Če uporabljate račun Microsoft 365 ali Microsoft Exchange z Outlookom, lahko načrtujete dogodke ali srečanja ter uporabite pomočnika za razporejanje in iskalnik sob za lažje načrtovanje.
Ustvarjanje novega dogodka ali srečanja
- Kliknite spustni meni poleg možnosti Novo sporočilo in izberite Nov dogodek.
- V oknu Nov dogodek lahko poimenujete dogodek, dodate zahtevane osebe, nastavite čas, ga nastavite kot ponavljajoči se dogodek/srečanje, dodate lokacijo, nastavite opomnik in dodate sporočilo.
- Ko končate, kliknite Shrani, da shranite sestanek, ali Pošlji, da pošljete povabilo vsem, ki ste jih dodali. Na koledarju se bo prikazal ob izbirnem času in datumu.
Uporaba pomočnika za razporejanje časa
Ko povabite več ljudi, je lahko upravljanje koledarjev vseh nekoliko zapleteno, da najdete čas, ki ustreza vsem. Pomočnik za razporejanje pomaga to olajšati.
Kliknite spustni meni poleg možnosti Novo sporočilo in izberite Nov dogodek.
V oknu Nov dogodek v orodni vrstici izberite Ogled več elementov (...) in nato izberite Pomočnik za načrtovanje.
Videli boste vrstico za vsakega prejemnika, ki ste ga prej vnesli, in razpoložljivost izbrane lokacije (če je na voljo), prav tako pa lahko dodate zahtevane ali izbirne udeležence neposredno iz pomočnika za načrtovanje.
- Časi, ko so udeleženci zasedeni, so prikazani rdeče. Časi, ko imajo vaši udeleženci začasni sestanek, so prikazani z rdečimi in belimi diagonalnimi črtami, časi, ko vaši udeleženci delajo drugje, so prikazani z rdečim obrisom, časi zunaj delovnega časa udeležencev pa so prikazani s svetlo sivimi in belimi diagonalnimi črtami.
- Časi, ko so udeleženci zasedeni, so prikazani rdeče. Časi, ko imajo vaši udeleženci začasni sestanek, so prikazani z rdečimi in belimi diagonalnimi črtami, časi, ko vaši udeleženci delajo drugje, so prikazani z rdečim obrisom, časi zunaj delovnega časa udeležencev pa so prikazani s svetlo sivimi in belimi diagonalnimi črtami.
Kliknite čas, da postavite modro polje, ki vam bo pomagalo videti morebitne konflikte. Prav tako lahko kliknete in povlečete robove modrega polja, da povečate ali zmanjšate dolžino dogodka ali srečanja.
Ko končate, kliknite Dokončano na vrhu zaslona, da se vrnete v okno »Nov dogodek « s spremembami, ki ste jih naredili. Preverite, ali je vse pravilno, in kliknite Shrani , da ga pošljete.
Uporaba iskalnika sob
V novem dogodku ali srečanju v orodni vrstici izberite Ogled več elementov (...) in nato izberite Pomočnik za načrtovanje.
Kliknite Dodaj lokacijo in nato Prebrskaj z iskalnikom sob, če je na voljo.
Opomba
Če možnost Iskalnik sob ni prikazana, morda niste prijavljeni v račun z dostopom do podatkov o lokaciji. Za pomoč se obrnite na skrbnika za IT.
Z iskalnikom sob lahko izberete stavbo, vrsto sobe, zmogljivost, nadstropje in funkcije (na primer, če ima soba zvok, video, projektor itd.).
Ko izberete med razpoložljivimi možnostmi, razdelek Predlagano na dnu poišče sobe. Če je soba na voljo v času srečanja, bo v zelenem besedilu napisano Na voljo , če pa je že rezervirana ali zaprta, bo v rdečem besedilu prikazano Ni na voljo .
Odgovori na dogodke ali srečanja
- Ko kliknete na e-poštno sporočilo s povabilom na dogodek ali sestanek, kliknite nanj in videli boste okno RSVP.
- Če kliknete Sprejmi, Pogojno ali Zavrni , boste takoj poslali odgovor, zato če želite dodati izbirno sporočilo ali predlagati nov čas, to storite najprej. Če ne želite poslati potrditvenega e-poštnega sporočila, lahko kliknete tudi potrditveno polje Organizator e-pošte .
- Če želite spremeniti svoj odgovor, pojdite na koledar, poiščite dogodek ali sestanek in ga dvokliknite, da ga odprete.
- Kliknite gumb Uredi odgovor , da si ogledate okno RSVP in spremenite svojo izbiro.
