Rezime: Saznajte više o elementima rešenja za upravljanje dokumentima i procesu planiranja upravljanja dokumentima u sistemu SharePoint 2013.
Ovaj članak sadrži detaljan opis različitih elemenata rešenja za upravljanje dokumentima zasnovanog na sistemu SharePoint Server 2016.
Upravljanje dokumentima kontroliše životni ciklus dokumenata u organizaciji – kako se kreiraju, rediguju i objavljuju i kako se na kraju uklanjaju ili zadržavaju. Iako termin "upravljanje" podrazumeva da se informacije kontrolišu iz vrha organizacije, efikasan sistem upravljanja dokumentima trebalo bi da odražava kulturu organizacije koja ga koristi. Alatke koje koristite za upravljanje dokumentima trebalo bi da budu dovoljno fleksibilne da omoguće da strogo kontrolišete životni ciklus dokumenta ako se to uklapa u kulturu i ciljeve preduzeća, ali i da vam omoguće da primenite slabije strukturiran sistem, ako to više odgovara vašem preduzeću.
Elementi sistema za upravljanje dokumentima
Efikasno rešenje za upravljanje dokumentima određuje sledeće:
- Vrste dokumenata i drugog sadržaja koji se mogu kreirati u organizaciji.
- Koji predložak da koristite za svaku vrstu dokumenta.
- Koje metapodatke treba obezbediti za svaku vrstu dokumenta.
- Gde treba uskladištiti dokument u svakoj fazi njegovog životnog ciklusa.
- Kako kontrolisati pristup dokumentu u svakoj fazi njegovog životnog ciklusa.
- Kako da premeštate dokumente unutar organizacije dok članovi tima doprinose kreiranju, pregledu, odobravanju, objavljivanju i raspolaganju dokumentima.
SharePoint Foundation 2013 obuhvata funkcije koje primenjuju sve ove aspekte upravljanja dokumentima. SharePoint Server 2016 uključuje iste funkcije i dodaje sledeće:
- Koje smernice treba primeniti na dokumente da bi se nadgledale radnje u vezi sa dokumentima, da bi se dokumenti zadržali ili uklonili na odgovarajući način, a sadržaj važan za organizaciju bio zaštićen.
- Kako da postupate sa dokumentima kao korporativnim zapisima, koji se moraju zadržati u skladu sa pravnim zahtevima i poslovnim uputstvima.
Da bi se obezbedilo da informacioni radnici mogu lako da iskoriste ove mogućnosti bez potrebe da odstupaju od svakodnevnih operacija i poznatih alatki, aplikacije u sistemu Microsoft Office – kao što su Microsoft Outlook i Word – takođe obuhvataju funkcije koje podržavaju svaku fazu u životnom ciklusu dokumenta.
Proces planiranja
Proces planiranja upravljanja dokumentom sastoji se od sledećih glavnih koraka:
Identifikovanje uloga za upravljanje dokumentima Uverite se da vaši planovi uključuju povratne informacije ključnih zainteresovanih u vašoj organizaciji, imate najbolji tim za primenu rešenja i znate ko će učestvovati u procesima upravljanja dokumentima.
Analiza korišćenja dokumenata Kada identifikujete ko radi na dokumentima, odredite vrste dokumenata na kojima rade i kako ih koriste. Više informacija potražite u članku "Identifikovanje korisnika i analiza upotrebe dokumenata" (SharePoint Server 2010).
Planiranje organizacije dokumenata Dokumente možete organizovati u kolekcije lokacija, lokacije i biblioteke. SharePoint Server 2016 nudi niz funkcija za lakše organizovanje i skladištenje dokumenata, od specijalizovanih sajtova do labavo strukturiranih biblioteka dokumenata za brzo kreiranje dokumenata i saradnju. U okviru biblioteke možete dodatno da organizujete sadržaj u fascikle i potfascikle. Više informacija potražite u članku Planiranje biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010).
Planiranje načina na koji se sadržaj premešta između lokacija Možda će biti potrebno da premestite ili kopirate dokument sa jedne lokacije ili iz biblioteke na drugu u različitim fazama njegovog životnog ciklusa. Više informacija potražite u članku "Planiranje toka sadržaja" u planiranju biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010).
Tipovi sadržaja plana Koristite tipove sadržaja da biste organizovali informacije o dokumentima kao što su metapodaci, predlošci dokumenata i procesi toka posla. Ovo je važan korak koji će vam pomoći da organizujete dokumente i nametnete doslednost u celoj organizaciji. Više informacija potražite u članku Planiranje tipa sadržaja i toka posla (SharePoint Server 2010).
Planiranje tokova posla Kada planirate tokove posla za organizaciju, možete da kontrolišete i pratite kako se dokumenti premeštaju od jednog člana tima do drugog dok svaki učesnik sarađuje u životnom ciklusu dokumenta. SharePoint Server 2016 uključuje tokove posla za uobičajene zadatke tima kao što su pregled i odobravanje dokumenata. SharePoint Server 2016 takođe podržava kreiranje i instaliranje prilagođenih tokova posla. Više informacija potražite u članku Planiranje tipa sadržaja i toka posla (SharePoint Server 2010).
Planiranje upravljanja sadržajem Možete da planirate odgovarajući stepen kontrole koji je zasnovan na tipu sadržaja ili lokaciji skladišta. Na primer, možda ćete zahtevati da se dokumenti u određenoj biblioteci odjave pre nego što budu mogli da se uređuju. Više informacija potražite u članku Kreiranje verzija, odobravanje sadržaja i planiranje odjavljivanja (SharePoint Server 2010).
Smernice za planiranje Za svaki tip sadržaja planirajte smernice za upravljanje informacijama da biste se uverili da se dokumenti nadgledaju, zadržavaju i da se njima rukuje na drugi način u skladu sa institucionalnim i pravnim zahtevima organizacije. SharePoint Server 2016 obuhvata smernice koje primenjuju nadzor, zadržavanje dokumenata i bar kodove (da bi se obezbedilo da štampani sadržaj može da bude u korelaciji sa odgovarajućim elektronskim verzijama). Više informacija potražite u članku Planiranje smernica upravljanja informacijama (SharePoint Server 2010).
Napomena
Smernice nisu dostupne u sistemu SharePoint Foundation 2013.
Identifikovanje korisnika i analiza korišćenja dokumenata (SharePoint Server 2010)
Planiranje biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010)
Planiranje tipova sadržaja i toka posla (SharePoint Server 2010)
Kreiranje verzija, odobravanje sadržaja i planiranje odjavljivanja (SharePoint Server 2010)
Planiranje smernica upravljanja informacijama (SharePoint Server 2010)