Komunikacija prek različnih distribucijskih kanalov

Microsoft Viva Amplify omogoča pošiljanje sporočila prek več platform za komunikacijo, da ojačite svojo notranjo komunikacijo. S Viva Amplify sporočila lahko ustvarite eno sporočilo in ga spremenite tako, da ustreza različnim distribucijskih kanalom, kot so Outlook, SharePointove strani in novice, Teams in Viva Engage (kmalu na voljo). S toliko možnostmi je lahko težko določiti najboljšo obliko zapisa posameznega kanala. Določanje najprimernejših oblik zapisa lahko pomaga izboljšati sodelovanje v organizaciji.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

E-poštna sporočila so odlična izbira za redno načrtovana uradna sporočila, ki lahko vplivajo na več skupin oseb. E-poštna sporočila so statična sporočila, ki jih po pošiljanju ni mogoče posodobiti, zato je najbolje dati v skupno rabo vsebino, ki ne zahteva stalnih posodobitev in sprememb po e-pošti. Razmislite o uporabi e-pošte za obveščanje o poslovnih posodobitvah, novih uvodih zaposlenih in hitrih posodobitvah stanja.

Prednosti komuniciranja prek e-pošte

E-poštna komunikacija je prilagodljiva. Prejemniki e-pošte lahko dajo v skupno rabo z osebami, ki imajo e-poštni naslov, bralniki pa lahko sodelujejo tako, da odgovorijo ali posredujejo e-pošto širšemu občinstvu. Posledično lahko vašo e-pošto preberejo vaši neposredni prejemniki in si ga lahko ogledajo tudi tisti, ki so posredovali e-pošto. E-poštna sporočila so tudi odlična orodja za ohranjanje in sledenje pomembnih pogovorov.

Pri ustvarjanju e-poštnega sporočila lahko dodate povezave do druge vsebine, kot so SharePointove strani in slike, da zagotovite dodatno vrednost.

Na kaj morate biti pozorni pri komunikaciji po e-pošti

E-poštnih sporočil ni mogoče odpeti. Če pride do napake, mora pošiljatelj poslati nadaljnje e-poštno sporočilo z predvidenimi popravki ali jih odpoklic in nato sporočilo znova poslati s popravki.. Priporočamo, da pred pošiljanjem natančno preberete e-poštno sporočilo, da preverite, ali so vse informacije pravilne.

E-poštna sporočila so statična, kar pomeni, da informacij ni mogoče odstraniti ali posodobiti, vse poslane informacije pa predstavljajo najbolj natančne informacije, ki so trenutno na voljo.

E-poštna sporočila je mogoče filtrirati iz mape »Prejeto« bralnika, zaradi česar so sporočila prezrta ali neprebrana.

Preberite več o najboljših praksah pri pisanju odličnih e-poštnih sporočil z Outlookom.

Najboljše prakse komuniciranja z Outlookom

Ton glasu	E-poštna sporočila naj bodo profesionalna, informativna in prijazna Ko sestavljate sporočilo, razmislite o občinstvu in svoj ton obvijajte glede na zadevo.
Dolžina	E-poštna sporočila naj bodo kratka in preprosta. Povzamete glavne točke v prvih nekaj stavkih, pri čemer začnite z najpomembnejšimi.
Struktura	Če je za vaše občinstvo na voljo jasen element dejanja, uporabite vrstico z zadevo, da jo jasno navedete. V svojem pozdravu določite osebo, na katero naslavljanje. Začnite z glavnim sporočilom, ki mu sledijo dodatne informacije. Uporabite ustrezen razmik, oštevilčevanje ali označevanje, da ločite ključne točke. Če je mogoče, naj bo vaš e-poštni podpis kratek, profesionalen in brez grafike.
Načini za povečanje obveznosti	Poudarite svoj klic k dejanju, tako da ga dodate v vrstico z zadevo, dodate ga v prvo tretjino e-poštnega sporočila, na seznamu dodajte ločeno in zlahka vidno ter ga označite s krepko pisavo ali označevanjem. Engage svoje občinstvo tako, da postavljate vprašanja v e-pošti.
Načini merjenega ukrepanja	Posredovanje e-pošte je mogoče izmeriti s sledenjem odzivom in dokončanju klica k dejanju.

SharePoint

Ko komunicirate prek SharePointa, lahko sporočila ustvarite z dinamično vsebino, ki se lahko pogosto spreminja. Komunikacija v SharePointu vam omogoča, da vključite teme strani, spletne gradnike in prilagoditve z blagovno znamko, da ustvarite interaktivne elemente, ki bodo povečali priložnosti za sodelovanje bralca.

Uporaba SharePointove strani za komunikacijo z občinstvom

SharePointova stran je spletna stran na SharePointovem mestu, ki uporablja veliko različnih elementov, kot so gumbi, povezave, videoposnetki, slike, in drugo za osnutek in objavo sporočila, ki ga je mogoče posodabljati in spreminjati s časom (na primer pomembne dogodke ali spremembe pravilnika). Strani lahko obiščejo vsi, ki imajo dostop do ogleda mesta, na kateri je stran ustvarjena.

Več informacij o ustvarjanju sodobne SharePointove strani.

Uporaba SharePointove objave novic za komunikacijo z občinstvom

SharePointova objava novic je SharePointova stran, ki bo prikazana v viru Viva Connections in na drugih straneh, ki uporabljajo spletni gradnik novic, vključno s stranjo zvezdišča organizacije. Katero koli SharePointovo stran lahko preprosto pretvorite v objavo novic. Objave novic vam omogočajo tudi, da svoje podatke uporabite za določene demografske podatke, ki so bile razvrščene v vašo organizacijo, na primer v skupino za trženje, kadrovsko ekipo ali vodstvo vodje. S tem prikazom občinstva lahko avtor po objavi prilagodi, kdo si lahko ogleda svojo objavo novic.

Več informacij o ustvarjanju in skupni rabi SharePointove objave novic.

Več informacij o ciljanju občinstva v SharePointu.

Prednosti komuniciranja prek SharePointa

Sporočila, oblikovana v SharePointu, lahko po potrebi preprosto spremenite ali posodobite. SharePoint omogoča tudi ogled analize strani in spreminjanje nastavitev dovoljenj. SharePoint uporabniku omogoča, da s spletnim gradnikom »Poziv k dejanju« vključi poziv k dejanju, ki spodbudi gledalce k sodelovanjem. Z uporabo dinamičnih spletnih gradnikov lahko prosite bralnika, da še bolj sodeluje z drsenji po slikah, interakcijo z grafikoni, dostopom do zunanjih virov prek povezav in omogočanjem bralcem, da na SharePointovi strani všečkajo in pustijo povratne informacije. SharePoint omogoča tudi ogled analize strani in spreminjanje nastavitev dovoljenj za nadzor nad tem, kdo ima dostop do vašega spletnega mesta.

Na kaj morate biti pozorni pri komunikaciji prek SharePointa

Bralci morajo imeti dostop do mesta, kjer je objavljena stran ali objava novic. Čeprav lahko uporabniki zahtevajo dostop do vašega mesta, bo njihova zahteva v čakanju, dokler se nekdo ne odzove.

Najboljše prakse za komunikacijo s SharePointom

Ton glasu	Ton komunikacije prek SharePointa se mora ujemati z navodili podjetja glede blagovne znamke. Tone je odvisen tudi od teme in cilja komunikacije. Komunikacija prek SharePointa je po navadi prijazna in neformalna. Ton katere koli SharePointove strani ali objave novic se mora ujemati z ton SharePointovega mesta, v katerem bo objavljena stran ali objava novic.
Dolžina	SharePointove strani ustrezajo daljšim sporočilom, sestavljenem iz dveh ali več tem. Priporočamo vam, da velika sporočila razvrstite v manjše, vizualno segmentljive odseke na SharePointovi strani, da bo sporočilo lažje berljivo za vaše občinstvo.
Struktura	Uporabite odseke strani, predloge in spletne gradnike v SharePointu, da bralce spodbudite k interakciji z informacijami prek gumbov, videoposnetkov, galerij slik, obrazcev, knjižnic dokumentov in še več. Predloge so dobra osnova za začetek. S spletnimi gradniki ustvarite privlačna in interaktivna sporočila.
Načini za povečanje obveznosti	S spletnimi gradniki in oblikovanjem besedila ustvarite nekaj, kar je lahko ber enostavno in vizualno privlačno. Vključite naslov strani, ki zagotavlja dovolj informacij o zadevi in vsakem klicu k dejanju. S spletnim gradnikom za klicanje v dejanje lahko uporabnike navdihnete, da ukrepajo tako, da kliknejo povezavo po vaši izbiri.
Načini merjenega ukrepanja	S SharePointovo analitiko strani lahko izmerite rezervacijo.

Teams

Aplikacija Teams je odlična za hitro komunikacijo, ki doseže člane vaše organizacije, ne da bi prekinila njihov potek dela.

Prednosti komuniciranja prek aplikacije Teams

Zaposleni v številnih organizacijah večino svojega delovnega dne preživijo z odprtim delom v aplikaciji Teams. Ko komunicirate prek aplikacije Teams, boste verjetno hitro dostopali do oseb, saj jim za ogled objave ni treba odpreti druge aplikacije ali strani.

Na kaj morate biti pozorni pri komunikaciji prek aplikacije Teams

Odvisno od tega, kako vaša organizacija uporablja aplikacijo Teams, lahko osebe vsako uro prejemajo številna obvestila v aplikaciji Teams. Pomembno je, da objave v aplikaciji Teams izstopajo, tako da pritegnejo pozornost in se ne prezrejo.

Najboljše prakse komuniciranja z aplikacijo Teams

Ton glasu	Uporabite prijazen in neformalni ton pri pisanju sporočil v aplikaciji Teams. Razmislite o uporabi čustvenih simbolov, da bi ilustrira čustva in dodali barvite, zabavne elemente v sporočilo.
Dolžina	Zagotovite, da so objave v aplikaciji Teams kratke in preproste za pregled. Po potrebi povzamete ključne točke in se povežite z dodatnimi informacijami.
Struktura	Začnite objave s ključno točko. Z orodjem za oblikovanje lahko stilizirate besedilo in dodate oznake za objave z več ključnimi točkami. Navedite kratek povzetek in povezavo, ko se sklicujete na obstoječo vsebino (na primer na SharePointovo stran ali članek). Premislite o dodajanju znakov v sporočila z uporabo GIF-ov, ilustracij in slik, ki jih ponuja Teams.
Načini za povečanje obveznosti	Prosite bralce, naj se vključijo v objavo v aplikaciji Teams tako, da zastavljajo vprašanja ali jih spodbujajo, da pod objavo dodajo svoje mnenje in komentirajo. Ustvarite ankete ali objavite vprašanja, da lahko vsi vidijo odgovore drugih bralcev in jih uporabljajo. Uporabite @mentions, da pritegnete pozornost določenih posameznikov ali skupin ljudi.
Načini merjenega ukrepanja	Spremljajte odzive v aplikaciji Teams, kot so palci gor. Zabeležite si pogovore, ki se zgodijo v objavi.

Viva Engage (kmalu na voljo)

Viva Engage je komunikacijska platforma, ki povezuje ljudi v organizaciji tako, da jim omogoča ustvarjanje skupnosti, skupno rabo informacij in sodelovanje zaposlenih, združevanje oseb za doseganje skupnih ciljev in hiter dostop do informacij. Viva Engage vsem članom organizacije omogoča, da vprašanja postavljajo javno, zankajo v strokovnjakih in sodelujejo v družbenem odnosu na različnih temah.

Vodje organizacije lahko uporabijo Viva Engage, da vozijo kulturo in uskladijo organizacijo tako, da gostijo dogodke v živo in na zahtevo prek videa na zahtevo. Communicators can also create social campaigns that can inform and ignite impactful conversations across an organization.

Prednosti komuniciranja prek Viva Engage

Viva Engage je odlična komunikacijska platforma za spodbuditev in spodbujanje sodelovanja med zaposlenimi v organizaciji. Člani skupnosti lahko odprto sodelujejo, delijo zamisli, informacije in vzpostavljajo povezavo glede skupnih interesov.

Pri komunikaciji z zaposlenimi prek Viva Engage lahko communicatorji preprosto spodbujajo in merijo sodelovanje ......

Vaša organizacija si lahko ogleda, koliko obveznosti je določena tema ustvarjena s tem, koliko ljudi je videlo objavo, in omogoča gledalcem način, da se odzovejo na vsebino sporočila prek komentarjev, všečkov ali odzivov. Sodelovanje lahko dodatno spodbuja označevanje posameznikov z znakom @ in njihovim imenom; jih obvešča o trenutnem pogovoru in jih spodbuja k sodelovanju.

Preberite več o številom ogledov.

Na kaj morate biti pozorni pri komunikaciji prek Viva Engage

Ko komunicirate prek Viva Engage, je pomembno, da so informacije kratke in preproste. Dajte v skupno rabo povezave do daljših oblik vsebine in spodbujajte uporabnike k interakciji, tako da postavite vprašanja občinstvu, spodbujate bralce k všečkanju, komentiranju in skupni rabi objave v storitvi Viva Engage ter vključujejo interaktivne elemente, kot so ankete in ankete.

Ohranite ton svojih objav Viva Engage, informativne in priložnostne. Odvisno od velikosti organizacije in velikosti komunikacije je lahko koristno, da imate moderatorja ali dva, ki lahko nadzorujeta objave in vodita pogovor, če se začne izmikati temi, se po potrebi premakniti v temo polarizacije ali onemogočiti komentarje.

Bodite spoštljivi, če critiquing drugega pogleda, ne pokrivajo teme, ki bi lahko sramota ali odtujili druge, in se izognili polarizing teme, kot so politika in religije. Ne objavite ničesar, kar je zasebno, zaupno ali na negativno vpliva na določeno osebo.

Ton glasu	Glejte navodila glede blagovne znamke podjetja, ki so značilna za vašo organizacijo. Ton vaše objave mora biti prijazen, informativen in priložnostno. Spoštujte se, če imate čas. Ne pokrivajo teme, ki bi lahko sramota ali odtujili svoje bralce, in se izognili polarizing teme, kot so politika ali religije. Ne objavite ničesar, kar je zasebno ali zaupno. Izogibajte se mravljinčenje določene stranke na negativen način.
Dolžina	Zagotovite, da so objave kratke in preproste za pregled. Po potrebi povzamete ključne točke in se povežite z dodatnimi informacijami.
Struktura	Začnite objave s ključno točko. Navedite kratek povzetek in povezavo, ko se sklicujete na obstoječo vsebino (na primer na SharePointovo stran ali članek). Po potrebi uporabite slike in videoposnetke. Uporabite @mentions in oznake z lojtro, da pritegnete pozornost določenih posameznikov ali skupin ljudi.
Načini za povečanje obveznosti	Prosite bralce, da sodelujejo z vašo objavo, tako da zastavljajo vprašanja ali jih spodbujajo k všečkate, delite z drugimi in pustite komentarje. Spodbujajte svoje člane, da povabijo druge osebe v Viva Engage skupnosti. Ustvarite ankete ali objavite vprašanja, da lahko vsi vidijo odgovore drugih bralcev in jih uporabljajo.
Načini merjenega ukrepanja	Zabeležite si pogovore, ki se zgodijo v objavi.