Information Rights Management (IRM) vam pomaže da sprečite neovlašćene osobe da odštampaju, prosleđuju ili kopiraju osetljive informacije. Dozvole se skladište u radnoj svesci na kojoj je IRM server potvrdio njihovu verodostojnost.
Pomoću usluge IRM u sistemu Microsoft 365, možete da upravljate pravima za XML Paper Specification (.xps) datoteke i sledeće tipove datoteka:
-
Radna sveska.xls
-
Radna sveska.xlsx
-
Workbook.xlsm sa omogućenim makroima
-
Template.xlt
-
Template.xltx
-
Predložak sa omogućenim makroima.xltm
-
Binarna radna sveska koja nije XML.xlsb
-
Programski dodatak sa omogućenim makroima.xla
-
Programski dodatak sa omogućenim makroima.xlam
Konfigurisanje računara za korišćenje usluge IRM
Da biste koristili IRM u sistemu Microsoft 365, minimalni potrebni softver je Windows Rights Management Services (RMS) klijent sa servisnim paketom 1 (SP1). RMS administrator može da konfiguriše IRM smernice specifične za preduzeće, koje definišu ko može da pristupi informacijama i koji nivo uređivanja je dozvoljen za e-poruku. Na primer, administrator preduzeća može da definiše predložak prava pod nazivom „Poverljivi podaci preduzeća” koji navodi da e-poruku koja koristi te smernice mogu da otvore samo korisnici unutar domena preduzeća.
Preuzimanje dozvola
Kada prvi put pokušate da otvorite radnu svesku sa ograničenom dozvolom, morate da se povežete sa serverom za licenciranje da biste verifikovali svoje akreditive i preuzeli korisničku licencu. Korisnička licenca definiše nivo pristupa koji imate za datoteku. Ovaj proces je neophodan za svaku datoteku koja ima ograničenu dozvolu. Drugim rečima, sadržaj sa ograničenom dozvolom nije moguće otvoriti bez korisničke licence. Preuzimanje dozvola zahteva da Microsoft 365 serveru za licenciranje pošalje akreditive, koji obuhvataju adresu e-pošte i informacije o pravima dozvole. Informacije sadržane u radnoj svesci ne šalju se serveru za licenciranje.
Ograničavanje dozvole za sadržaj u datotekama
IRM vam omogućava da primenite ograničenja na osnovu korisnika, po datoteci ili grupi (dozvole zasnovane na grupi zahtevaju uslugu aktivnog direktorijuma za proširenje grupe). Na primer, u radnoj svesci koju Ranjit kreira, on može da da Heleni dozvolu da je čita, ali ne i da je menja. Luka zatim može Bobiju dati dozvolu da uređuje radnu svesku. Luka može da odluči i da primeni petodnevno ograničenje na Jelena i Bobijev pristup radnoj svesci.
-
Sačuvajte radnu svesku.
-
Izaberite stavke Datoteka > Informacije.
-
Izaberite stavku Zaštiti radnu svesku, postavite pokazivač na stavku Ograničavanje dozvole Osobe, a zatim izaberite stavku Ograničen pristup.
-
U dijalogu Dozvole izaberite stavku Ograniči dozvolu za ovu radnu svesku , a zatim dodelite željene nivoe pristupa za svakog korisnika.
-
Da biste nekome dali dozvolu za punu kontrolu, u dijalogu Dozvole izaberite stavku Još opcija, a zatim u koloni Nivo pristupa izaberite strelicu, a zatim izaberite stavku Puna kontrola sa liste Nivo pristupa.
-
Kada dodelite nivoe dozvola, kliknite na dugme U redu.
Pojavljuje se traka sa porukama koja ukazuje na to da je radna sveska upravljana pravima. Ako morate da promenite dozvole za pristup radnoj svesci, izaberite stavku Promeni dozvolu.
Ako se radna sveska koja ima ograničenu dozvolu prosleđuje neovlašćenim osobama, pojavljuje se poruka sa adresom e-pošte ili adresom veb lokacije autora tako da pojedinac može da zatraži dozvolu za radnu svesku.
Ako autor odabere da ne uključi adresu e-pošte, neovlašćeni korisnici dobijaju poruku o grešci.
Postavljanje datuma isteka za datoteku
-
Otvorite datoteku.
-
Izaberite stavke Datoteka > Informacije.
-
Izaberite stavku Zaštiti radnu svesku, postavite pokazivač na stavku Ograničavanje dozvole Osobe, a zatim izaberite stavku Ograničen pristup.
-
U dijalogu Dozvole potvrdite izbor u polju za potvrdu Ograniči dozvolu za ovu radnu svesku, a zatim izaberite stavku Još opcija.
-
U okviru Dodatne dozvole za korisnike potvrdite izbor u polju za potvrdu Ova radna sveska ističe, a zatim unesite datum.
-
Kliknite dvaput na dugme U redu.
Korišćenje drugog Windows korisničkog naloga za datoteke upravljane pravima
-
Otvorite dokument, radnu svesku ili prezentaciju.
-
Idite do stavke Informacije > datoteke.
-
Izaberite stavku Zaštiti radnu svesku, postavite pokazivač na stavku Ograničavanje dozvole Osobe, a zatim izaberite stavku Upravljanje akreditivima.
-
Uradite nešto od sledećeg:
-
U dijalogu Izbor korisnika izaberite e-adresu za nalog koji želite da koristite, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
U dijalogu Izbor korisnika izaberite stavku Dodaj, otkucajte akreditive za novi nalog, a zatim kliknite dvaput na dugme U redu.
-
Prikaz sadržaja koji ima ograničenu dozvolu
Da biste prikazali sadržaj upravljan pravima za koji imate dozvole pomoću Microsoft 365, jednostavno otvorite radnu svesku.
Ako želite da prikažete dozvole koje imate, izaberite stavku Prikaži dozvolu na traci sa porukama ili izaberite stavku Ova radna sveska sadrži smernice za dozvole 
U Android verzijama sistema Microsoft 365 datoteke koje štiti IRM i koje primite će se otvoriti ako ste prijavljeni pomoću naloga koji ima dozvole za datoteku. Kada otvorite datoteku koju štiti IRM, na vrhu ćete videti informativnu traku koja vam nudi mogućnost da prikažete dozvole koje su dodeljene ovoj datoteci.
Information Rights Management (IRM) pomaže u sledećem:
-
Sprečavanje ovlašćenog primaoca ograničenog sadržaja da prosledi, kopira, promeni, odštampa, pošalje faks ili nalepi sadržaj radi neovlašćenog korišćenja
-
Ograničavanje sadržaja gde god da se pošalje
-
Obezbeđivanje isteka datoteka, tako da sadržaj u dokumentima više ne može da se prikaže nakon navedenog vremena
-
Nametanje korporativnih smernica koje upravljaju korišćenjem i širenjem sadržaja u okviru preduzeća
IRM ne može da spreči da ograničeni sadržaj bude:
-
Obrisan, ukraden ili uhvaćen i prenet od strane zlonamernih programa kao što su trojanski konji, programi za evidentiranje pritisaka na tastere i određene vrste špijunskog softvera
-
Izgubljen ili oštećen zbog radnji računarskih virusa
-
Ručno kopiran ili ponovo otkucan sa ekrana primaoca
-
Digitalno fotografisan (dok je prikazan na ekranu) od strane primaoca
-
Kopiran korišćenjem programa za hvatanje ekrana nezavisnih proizvođača
