Lahko priznate – za upravljanje projektov uporabljate preglednico Microsoft Excel in res ne vidite dobrega razloga za spremembe. Niste osamljeni.
Mikavno je, da bi začeli projektni načrt v Excelu, saj lahko tako hitro ustvarite seznam vseh projektov, jih razporedite po svojih željah in celo ustvarite nekaj, kar je podobno pogledu gantograma. Vendar pa je preglednica neuspešna, ko gre za izračun sprememb v projektu.
Ko se znajdete v številnih projektih, prekinjenih urnikih in virih v skupni rabi, postane vzdrževanje razporeda v preglednici zelo naporno opravilo. Microsoft Project vam s svojim dinamičnim mehanizmom za načrtovanje, orodji za upravljanje virov in podporo za boljšo komunikacijo pomaga ostati na tekočem.
Kaj želite narediti?
- Izkoristite prednosti upravljanja sredstev v celotnem podjetju
- Let Project calculate the effect of date changes
- Uporaba prilagodljivih načinov poročanja
- Integracija z Excelom
Izkoristite prednosti upravljanja sredstev v celotnem podjetju
Kaj se zgodi, ko je en vir dodeljen več projektom, ko uporabljate preglednice za spremljanje projektov? Vire morate upravljati zunaj načrta projekta, bodisi ročno bodisi s programom neodvisnega proizvajalca. Viri pogosto nenamerno čezmerno dodeljeni, zato lahko veliko časa porabite za vnovično načrtovanje dela.
S strežnikom Microsoft Project Server lahko vsi projekti v organizaciji črpajo iz osrednje skupine virov za celotno podjetje. Tako si lahko vodje projektov hitro ogledajo razpoložljivost vira, preden ga dodelijo opravilu.
Let Project calculate the effect of date changes
Denimo, da ste spremljali projekt v obliki preglednice. Ta projekt vključuje opravilo, ki ga ne morete začeti, dokler drug projekt ne ustvari določenega izdelka. Ta rezultat naj bi bil končan 18. junija. Zdaj je 25. junij in še vedno čakate nanj. Kako dolgo boste potrebovali, da posodobite preglednico z novim datumom za opravilo, ki je odvisno od izdelka? Morda ne dolgo, če se opravilo približuje koncu projekta, kaj pa, če je blizu začetka? Kaj pa, če ima vaš projekt več kot 50 opravil? Imate več kot 100 opravil?
S Projectom lahko hitro prilagodite načrt projekta in dodelitve virov z dinamičnim mehanizmom načrtovanja. Nemoteno obravnava spremembo datuma in njene učinke ter upošteva vse odvisnosti, izdelke in dodelitve virov. Ne samo, da samodejno preračuna razpored, Project tudi označi spremenjene datume, da lahko hitro vidite učinek posamezne spremembe načrta.
Uporaba prilagodljivih načinov poročanja
V desetih minutah imate improvizirano srečanje z vodjo, na katerem se pogovorite o stanju projekta. Ustvariti želite poročilo o napredku projekta, vendar v tako kratkem času natisnite preglednico in upati, da so vsi podatki točni. Vodji želite zagotoviti robustnejše poročilo o projektu, vendar to ni mogoče v tako kratkem času, če uporabljate preglednico.
S Projectom lahko hitro ustvarite vizualno poročilo, ki uporablja predlogo, ki izvozi podatke v vrtilni diagram programa Microsoft Visio Professional. Izberete lahko polja, ki jih želite označiti v poročilu, vključno z vsemi polji po meri, ki ste jih nastavili za projekt, in predstavite pregledno in jedrnato poročilo za srečanje z vodstvom.
Integracija z Excelom
Če podatke projekta izvozite v Excel, lahko še naprej uporabljate zmogljive funkcije preglednic in hkrati izkoristite prednosti Projecta za spremljanje načrta in virov projekta. Excelove podatke lahko tudi uvozite ali vdelate v načrt projekta.