SharePoint ponuja prilagodljivo izkušnjo za upravljanje vsebine, bogato s funkcijami. Če morate upravljati veliko število datotek, uporabite predlogo mesta »Dokumentno središče«. Ta predloga je optimizirana za upravljanje obsežnih dokumentov. Lahko prihranite čas in izboljšate učinkovitost. V predlogo so vključene različice, ID-ji dokumentov, nabori dokumentov, krmarjenje z metapodatki in vrste vsebine.
Mesto »Dokumentno središče« je primerno za oba ta primera:
- Okolje za ustvarjanje V okolju za izdelavo dokumentnega središča uporabniki ustvarjajo in urejajo več tisoč dokumentov ali predstavnostnih sredstev, ki so shranjena v osrednji shrambi.
- Arhiv vsebine V arhivu vsebine, kot je zbirka znanja, uporabniki shranjujejo dokumente ali si jih ogledujejo.
V tem članku boste izvedeli več o funkcijah v predlogi mesta »Dokumentno središče«.
Če želite ustvariti dokumentno središče, glejte Uporaba predlog za ustvarjanje različnih vrst SharePointovih mest
Kaj je mesto »Dokumentno središče«?
V predlogi mesta »Dokumentno središče« so funkcije, ki olajšajo in učinkoviteje ustvarjajo in upravljajo velike nabore dokumentov. V večini primerov lahko lastnik mesta doda vsako od teh funkcij ločeno. Predloga mesta »Dokumentno središče« samodejno omogoči priporočene funkcije za upravljanje dokumentov. V razdelkih v nadaljevanju so na kratko opisane te funkcije.
Mesto »Dokumentno središče« lahko uporabite kot okolje za avtorstvo ali arhiv vsebine. V okolju za izdelavo spletnih strani uporabniki pogosto rezervirajo datoteke in jih sproščajo ter za njih ustvarjajo strukture map. Omogočeno je shranjevanje različic, ohranjene pa so tudi starejše različice vsakega dokumenta. Poleg tega lahko poteki dela nadzorujejo življenjske cikle dokumenta.
Nasprotno pa v arhivu vsebine redko poteka izdelava spletne strani. Uporabniki si dokumente zgolj ogledujejo ali jih prenašajo. Predloga mesta »Dokumentno središče« podpira ustvarjanje vrste arhiva vsebine, imenovanega arhiv zbirka znanja. V zbirkah znanja je po navadi ena različica dokumenta, število datotek na spletnem mestu pa lahko naraste do več milijonov. Po običajnem scenariju (na primer središče za tehnično pomoč za veliko podjetje) bo do vsebine dostopalo na tisoče ljudi, ki bodo vsebino predvsem prebirali. Le nekateri bi lahko naložili novo vsebino na spletno mesto.
V teh elementih so opisane nekatere SharePointove funkcije, ki jih lahko vključite na mesto »Dokumentno središče«. Poleg teh zmogljivosti nekatere organizacije prilagodijo videz in krmarjenje v dokumentnem središču. Nekateri dodajo spletne gradnike po meri.
Krmarjenje z metapodatki
Upravljani metapodatki so sistem, ki dodeli določene izraze dokumentom v SharePointu. Nato lahko te izraze uporabite za razvrstitev dokumentov. Metapodatke lahko uporabite tudi za ustvarjanje zmogljivega orodja za krmarjenje za uporabnike, ki jim pomaga hitreje, kar iščejo.
Vaše podjetje ima na primer zbirka znanja s članki, ki uporabnikom pomagajo odpraviti težave z izdelki. Ustvarite lahko izraze metapodatkov, s katerimi lahko uporabniki filtrirajo informacije po izdelku, vrsti težave ali drugih lastnostih.
ID-ji dokumentov
Na mestu »Dokumentno središče« vsak del vsebine dobi enolični ID, ki ni povezan z mestom dokumenta, kot je na primer povezava URL. To pomeni, da če premaknete ali preimenujete dokument, ID ostane enak. Z ID-jem lahko ustvarite stalno povezavo do dokumenta in zmanjšate število prekinjenih povezav.
Različice
Različice so samodejno omogočene na mestu »Dokumentno središče«. To pomeni, da imate samodejno zgodovino vseh različic datoteke. V postopku pregleda dokumenta to na primer pomeni, da imate zapis vseh posodobitev, ki ste jih vnesli med ciklom pregleda. Spremljate lahko posodobitve, stopite v stik z odzivniki itd. Če pride do težave s trenutno različico članka, lahko hitro preklopite na zadnjo znano dobro različico.
Vrste vsebine
Vrsta vsebine je določena vrsta vsebine, skupaj s skupino nastavitev vsebine. Ko nekdo ustvari dokument z določeno vrsto vsebine, samodejno prejme vse ustrezne nastavitve za to vrsto vsebine. Dokumentno središče ima lahko zbirko vrst vsebine – različne vrste dokumentov, videoposnetkov, predlog in tako naprej.
Organizator vsebine
Organizator vsebine ni samodejno vključen na mesto »Dokumentno središče«, vendar ga doda veliko uporabnikov. Organizator vsebine je SharePointova funkcija, ki vam omogoča upravljanje splošne organizacije in strukture elementov. Z metapodatki ali vrstami vsebine lahko organizator vsebine samodejno usmeri dokumente in druge elemente na določena mesta. V zbirka znanja lahko na primer organizator vsebine samodejno usmeri vse nove pošiljke v posebno knjižnico, v kateri so zbrani članki za določen izdelek.