Uporaba spajanja dokumentov za pošiljanje Accessovih podatkov v Word

V videoposnetku

Tukaj je splošni postopek za ustvarjanje Wordovega spajanja dokumentov v Access:

1. Odprite zbirko Access z naslovi, ki jih želite spojiti z Wordom.

2. Če podokno za krmarjenje ni odprto, pritisnite F11, da ga odprete.

3. Izberite tabelo ali poizvedbo, ki vsebuje naslove. Če so polja z naslovi razporejena v več tabel, ustvarite preprosto poizvedbo za izbiranje, ki vsebuje polja, ki jih potrebujete, in izberite to poizvedbo za spajanje.

4. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Izvozi kliknite Spajanje worda.

5. Odpre se pogovorno okno Čarovnik za spajanje dokumentov v Microsoft Wordu .

   

6. Izberite, ali želite, da čarovnik poveže podatke o naslovu z obstoječim Wordovim dokumentom ali začne z novim, praznim dokumentom.

7. Kliknite V redu.

Word zažene in prikaže zavihek Pošiljanje in podokno Spajanje dokumentov.

1. Sledite navodilom čarovnika tako, da kliknete povezavi Naprej in Nazaj na dnu podokna spajanja dokumentov.

2. V 3. koraku čarovnika vam ni treba izbrati seznama prejemnikov. To je bilo določeno, ko ste jo izbrali v Access. Vendar pa boste seznam morda želeli natančneje določiti tako, da kliknete Uredi seznam prejemnikov. V polju, ki se odpre, lahko iz spajanja odstranite posamezne prejemnike, uporabite filtre, razvrstite seznam in tako naprej.

3. V 4. koraku čarovnika napišite črko (razen če delate z obstoječim dokumentom).

4. Postavite kazalec v dokument, kjer želite prikazati podatke o naslovu, in kliknite Naslovni blok, Pozdravna vrstica ali Več elementov v podoknu spajanja dokumentov, da vstavite Access v dokument. V prikazanih poljih izberite želeno obliko zapisa in kliknite Primerjanje polj, da se prepričate, ali se polja pravilno ujemajo.

5. V 5. koraku čarovnika kliknite gumba Naprej (>>) in Nazaj (<<), če si želite ogledati predogled spojenih podatkov, ko natisnete dokument.

6. V 6. koraku čarovnika kliknite Natisni in izberite želene možnosti tiskanja.

7. Shranite in zaprite Wordov dokument.

   Opombe: 

   • Če se morate vrniti in prilagoditi katero koli nastavitev spajanja, ko dokončate čarovnika, so vse operacije na voljo na zavihku Pošiljanje v Wordu.

   • Če v zbirki podatkov programa Access spremembe načrta, boste morda morali prilagoditi nekatere nastavitve spajanja v Wordu, da bo spajanje znova pravilno delovalo.

   • Čarovnik za spajanje dokumentov je zasnovan tako, da deluje s podatki o naslovih za pošiljanje. Vendar pa lahko s funkcijo spajanja dokumentov spojite vse vrste podatkov z Wordom, kot so zapisi zaloge, opravila ali vsebina, ki jo shranite v Access.

Če želite podrobnejše informacije o Wordovih funkcijah spajanja dokumentov, glejte te članke:

• Uporaba spajanja dokumentov za prilagajanje dokumentov

• Ustvarjanje nalepk s spajanjem dokumentov

• Spajanje e-poštnih sporočil v Wordu