Planiranje načina prikupljanja zapisa

Ručno kreiranje zapisa

Ako je upravljanje zapisima na licu mesta omogućeno za biblioteku dokumenata, korisnici mogu izričito da deklarišu dokument u biblioteci kao zapis tako što će urediti detalje o usaglašenosti dokumenta. Kada administrator kolekcije lokacija omogući upravljanje zapisima na licu mesta, administrator kolekcije lokacija navodi ko treba da bude u mogućnosti da deklariše i poništi zapise, kao i da li korisnici treba da mogu da uređuju ili brišu dokumente nakon što postanu zapisi.

Ako je napravljena veza sa lokacijom centra za čuvanje zapisa, korisnici mogu ručno da šalju dokumente na lokaciju centra za čuvanje zapisa pomoću komande Pošalji u. Kada administrator farme konfiguriše vezu sa lokacijom centra za čuvanje zapisa, ova komanda postaje dostupna u svim aktivnim dokumentima. U zavisnosti od toga kako je veza konfigurisana, dokumenti mogu da se kopiraju na lokaciju centra za čuvanje zapisa, premešteni na lokaciju centra za čuvanje zapisa ili premešteni na lokaciju centra za čuvanje zapisa sa vezom ka dokumentu.

Iako ručno slanje zapisa na lokaciju centra za čuvanje zapisa nije praktično rešenje velike razmere, možete ga koristiti da biste dopunili druge metode kreiranja zapisa.

Definisanje smernica

Smernice za zadržavanje određuje radnje koje treba preduzeti u određenom trenutku na dokumente. Radnje smernica se odvijaju automatski. Korisnici ne moraju da započnu radnju.

Dve radnje smernica se posebno odnosi na upravljanje zapisima: prenos dokumenta na drugu lokaciju i navođenje dokumenta kao zapisa. Ako postoji veza sa lokacijom centra za čuvanje zapisa, možete da kreirate smernice koje šalju dokumente na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Smernice takođe određuje da li treba kopirati dokument na lokaciju centra za čuvanje zapisa, premestiti ga ili premestiti i ostaviti vezu u biblioteci dokumenata. Ako je upravljanje zapisima na licu mesta omogućeno za lokaciju, možete da kreirate smernice koje deklarišu dokument kao zapis. Možete da koristite i SharePoint objektni model da biste kreirali prilagođenu radnju.

Smernice za zadržavanje mogu da imaju više faza. Na primer, možete da kreirate smernice za zadržavanje koje brišu sve starije verzije dokumenta godinu dana nakon promene dokumenta i prenosi dokument na lokaciju centra za čuvanje zapisa pet godina nakon poslednje promene dokumenta.

Ako je upravljanje zapisima na licu mesta omogućeno za lokaciju, lokacija može da sadrži i aktivne dokumente i zapise. U ovom slučaju, možete da navedete različite smernice za zadržavanje za aktivne dokumente i zapise. Na primer, možete da kreirate smernicu koja deklariše aktivni dokument kao zapis dve godine nakon kreiranja dokumenta i kreirate drugu smernicu koja briše zapis sedam godina nakon što je on deklarisan kao zapis.

Creating a workflow

Kada kreirate tok posla, možete da dodate radnju za slanje stavke u smeće. Pomoću ove radnje možete da kreirate tokove posla koji šalju dokumente na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Možete da uključite i druge radnje u tok posla. Na primer, možete da kreirate tok posla koji šalje e-poruku autoru dokumenta sa zahtevom za odobrenje, a zatim pošalje dokument na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Smernice i tokove posla možete kombinovati kreiranjem smernica za zadržavanje koje pokreću novi tok posla godinu dana nakon kreiranja dokumenta.

Takođe možete da koristite SharePoint objektni model da biste kreirali prilagođeni tok posla koji kopira datoteke na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Tok posla koji šalje datoteke na lokaciju centra za čuvanje zapisa može se integrisati u sistem za upravljanje dokumentima kao deo toka posla koji vodi dokument kroz njegov životni ciklus. Za tipove dokumenata koji imaju predvidljiv životni ciklus, kao što su izveštaji o troškovima, možete primeniti tok posla koji vodi dokument kroz različite faze i, kao poslednji korak, šalje kopiju dokumenta na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Tok posla može se pokrenuti kreiranjem novog dokumenta.

Korišćenje prilagođenog rešenja

Možete da razvijete prilagođena rešenja koja koriste objekte u prostoru Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy ime za slanje sadržaja iz drugih izvora podataka na lokaciju centra za čuvanje zapisa. Više informacija o primeni prilagođenih rešenja pomoću SharePoint objektnog modela potražite u SharePoint Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).