Ustvarjanje in skupna raba nadzorne plošče z Excelom in Microsoftovimi skupinami

Pridobite podatke

1. Podatke lahko kopirate in prilepite neposredno v Excel ali pa nastavite poizvedbo iz vira podatkov. V tej temi smo uporabili poizvedbo Analiza prodaje iz predloge Northwind Traders za Microsoft Access. Če jo želite uporabiti, lahko odprete Access in greste na Datoteka > Novo > Poiščite »Northwind« in ustvarite zbirko podatkov za predlogo. Ko končate, boste imeli dostop do vseh poizvedb, ki so vključene v predlogo. Te podatke smo namesto vas že vključili v Excelov delovni zvezek, tako da vam ni treba skrbeti, če nimate Accessa.

2. Preverite, ali so vaši podatki pravilno strukturirani brez manjkajočih vrstic ali stolpcev. Vsaka vrstica mora predstavljati posamezen zapis ali element. Če želite pomoč pri nastavljanju poizvedbe ali če morate spremeniti podatke, si oglejte Pridobi in pretvori v Excelu.

   

3. Če še niso, podatke oblikujte kot Excelovo tabelo. Ko uvozite iz Accessa, bodo podatki samodejno uvoženi v tabelo.

Ustvarjanje vrtilnih tabel

1. Izberite katero koli celico v obsegu podatkov in pojdite na Vstavi > Vrtilna tabela > Nov delovni list. Za podrobnejše informacije si oglejte Ustvarjanje vrtilne tabele za analizo podatkov na delovnem listu.

2. Dodajte želena polja vrtilne tabele in jih oblikujte po želji. Ta vrtilna tabela bo osnova za druge, zato ji posvetite nekaj časa in zdaj opravite vse potrebne prilagoditve slogu, postavitvi poročila in splošnemu oblikovanju, tako da vam tega ne bo treba narediti večkrat. Če želite več informacij, glejte: Načrtovanje postavitve in oblike vrtilne tabele.

   V tem primeru smo ustvarili povzetek prodaje najvišje ravni po kategorijah izdelkov, ki je razvrščen po polju »Prodaja« v padajočem vrstnem redu.

   

   Za več podrobnosti si oglejte Razvrščanje podatkov v vrtilni tabeli ali vrtilnem grafikonu.

3. Ko ustvarite svojo glavno vrtilno tabelo, jo izberite, nato pa jo kopirajte in prilepite tolikokrat, kot je potrebno, na prazna območja na delovnem listu. V našem primeru lahko vrtilne tabele spreminjajo vrstice, ne pa tudi stolpcev, zato smo jih dali v isto vrstico s praznim stolpcem med vsako. Morda boste ugotovili, da morate svoje vrtilne tabele postaviti drugo pod drugo, če imajo možnost razširitve stolpcev.

   Pomembno: Vrtilne tabele se med seboj ne morejo prekrivati, zato poskrbite, da bo vaš načrt omogočil dovolj prostora med njimi, da se bodo lahko razširile in krčile, ko bodo vrednosti filtrirane, dodane ali odstranjene.

   Na tej točki boste morda želeli svoje vrtilne tabele smiselno poimenovati, da boste vedeli, kaj počnejo. V nasprotnem primeru jih bo Excel poimenoval VrtilnaTabela1, VrtilnaTabela2 in tako naprej. Izberete lahko vsako posebej, nato pa greste na Orodja za vrtilne tabele > Analiziraj > in vnesete novo ime v polje Ime vrtilne tabele. To bo pomembno, ko napoči čas, da svoje vrtilne tabele povežete z razčlenjevalniki in kontrolniki časovnice.

   

Ustvarjanje vrtilnih grafikonov

1. Kliknite kamor koli v prvo vrtilno tabelo in pojdite na Orodja za vrtilne tabele > Analiziraj > Vrtilni grafikon > in izberite vrsto grafikona. Izbrali smo kombinirani grafikon s prodajo kot gručnim stolpčnim grafikonom in % vsote kot črtnim grafikonom na sekundarni osi.

   

2. Izberite grafikon, nato pa v zavihku Orodja za vrtilne grafikone še želeni velikost in obliko. Za podrobnejše informacije si oglejte našo serijo o oblikovanju grafikonov.

3. Ponovite za vsako preostalo vrtilno tabelo.

4. Zdaj je pravi čas, da tudi preimenujete svoje vrtilne grafikone. Pojdite na Orodja za vrtilne grafikone > Analiziraj > in vnesite novo ime v polje Ime grafikona.

Dodajanje razčlenjevalnikov in časovnice

Razčlenjevalniki in časovnice vam omogočajo hitro filtriranje vrtilnih tabel in vrtilnih grafikonov, tako da lahko vidite samo informacije, ki so pomembne za vas.

1. Izberite katero koli vrtilno tabelo in pojdite na Orodja za vrtilne tabele > Analiziraj > Filtriraj > Vstavi razčlenjevalnik, nato pa preglejte vsak element, ki ga želite uporabiti za razčlenjevalnik. Za to nadzorno ploščo smo izbrali kategorijo, ime izdelka in ime zaposlenega in stranke. Ko kliknete »V redu«, bodo razčlenjevalniki dodani na sredino zaslona, naloženi drug na drugega, tako da jih boste morali po potrebi preurediti in spremeniti njihovo velikost.

   

2. Možnosti razčlenjevalnika – Če kliknete na poljubni razčlenjevalnik, lahko greste na Orodja razčlenjevalnika > Možnosti in izberete različne možnosti, na primer Slog in število prikazanih stolpcev. Poravnate lahko več razčlenjevalnikov tako, da jih izberete s kombinacijo Ctrl + klik z levo miškino tipko, nato pa uporabite orodje za poravnavo na zavihku »Orodja razčlenjevalnika«.

3. Povezave razčlenjevalnika - Razčlenjevalniki bodo povezani samo z vrtilno tabelo, ki ste jo uporabili, da ste jih ustvarili, zato morate izbrati vsak razčlenjevalnik in se pomakniti do Orodja razčlenjevalnika > Možnosti > Povezave poročila in preveriti, katere vrtilne tabele želite povezati z vsakim. Razčlenjevalniki in časovnice lahko upravljajo vrtilne tabele na katerem koli delovnem listu, tudi če je delovni list skrit.

   

4. Dodajte Časovnica – izberite poljubno vrtilno tabelo in pojdite na > Orodja za vrtilne tabele > Analiziraj > Filtriraj > Vstavi časovnico, nato pa preglejte vsak element, ki ga želite uporabiti. Za to nadzorno ploščo smo izbrali datum naročila.

5. Možnosti časovnice – Kliknite časovnico in pojdite na Orodja za časovnico > Možnosti ter izberite možnosti, kot so Slog, Glava in Napis. Izberite možnost Povezave poročila, da povežete časovnico z vrtilnimi tabelami po lastni izbiri.

Več o Razčlenjevalnikih in kontrolnikih Časovnice.

Naslednji koraki

Vaša nadzorna plošča je zdaj funkcionalno popolna, vendar jo morate verjetno še vedno preurediti po svojih željah in opraviti še zadnje popravke. Morda želite na primer dodati naslov poročila ali ozadje. V svojo nadzorno ploščo smo dodali oblike okrog vrtilnih tabel in izklopili naslove in mrežne črte v zavihku »Pogled«.

Preskusite vse posamezne razčlenjevalnike in časovnice, da se prepričate, da se vaše vrtilne tabele in vrtilni grafikoni ustrezno obnašajo. Lahko najdete primere, v katerih nekatere izbire povzročajo težave, če se želi ena vrtilna tabela prilagoditi in prekriti drugo, kar ni mogoče, zato se bo prikazalo sporočilo o napaki. Te težave je treba odpraviti, preden porazdelite svojo nadzorno ploščo.

Ko končate nastavljanje nadzorne plošče, lahko kliknete zavihek »Skupna raba nadzorne plošče« na vrhu te teme, če želite izvedeti, kako jo porazdeliti.