Planiranje kontrola kreiranja verzija dokumenta, odobravanja sadržaja i odjavljivanja u sistemu SharePoint

Rezime: Saznajte kako da koristite kreiranje verzija, odobravanje sadržaja i odjavljivanje u sistemu SharePoint 2013 da biste kontrolisali verzije dokumenata tokom njihovog životnog ciklusa.

Ovaj članak opisuje kako da planirate kreiranje verzija, odobravanje sadržaja i odjavljivanje u sistemu SharePoint Server 2016 da biste kontrolisali verzije dokumenata tokom njihovog životnog ciklusa.

Pre nego što pročitate ovaj članak, trebalo bi da razumete proces planiranja upravljanja dokumentima koji je opisan u članku "Pregled upravljanja dokumentima u sistemu SharePoint 2013".

U ovom članku:

• Osnovni podaci o kreiranju verzija, odobravanju sadržaja i odjavljivanjima
• Planiranje kreiranja verzija
• Planiranje odobrenja sadržaja
• Planiranje odjavljivanja i prijavljivanja

Osnovni podaci o kreiranju verzija, odobravanju sadržaja i odjavljivanjima

SharePoint Server 2016 obuhvata sledeće funkcije koje mogu da pomognu da kontrolišete dokumente u biblioteci dokumenata:

• Kreiranje verzija je metod kojim se uzastopne iteracije dokumenta numerišu i čuvaju.
• Odobravanje sadržaja je metod na osnovu kojeg članovi lokacije koji imaju dozvole davaoca odobrenja kontrolišu objavljivanje sadržaja.
• Odjavljivanje i prijavljivanje predstavljaju metode pomoću kojih korisnici mogu bolje da kontrolišu kada se kreira nova verzija dokumenta, kao i da komentarišu promene koje su napravili prilikom prijavljivanja dokumenta.

Postavke za funkcije upravljanja sadržajem opisane u ovom članku konfigurišete u bibliotekama dokumenata. Da biste delili ove postavke sa bibliotekama u rešenju, možete da kreirate predloške biblioteke dokumenata koji uključuju postavke upravljanja sadržajem. Tako ćete biti sigurni da će nove biblioteke odražavati vaše odluke o upravljanju sadržajem.

Više informacija o kreiranju verzija potražite u članku "Omogućavanje i konfigurisanje kreiranja verzija za listu ili biblioteku".

Planiranje kreiranja verzija

Podrazumevana kontrola kreiranja verzija za biblioteku dokumenata zavisi od predloška kolekcije lokacija. Međutim, možete da konfigurišete kontrolu verzija za biblioteku dokumenata u zavisnosti od određenih zahteva. Svaka biblioteka dokumenata može imati drugačiju kontrolu kreiranja verzija koja najviše odgovara vrsti dokumenata u biblioteci. SharePoint Server 2016 ima tri opcije za kreiranje verzija:

• Bez kreiranja verzija Navodi da se nijedna ranija verzija dokumenata ne čuva. Kada se kreiranje verzija ne koristi, nije moguće preuzeti starije verzije dokumenata i istorija dokumenta se takođe ne zadržava zato što se ne čuvaju komentari koji prate svaku iteraciju dokumenta. Koristite ovu opciju u bibliotekama dokumenata koje sadrže nevažan sadržaj ili sadržaj koji se nikada neće menjati.
• Kreiranje glavnih verzija Navodi da se numerisane verzije dokumenata zadržavaju pomoću jednostavne šeme kreiranja verzija (na primer, 1, 2, 3). Da biste kontrolisali uticaj na prostor za skladištenje, možete da navedete koliko starijih verzija treba da se zadrži, računajući počevši od trenutne verzije.
  Kod kreiranja glavnih verzija, svaki put kada se sačuva nova verzija dokumenta, svi korisnici koji imaju dozvole za biblioteku dokumenata moći će da prikažu sadržaj. Koristite ovu opciju kada ne želite da pravite razliku između radnih verzija dokumenata i objavljenih verzija. Na primer, u biblioteci dokumenata koju koristi radna grupa u organizaciji, kreiranje glavnih verzija je dobar izbor ako svi u timu moraju da imaju mogućnost da prikažu sva ponavljanja svakog dokumenta.
• Kreiranje glavnih i pomoćnih (radnih) verzija Navodi da se zadržavaju numerisane verzije dokumenata pomoću šeme kreiranja glavnih verzija i međuverzija (na primer 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Verzije koje se završavaju sa .0 su glavne verzije, a verzije koje se završavaju oznakama tipa datoteke koje nisu nula su međuverzije. Prethodne glavne verzije i međuverzije dokumenata čuvaju se zajedno sa trenutnim verzijama. Da biste kontrolisali uticaj na prostor za skladištenje, možete da navedete koliko prethodnih glavnih verzija treba da se zadrži, računajući počevši od trenutne verzije. Takođe možete da navedete koliko glavnih verzija koje se čuvaju treba da sadrže odgovarajuće međuverzije. Na primer, ako navedete da međuverzije treba da se zadrže za dve glavne verzije, a trenutna glavna verzija je 4.0, onda će se sačuvati sve međuverzije počevši od 3.1.
  U kreiranju glavnih verzija i međuverzija svaki korisnik koji ima dozvole za čitanje može da prikazuje glavne verzije dokumenata. Možete da navedete koji korisnici mogu da prikazuju i međuverzije. Obično preporučujemo da dozvole za prikaz pomoćnih verzija i rad sa njima dodelite korisnicima koji mogu da uređuju stavke i ograničite korisnike koji imaju dozvole za čitanje da prikazuju samo glavne verzije.
  Koristite kreiranje glavnih verzija i međuverzija kada želite da napravite razliku između objavljenog sadržaja koji korisnici mogu da pogledaju i radne verzije sadržaja koji još uvek nije spreman za objavljivanje. Na primer, na veb sajtu za ljudske resurse koji opisuje pogodnosti organizacije, koristite kreiranje glavnih verzija i međuverzija da biste zaposlenima ograničili pristup opisima pogodnosti dok se opisi korigovaju.

Planiranje odobrenja sadržaja

Koristite odobravanje sadržaja da biste formalizovali i kontrolisali stavljanje sadržaja na raspolaganje publici. Na primer, preduzeće koje objavljuje sadržaj kao neki od svojih proizvoda ili usluga može zahtevati pravni pregled i odobrenje pre objavljivanja sadržaja.

Radna verzija dokumenta koja čeka odobrenje sadržaja je u statusu "Na čekanju". Kada davalac odobrenja rediguje dokument i odobri sadržaj, on postaje dostupan za prikazivanje korisnicima koji imaju dozvole za čitanje. Vlasnik biblioteke dokumenata može da omogući odobravanje sadržaja za biblioteku dokumenata i opcionalno može da poveže tok posla sa bibliotekom kako bi pokrenuo proces odobravanja.

Način na koji se dokumenti prosleđuju na odobravanje razlikuje se u zavisnosti od postavki kreiranja verzija u biblioteci dokumenata:

• Bez kreiranja verzija Ako se kreiranje verzija ne koristi i promene u dokumentu se čuvaju, status dokumenta postaje "Na čekanju". SharePoint Server 2016 zadržava stariju verziju dokumenta, tako da korisnici koji imaju dozvole za čitanje i dalje mogu da je pregledaju. Kada se odobre promene na čekanju, nova verzija dokumenta je dostupna za prikazivanje korisnicima koji imaju dozvole za čitanje, a starija verzija se ne zadržava.
  Ako se kreiranje verzija ne koristi i novi dokument se otprema u biblioteku dokumenata, on se dodaje u biblioteku u statusu "Na čekanju" i korisnici koji imaju dozvole za čitanje ne mogu da ga vide dok se ne odobri.
• Kreiranje glavnih verzija Ako se koristi kreiranje glavnih verzija i promene u dokumentu se čuvaju, status dokumenta postaje "Na čekanju" i prethodna glavna verzija dokumenta je dostupna za prikazivanje korisnicima koji imaju dozvole za čitanje. Kada se potvrde promene u dokumentu, kreira se nova glavna verzija dokumenta i stavlja na raspolaganje korisnicima koji imaju dozvole za čitanje, a prethodna glavna verzija se čuva na listi istorije dokumenta.
  Ako se koristi kreiranje glavnih verzija i novi dokument se otprema u biblioteku dokumenata, on se dodaje u biblioteku u statusu "Na čekanju" i neće ga moći da vide korisnici koji imaju dozvole za čitanje dok se ne odobri kao verzija 1.
• Kreiranje glavnih i pomoćnih (radnih) verzija Ako se koristi kreiranje glavnih verzija i međuverzija, a promene u dokumentu se čuvaju, autor ima izbor da sačuva novu međuverziju dokumenta kao radnu verziju ili da kreira novu glavnu verziju, čime se status dokumenta menja u "Na čekanju". Kada se odobre promene dokumenta, kreira se nova glavna verzija dokumenta i stavlja se na raspolaganje korisnicima koji imaju dozvole za čitanje. Prilikom kreiranja glavnih verzija i međuverzija, glavne verzije i međuverzije dokumenata čuvaju se na listi istorije dokumenta.
  Ako se koristi kreiranje glavnih verzija i međuverzija i novi dokument se otprema u biblioteku dokumenata, on se može dodati u biblioteku u statusu radne verzije kao verzija 0.1 ili autor može odmah da zatraži odobrenje. U ovom slučaju status dokumenta postaje "Na čekanju".

Planiranje odjavljivanja i prijavljivanja

Možete zahtevati od korisnika da odjave dokumente iz biblioteke dokumenata pre nego što počnu da uređuju dokumente. Pogodnosti zahtevanja odjavljivanja i prijavljivanja obuhvataju sledeće:

• Bolja kontrola vremena kreiranja verzija dokumenata. Kada se dokument odjavi, autor može da sačuva dokument bez prijavljivanja. Drugi korisnici biblioteke dokumenata neće moći da vide ove promene i nova verzija neće biti kreirana. Nova verzija (vidljiva drugim korisnicima) kreira se samo kada autor prijavi dokument. To autoru daje veću fleksibilnost i kontrolu.
• Bolje hvatanje metapodataka. Kada je dokument prijavljen, autor može da napiše komentare koji opisuju promene koje su unete u dokument. Time se pravi tekući istorijski zapis promena unetih u dokument.

Ako rešenje zahteva od korisnika da prijavljuju i odjavljuju dokumente kako bi ih uređivali, možete da koristite funkcije u Office 2016 klijentskim aplikacijama koje podržavaju te radnje. Korisnici mogu da odjave dokumente, opozovu odjavljivanja i prijave dokumente iz Office 2016 klijentskih aplikacija.

Kada se dokument odjavi, zaključan je za isključivo uređivanje od strane korisnika. Kada korisnik sačuva uređivanja u ovoj datoteci, promene se otpremaju i čuvaju na serveru. Promene su privatne za korisnika i nisu vidljive drugima. Kada korisnik bude spreman da prijavi dokument, najnovije promene postaju vidljive drugima i objavljuju se.

Iz Office 2016 klijentskih aplikacija korisnici mogu da odaberu i da ostave odjavljene dokumente na serveru tako što će promeniti opcije uređivanja sadržaja.

Planiranje upravljanja dokumentima u sistemu SharePoint 2013