Plan datoteke je primarni dokument za upravljanje zapisima u programu SharePoint . Iako planovi datoteka mogu da se razlikuju u organizaciji, oni se obično razlikuju:
-
Opišite vrste stavki koje organizacija prihvata kao zapise.
-
Opišite širu kategoriju zapisa kojoj stavke pripadaju.
-
Naznačite gde su zapisi uskladišteni.
-
Opiši periode zadržavanja za zapise.
-
Razgraničite ko je odgovoran za upravljanje raznim vrstama zapisa.
Ovaj članak opisuje sadržaj plana datoteka i rezimira kako da napravite plan datoteka za organizaciju. Ovaj članak vas takođe usmerava na radni list u kojem možete da snimite plan datoteke.
Identifikovanje vrsta zapisa
Kada se odredi koji aktivni dokumenti u organizaciji mogu biti deklarativi jer zapisi zahtevaju saradnju menadžera zapisa, biblioteka, službenika za usaglašenost i menadžera sadržaja. Imajte napomogućeno da, čak i ako vaše preduzeće nije u izuzetno regulisanoj industriji, postoje opšti zakoni koji mogu da zaduže preduzeće da čuva zapise. Pored opštih poslovnih zakona, morate da procenite pravne zahteve koji su specifični za vaše preduzeće.
To je izvan mogućeg opsezi ovog članka kako biste pružili više od opštih informacija o tome kako da utvrdite šta je zapis u organizaciji. Preduzeće najverovatnije već obavlja neki oblik upravljanja zapisima i ispunilo je većinu potrebnih uloga za upravljanje zapisima i možda već imate taksonomiju zapisa.
Obično, da biste odredili šta su to zapisi u organizaciji:
-
Razumevanje pravnih i poslovnih potreba preduzeća.
-
Analizirajte kako se aktivni dokumenti koriste u saradnji u svim odeljenjama organizacije.
-
Razvijte listu vrsta dokumenata koje bi trebalo da postanu zapisi. Na primer, možete utvrditi da sledeće treba da se zadrži kao zapisi:
-
Ugovori za iznajmljivanje poslovnog prostora.
-
Dokumenti u vezi sa pogodnostima zaposlenih.
-
Dokumente u vezi sa istraživanjem i razvojem proizvoda.
-
-
Kategorizujte zapise. Zapisi u istoj kategoriji često imaju iste periode zadržavanja i mogu zahtevati sličnu tretmanu na druge načine.
Snimite informacije koje ste prikupili. Snimite vrstu zapisa, kategoriju kojoj zapisi ove vrste pripadaju i kratak opis vrste zapisa.
Sledi uzorak radnog lista:
|
Vrsta zapisa |
Kategorija "Zapis" |
Opis |
|---|---|---|
|
Planovi pogodnosti, planovi osiguranja, planovi planova za planove za planove osiguranja |
Opisi pogodnosti zaposlenih |
Opis svih planova za pogodnosti zaposlenih. |
|
Vremenski listovi za platni spisk, dodatne informacije o platnom spisku |
Zapisi platnog spiska |
Rezime radnog vremena, prekovremenog radnog vremena i plata koje se plaćaju. |
|
Fakture dobavljača |
Fakture |
Zapisi robe ili usluga koje su kupili prodavci. |
|
Ankete o proizvodima, upitnici, uputstva za obuku, video zapisi obuke |
Materijali za obuku |
Pruža unutrašnju ili spoljnu obuku. |
|
Obrasci za isporuku, izveštaji o isporuci |
Zapisi o isporuci |
Dokumentovaće isporuku materijala. |
|
Press releases, newspaper articles |
Pritisnite izdanja |
Informacije o odnosima sa javnošću o proizvodima i uslugama. |
|
Listovi sa kontaktima za hitne slučajeve, obrasci za unošenje medicinskih planova, biografije, izveštaji o statusu pogodnosti |
Zapisi o osoblju |
Zapisi o historijama zaposlenja pojedinaca i srodnim radnjama osoblja. |
Dovršite plan datoteka
Kada utvrdite koji dokumenti treba da se zadrže kao zapisi, a kada kreirate skup kategorija zapisa, dovršite plan datoteka tako što ćete pružiti dodatne informacije o svakoj vrsti zapisa. Naznačite sledeće:
-
Koliko dugo svaka vrsta zapisa treba da se zadrži.
-
Kako bi zapisi trebalo da se ublaže kada istekne period zadržavanja.
-
Ko je primarni menadžer za zapise te vrste.
-
U kakvoj vrsti medija se čuvaju zapisi ove vrste.
Sledi dovršeni uzorak plana datoteke:
|
Zapisi |
Opis |
Mediji |
Kategorija "Zapis" |
Zadržavanje |
Disposition |
Kontakt |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Planovi od 401k |
Opis plana pogodnosti za zaposlene. |
Veb stranice |
Planovi pogodnosti za zaposlene |
X godine |
Nijedno |
Kathi poplava |
|
Planovi osiguranja |
Opis plana osiguranja za zaposlene. |
Štampanje |
Planovi pogodnosti za zaposlene |
X godine |
Nijedno |
Reshma Patel |
|
Planovi planova za planove za |
Opis plana ugdanja za zaposlene. |
Štampanje |
Planovi pogodnosti za zaposlene |
X godine |
Nijedno |
Reshma Patel |
|
Vremenski listovi platnog spiska |
Rezime radnog vremena, prekovremenog radnog vremena i plata koje se plaćaju. |
Elektronski dokumenti |
Zapisi platnog spiska |
X godine |
Uništi |
Reshma Patel |
|
Dodatne informacije o platnom spisku |
Rezime vremena bolovanja, vremena odmora i drugih stavki koje nisu plata. |
Elektronski dokumenti |
Zapisi platnog spiska |
X godine |
Uništi |
Reshma Patel |
|
Fakture dobavljača |
Zapisi robe ili usluga koje su kupili prodavci. |
Štampanje |
Fakture |
X godine |
Uništi |
Erik Lang |
|
Ankete o proizvodu |
Anketa o zadovoljstvo klijenata. |
Veb stranice |
Materijali za ankete |
X godine |
Arhiviranje |
Molly Dempsey |
|
Upitnike |
Upitnik za utvrđivanje demografije klijenata. |
Štampanje |
Materijali za ankete |
X godine |
Arhiviranje |
Molly Dempsey |
|
Uputstva za obuku |
Sadržaj za obuku koji je teško kopiran. |
Štampanje |
Materijali za obuku |
X godine |
Uništi |
Molly Dempsey |
|
Video zapisi za obuku |
Sadržaj video obuke. |
Video |
Materijali za obuku |
X godine |
Uništi |
Molly Dempsey |
|
Obrasci za isporuku |
Konfiguracija pošiljki materijala |
Štampanje |
Materijali za isporuku |
X godine |
Uništi |
Erik Lang |
|
Izveštaji o isporuci |
Dokumentacija o pošiljci materijala. |
Elektronske unakrsne tabele |
Materijali za isporuku |
X godine |
Uništi |
Erik Lang |
|
Pritisnite izdanja |
Izdanja o proizvodima i uslugama. |
Elektronski dokumenti |
Informacije o odnosima sa javnošću |
X godine |
Arhiviranje |
Molly Dempsey |
|
Dnevni članci |
Vesti o proizvodima i uslugama. |
Štampanje |
Informacije o odnosima sa javnošću |
X godine |
Arhiviranje |
Molly Dempsey |
|
Listovi kontakata za hitne slučajeve |
Informacije o zaposlenima. |
Elektronski dokumenti |
Zapisi o osoblju |
X godine |
Uništi |
Reshma Patel |
|
Obrasci unošenja medicinskih planova |
Obrasci za upis zaposlenih za planove za zdravlje. |
Elektronski dokumenti |
Zapisi o osoblju |
X godine |
Uništi |
Reshma Patel |
|
Biografije |
Biografije primljene. |
Mešovito |
Zapisi o osoblju |
X godine |
Uništi |
Reshma Patel |
Napomena: Primer iz prethodnog dela ovog odeljka je uzorak. Ovo se ne preporučuje za sve određene postavke plana datoteka. Da bi se pojačalo da je ovo primer, a ne preporuka za smernice za upravljanje zapisima, ne navode se periodi zadržavanja.
