov, izberite kontrolnik vsebine, ki vsebuje »Izbirnik elementov zunanjih podatkov«.
Izberite na primer ustrezno ime stranke, vrednosti za polja Stranka, NazivPodjetja in SlužbeniTelefon pa bodo samodejno izpolnjene namesto vas.
-
Kliknite Datoteka>Shrani, nato pa zaprite Word.
Vrednosti zunanjih stolpcev podatkov so shranjene v Wordovem dokumentu in hkrati prikazane kot ustrezne vrednosti zunanjih stolpcev podatkov za shranjeni dokument v knjižnici dokumentov.
