Podešavanje automatizovanog toka posla između Microsoft Forms programa Excel putem programskog dodatka Power Automate

Uvod

Ovaj vodič će vas provesti kroz proces podešavanja automatizovanog toka posla između Microsoft Forms programa i programa Excel pomoću programskog dodatka Power Automate. Tok posla može automatski da doda Forms odgovore u unapred definisanu Excel datoteku.

Preduslovi

Pre nego što počnete, uverite se da imate sledeće:

• Microsoft 365 nalog sa pristupom aplikacijama Microsoft Forms i Excel (Pogledajte opis usluge Microsoft 365)

• Pristup programskom dodatku Power Automate (Pogledajte Power Automate licenciranje za Power Automate licence za seed licence za Microsoft 365 nalog)

Postupni vodič

1. Kreiranje Microsoft obrasca

Da biste počeli, biće vam potreban Microsoft obrazac koji prikuplja podatke koje želite da automatizujete. Pratite ove korake:

• Prijavite se na Microsoft 365 nalog i pomerite se do Microsoft Forms.

• Kreirajte obrazac i dizajnirajte obrazac dodavanjem pitanja i konfigurisanjem po potrebi.

2. Podešavanje Excel unakrsne tabele

Zatim pripremite Excel unakrsnu tabelu za skladištenje podataka prikupljenih iz obrasca:

• Otvorite Excel i kreirajte novu radnu svesku ili koristite postojeću radnu svesku.

• Označite kolone tako da se podudaraju sa poljima u Microsoft obrascu. Na primer, ako obrazac prikuplja imena i adrese e-pošte, kolone mogu da budu označene sa "Ime" i "E-pošta".

• Sačuvajte radnu svesku u usluzi OneDrive ili sistemu SharePoint kako bi joj Power Automate mogli pristupiti.

Ako već imate Excel datoteku povezanu sa obrascem (putem stavke "Rezultat otvaranja u programu Excel" Forms stranice rezultata), kolone će se automatski kreirati. Po potrebi možete da prilagodite kolone.

3. Kreiranje novog toka u programskom dodatku Power Automate

Sada ćete kreirati tok u programskom dodatku Power Automate da biste povezali obrazac sa Excel unakrsnom tabelom:

• Otvaranje i prijavljivanje u Power Automate

• i izaberite stavku "Kreiraj" u meniju sa leve strane.

• Izaberite stavku "Automatizovani tok oblaka" i imenujte tok (npr. "Obrazac u Excel automatizaciju").

• U okviru "Odaberite okidač toka", potražite i izaberite stavku "Microsoft Forms".

• Izaberite stavku "Kada se prosledi novi odgovor" kao okidač.

4. Konfigurišite okidač

Zatim konfigurišete okidač da navede koji odgovori obrasca treba da aktiviraju tok:

• Sa padajuće liste izaberite obrazac čije podatke želite da automatizujete. Ako se obrazac ne pojavi, nalepite ID obrasca iz URL adrese obrasca da biste dodali obrazac.

• Kliknite na dugme "Novi korak" da biste nastavili.

5. Dodavanje radnje za dobijanje odgovora obrasca

Kada podesite okidač, dodajte radnju da biste preuzeli odgovore obrasca:

• Potražite termin "Microsoft Forms" i izaberite stavku "Preuzmi detalje odgovora".

• Odaberite obrazac sa padajuće liste.

• U polju "ID odgovora" izaberite stavku "ID odgovora" iz okvira dinamičkog sadržaja.

6. Dodavanje radnje za popunjavanje Excel unakrsne tabele

Sada ćete podesiti radnju za pisanje odgovora obrasca na Excel unakrsnu tabelu:

• Kliknite na dugme "Novi korak" i potražite termin "Excel Online (posao)".

• Izaberite stavku "Dodaj red u tabelu".

• Odaberite lokaciju Excel datoteke (OneDrive ili SharePoint), izaberite biblioteku dokumenata i idite na datoteku koju ste ranije kreirali.

• Odaberite tabelu u okviru unakrsne tabele u koju želite da umetnete podatke obrasca.

• Mapirajte polja iz obrasca sa kolonama u Excel tabeli tako što ćete izabrati dinamički sadržaj za svaku kolonu.

• Sačuvajte tok.

7. Testiranje toka

Pre dovršavanja, od presudnog je značaja da testirate tok da biste se uverili da radi ispravno:

• Prosledite test odgovor na Microsoft obrazac.

• Idite u Power Automate i proverite istoriju toka da biste videli da li se uspešno pokrenuo.

• Otvorite Excel datoteku da biste proverili da li su podaci ispravno snimljeni.

Saveti za rešavanje problema

Ako naiđete na probleme, razmotrite ove korake za rešavanje problema:

• Uverite se da su sve veze (Microsoft Forms, Excel i Power Automate) potvrđene i da imaju neophodne dozvole.

• Još jednom proverite da li je Excel tabela oblikovana kao tabela (koristite opciju "Oblikuj kao tabelu" u programu Excel).

• Pregledajte dinamičko mapiranje sadržaja da biste se uverili da su sva polja ispravno poravnana.

• Uverite se da Excel datoteka nema dodatnu vezu za sinhronizaciju podataka da biste izbegli duplirane podatke.