Plan datoteke je primarni dokument za upravljanje zapisima u programu SharePoint . Iako planovi datoteka mogu da se razlikuju u organizaciji, oni se obično razlikuju:

  • Opišite vrste stavki koje organizacija prihvata kao zapise.

  • Opišite širu kategoriju zapisa kojoj stavke pripadaju.

  • Naznačite gde su zapisi uskladišteni.

  • Opiši periode zadržavanja za zapise.

  • Razgraničite ko je odgovoran za upravljanje raznim vrstama zapisa.

Ovaj članak opisuje sadržaj plana datoteka i rezimira kako da napravite plan datoteka za organizaciju. Ovaj članak vas takođe usmerava na radni list u kojem možete da snimite plan datoteke.

Identifikovanje vrsta zapisa

Kada se odredi koji aktivni dokumenti u organizaciji mogu biti deklarativi jer zapisi zahtevaju saradnju menadžera zapisa, biblioteka, službenika za usaglašenost i menadžera sadržaja. Imajte napomogućeno da, čak i ako vaše preduzeće nije u izuzetno regulisanoj industriji, postoje opšti zakoni koji mogu da zaduže preduzeće da čuva zapise. Pored opštih poslovnih zakona, morate da procenite pravne zahteve koji su specifični za vaše preduzeće.

To je izvan mogućeg opsezi ovog članka kako biste pružili više od opštih informacija o tome kako da utvrdite šta je zapis u organizaciji. Preduzeće najverovatnije već obavlja neki oblik upravljanja zapisima i ispunilo je većinu potrebnih uloga za upravljanje zapisima i možda već imate taksonomiju zapisa.

Obično, da biste odredili šta su to zapisi u organizaciji:

  1. Razumevanje pravnih i poslovnih potreba preduzeća.

  2. Analizirajte kako se aktivni dokumenti koriste u saradnji u svim odeljenjama organizacije.

  3. Razvijte listu vrsta dokumenata koje bi trebalo da postanu zapisi. Na primer, možete utvrditi da sledeće treba da se zadrži kao zapisi:

    • Ugovori za iznajmljivanje poslovnog prostora.

    • Dokumenti u vezi sa pogodnostima zaposlenih.

    • Dokumente u vezi sa istraživanjem i razvojem proizvoda.

  4. Kategorizujte zapise. Zapisi u istoj kategoriji često imaju iste periode zadržavanja i mogu zahtevati sličnu tretmanu na druge načine.

Snimite informacije koje ste prikupili. Snimite vrstu zapisa, kategoriju kojoj zapisi ove vrste pripadaju i kratak opis vrste zapisa.

Sledi uzorak radnog lista:

Vrsta zapisa

Kategorija "Zapis"

Opis

Planovi pogodnosti, planovi osiguranja, planovi planova za planove za planove osiguranja

Opisi pogodnosti zaposlenih

Opis svih planova za pogodnosti zaposlenih.

Vremenski listovi za platni spisk, dodatne informacije o platnom spisku

Zapisi platnog spiska

Rezime radnog vremena, prekovremenog radnog vremena i plata koje se plaćaju.

Fakture dobavljača

Fakture

Zapisi robe ili usluga koje su kupili prodavci.

Ankete o proizvodima, upitnici, uputstva za obuku, video zapisi obuke

Materijali za obuku

Pruža unutrašnju ili spoljnu obuku.

Obrasci za isporuku, izveštaji o isporuci

Zapisi o isporuci

Dokumentovaće isporuku materijala.

Press releases, newspaper articles

Pritisnite izdanja

Informacije o odnosima sa javnošću o proizvodima i uslugama.

Listovi sa kontaktima za hitne slučajeve, obrasci za unošenje medicinskih planova, biografije, izveštaji o statusu pogodnosti

Zapisi o osoblju

Zapisi o historijama zaposlenja pojedinaca i srodnim radnjama osoblja.

Dovršite plan datoteka

Kada utvrdite koji dokumenti treba da se zadrže kao zapisi, a kada kreirate skup kategorija zapisa, dovršite plan datoteka tako što ćete pružiti dodatne informacije o svakoj vrsti zapisa. Naznačite sledeće:

  • Koliko dugo svaka vrsta zapisa treba da se zadrži.

  • Kako bi zapisi trebalo da se ublaže kada istekne period zadržavanja.

  • Ko je primarni menadžer za zapise te vrste.

  • U kakvoj vrsti medija se čuvaju zapisi ove vrste.

Sledi dovršeni uzorak plana datoteke:

Zapisi

Opis

Mediji

Kategorija "Zapis"

Zadržavanje

Disposition

Kontakt

Planovi od 401k

Opis plana pogodnosti za zaposlene.

Veb stranice

Planovi pogodnosti za zaposlene

X godine

Nijedno

Kathi poplava

Planovi osiguranja

Opis plana osiguranja za zaposlene.

Štampanje

Planovi pogodnosti za zaposlene

X godine

Nijedno

Reshma Patel

Planovi planova za planove za

Opis plana ugdanja za zaposlene.

Štampanje

Planovi pogodnosti za zaposlene

X godine

Nijedno

Reshma Patel

Vremenski listovi platnog spiska

Rezime radnog vremena, prekovremenog radnog vremena i plata koje se plaćaju.

Elektronski dokumenti

Zapisi platnog spiska

X godine

Uništi

Reshma Patel

Dodatne informacije o platnom spisku

Rezime vremena bolovanja, vremena odmora i drugih stavki koje nisu plata.

Elektronski dokumenti

Zapisi platnog spiska

X godine

Uništi

Reshma Patel

Fakture dobavljača

Zapisi robe ili usluga koje su kupili prodavci.

Štampanje

Fakture

X godine

Uništi

Erik Lang

Ankete o proizvodu

Anketa o zadovoljstvo klijenata.

Veb stranice

Materijali za ankete

X godine

Arhiviranje

Molly Dempsey

Upitnike

Upitnik za utvrđivanje demografije klijenata.

Štampanje

Materijali za ankete

X godine

Arhiviranje

Molly Dempsey

Uputstva za obuku

Sadržaj za obuku koji je teško kopiran.

Štampanje

Materijali za obuku

X godine

Uništi

Molly Dempsey

Video zapisi za obuku

Sadržaj video obuke.

Video

Materijali za obuku

X godine

Uništi

Molly Dempsey

Obrasci za isporuku

Konfiguracija pošiljki materijala

Štampanje

Materijali za isporuku

X godine

Uništi

Erik Lang

Izveštaji o isporuci

Dokumentacija o pošiljci materijala.

Elektronske unakrsne tabele

Materijali za isporuku

X godine

Uništi

Erik Lang

Pritisnite izdanja

Izdanja o proizvodima i uslugama.

Elektronski dokumenti

Informacije o odnosima sa javnošću

X godine

Arhiviranje

Molly Dempsey

Dnevni članci

Vesti o proizvodima i uslugama.

Štampanje

Informacije o odnosima sa javnošću

X godine

Arhiviranje

Molly Dempsey

Listovi kontakata za hitne slučajeve

Informacije o zaposlenima.

Elektronski dokumenti

Zapisi o osoblju

X godine

Uništi

Reshma Patel

Obrasci unošenja medicinskih planova

Obrasci za upis zaposlenih za planove za zdravlje.

Elektronski dokumenti

Zapisi o osoblju

X godine

Uništi

Reshma Patel

Biografije

Biografije primljene.

Mešovito

Zapisi o osoblju

X godine

Uništi

Reshma Patel

Napomena: Primer iz prethodnog dela ovog odeljka je uzorak. Ovo se ne preporučuje za sve određene postavke plana datoteka. Da bi se pojačalo da je ovo primer, a ne preporuka za smernice za upravljanje zapisima, ne navode se periodi zadržavanja.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Unapredite veštine
Istražite obuku

Da li su vam ove informacije koristile?

Koliko ste zadovoljni kvalitetom prevoda?
Šta je uticalo na vaše iskustvo?

Hvala vam na povratnim informacijama!

×