Uvedba upravljanja zapisov

Zapise lahko upravljate »na mestu«, kar pomeni, da lahko dokument pustite na trenutnem mestu na mestu ali pa ga shranite v določen arhiv, na primer na mesto središča z zapisi.

Preden uvedete upravljanje zapisov, vam priporočamo, da najprej ustvarite načrt za upravljanje zapisov za svojo organizacijo. Če potrebujete pomoč pri izbiri pravega sistema za upravljanje zapisov za svojo organizacijo, glejte Izbira načina shranjevanja in upravljanja zapisov.

Ustvarjanje in konfiguracija mesta središča z zapisi

V tem razdelku je pregled glavnih korakov, ki jih morate izvesti, če želite ustvariti in konfigurirati mesto središča z zapisi. Kliknite povezave, da si ogledate navodila za posamezen korak.

1. Ustvarite mesto središča z zapisi s predlogo mesta središča z zapisi.
2. Ustvarite knjižnice zapisov ali sezname za upravljanje in shranjevanje posameznih vrst zapisov, ki jih določate v načrtu datotek (def: Načrt datotek opisuje vrste dokumentov ali elementov, ki jih organizacija priznava kot uradne poslovne zapise. V njem je zabeleženo, kje so ti zapisi shranjeni, navedene pa so tudi informacije, s katerimi lahko razlikujete eno vrsto zapisa od druge.
3. Dodajte povezano vrsto vsebine v knjižnice in na sezname.
4. Ustvarite in dodajte stolpce mesta ustreznim vrstam vsebine, ki vsebujejo in prikazujejo metapodatke za posamezno vrsto zapisa, ki je navedena v načrtu datotek.
5. Vrsti vsebine na mestu središča z zapisi dodajte pravilnik za upravljanje informacij .
6. Konfigurirajte organizatorja vsebine tako, da vsako vrsto zapisa usmeri na ustrezno mesto.

Na vrh strani

Ustvarjanje mesta središča z zapisi

Priporočamo, da ustvarite središče z zapisi kot zbirko mest najvišje ravni in ne kot podmesto. Če želite ustvariti zbirko mest, morate biti v računalniku, v katerem je nameščeno spletno mesto SharePointovega osrednjega skrbništva, član skupine skrbnikov gruče v SharePointu.

V SharePoint Onlineu lahko ustvarite mesto središča z zapisi na SharePointovem mestu najvišje ravni. Kliknite + Ustvari mesto, nato pa začnite s 4. korakom spodaj.

1. Zaženite osrednje skrbništvo za SharePoint 2013 ali 2016.

   • Za Windows Server 2008 R2:

     • Kliknite »Start«, » Izdelki Microsoft SharePoint 2013« ali »Izdelki Microsoft SharePoint 2013« in nato » Osrednje skrbništvo« za SharePoint 2013 ali »Osrednje skrbništvo za SharePoint 2016«.

   • V sistemu Windows Server 2012:

     • Na začetnem zaslonu kliknite Osrednje skrbništvo za SharePoint 2013 ali Osrednje skrbništvo za SharePoint 2016.
       Če osrednjega skrbništva za SharePoint 2013 ali osrednjega skrbništva za SharePoint 2016 ni na začetnem zaslonu:
     • Z desno tipko miške kliknite »Računalnik«, kliknite »Vse aplikacije« in nato kliknite »Osrednje skrbništvo« za SharePoint 2013 ali »Osrednje skrbništvo za SharePoint 2016«.

2. Na spletnem mestu osrednjega skrbništva v razdelku » Upravljanje aplikacije « kliknite » Ustvari zbirke mest«.

3. Če na strani »Ustvarjanje zbirke mest « v razdelku spletnega programa ni izbran spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest, kliknite puščico dol. V meniju spletnega programa kliknite » Spremeni spletni program« in nato kliknite spletni program, v katerem želite ustvariti zbirko mest.

4. V razdelku »Naslov in opis « vnesite naslov in opis zbirke mest.

5. V razdelku » Naslov spletnega mesta « izberite pot, ki jo želite uporabiti za URL (na primer pot vključitve nadomestnega znaka, kot je /mesta/, ali korenska mapa (/).
   Če izberete pot vključitve nadomestnega znaka, morate v URL spletnega mesta vnesti tudi ime spletnega mesta.

6. V razdelku Izbira predloge na seznamu »Izberite različico izkušnje « izberite različico SharePointove izkušnje predlog, ki jih želite uporabiti.
   Če želite, da je zbirka mest videti in deluje kot zbirka mest v strežniku SharePoint Server, izberite različico izkušnje. Zbirka mest, ki uporablja starejšo različico programa, se izvaja v novejši različici SharePointa, vendar bosta uporabniški vmesnik in uporabniška izkušnja zbirke mest odražali starejšo različico. Zbirka mest, ki jo je mogoče kadar koli nadgraditi na najnovejšo različico.

7. V razdelku » Izbira predloge « izberite zavihek »Podjetje « in nato kliknite »Središče z zapisi«.

8. V odsek Primarni skrbnik zbirke mest vnesite uporabniško ime (v obliki DOMENA\uporabniskoime) za uporabnika, ki bo skrbnik zbirke mest.

9. V razdelku Sekundarni skrbnik zbirke mest vnesite uporabniško ime za sekundarnega skrbnika zbirke mest. Najboljši način je, da določite sekundarnega skrbnika zbirke mest, če želite zagotoviti, da lahko nekdo upravlja zbirko mest, ko primarni skrbnik zbirke mest ni prisoten.

10. Če uporabljate količinske omejitve za upravljanje shrambe za zbirke mest, v razdelku » Predloga količinske omejitve « kliknite predlogo na seznamu »Izbira predloge količinske omejitve «.

11. Kliknite V redu.

Ustvarjanje knjižnic ali seznamov za upravljanje zapisov

Knjižnice in seznami so pomembni elementi pri upravljanju zapisov. Služijo kot omare za vse vrste zapisov, ki jih želite shraniti ali upravljati. Povezovanje vrst vsebine (razlaga v nadaljevanju) s knjižnicami in seznami dodatno pomaga razvrstiti zapise. Priporočamo, da ustvarite eno knjižnico dokumentov ali seznam za vsako vrsto vsebine v načrtu datotek zapisov.

Dodajanje obstoječe vrste vsebine na seznam ali v knjižnico

Ko dodate vrsto vsebine na seznam ali v knjižnico, omogočite dodajanje te vrste elementov na seznam ali v knjižnico. Ko so zapisi poslani v središče z zapisi, so preusmerjeni na ustrezen seznam ali knjižnico glede na vrsto vsebine dokumenta.

Na vrh strani

Ustvarjanje in dodajanje stolpcev mesta na sezname, v knjižnice ali vrste vsebine

Stolpci so vam v pomoč pri združevanju, razvrščanju in sledenju zapisov ali drugih elementov. Stolpec mesta določa element metapodatkov, ki jih je mogoče povezati z vrsto vsebine, seznamom ali knjižnico. V stolpce mesta boste morda želeli dodati na primer »avtor« ali »datum dokončanja«. Dodajte stolpec mesta v vrsto vsebine za zapise bodisi zato, da shranite element metapodatkov, ki je poslan z zapisom, ali pa dodate metapodatke za lažje upravljanje zapisa.

Ustvarjanje stolpca mesta

1. Na mestu središča z zapisi kliknite Nastavitve in nato »Nastavitve mesta«.
   Na SharePointovem mestu, povezanem s skupino, kliknite Nastavitve, nato Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.
2. Na strani z nastavitvami mesta v polju Galerije spletnega oblikovalca kliknite Stolpci spletnega mesta.
3. Na strani Stolpci mesta kliknite Ustvari.
4. Na strani »Nov stolpec mesta« v razdelku »Ime in vrsta « v polje » Ime stolpca « vnesite želeno ime.
5. Izberite vrsto informacij, ki jih želite shraniti v stolpcu – na primer valuto, datum in čas ali besedilo.
6. V razdelku »Skupina « izberite obstoječo skupino, v katero želite shraniti nove stolpce spletnega mesta, ali izberite »Nova skupina «, če želite ustvariti novo skupino za shranjevanje stolpca. Skupine omogočajo organizacijo stolpcev in njihovo lažje iskanje.

V razdelku »Dodatne nastavitve stolpca « izberite dodatne nastavitve stolpca, ki jih želite. Možnosti, ki so na voljo v tem odseku, se razlikujejo glede na vrsto stolpca, ki ga izberete v razdelku Ime in vrsta. Če je na primer vrsta informacij za shranjevanje v stolpcu »Izbor«, lahko v razdelku » Dodatne nastavitve stolpca « določite izbire, ki jih želite oštevilčiti.

1. Kliknite V redu.

Dodajanje stolpca mesta v vrsto vsebine za zapise

1. Na domači strani mesta središča z zapisi kliknite »Nastavitve« in nato »Nastavitve mesta«.
   Na SharePointovem mestu, povezanem s skupino, kliknite Nastavitve, nato Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.
2. V razdelku »Galerije spletnega Designerja kliknite »Vrste vsebine mesta«.
3. Na strani »Vrste vsebine mesta« kliknite vrsto vsebine mesta, ki jo želite konfigurirati.
4. Ko ste na nadrejenem mestu izbrali vrsto vsebine mesta ali pa ustvarili novo vrsto vsebine mesta, na izbrani strani z vrsto vsebine mesta v odseku »Stolpci « kliknite »Dodaj iz obstoječih stolpcev mesta«.
5. Na strani »Dodaj stolpce v vrsto vsebine« v razdelku »Izberite stolpce « na seznamu »Izberi stolpce iz« izberite skupino, po kateri želite filtrirati.
6. Na seznamu razpoložljivih stolpcev izberite stolpec, ki ga želite dodati, in kliknite Dodaj.
7. V razdelku »Posodabljanje seznamov in vrst vsebine mesta « določite, ali bodo vrste vsebine podrejenega mesta, ki dedujejo od te vrste vsebine mesta, posodobljene z vašimi spremembami.
8. Ko končate dodajanje želenih stolpcev, kliknite »V redu«.

Na vrh strani

Ustvarjanje pravilnikov za upravljanje informacij za zapise

Pravilnik za upravljanje informacij je nabor pravil za vrsto vsebine. Pravilniki za upravljanje informacij omogočajo organizacijam nadzor in sledenje stvarem, na primer, kako dolgo se vsebina ohrani ali kaj lahko uporabniki naredijo s to vsebino.

Dodajanje pravilnika za upravljanje informacij vrsti vsebine

1. Na spletnem mestu kliknite gumb »Nastavitve« v storitvi in nato »Nastavitve mesta«.
   Na SharePointovem mestu, povezanem s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.
2. Na strani nastavitev mesta v razdelku Galerije spletnega oblikovalca kliknite Vrste vsebine mesta.
3. Na strani Vrste vsebine mesta kliknite vrsto vsebine, ki ji želite dodati pravilnik za upravljanje informacij.
4. Na strani Vrsta vsebine kliknite Nastavitve pravilnika za upravljanje informacij.
5. Na strani »Urejanje pravilnika« vnesite opis pravilnika in nato napišite kratko izjavo o pravilniku, ki uporabnikom pojasni, čemu pravilnik služi. V izjavi pravilnika je lahko največ 512 znakov.
6. Nato morate pravilniku za upravljanje informacij dodati eno ali več funkcij pravilnika. Ko omogočite funkcije, se prikažejo dodatne nastavitve.

Dodajanje funkcij pravilnika v pravilnik za upravljanje informacij

Funkcije pravilnika, ki jih lahko dodate pravilniku o informacijah, so oznake, nadzor, potek in črtne kode.

Dodajanje funkcije pravilnika o hranjenju v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani Urejanje pravilnika potrdite polje Omogoči hranjenje .
2. Kliknite Dodaj stopnjo hranjenja in izberite eno od teh možnosti obdobja hranjenja, da določite, kdaj dokumenti potečejo: Če želite nastaviti datum poteka na podlagi lastnosti datuma, izberite Ta stopnja temelji na lastnosti datuma na elementu, nato pa izberite dejanje (Ustvarjeno ali Spremenjeno) in časovno obdobje (dnevi, meseci ali leta).
3. Vnesite vrednost v polje med seznami, da določite časovno obdobje.
4. Izberite dejanje, ki naj se izvede, ko dokument poteče.
5. Če želite, da se izbrano dejanje ponovi, potrdite polje v razdelku Ponavljanje in nato izberite obdobje ponavljanja.
6. Kliknite V redu.

Na vrh strani

Dodajanje funkcije pravilnika nadzora v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani Urejanje pravilnika v razdelku Nadzor izberite Omogoči nadzor in nato potrdite polja poleg dogodkov, za katere želite ohraniti nadzorno sled.

2. Kliknite V redu.

   Opomba

   Če si želite ogledati dnevnike nadzora, na strani Nastavitve zbirke mest kliknite Poročila dnevnika nadzora in nato izberite poročilo, ki si ga želite ogledati.

Dodajanje funkcije pravilnika o črtni kodi v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani Urejanje pravilnika v razdelku Črtne kode izberite Omogoči črtne kode.
2. Potrdite polje **Uporabnike pozove k vstavljanju črtne kode ...**, če želite, da Officeovi odjemalski programi od uporabnikov zahtevajo, da v svoje dokumente vstavijo črtno kodo.

Dodajanje funkcije pravilnika o oznakah v pravilnik za upravljanje informacij

1. Na strani Urejanje pravilnika v razdelku Oznake potrdite polje Omogoči oznake .
2. Če želite od uporabnikov zahtevati, da pred shranjevanjem ali tiskanjem dokumenta vstavijo nalepko, izberite Uporabnike pozove, naj vstavijo nalepko pred shranjevanjem ali tiskanjem.
3. Če želite preprečiti spreminjanje oznak po dodajanju, izberite Prepreči spreminjanje oznak po dodajanju.
4. V polje Oblika zapisa oznake vnesite besedilo, ki naj bo prikazano na nalepki. Uporabite lahko poljubno kombinacijo nespremenljivega besedila ali lastnosti dokumenta, razen izračunanih ali vgrajenih lastnosti, kot sta globalni enolični identifikator (GUID) ali Ustvaril. Če želite začeti novo vrstico, uporabite zaporedje znakov\n .
5. Izberite pisavo, velikost pisave, slog pisave in utemeljitev besedila oznake.
6. V polje Višina vnesite višino oznake v palcih in v polje Širina širino oznake v palcih.
7. Kliknite Osveži , da si ogledate spremembe.
8. Kliknite V redu.

Konfiguracija upravljanja zapisov na mestu uporabe

Ko uporabljate središče za zapise, delate v zaklenjenem skladišču in lahko uporabite operacijo »Pošlji«, da dobite zapise v to skladišče. Vendar pa lahko katero koli mesto omogočite za upravljanje zapisov na mestu uporabe in ga konfigurirate kot sistem za upravljanje zapisov. V tej vrsti sistema lahko za razliko od središča za zapise zapise shranjujete skupaj z aktivnimi dokumenti v prostor za sodelovanje. Nekatere dodatne prednosti uporabe sistema za upravljanje zapisov na mestu uporabe so:

• Zapisi lahko obstajajo in jih upravljate na več mestih.
• Če je shranjevanje različic omogočeno, se lahko samodejno ustvarijo nove dodatne različice zapisov.
• Iskanje e-odkrivanja je mogoče izvesti hkrati z zapisi in aktivnimi dokumenti.
• Širši nadzor nad tem, kaj je zapis v vaši organizaciji in kdo lahko ustvari zapis.

Upravljanje zapisov na mestu uporabe lahko konfigurirate s tremi glavnimi koraki:

1. Aktivirajte upravljanje zapisov na mestu uporabe na ravni zbirke mest.

2. Konfigurirajte nastavitve označevanja zapisov na ravni zbirke mest.

3. Konfigurirajte nastavitve označevanja zapisov na ravni seznama ali knjižnice.

   Opomba

   Če želite ročno deklarirati elemente kot zapise, morate biti sodelavec seznama ali skrbnik.

Na vrh strani

Aktiviranje upravljanja zapisov na mestu uporabe na ravni zbirke mest

Prvi korak pri konfiguriranju sistema za upravljanje zapisov na mestu uporabe je aktiviranje funkcije na ravni zbirke mest. Če aktivirate funkcijo, omogočite ukaz Deklariraj/nedeklariran zapis na traku.

1. Na najvišji ravni mesta kliknite in nato Nastavitve mesta.
   Na SharePointovem mestu, povezanem s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.
2. V razdelku Skrbništvo zbirke mest kliknite Funkcije zbirke mest.
3. Zraven možnosti Upravljanje zapisov na mestu kliknite Aktiviraj.

Konfiguracija nastavitev označevanja zapisov na ravni zbirke mest

1. Na najvišji ravni mesta kliknite in nato Nastavitve mesta.
   Na SharePointovem mestu, povezanem s SharePointovo skupino, kliknite Nastavitve, Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.
2. V razdelku Skrbništvo zbirke mest kliknite Nastavitve deklaracije zapisov.
3. Če želite na strani Nastavitve deklaracije zapisov omejiti, kaj je mogoče narediti za elemente, ki so deklarirani kot zapisi, izberite eno od možnosti v razdelku Omejitve zapisov .
4. V razdelku Razpoložljivost deklaracije zapisov izberite, ali naj bo ročno deklariranje zapisov privzeto na voljo na seznamih in v knjižnicah. Če izberete možnost Privzeto ni na voljo na vseh mestih, je zapise mogoče deklarirati le s pravilnikom ali potekom dela.
5. V razdelku Vloge deklaracije izberite vloge, ki lahko ročno deklarirajo in prekličejo prijavljene zapise.
6. Izberite V redu.

Konfiguracija nastavitev označevanja zapisov na ravni seznama ali knjižnice

Več nadzora nad tem, kje je mogoče elemente deklarirati kot zapise, lahko imate tako, da konfigurirate deklaracije zapisov za seznam ali knjižnico. Ko konfigurirate seznam ali knjižnico za deklaracijo zapisa, lahko elemente samodejno deklarirate kot zapise, ko so dodani na seznam ali v knjižnico.

1. Na seznamu ali v knjižnici, v kateri želite konfigurirati nastavitve označevanja zapisov, na traku kliknite zavihek Knjižnica ali Seznam in nato Nastavitve knjižnice ali Nastavitve seznama.
   V SharePoint Onlineu kliknite gumb NastavitveNastavitve in nato Nastavitve seznama ali Nastavitve knjižnice.
2. Na strani Nastavitve knjižnice dokumentov/seznama v razdelku Dovoljenja in upravljanje kliknite Nastavitve označevanja zapisov.
3. V razdelku Razpoložljivost ročne deklaracije zapisov izberite:
4. Ali želite, da seznam ali knjižnica uporablja privzete nastavitve deklaracije zapisov, ki jih uporablja zbirka mest,
5. ali naj se uporabnikom vedno dovoli, da elemente ročno označijo kot zapise za seznam ali knjižnico, ali
6. ali uporabniki nikoli ne morejo ročno deklarirati zapisov na seznamu ali v knjižnici.
7. V razdelku Samodejna deklaracija potrdite polje, če želite, da se vsi elementi, ki so dodani na seznam ali v knjižnico, samodejno deklarirajo kot zapisi.
8. Kliknite V redu.

Na vrh strani