Jedan od prvih koraka u upravljanju projektom jeste dodavanje zadataka koji će obaviti projekat. Lista zadataka može da bude jednostavna kao lista za proveru stvari koje treba obaviti ili može da bude donekle složenija, sa datumima početka i završetka, odnosima sa drugim zadacima i drugim povezanim informacijama o zadatku. Jednostavna lista za proveru zadataka i planirana lista zadataka koriste istu listu na lokaciji, tako da možete početi sa jednostavnom listom za proveru, a kasnije dodati detalje zadacima da biste od nje napravili listu zadataka po rasporedu.
Dodavanje jednostavne liste zadataka za proveru
Ako tek počinjete sa planiranjem projekta ili ako ne očekujete da će ovaj projekat biti posebno komplikovan, jednostavna lista zadataka može biti dovoljna da efikasno upravljate projektom. Lista za proveru može da sadrži krajnje rokove za zadatke projekta i zaduženja članovima tima projekta.
Da biste dodali jednostavnu listu za proveru zadataka, uradite sledeće:
- Na traci za brzo pokretanje lokacije izaberite stavku "Zadaci".
- Na stranici "Zadaci " kliknite na dugme "Uredi".
- U kolonu " Ime zadatka " otkucajte ime svakog zadatka koji treba da se završi u projektu. Pritisnite taster Enter da biste se premestili u sledeći red nakon dodavanja zadatka.
Savet
Želite li da dodate novi zadatak između dva zadatka koja su već navedena? Kliknite na prostor sa leve strane polja za potvrdu za postojeći zadatak, a zatim pritisnite taster Insert. Novi red se dodaje iznad postojećeg zadatka koji ste izabrali. Takođe možete kliknuti na dugme "Umetni" u grupi Hijerarhija na kartici "Zadaci ".
U koloni "Krajnji rok" otkucajte ili izaberite datum za koji svaki zadatak na listi treba da bude dovršen. Ako niste sigurni kada zadatak treba da se dovrši, ostavite ovu kolonu praznu za taj zadatak.
U koloni "Dodeljeno " otkucajte ili izaberite ime svake osobe koja će raditi na svakom zadatku na listi.
Savet
Najbolja praksa jeste da svakom zadatku dodelite samo jednu osobu. Ako treba da dodelite više osoba, to može dovesti do problema sa označavanjem zadataka kao dovršenih. Ako Ana završi sa radom na zadatku, ima smisla da potvrdi izbor kao dovršen na stranici "Moji zadaci". Međutim, ovo označava zadatak kao dovršen za sve kojima je dodeljen, ne samo za Ann. Neko drugi na zadatku možda još uvek ima posla. Ako odlučite da i dalje treba da dodelite više osoba zadatku, imena možete da razdvojite tačkom i zarezom (;).
Kada završite sa dodavanjem jednostavne liste za proveru zadataka, kliknite na dugme "Zaustavi".
Još jedan brz način za dodavanje jednostavne liste za proveru zadataka jeste nalepljivanje liste sa Excel radnog lista. Sve dok se kolone koje koristite u radnom listu poravnavaju sa kolonama prikazanim na stranici "Zadaci ", možete jednostavno da kliknete na listu zadataka i nalepite podatke radnog lista. Imena će biti uparena sa nalozima, ako je to moguće, u koloni " Dodeljeno ".
Dok radite na projektu, možete potvrditi izbor u polju za potvrdu pored imena svakog zadatka kada se zadatak dovrši.
Ako otkrijete da vam je potrebna veća kontrola nad zadacima u jednostavnoj listi za proveru, možete da koristite korake u sledećem odeljku da biste dodali detalje zadacima i napravili robusniju planiranu listu.
Dodavanje planirane liste zadataka
Ako je projekat donekle složen, možda ćete otkriti da vam planirana lista zadataka pomaže da pratite posao na način kojim se lakše upravlja.
Da biste dodali planiranu listu zadataka:
Na traci za brzo pokretanje lokacije izaberite stavku "Zadaci".
Na stranici "Zadaci " izaberite stavku "Novi zadatak". Ili na kartici "Zadaci " na traci izaberite stavku "Nova stavka".
Napomena
Ako ste u početku napravili jednostavnu listu za proveru zadataka, ali je projekat postao malo složeniji, možete lako da dodate više detalja postojećim zadacima. Da biste izabrali zadatak, kliknite na prostor sa leve strane polja za potvrdu za njega, a zatim na kartici "Zadaci " na traci izaberite stavku " Uredi stavku". To otvara zadatak tako da možete da dodate više detalja planiranja.
Otkucajte ime zadatka u polju " Ime zadatka ".
Otkucajte ili izaberite datum početka i završetka zadatka u poljima " Datum početka " i "Krajnji rok ". Ako niste sigurni koji od ovih datuma niste sigurni, za sada izostavite ove informacije. Uvek možete da se vratite kasnije i dodate informacije tako što ćete urediti zadatak.
U polje " Dodeljeno " otkucajte ime ili e-adresu osobe za koju želite da radi na zadatku.
Savet
Najbolja praksa jeste da svakom zadatku dodelite samo jednu osobu. Ako treba da dodelite više osoba, to može dovesti do problema sa označavanjem zadataka kao dovršenih. Ako Ana završi sa radom na zadatku, ima smisla da potvrdi izbor kao dovršen na stranici "Moji zadaci". Međutim, ovo označava zadatak kao dovršen za sve kojima je dodeljen, ne samo za Ann. Neko drugi na zadatku možda još uvek ima posla. Ako odlučite da i dalje treba da dodelite više osoba zadatku, imena možete da razdvojite tačkom i zarezom (;).
Ako je rad na poslu već počeo, unesite procenat u polje % dovršenosti da biste približno videli koliko posla je urađeno i šta je ostalo da se uradi.
Savet
To je sjajno polje za članove tima projekta da redovno ažuriraju. Može da vam pomogne da razumete kako napreduje rad na projektu i da li je projekat na dobrom putu da se završi na vreme.
Otkucajte kratak opis zadatka u polje " Opis ", ako želite da pružite više detalja o uključenom poslu. Ovo može da bude korisno za rukovodioce ili druga zainteresovana lica koja pokušavaju da razumeju vaš projekat.
Koristite polja i dugmad pored stavke "Prethodni zadaci " da biste ukazali na to koji zadaci u projektu treba da se dovrše da bi trenutni zadatak mogao da počne.
Na primer, recimo da kreirate zadatak pod imenom "Objavljivanje saopštenja za medije" koji ne može da se pokrene dok se ne dovrši zadatak "Pisanje saopštenja za javnost". Izaberite zadatak "Napiši saopštenje za medije" iz okvira sa leve strane, a zatim kliknite na dugme "Dodaj " da biste ga premestili u polje sa desne strane. To ukazuje na to da je zadatak "Pisanje saopštenja za štampu" prethodnik zadatka "Objavi saopštenje za javnost" (to jest, prethodi) zadatku "Objavi saopštenje za javnost".Izaberite odgovarajući nivo prioriteta sa liste prioriteta .
Izaberite odgovarajući nivo statusa sa liste "Status zadatka ".
Savet
Ovo je još jedno polje koje je korisno za redovno ažuriranje članova projektnog tima. Može da vam pomogne da ostanete u toku sa blokadama rada, kašnjenjima rasporeda i drugim kritičnim problemima sa rasporedom.
Kliknite na dugme Sačuvaj.
Rad sa listom zadataka
Dok radite sa listom zadataka, oni čiji su krajnji rokovi navedeni crvenom bojom kasne. Kada okasnili zadatak označite kao dovršen tako što ćete potvrditi izbor u polju za potvrdu pored zadatka, krajnji rok više se ne prikazuje kao crveni tekst.
Pored toga, možete se prebacivati između različitih prikaza liste zadataka tako što ćete kliknuti na veze prikaza iznad liste. Možete da birate između opcija "Svi zadaci", "Kalendar, Dovršeno, Gantov grafikon, "Kasni zadaci", "Moji zadaci" i "Predstojeće", odnosno možete da izmenite postojeći prikaz ili da napravite sopstveni prikaz liste zadataka. Ako prikaz koji želite da koristite nije naveden iznad liste zadataka, kliknite na dugme Kliknite za dodatne opcije (...) pored veza prikaza i odaberite prikaz koji želite da koristite. Dodatne informacije o kreiranju sopstvenog prikaza potražite u članku "Kreiranje, promena ili brisanje prikaza na listi ili u biblioteci".
Kad dodate detaljne zadatke u projekat, trebalo bi da: