Kreiranje i objavljivanje Access baze podataka u sistemu SharePoint

U ovom članku:

• Pregled

• Kreiranje Veb baze podataka

• Objavljivanje i sinhronizovanje promena u aplikaciji

Pregled

Access 2010 i Access Services pružaju platformu za kreiranje baza podataka koje možete da koristite na SharePoint lokaciji. Dizajnirate i objavljujete Veb bazu podataka pomoću Access 2010 i Access usluga, a osobe koje imaju naloge na SharePoint lokaciji koriste Veb bazu podataka u Veb pregledaču.

Način funkcionisanja

Kada objavite veb bazu podataka, Access usluga kreira SharePoint sajt koji sadrži bazu podataka. Svi podaci i objekti baze podataka se premeštaju u SharePoint liste na tom sajtu. Sledeći video prikazuje proces.

Nakon objavljivanja, SharePoint posetioci mogu da koriste vašu bazu podataka na osnovu svojih dozvola za SharePoint sajt.

• Puna kontrola    To vam omogućava da izvršite promene podataka i dizajna.

• Doprinošenje    To vam omogućava da menjate podatke, ali ne i promene dizajna.

• Čitanje    To vam omogućava da čitate podatke, ali ne možete da promenite ništa.

Možete da otvorite Veb bazu podataka u programu Access, promenite dizajn, a zatim sinhronizujete promene – efikasno ih sačuvajte na SharePoint lokaciji. Sledeći video prikazuje kako da napravite izmenu dizajna nakon objavljivanja Veb baze podataka.

Možete i da uzmete Veb bazu podataka van mreže, koristite vanmrežnu verziju, a zatim sinhronizujete promene podataka i dizajna kada se ponovo povežete na mreži.

Napomena: Da biste napravili Veb bazu podataka, morate da imate dozvole za potpunu kontrolu na SharePoint lokaciji na kojoj želite da je objavite. Više informacija o SharePoint dozvolama potražite u odeljku Takođe pogledajte .

Obrasci se pokreću u pregledaču

Obrasci i većina makroa se pokreće unutar pregledača. To omogućava programu Access da Osveži podatke na ekranu, a da ne mora da ponovo Uredi celu stranicu.

Možete da kreirate obrazac da biste pomogli ljudima da se kreću u vašoj aplikaciji. Nova kontrola, kontrola navigacije, olakšava Dodavanje standardnih dugmadi za navigaciju na Vebu u obrazac u ovu svrhu.

Napomena: Okno za navigaciju (funkcija koju koristite u programu Access za pregledanje objekata u bazi podataka) nije dostupna u Veb pregledaču.

Izveštaji o Microsoft 365

Iako Access 2010 izveštaji mogu da se uspešno objave da bi pristupili uslugama u sistemu SharePoint, oni neće pokretati u pregledaču kada ih objavite na Microsoft 365. Preporučujemo da otvorite bazu podataka u programu Access da biste prikazali izveštaje i koristili obrasce ili listove sa podacima da biste oblikovali podatke za štampanje u Microsoft 365 okruženju.

Podaci uskladišteni u SharePoint listama

Sve tabele postaju SharePoint liste i zapisi postaju stavke liste. To vam omogućava da koristite SharePoint dozvole za kontrolisanje pristupa Veb bazi podataka, kao i da iskoristite druge SharePoint mogućnosti.

Upiti i makroi podataka se pokreću u usluzi

Sva SQL obrada se dešava u SharePoint usluzi. Ovo poboljšava performanse mreže tako što saobraćaj ograničava na skupove rezultata.

Vrh stranice

Kreiranje Veb baze podataka

Ovaj odeljak opisuje ključne nove funkcije i pruža korake za osnovne zadatke dizajna koje treba da dovršite da biste kreirali Veb bazu podataka.

Ovaj odeljak sadrži:

• Pre nego što počnete

  • Razlike u dizajnu između Desktop i Veb baze podataka

  • Funkcije samo na radnoj površini bez koleginice za pristup

• Razmotrite korišćenje predloška

• Prvi koraci uz praznu Veb bazu podataka

• Dizajniranje Veb tabele

  • Kreiranje nove Veb tabele

  • Dodavanje polja iz galerije polja

  • Dodavanje polja klikom na list sa podacima

  • Promena svojstava polja

• Dodavanje izračunatog polja

• Podešavanje pravila za validaciju podataka

  • Podešavanje pravila za validaciju i poruke o validaciji

  • Podešavanje pravila za validaciju zapisa i poruke

• Kreiranje relacije između dve Veb tabele

  • Kreiranje polja za pronalaženje u prikazu lista sa podacima

• Promena polja za pronalaženje u prikazu lista sa podacima

• Održavanje integriteta podataka pomoću makroa sa podacima

• Kreiranje Veb upita

• Kreiranje veb obrasca

• Pravljenje izveštaja

• Kreiranje obrasca za navigaciju i njegovo postavljanje kao podrazumevanog obrasca za prikaz na početnom ekranu

Pre nego što počnete

Postoji nekoliko zadataka koje treba da obavite pre nego što počnete da dizajnirate Veb bazu podataka. Pored toga, postoje razlike u dizajnu između Veb baza podataka i baza podataka na radnoj površini za koje treba da znate, naročito ako ste iskusni Access Developer.

• Utvrđivanje svrhe baze podataka    Imate jasan plan da biste mogli da donosite dobre odluke prilikom rada na detaljima dizajna.

• Pronalaženje i organizovanje potrebnih informacija    Ne možete da koristite povezane tabele u Veb bazi podataka. Svi podaci koje želite da koristite koje ne potiču iz baze podataka moraju da se uvezu pre objavljivanja. Ako poravite podatke pre nego što počnete sa dizajnom, možete da izbegnete da ponovo prilagodite dizajn da biste prilagodili neočekivane izazove podataka.

• Identifikovanje SharePoint lokacije koju ćete koristiti za objavljivanje    Ne možete da objavite bez sistema SharePoint. Ako želite da testirate dizajn u pregledaču dok ga dizajnirate (nije loša ideja), prvo morate da ga objavite.

• Planiranje bezbednosti    Koristite SharePoint Security da biste kontrolisali pristup Veb bazi podataka. Planirajte ranije bezbednost da biste mogli da ga napravite u dizajnu.

Razmotrite korišćenje predloška

Kada utvrdite šta aplikacija mora da uradi, razmotrite da li će predložak baze podataka funkcionisati. Predlošci baze podataka su unapred ugrađene aplikacije koje možete da koristite kao ili izmenite kako bi odgovarala vašim određenim potrebama.

Dostupne predloške možete da pregledate na novoj kartici u prikazu "backstage".

Prvi koraci uz praznu Veb bazu podataka

• Na kartici Datoteka kliknite na dugme Novo.

  

Kartica " datoteka " otvara prikaz "backstage", novi deo Access interfejsa gde ćete pronaći komande koje se primenjuju na celu bazu podataka, na primer objavljivanje u sistemu SharePoint.

U prikazu "backstage", Nova kartica ima komande za kreiranje baze podataka.

1. u okviru dostupni predlošciizaberite stavku prazna Veb baza podataka.

2. Pregledajte predloženo ime datoteke u polju ime datoteke i putanju za datoteku baze podataka koja je navedena upravo ispod. Možete da promenite ime datoteke tako što ćete otkucati u polju ime datoteke .

3. da biste promenili putanju, kliknite na ikonu fascikle pored polja " ime datoteke " da biste pretražili lokaciju da biste postavili datoteku baze podataka.

4. kliknite na dugme Kreiraj. Nova Veb baza podataka se otvara i prikazuje novu praznu tabelu.

Dizajniranje Veb tabele

Kada prvi put kreirate praznu Veb bazu podataka, Access kreira novu tabelu i otvara je u prikazu lista sa podacima. Možete da koristite komande na kartici polja i na kartici tabela da biste dodali polja, indeksi, pravila za validaciju i makroe podataka – novu funkciju koja vam omogućava da menjate podatke na osnovu događaja.

Kada uredite i koristite novu tabelu, verovatno ćete želeti da kreirate više tabela.

Dodavanje izračunatog polja

Možete da dodate polje koje prikazuje vrednost koja se izračunava iz drugih podataka u istoj tabeli. Podaci iz drugih tabela ne mogu da se koriste kao izvor za izračunate podatke. Neke izraze ne podržavaju izračunata polja.

1. Kada je tabela otvorena, kliknite na dugme Klikni da biste ga dodali.

2. Usmerite na izračunato polje, a zatim izaberite željeni tip podataka za polje.

   Otvara se Izrada izraza.

3. Koristite alatku "Izrada izraza" da biste kreirali izračunavanje za polje. Imajte u vidu da ne možete da koristite druga polja iz iste tabele kao izvore podataka za izračunavanje. Odeljak takođe sadrži veze ka člancima koji pružaju informacije o tome kako se koristi Izrada izraza.

Podešavanje pravila za validaciju podataka

Izraz možete da koristite da biste proverili stavku za većinu polja. Izraz možete da koristite da biste proverili valjanost unosa za tabelu, što može biti korisno ako želite da proverite unos za polje koje ne podržava proveru valjanosti ili ako želite da proverite unos polja na osnovu vrednosti drugih polja u tabeli.

Možete da navedete i poruku koja se prikazuje kada pravilo za validaciju sprečava unos, poznate kao poruka za validaciju.

Kreiranje relacije između dve Veb tabele

Da biste kreirali relaciju u Veb bazi podataka, koristite čarobnjak za pronalaženje da biste kreirali polje za pronalaženje. Polje za pronalaženje se nalazi u tabeli koja se nalazi na više strana relacije i upućuje na tabelu koja se nalazi na jednoj strani relacije.

Promena polja za pronalaženje u prikazu lista sa podacima

1. Otvorite tabelu koja sadrži polje za pronalaženje koje želite da izmenite.

2. Uradite nešto od sledećeg:

   • Na kartici Polja, u grupi Svojstva kliknite na dugme Izmeni pronalaženja.

   • Kliknite desnim tasterom miša na polje za pronalaženje, a zatim izaberite stavku Izmenipronalaženje.

3. Slijedite korake čarobnjaka za pronalaženje.

Održavanje integriteta podataka pomoću makroa sa podacima

Možete da primenite kaskadno ažuriranje i brisanje pomoću makroa sa podacima. Možete da koristite komande na kartici tabela da biste kreirali ugrađene makroe koji menjaju podatke. Sledeći video prikazuje osnove.

Odeljak takođe sadrži veze ka člancima koji pružaju više informacija o kreiranju makroa sa podacima.

Kreiranje Veb upita

Možete da koristite upit kao izvor podataka za obrasce i izveštaje. Upiti koji se pokreću u usluzi, pomažu pri smanjenju mrežnog saobraćaja.

Na primer, pretpostavimo da koristite Veb bazu podataka da biste pratili dobrotvorne priloge. Želite da vidite ko je poklonio novac dok se događaj desio. Upit možete da koristite da biste izabrali podatke i pripremili ga za korišćenje u obrascima i izveštajima.

1. Na kartici Kreiranje , u grupi upiti kliknite na dugme Query.

2. U dijalogu Prikazivanje tabele kliknite dvaput na svaku tabelu koju želite da dodate, a zatim kliknite na dugme Zatvori.

   U ovom primeru kliknite dvaput na biračima, donacije, događaje i programske dodatke.

3. Kreirajte bilo koje obavezno spojeve prevlačenjem polja iz jednog objekta u drugi u prozoru dizajna upita.

   U ovom primeru, prevucite ID polje iz birača u polje Donorkonstituentid sa donacijama, a zatim prevucite Donorkonstituentd polje iz donacija u Konstituciono polje u okviru stavke korisnici.

4. Dodajte polja koja želite da koristite. Možete da prevučete polja u koordinatnu mrežu ili da kliknete dvaput na polje da biste ga dodali.

   U ovom primeru, dodajte događaj iz događaja iz tabele, Donacijedatum iz donacija tabele i Pozdrav, ime imena i prezimena iz tabele biračima.

5. Dodajte kriterijume koje želite da prijavite.

   U ovom primeru želite da ograničite Donacijedatum tako da ne spada između datuma početka i krajnjeg datuma događaja. U koordinatnoj mreži za dizajn upita, u redu kriterijumi u okviru stavke donacidan otkucajte >= [Datum početka] i <= [krajnji datum].

Kreiranje veb obrasca

Obrasci su glavni način za unos i uređivanje podataka u Veb bazi podataka i takođe su korisni za redigovanje podataka. Obrasci se pokreću u pregledaču, pomaže optimizacija performansi. Kada otvorite obrazac, pregledač preuzima potrebne podatke iz sistema SharePoint. Možete da filtrirate i sortirate podatke u obrascu bez potrebe da ponovo preuzimate podatke.

1. Izaberite tabelu ili upit koji ćete koristiti kao izvor podataka.

   Napomena: Ako želite da kreirate nepovezani obrazac, preskočite ovaj stepenik.

2. Na kartici Kreiranje , u grupi Obrasci kliknite na jedno od sledećih dugmadi:

   • For    Kreirajte jednostavan obrazac koji prikazuje jedan po jedan zapis pomoću objekta koji ste izabrali kao izvor podataka.

     Napomena: Ako pravite nepovezani obrazac, ovo dugme nije dostupno.

   • Više stavki    Kreirajte obrazac koji prikazuje više zapisa odjednom, pomoću objekta koji ste izabrali kao izvor podataka.

     Napomena: Ako pravite nepovezani obrazac, ovo dugme nije dostupno.

   • Prazan obrazac    Kreirajte obrazac koji nema ništa na njemu.

   • Lista    Kreirajte obrazac koji izgleda i ponaša se kao list sa podacima pomoću objekta koji ste izabrali kao izvor podataka.

     Napomena: Ako pravite nepovezani obrazac, ovo dugme nije dostupno.

Pravljenje izveštaja

Izveštaji su glavni način za pregled ili štampanje podataka iz Veb baze podataka. U Microsoft 365 okruženju morate da otvorite bazu podataka u programu Access da biste mogli da prikažete izveštaj. Kada otvorite izveštaj, Access preuzima neophodne podatke iz SharePoint servera. Možete da filtrirate i sortirate podatke u izveštaju bez potrebe da ponovo preuzimate podatke sa servera.

1. Izaberite tabelu ili upit koji ćete koristiti kao izvor podataka.

2. Na kartici Kreiranje , u grupi Izveštaji kliknite na jedno od sledećih dugmadi:

   • Izveљtaju    Kreirajte osnovni izveštaj pomoću objekta koji ste izabrali kao izvor podataka.

   • Prazan izveštaj    Kreirajte izveštaj koji nema ništa na njemu.

Kreiranje obrasca za navigaciju i njegovo postavljanje kao podrazumevanog obrasca za prikaz na početnom ekranu

Osobama treba način da se kreću kroz vašu aplikaciju. Upamtite – okno za navigaciju nije dostupno u Veb pregledaču. Da biste koristili objekte baze podataka, morate da im obezbedite sredstva. Možete da kreirate obrazac za navigaciju i navedete da se on prikazuje kad god neko otvori aplikaciju u Veb pregledaču. Pored toga, ako ne navedete obrazac za prikazivanje kada se aplikacija pokrene, neće se otvarati obrazac, što će svima otežati da koristi aplikaciju.

1. Na traci izaberite karticu Kreiranje .

2. U grupi Obrasci izaberite stavku Navigacija, a zatim sa liste izaberite raspored za navigaciju.

3. Da biste dodali stavku, prevucite je iz okna za navigaciju u kontrolu navigacije.

   Napomena: Možete da dodate obrasce i izveštaje u kontrolu navigacije.

4. Dodajte druge kontrole koje želite u telo obrasca za navigaciju. Na primer, možda ćete želeti da obezbedite funkcionalnost pretrage u svim obrascima tako što ćete dodati neke kontrole u obrazac za navigaciju.

Objavljivanje i sinhronizovanje promena u aplikaciji