Kreiranje i deljenje kontrolne table pomoću programa Excel i Microsoft Groups

Preuzmite podatke

1. Podatke možete da kopirate i nalepite direktno u Excel, a možete i da podesite upit iz izvora podataka. Za ovu temu koristili smo upit Analiza prodaje iz predloška Northwind Traders za Microsoft Access. Ako želite da ga koristite, možete da otvorite Access i odete na datoteka >Novo > Pretraga i u pretragu unesite "Northwind" i napravite bazu podataka predloška. Kada to uradite, moći ćete da pristupite bilo kom od upita uključenih u predložak. Ove podatke smo već stavili u Excel radnu svesku za vas, tako da nema potrebe da brinete ako nemate Access.

2. Proverite da li su podaci ispravno strukturirani bez redova ili kolona koji nedostaju. Svaki red bi trebalo da predstavlja pojedinačni zapis ili stavku. Pomoć za podešavanje upita ili ako je potrebno manipulisati vašim podacima potražite u članku Preuzimanje & transformacije u programu Excel.

   

3. Ako to već nije moguće, oblikujte podatke kao Excel tabelu. Kada uvozite iz programa Access, podaci se automatski uvoze u tabelu.

Pravljenje izvedenih tabela

1. Izaberite bilo koju ćeliju u opsegu podataka i idite na stavku Umetni > izvedene tabele > novi radni list. Više detalja potražite u članku Kreiranje izvedene tabele za analizu podataka radnog lista.

2. Dodajte željena polja izvedene tabele, a zatim oblikujte po želji. Ova izvedena tabela će biti osnova za druge, pa bi trebalo da posvetite neko vreme pravljenju neophodnih prilagođavanja stila, rasporeda izveštaja i opšteg oblikovanja sada, tako da ne morate to da radite više puta. Više detalja potražite u članku: Dizajniranje rasporeda i oblikovanja izvedene tabele.

   U ovom slučaju, napravili smo rezime prodaje najvišeg nivoa za prodaju po kategoriji proizvoda i sortirali po polju "Prodaja" opadajućim redosledom.

   

   Više detalja potražite u članku Sortiranje podataka u izvedenoj tabeli ili izvedenom grafikonu.

3. Kada kreirate glavnu izvedenu tabelu, izaberite je, a zatim je kopirajte i nalepite koliko god puta je to potrebno da biste praznili oblasti na radnom listu. Na primer, ove izvedene tabele mogu da menjaju redove, ali ne i kolone tako da smo ih stavili u isti red sa praznom kolonom između svake od njih. Međutim, možda ćete primetiti da morate da postavite izvedene tabele jedna ispod druge ako mogu da razviju kolone.

   Važno: Izvedene tabele ne mogu da se preklapaju jedne sa drugima, pa se uverite da će dizajn omogućiti dovoljno prostora između njih da bi im omogućio da se razviju i sklapaju pošto se vrednosti filtriraju, dodaju ili uklone.

   U ovom trenutku možda ćete želeti da izvedenim tabelama date smislena imena kako biste znali šta rade. U suprotnom, Excel će im dati imena Izvedena tabela1, Izvedena tabela2 i tako dalje. Možete da izaberete svaku, zatim da odete na analizu izvedene tabele > izvedene tabele, a zatim unesete novo ime u polje Ime izvedene tabele. To će biti važno kada dođe vreme da povežete izvedene tabele sa modulima "Slicer" i kontrolama vremenske ose.

   

Kreiranje izvedenih grafikona

1. Kliknite bilo gde u prvoj izvedenoj tabeli i idite na stavku Analiza izvedene tabele > alatke > izvedenoggrafikona, a zatim izaberite tip grafikona. Odabrali smo kombinovani grafikon sa prodajom kao grupisanim stubičastim grafikonom i % ukupne vrednosti kao linijski grafikon prikazan na pomoćnoj osi.

   

2. Izaberite grafikon, a zatim na karticama Analiza izvedenog grafikona, Dizajn i Oblikovanje izaberite veličinu i oblikovanje. Više detalja potražite u našim grupama o oblikovanju grafikona.

3. Ponovite za svaku od preostalih izvedenih tabela.

4. Sada je pravo vreme da preimenujete i izvedene grafikone. Idite na analizu izvedenog grafikona > izvedenog grafikona, a zatim unesite novo ime u polje Ime grafikona.

Dodavanje modula "Slicer" i vremenske ose

Moduli "Slicer" i vremenske ose omogućavaju vam da brzo filtrirate izvedene tabele i izvedene grafikone kako biste mogli da vidite samo informacije koje su vam značajne.

1. Izaberite bilo koju izvedenu tabelu i idite na stavku Analiza izvedene tabele >Filter > Umetni modul " Slicer", a zatim proverite svaku stavku koju želite da koristite za modul za sečenje. Za ovu kontrolnu tablu smo izabrali kategoriju , imeproizvoda,zaposlenog i ime klijenta. Kada kliknete na dugme U redu, moduli za sečenje će biti dodati na sredinu ekrana, naslagani jedan preko drugog, tako da ćete morati da ih rasporedite i promenite im veličinu po potrebi.

   

2. Opcije modula "Slicer": Ako kliknete na bilo koji modul za sečenje, možete da odete na karticu Slicer i izaberete različite opcije, kao što su Stil i koliko kolona je prikazano. Možete da poravnate više modula "Slicer" tako što ćete ih izabrati pomoću kombinacije tastera Ctrl+klik levim tasterom miša, a zatim koristiti alatke za poravnavanje na kartici Alatke modula za sečenje.

3. Modul za sečenje Connections: Moduli "Slicer" će biti povezani samo sa izvedenom tabelom koju ste koristili za kreiranje, tako da morate da izaberete svaki modul "Slicer", a zatim odete na modul "Slicer> Modul za sečenje > Izveštaj Connections i proverite koje izvedene tabele želite da povežete sa svakom od njih. Moduli "Slicer" i vremenske ose mogu da kontrolišu izvedene tabele na bilo kom radnom listu, čak i ako je radni list skriven.

   

4. Dodaj vremensku osu: Izaberite bilo koju izvedenu tabelu i idite na analizu izvedene tabele > filter > umetni vremensku osu, a zatim proverite svaku stavku koju želite da koristite. Za ovu kontrolnu tablu smo izabrali datum porudžbine.

5. Opcije vremenske ose: Kliknite na vremensku osu i idite na karticu Vremenska osa i izaberite opcije kao što su Stil, Zaglavlje i Natpis. Izaberite opciju Connections izveštaja da biste povezali vremensku osu sa izvedenim tabelama po vašem izboru.

Saznajte više o modulima "Slicer"i kontrolama vremenske ose.

Sledeći koraci

Kontrolna tabla je sada funkcionalno dovršena, ali verovatno i dalje morate da je rasporedite tako da bude onako kako želite i da izvršite konačna prilagođavanja. Na primer, možda ćete želeti da dodate naslov izveštaja ili pozadinu. Za našu kontrolnu tablu dodali smo oblike oko izvedenih tabela i isključili naslove i linije koordinatne mreže sa kartice Prikaz.

Obavezno testirajte svaki modul za sečenje i vremenske ose da biste se uverili da se izvedene tabele i izvedeni grafikoni ponašaju onako kako želite. Možete pronaći situacije u kojima određene selekcije uzrokuju probleme ako jedna izvedena tabela želi da prilagodi i preklopi drugu, što ne može da uradi i prikazaće poruku o grešci. Ovi problemi bi trebalo da budu ispravljeni pre nego što distribuirate kontrolnu tablu.

Kada završite podešavanje kontrolne table, možete da izaberete karticu Deljenje kontrolne table na vrhu ove teme da biste saznali kako da je distribuirate.

Čestitamo na kreiranju kontrolne table! U ovom koraku ćemo vam pokazati kako da podesite Microsoft grupu za deljenje kontrolne table. Ono što ćemo da uradimo je da zakačimo kontrolnu tablu na vrh biblioteke dokumenata grupe u sistemu SharePoint, tako da korisnici mogu lako da joj pristupe u bilo kom trenutku.

Skladištenje kontrolne table u grupi

Ako već niste sačuvali radnu svesku kontrolne table u grupi, trebalo bi da je premestite tamo. Ako se već nalazi u biblioteci datoteka grupe, možete da preskočite ovaj korak.

1. Idite u grupu u odeljku Outlook 2016 ili Outlook na vebu.

2. Na kartici grupe izaberite stavku Datoteke da biste pristupili biblioteci dokumenata grupe.

3. Izaberite stavku Datoteke > Otpremi > datoteke, zatim potražite i izaberite radnu svesku kontrolne table, a zatim izaberite stavku Otvori da biste je otpremili u biblioteku dokumenata.

Dodavanje na SharePoint Online sajt tima vaše grupe

1. Idite na SharePoint Online sajt tima svoje grupe. U programu Outlook, u grupi Komunikacije izaberite stavku Datoteke.

2. U oknu za navigaciju sa leve strane izaberite stavku Dokumenti.

3. Pronađite radnu svesku kontrolne table i izaberite krug za izbor sa leve strane njenog imena.

4. Kada izaberete radnu svesku kontrolne table, izaberite stavku Zakači na vrh.

Sada, kad god korisnici dođu na stranicu Dokumenti SharePoint Online sajta tima, radni list kontrolne table će se nalaziti na vrhu. Oni mogu da ga izaberu i lako pristupe trenutnoj verziji kontrolne table.