Ustvarjanje in objavljanje Accessove zbirke podatkov v SharePointu

V tem članku

• Pregled

• Ustvarjanje spletne zbirke podatkov

• Objavljanje in sinhronizacija sprememb v programu

Pregled

Access 2010 in Accessove storitve zagotavljajo platformo za ustvarjanje zbirk podatkov, ki jih lahko uporabite na SharePointovem mestu. Spletno zbirko podatkov načrtujete in objavite s storitvami Access 2010 accessovimi storitvami in ljudmi, ki imajo račune na SharePointovem mestu, uporabljajo spletno zbirko podatkov v spletnem brskalniku.

Način delovanja

Ko objavite spletno zbirko podatkov, Accessove storitve ustvari SharePointovo mesto, ki vsebuje zbirko podatkov. Vsi predmeti zbirke podatkov in podatki so premaknjeni na SharePointove sezname na tem mestu. Ta videoposnetek prikazuje postopek.

Po objavi lahko SharePointovi obiskovalci uporabijo vašo zbirko podatkov na podlagi njihovih dovoljenj za SharePointovo mesto.

• Poln nadzor    To vam omogoča, da spremenite podatke in načrt.

• Prispevanje    To vam omogoča spreminjanje podatkov, ne pa tudi sprememb načrta.

• Branje    Tako lahko berete podatke, ne morete pa spreminjati ničesar.

Spletno zbirko podatkov lahko odprete v Accessu, pregledate načrt in nato sinhronizirate spremembe , kar pomeni, da jih shranite na SharePointovo mesto. V tem videoposnetku je prikazano, kako spremenite načrt po objavi spletne zbirke podatkov.

Spletno zbirko podatkov lahko uporabljate tudi brez povezave, uporabite različico brez povezave in nato sinhronizirate podatke ter spremembe načrta, ko znova ustvarite povezavo.

Opomba: Če želite ustvariti spletno zbirko podatkov, morate imeti na SharePointovem mestu dovoljenja za poln nadzor, kjer jo želite objaviti. Če želite več informacij o SharePointovih dovoljenjih, glejte razdelek Glejte tudi .

Forms se izvajajo v brskalniku

Forms in večina makrov se izvaja v brskalniku. Tako lahko Access osveži podatke na zaslonu, ne da bi morali znova uveljaviti celotno stran.

Ustvarite lahko obrazec, s pomočjo katerega lahko drugi krmarijo po vaši aplikaciji. Z novim kontrolnikom , kontrolnikom za krmarjenje, lahko v obrazec za ta namen preprosto dodate standardne gumbe za krmarjenje v spletnem slogu.

Opomba: Podokno za krmarjenje (funkcija, ki jo uporabljate v Accessu za brskanje po predmetih v zbirki podatkov) ni na voljo v spletnem brskalniku.

Več o poročilih o Microsoft 365

Čeprav je poročila programa Access 2010 mogoče uspešno objaviti v Storitvah Access Services v SharePointu, se ne bodo izvajala v brskalniku, ko jih boste objavili v Microsoft 365. Priporočamo, da odprete zbirko podatkov v Accessu za ogled poročil in uporabite obrazce ali podatkovne liste za oblikovanje podatkov za tiskanje v Microsoft 365 okolju.

Podatki so shranjeni na SharePointovih seznamih

Vse tabele postanejo SharePointovi seznami, zapisi pa postanejo elementi seznama. Tako lahko s SharePointovimi dovoljenji nadzirate dostop do spletne zbirke podatkov in izkoristite prednosti drugih SharePointovih zmogljivosti.

Poizvedbe in podatkovni makri se izvajajo v storitvi

Vsa obdelava SQL se izvaja v SharePointovi storitvi. To pomaga izboljšati delovanje omrežja tako, da je omejen promet do naborov rezultatov.

Na vrh strani

Ustvarjanje spletne zbirke podatkov

V tem razdelku so opisane ključne nove funkcije in koraki za osnovna opravila načrtovanja, ki jih morate dokončati, če želite ustvariti spletno zbirko podatkov.

V tem razdelku

• Preden začnete

  • Razlike v načrtu med namiznimi in spletnimi zbirkami podatkov

  • Funkcije, ki so na voljo samo za namizne računalnike in nimajo ustreznine za Accessove storitve

• Razmislite o uporabi predloge

• Uvod v prazno spletno zbirko podatkov

• Načrtovanje spletne tabele

  • Ustvarjanje nove spletne tabele

  • Dodajanje polja iz galerije polj

  • Dodajanje polja s klikom podatkovnega lista

  • Spreminjanje lastnosti polja

• Dodajanje izračunanega polja

• Nastavitev pravil za preverjanje veljavnosti podatkov

  • Nastavitev veljavnostnega pravila polja in sporočila

  • Nastavitev veljavnostnega pravila zapisa in sporočila

• Ustvarjanje relacije med dvema spletnima tabelama

  • Ustvarjanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

• Spreminjanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

• Ohranjanje celovitosti podatkov z uporabo podatkovnih makrov

• Ustvarjanje spletne poizvedbe

• Ustvarjanje spletnega obrazca

• Ustvarjanje poročila

• Ustvarjanje obrazca za krmarjenje in nastavitev privzetega obrazca za prikaz na začetnem zaslonu

Preden začnete

Preden začnete oblikovati spletno zbirko podatkov, morate izvesti nekaj opravil. Poleg tega obstajajo razlike v oblikovanju med spletnimi zbirkami podatkov in namiznimi zbirkami podatkov, za katere morate vedeti, še posebej, če ste izkušen razvijalec Accessa.

• Določite namen zbirke podatkov    Imeti morate jasen načrt, da boste lahko sprejemali dobre odločitve, ko boste načrtovali podrobnosti.

• Poiščite in organizirajte potrebne podatke    Povezanih tabel ni mogoče uporabiti v spletni zbirki podatkov. Preden objavite zbirko podatkov, morate uvoziti vse podatke, ki jih želite uporabiti in ki ne izvirajo iz zbirke podatkov. Če podatke pred oblikovanjem polagate v vrsto, se lahko izognete temu, da bi načrt znova nastavili tako, da bi se lahko izognili nepričakovanim izzivom glede podatkov.

• Prepoznavanje SharePointovega mesta, ki ga boste uporabili za objavo    Brez SharePointa ne morete objaviti vsebine. Če želite načrt preskusiti v brskalniku, medtem ko ga načrtujete (ne slaba ideja), ga morate najprej objaviti.

• Načrtovanje varnosti    SharePointovo varnost lahko izkoristite za nadzor dostopa do spletne zbirke podatkov. Načrtujte varnost prej, da jo boste lahko gradili v svojem načrtu.

Razmislite o uporabi predloge

Ko določite, kaj mora aplikacija narediti, razmislite, ali bo predloga zbirke podatkov delovala. Predloge zbirk podatkov so vnaprej ustvarjene aplikacije, ki jih lahko uporabite, kot so, ali pa jih spremenite tako, da ustrezajo vašim zahtevam.

Predloge, ki so na voljo, si lahko ogledate na zavihku Novo v pogledu »Backstage«.

Uvod v prazno spletno zbirko podatkov

• Na zavihku Datoteka kliknite Novo.

  

Zavihek Datoteka odpre pogled »Backstage«, nov del Accessovega vmesnika, kjer boste našli ukaze, ki veljajo za celotno zbirko podatkov, na primer »Objavi v SharePointu«.

V pogledu »Backstage« so na zavihku Novo ukazi za ustvarjanje zbirke podatkov.

1. V razdelku Razpoložljive predloge kliknite Prazna spletna zbirka podatkov.

2. Preglejte predlagano ime datoteke v polju Ime datoteke in pot do datoteke zbirke podatkov, ki je navedena spodaj. Ime datoteke lahko spremenite tako, da vnesete ime datoteke v polje Ime datoteke.

3. Če želite spremeniti pot, kliknite ikono mape zraven polja Ime datoteke, da poiščete mesto za shranjevanje datoteke zbirke podatkov.

4. Kliknite Ustvari. Odpre se nova spletna zbirka podatkov in prikaže novo prazno tabelo.

Načrtovanje spletne tabele

Ko prvič ustvarite prazno spletno zbirko podatkov, Access ustvari novo tabelo in jo odpre v pogledu podatkovnega lista. Z ukazi na zavihkih Polja in Tabela lahko dodate polja, indekse, veljavnostna pravila in podatkovne makre – novo funkcijo, s katero lahko spremenite podatke glede na dogodke.

Ko uredite in uporabite novo tabelo, boste najverjetneje želeli ustvariti več tabel.

Dodajanje izračunanega polja

Dodate lahko polje, ki prikazuje vrednost, ki je izračunana iz drugih podatkov v isti tabeli. Podatkov iz drugih tabel ni mogoče uporabiti kot vir izračunanih podatkov. Izračunana polja ne podpirajo nekaterih izrazov.

1. Ko je tabela odprta, kliknite Kliknite, če želite dodati.

2. Pokažite na Izračunano polje in kliknite vrsto podatkov, ki jo želite uporabiti za polje.

   Odpre se graditelj izrazov.

3. Z graditeljem izrazov ustvarite izračun za polje. Ne pozabite, da lahko za izračun uporabite le druga polja iz iste tabele kot vire podatkov. V razdelku Glejte tudi so povezave do člankov z informacijami o uporabi graditelja izrazov.

Nastavitev pravil za preverjanje veljavnosti podatkov

Z izrazom lahko preverite veljavnost vnosa za večino polj. Z izrazom lahko preverite tudi veljavnost vnosa za tabelo, kar je uporabno, če želite preveriti veljavnost vnosa za polje, ki ne podpira preverjanja veljavnosti, ali če želite preveriti vnos v polje na podlagi vrednosti drugih polj v tabeli.

Določite lahko tudi sporočilo, ki se prikaže, ko veljavnostno pravilo preprečuje vnos, imenovano veljavnostno sporočilo.

Ustvarjanje relacije med dvema spletnima tabelama

Če želite ustvariti relacijo v spletni zbirki podatkov, s čarovnikom za iskanje ustvarite polje za iskanje. Polje za iskanje se prikaže v tabeli, ki je na strani »mnogo« relacije, in kaže na tabelo, ki je na eni strani relacije.

Spreminjanje polja za iskanje v pogledu podatkovnega lista

1. Odprite tabelo s poljem za iskanje, ki ga želite spremeniti.

2. Naredite nekaj od tega:

   • Na zavihku Polja v skupini Lastnosti kliknite Spreminjanje iskanja.

   • Z desno tipko miške kliknite polje za iskanje in nato kliknite Spremeni iskanja.

3. Sledite navodilom čarovnika za iskanje.

Ohranjanje celovitosti podatkov z uporabo podatkovnih makrov

Kaskadne posodobitve in brisanje lahko izvedete s podatkovnim makri. Z ukazi na zavihku Tabela lahko ustvarite vdelane makre, ki spreminjajo podatke. V tem videoposnetku so prikazane osnove.

V razdelku Glejte tudi so povezave do člankov, ki vsebujejo več informacij o ustvarjanju podatkovnih makrov.

Ustvarjanje spletne poizvedbe

Poizvedbo lahko uporabite kot vir podatkov za obrazce in poročila. Poizvedbe se izvajajo v storitvi in pomagajo minimizirati omrežni promet.

Recimo, da uporabljate spletno zbirko podatkov za sledenje dobrodelnim prispevkom. Želite videti, kdo je poda ustvaril denar, ko se je zgodil dogodek. S poizvedbo lahko izberete podatke in jih pripravite za uporabo v obrazcih in poročilih.

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Poizvedba.

2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite vsako tabelo, ki jo želite vključiti, nato pa kliknite Zapri.

   V tem primeru dvokliknite Komponente, Donacije, Dogodki in Skupine dogodkov.

3. Zahtevana združevanja ustvarite tako, da v oknu z načrtom poizvedbe povlečete polja iz enega predmeta v drugega.

   V tem primeru povlecite polje ID iz Polja komponent v polje »DonorConstituentID« v razdelku Donacije in nato povlecite polje »DonorConstituentID« iz polja »Donacije« v polje »IDdpojavalca« v razdelku »DogodekAttendees«.

4. Dodajte polja, ki jih želite uporabiti. Polja lahko povlečete v mrežo ali pa dvokliknete polje, da ga dodate.

   V tem primeru iz tabele »Dogodki«, »Datum Donacije« dodajte »Dogodek« iz tabele »Donacije« in »Pozdrav«, »Ime« in »Priimek« iz tabele Komponente.

5. Dodajte pogoje, ki jih želite uporabiti.

   V tem primeru želite omejiti »Datum Donacije«, tako da pade med začetni datum in končniDatum dogodka. V mreži načrta poizvedbe v vrstico Pogoji v razdelku Datum Donacije vnesite >=[ZačetniDatum] In <=[KončniDatum].

Ustvarjanje spletnega obrazca

Forms so glavni način za vnos in urejanje podatkov v spletni zbirki podatkov in so uporabni tudi za pregledovanje podatkov. Forms v brskalniku, kar pomaga optimizirati učinkovitost delovanja. Ko odprete obrazec, brskalnik pridobi zahtevane podatke iz SharePointa. Podatke v obrazcu lahko filtrirate in jih razvrstite, ne da bi vam bilo treba znova pridobiti podatke.

1. Izberite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite uporabiti kot vir podatkov.

   Opomba: Če želite ustvariti nevezan obrazec, preskočite ta korak.

2. Na zavihku Ustvari v skupini Forms kliknite enega od teh gumbov:

   • Oblika    Ustvarite preprost obrazec, ki prikazuje en zapis hkrati z uporabo predmeta, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

     Opomba: Če ustvarjate nevezani obrazec, ta gumb ni na voljo.

   • Več elementov    Ustvarite obrazec, ki prikazuje več zapisov hkrati z uporabo predmeta, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

     Opomba: Če ustvarjate nevezani obrazec, ta gumb ni na voljo.

   • Prazen obrazec    Ustvarite obrazec, ki nima ničesar v njem.

   • Podatkovni list    Ustvarite obrazec, ki je videti in deluje kot podatkovni list, z uporabo predmeta, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

     Opomba: Če ustvarjate nevezani obrazec, ta gumb ni na voljo.

Ustvarjanje poročila

Poročila so glavni način za pregled ali tiskanje podatkov iz spletne zbirke podatkov. V Microsoft 365 morate zbirko podatkov odpreti v Accessu, preden si lahko ogledate poročilo. Ko odprete poročilo, Access pridobi zahtevane podatke iz SharePointovega strežnika. Podatke v poročilu lahko filtrirate in razvrščate, ne da bi morali znova pridobiti podatke iz strežnika.

1. Izberite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite uporabiti kot vir podatkov.

2. Na zavihku Ustvari v skupini Poročila kliknite enega od teh gumbov:

   • Poročilo    Ustvarite osnovno poročilo s predmetom, ki ste ga izbrali kot vir podatkov.

   • Prazno poročilo    Ustvarite poročilo, v katerem ni ničesar.

Ustvarjanje obrazca za krmarjenje in nastavitev privzetega obrazca za prikaz na začetnem zaslonu

Ljudje način za krmarjenje po aplikaciji. Upoštevajte, da podokno za krmarjenje ni na voljo v spletnem brskalniku. Če želite, da ljudje uporabljajo predmete zbirke podatkov, jim morate zagotoviti sredstva. Ustvarite lahko obrazec za krmarjenje in določite, da bo prikazan vsakič, ko nekdo odpre program v spletnem brskalniku. Če ne določite obrazca za prikaz ob zagonu programa, se ne bo odprl noben obrazec, zaradi česar bo uporaba programa vsem otežena.

1. Na traku kliknite zavihek Ustvari.

2. V skupini Forms kliknite Krmarjenje in nato na seznamu izberite postavitev krmarjenja.

3. Če želite dodati element, ga povlecite iz podokna za krmarjenje v kontrolnik za krmarjenje.

   Opomba: Obrazce in poročila lahko dodate le v kontrolnik za krmarjenje.

4. V telo obrazca za krmarjenje dodajte še druge želene kontrolnike. Morda boste želeli zagotoviti funkcijo iskanja v vseh obrazcih tako, da dodate nekaj kontrolnikov v obrazec za krmarjenje.

Objavljanje in sinhronizacija sprememb v programu