Zapis je dokument ili drugi elektronski ili fizički entitet u organizaciji koji služi kao dokaz aktivnosti ili transakcije koju je izvršila organizacija i koji zahteva zadržavanje tokom određenog vremenskog perioda. Upravljanje zapisima je proces kojim organizacija:
-
Određuje koje vrste informacija treba smatrati zapisima.
-
Određuje na koji način bi trebalo upravljati aktivnim dokumentima koji će postati zapisi dok se koriste i određuje kako bi trebalo da se prikupljaju nakon što se deklarišu kao zapisi.
-
Određuje na koji način i koliko dugo svaki tip zapisa treba da se zadržava da bi ispunio pravne, poslovne ili regulatorne zahteve.
-
Istražuje i primenjuje tehnološka rešenja i poslovne procese kako bi se obezbedilo da se organizacija usavrši sa obavezama upravljanja zapisima na efikasan i nenametljiv način.
-
Izvršava zadatke koji se odnose na zapise, kao što je raspolaganje isteklim zapisima ili lokiranje i zaštita zapisa koji su povezani sa spoljnim događajima kao što su tužbe.
Odluđivanje o dokumentima i drugim fizičkim ili elektronskim stavkama u organizaciji jesu zapisi odgovornosti službe za usaglašenost, menadžera zapisa i advokata. Pažljivo kategorizovanje svog poslovnog sadržaja u organizaciji ove osobe mogu da vam pomognu da obezbedite da se dokumenti zadrže tokom odgovarajućeg vremenskog perioda. Dobro dizajnirani sistem upravljanja zapisima pomaže u zaštiti organizacije pravno, pomaže organizaciji da pokaže usaglašenost sa regulatornim obavezama i povećava efikasnost organizacije promovišući položaj zatamnjenih stavki koje nisu zapisi.
Sistem upravljanja zapisima sadrži sledeće elemente:
-
Analiza sadržaja koja opisuje i kategorira sadržaj u preduzeću koji može da postane zapis, koja pruža izvorne lokacije i opisuje kako će se sadržaj premestiti u aplikaciju za upravljanje zapisima.
-
Plan datoteka koji za svaku vrstu zapisa u preduzeću ukazuje na to gde treba da se zadrže kao zapisi, smernice koje se odnose na njih, koliko dugo moraju da se zadrže, kako treba da se uklove i ko je odgovoran za upravljanje njima.
-
Dokument sa zahtevima za usaglašenost koji definiše pravila koja MORAJU da prate IT sistemi organizacije kako bi se obezbedila usaglašenost i metode koji se koriste da bi se obezbedilo učešće članova tima preduzeća.
-
Metod prikupljanja zapisa koji više nisu aktivni iz svih izvora zapisa, kao što su serveri za saradnju, serveri datoteka i sistemi e-pošte.
-
Metod nadgledanja zapisa dok su aktivni.
-
Metod za hvatanje metapodataka zapisa i nadgledanje historija i održavanje.
-
Proces za zadržavanje zapisa (obustavljanje njihovog položaja) kada dođe do događaja kao što su parnici.
-
Sistem za nadgledanje i izveštavanje o upravljanju zapisima da bi zaposleni bili sigurni da ih arhivišu, pristupe im i upravljaju u skladu sa definisanim smernicama i procesima.
SharePoint obuhvata funkcije koje organizacijama mogu da pomognu da primene integrisane sisteme i procese za upravljanje zapisima.
Pregled planiranja upravljanja zapisima
Ova tema opisuje korake planiranja koje bi trebalo da izvršite kako biste se uverili da će sistem za upravljanje zapisima koji primenite na SharePoint postići ciljeve upravljanja zapisima organizacije. Sledi pregled procesa planiranja upravljanja zapisima:
-
Identifikovanje uloga upravljanja zapisima Uspešno upravljanje zapisima zahteva specijalizovane uloge, kao što su sledeće:
-
Menadžeri zapisa i službenici za usaglašenost da kategorizuju zapise u organizaciji i da pokrene proces upravljanja zapisima.
-
IT osoblje primenjuje sisteme koji efikasno podržavaju upravljanje zapisima.
-
Menadžeri sadržaja da bi pronašli gde se čuvaju organizacione informacije i da biste se uverili da njihovi timovi prate prakse upravljanja zapisima.
-
-
Analiziranje sadržaja organizacije Pre pravljenja plana datoteka, menadžeri zapisa i menadžeri sadržaja ankete koji se anketjuju u organizaciji kako bi utvrdili koji dokumenti i druge stavke mogu da postanu zapisi.
-
Razvoj plana datoteka Kada analizirate sadržaj organizacije i odredite rasporede zadržavanja, popunite ostatak plana datoteke. Planovi datoteka se razlikuju od organizacije do organizacije, ali obično opisuju vrste stavki koje preduzeće prihvata da budu zapisi, ukazuju na to gde se skladište, opisuju periode zadržavanja i pružaju druge informacije, kao što su ko je odgovoran za njihovo upravljanje i kojoj široj kategoriji zapisa pripadaju.
-
Planiranje zadržavanja za projekte Za svaki tip zapisa utvrdite kada više nije aktivan (koristi se), koliko dugo će se zadržati posle toga i kako bi trebalo da se posle toga uklloni.
-
Procena i poboljšanje praksi upravljanja dokumentima Uverite se da se potrebne smernice primenjuju u pošti za dokumente. Na primer, proverite da li se sadržaj prikladno nadgleda kako bi se odgovarajući nadzori zadržali zajedno sa zapisima.
-
Dizajniranje rešenja za upravljanje zapisima Utvrdite da li da kreirate arhivu zapisa, upravljate zapisima na vremenu ili da koristite kombinaciju dva pristupa. Na osnovu plana datoteka dizajnirate arhivu zapisa ili odredite kako da koristite postojeće lokacije da sadrže zapise. Definišite tipove sadržaja, biblioteke, smernice i, kada su potrebne, metapodaci koji određuju lokaciju na koju treba usmeravati dokument.
-
Planiranje načina na koji sadržaj postaje zapis Ako koristite alatku SharePoint za upravljanje aktivnim dokumentima i upravljanje zapisima, možete da kreirate prilagođene tokove posla za premeštanje dokumenata u arhivu zapisa. Ako koristite SharePoint ili sistem za upravljanje spoljnim dokumentima, možete da planirate i razvijate interfejse koji premeštaju sadržaj iz tih sistema u arhivu zapisa ili koji deklarišu dokument kao zapis, ali ne i da premestite dokument. Takođe kreirate plan obuke da biste naučili korisnike kako da kreiraju zapise i rade sa njim.
-
Planiranje integracije e-pošte Utvrdite da li ćete upravljati zapisima e-pošte u okviru programa SharePoint ili ćete upravljati zapisima e-pošte u samoj aplikaciji za e-poštu.
-
Planiranje usaglašenosti za društveni sadržaj Ako vaša organizacija koristi društvene medije kao što su blogovi ili wiki stranice, utvrdite kako će taj sadržaj postati zapisi.
-
Planiranje izveštavanja o usaglašenosti i dokumentacije Da biste proverili da li organizacija izvršava neophodne prakse upravljanja zapisima i prenela ove prakse, dokumentovaće planove i procese za upravljanje zapisima. Ako preduzeće postane uključeno u dokumentaciju vezanu za zapise, možda ćete morati da proizvedete ova uputstva za upravljanje zapisima, planove za primenu i metriku na efikasnost.
