SharePoint nudi prilagodljivo iskustvo za upravljanje sadržajem, bogato funkcijama. Ako imate veliku količinu datoteka za upravljanje, razmislite o korišćenju predloška lokacije centra za dokumente. Ovaj predložak je optimizovan za upravljanje dokumentima velikih razmera. To može uštedeti vreme i pomoći vam da budete efikasniji. Predložak sadrži verzije, ID-ove dokumenata, skupove dokumenata, navigaciju metapodataka i tipove sadržaja.
Sajt centra za dokumente funkcioniše u oba ova scenarija:
- Okruženje za kreiranje U okruženju kreiranja centra za dokumente korisnici kreiraju i uređuju hiljade dokumenata ili medijskih resursa koji su uskladišteni u centralnom spremištu.
- Arhiva sadržaja U arhivi sadržaja, kao što je baza znanja, korisnici skladište ili prikazuju dokumente.
Ovaj članak vam govori o funkcijama u predlošku lokacije centra za dokumente.
Da biste kreirali centar za dokumente, pogledajte članak "Korišćenje predložaka za pravljenje različitih vrsta SharePoint sajtova"
Šta se nalazi na sajtu centra za dokumente?
Predložak lokacije centra za dokumente sadrži funkcije koje olakšavaju pravljenje velikih skupova dokumenata i upravljanje njima i povećavaju njihovu efikasnost. U većini slučajeva, vlasnik lokacije može da doda svaku od ovih funkcija zasebno. Predložak lokacije centra za dokumente automatski omogućava preporučene funkcije za upravljanje dokumentima. Sledeći odeljci ukratko opisuju ove funkcije.
Lokaciju centra za dokumente možete da koristite kao okruženje kreiranja ili arhivu sadržaja. U okruženju kreiranja korisnici često prijavljuju i odjavljuju datoteke i kreiraju strukture fascikli za ove datoteke. Omogućeno je kreiranje verzija i čuvaju se starije verzije svakog dokumenta. Pored toga, tokovi posla mogu da kontrolišu životne cikluse dokumenata.
Nasuprot tome, veoma retko se pravljenje odvija u arhivi sadržaja. Korisnici samo prikazuju ili otpremaju dokumente. Predložak lokacije centra za dokumente podržava kreiranje tipa arhive sadržaja koji se zove arhive baza znanja. Baze znanja obično poseduju jednu verziju dokumenata i sajt može da se prilagođava za milione datoteka. U najčešćem slučaju, kao što je to centar za tehničku podršku velike organizacije, hiljade ljudi može da pristupi sadržaju, pre svega radi čitanja. Samo neki će otpremiti novi sadržaj na sajt.
Sledeće stavke opisuju neke SharePoint funkcije koje možete da uključite na sajt centra za dokumente. Pored tih mogućnosti, neke organizacije prilagođavaju izgled i navigaciju centra za dokumente. Neki dodaju prilagođene veb segmente.
Navigacija metapodataka
Kontrolisani metapodaci predstavljaju sistem koji dodeljuje određene termine dokumentima u sistemu SharePoint. Zatim možete da koristite te termine za klasifikaciju dokumenata. Takođe možete koristiti metapodatke da biste napravili moćnu alatku za navigaciju za korisnike koja im može pomoći da brzo pronađu ono što žele.
Na primer, pretpostavimo da vaše preduzeće ima baza znanja koja sadrži članke koji pomažu ljudima da reše probleme sa proizvodima. Možete da kreirate termine metapodataka koji omogućavaju korisnicima da filtriraju informacije po proizvodu, tipu problema ili drugim svojstvima.
ID-ovi dokumenata
Na lokaciji centra za dokumente svaki deo sadržaja dobija jedinstveni ID koji nije povezan sa lokacijom dokumenta, kao što je URL veza. To znači da ako premestite ili preimenujete dokument, ID ostaje isti. ID možete da koristite da biste kreirali trajnu vezu ka dokumentu i smanjili broj raskinutih veza.
Verzije
Verzije su automatski omogućene na sajtu centra za dokumente. To znači da automatski imate istoriju svih različitih verzija datoteke. Na primer, u procesu redigovanja dokumenta to znači da imate zapis svih ispravki koje su unete tokom ciklusa redigovanja. Možete da pratite novosti, kontaktirate ispitanike i tako dalje. Pored toga, ako dođe do problema sa trenutnom verzijom članka, možete brzo da se vratite na poslednju poznatu dobru verziju.
Tipovi sadržaja
Tip sadržaja je specifična vrsta sadržaja, zajedno sa grupom postavki za sadržaj. Kada neko napravi dokument definisanog tipa sadržaja, on automatski dobija sve odgovarajuće postavke za taj tip sadržaja. Centar za dokumente može da sadrži kolekciju tipova sadržaja – različite vrste dokumenata, video zapisa, predložaka i tako dalje.
Organizator sadržaja
Organizator sadržaja se automatski ne uključuje na sajt centra za dokumente, međutim, mnogi korisnici ga dodaju. Organizator sadržaja je SharePoint funkcija koja vam omogućava da upravljate celokupnom organizacijom i strukturom stavki. Pomoću metapodataka ili tipova sadržaja, organizator sadržaja može automatski da usmerava dokumente i druge stavke na određene lokacije. Na primer, u baza znanja možda imate organizatora sadržaja da automatski usmerava sve nove prosleđene stavke u posebnu biblioteku koja prikuplja članke za određeni proizvod.