Napravili ste spisak kontakata i drugih podataka koje želite da koristite za objedinjavanje pošte u programu Word. Ako je izvor podataka postojeća Excel unakrsna tabela, onda treba samo da pripremite podatke za objedinjavanje pošte. Ali ako je izvor podataka datoteka sa vrednostima razdvojenim tabulatorima (.txt) ili vrednostima razdvojenim zarezima (.csv), prvo morate da uvezete podatke u Excel, a zatim da ih pripremite za objedinjavanje pošte.
1. korak: Podešavanje izvora podataka u programu Excel
Ako koristite unakrsnu Excel tabelu kao izvor podataka za objedinjavanje pošte u programu Word, preskočite ovaj korak. Ako je izvor podataka .txt datoteka .csv,koristite čarobnjak za uvoz teksta da biste podesili podatke u programu Excel.
Kada uspešno uvezete .txt ili .csv datoteku, idite na 2. korak.
-
Otvorite Excel.
-
Idite na podaci > Iz teksta/CSV.
-
Odaberite .txt ili .csv datoteku, a zatim izaberite stavku Uvezi.
-
U prozoru za pregled izaberite stavku Transformiši podatke.
-
Izaberite poštanski broj ili drugu kolonu za oblikovanje.
-
Izaberite stavku Transformacija > tip podataka: i izaberite stavku Tekst.
-
Izaberite stavku Zameni trenutno.
-
Ponovite 5. – 7. korak po potrebi.
-
Izaberite stavku Zatvori & učitavanje.
-
Idite na > Sačuvaj kao i sačuvajte pod drugim imenom.
-
Otvorite Excel.
-
Excel 2016 Idite na podaci >Priušti spoljne > Iz teksta.
-
Odaberite .txt ili .csv datoteku, a zatim izaberite stavku Uvezi.
-
U čarobnjaku za uvoz teksta, u oknu Originalni tip podataka odaberite stavku Razgraničeno.
-
Izaberite stavku Moji podaci imaju zaglavlja iznad okna za pregled ako datoteka ima zaglavlja, a zatim odaberite stavku Dalje.
-
U oknu Znaki za razgraničavanje potvrdite izbor u polju za potvrdu koje se podudara sa znakom za razgraničavanje (kao što je "Tabulator" ili "Zarez") koji se koristi u podacima, a zatim odaberite stavku Dalje.
-
U okviru stavke Pregled podataka odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove ili poštanske brojeve, a u okviru Format podataka u koloni odaberite stavku Tekst.
Napomena: Svakog puta kada primenite format podataka – „Opšte“, „Tekst“ ili „Datum“ – na kolonu, ime formata se pojavljuje u zaglavlju tabele za tu kolonu.
-
Ponovite 7. korak ako je potrebno i odaberite kolonu koje želite da promenite, kao i format podataka koji želite da primenite.
-
Odaberite stavku Završi.
-
U dijalogu Uvoz podataka prihvatite podrazumevanu postavku koja je Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim kliknite na dugme U redu.
Oprez: Adresa ćelije u dijalogu Uvoz podataka prikazuje trenutno izabranu ćeliju. Podaci se uvoze počev od adrese navedene ćelije.
-
Sačuvajte unakrsnu tabelu sa novim imenom datoteke.
2. korak: Pripremanje izvora podataka
Proverite da li je ispravan format kolona sa numeričkim podacima u Excel izvoru podataka koji koristite za listu slanja u objedinjavanju pošte u programu Word. Na primer, oblikujte kolonu sa brojevima tako da se podudara sa određenom kategorijom kao što je valuta.
Ako odaberete procenat kao kategoriju, imajte na umu da format procenta množi vrednost ćelije brojem 100. Oblikujte kolonu sa procentima kao tekst ako želite da izbegnete to množenje.
ZIP kodovi ili poštanski brojevi moraju da se oblikuju kao tekst da bi se očuvali podaci tokom objedinjavanja pošte. Ako nije gotovo pri uvozu, oblikujte je odmah. Početne nule – na primer, 00399 – u kodovima izostavljaju se tokom objedinjavanja pošte ako nisu oblikovane kao tekst.
-
Odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove, poštanske brojeve ili druge podatke koji će biti oblikovani.
-
Idite na stavku Početni, a zatim u grupi Broj kliknite na strelicu nadole pored polja Format broja, a zatim odaberite opciju sa liste (kao što je Tekst).
Obavezno dodajte odgovarajući simbol ispred ili iza polja za objedinjavanje. Na primer, evo kako izgledaju vrednosti valute i procenta ako izostavite simbole.
Ako uključite simbole, brojevi imaju više smisla.
U dokumentu objedinjavanja pošte simbole dodajete pre ili posle polja za objedinjavanje, ovako:
Takođe pogledajte
Osnovni korak u procesu Word objedinjavanja pošte jeste podešavanje i priprema izvora podataka. Možete da koristite postojeći Excel izvor podataka ili da napravite novi tako što ćete uvesti datoteku sa vrednostima razdvojenim tabulatorima (.txt) ili vrednostima razdvojenim zarezima (.csv). Kada podesite i pripremite izvor podataka, objedinjavanje pošte možete da izvršite pomoću Dynamic Data Exchange (DDE) čarobnjaka za objedinjavanje korak po korak ili ručnim metodom objedinjavanja pošte.
Ako ne koristite postojeći izvor podataka Excel objedinjavanja pošte, možete da koristite spisak kontakata ili adresar u .txt ili .csvdatoteci . Čarobnjak za uvoz teksta vas vodi kroz korake da biste preneli podatke koji se .txt ili .csv u datoteku Excel.
-
Otvorite Excel.
-
Na kartici Podaci odaberite stavku Iz teksta/CSV.
-
Odaberite .txt ili .csv datoteku, a zatim odaberite stavku Uvezi.
-
U čarobnjaku za uvoz teksta, u oknu Originalni tip podataka odaberite stavku Razgraničeno.
-
Potvrdite izbor u polju za potvrdu Moji podaci imaju zaglavlja iznad okna za Pregled ako datoteka koju uvozite ima zaglavlja, a zatim odaberite stavku Dalje.
-
U oknu Znakovi za razgraničavanje potvrdite izbor u polju za potvrdu koje se podudara sa znakom za razgraničavanje (kao što je „Tabulator“ ili „Zarez“) koji se koristi u podacima, a zatim odaberite stavku Dalje.
Savet: Okno za Pregled podataka pokazuje kako rezultati izgledaju u obliku tabele.
-
U okviru stavke Pregled podataka odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove ili poštanske brojeve, a u okviru Format podataka u koloni odaberite stavku Tekst.
Napomene:
-
Dostupni formati su Opšti, Teksti Datum. Svaki put kada primenite format podataka na kolonu, ime formata se pojavljuje u zaglavlju tabele za tu kolonu.
-
Kolona koja sadrži numeričke podatke, na primer procenat ili vrednost valute, može da se oblikuje samo nakon uvoza datoteke. Pogledajte pododelj "Oblikovanje numeričkih podataka Excel " u nastavku za više informacija.
-
-
Ponovite 7. korak ako je potrebno i odaberite kolonu koje želite da promenite, kao i format podataka koji želite da primenite.
-
Odaberite stavku Završi.
-
U dijalogu Uvoz podataka prihvatite podrazumevanu postavku koja je Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim kliknite na dugme U redu.
Oprez: Adresa ćelije u dijalogu Uvoz podataka prikazuje trenutno izabranu ćeliju. Podaci se uvoze počev od adrese navedene ćelije.
-
Kada završite, sačuvajte izvor podataka sa novim imenom datoteke.
Oblikovanje numeričkih podataka u Excel
U programu Excel oblikujete numeričke podatke kao što su procenti ili vrednosti valute u bilo kom novom ili postojećem izvoru podataka koji nameravate da koristite Word objedinjavanje pošte. Da biste očuvali numeričke podatke koje ste oblikovali kao procenat ili kao valutu tokom objedinjavanja pošte, pratite uputstva u odeljku "2. korak: korišćenje dinamičkih podataka Exchange (DDE) za objedinjavanje pošte".
Proverite da li je ispravan format kolona sa numeričkim podacima u Excel izvoru podataka koji koristite za listu slanja u objedinjavanju pošte u programu Word. Na primer, oblikujte kolonu sa brojevima tako da se podudara sa određenom kategorijom kao što je valuta.
-
Otvorite izvor Excel podataka.
-
Odaberite kolonu koju želite da oblikujete.
-
Na kartici Početak, u grupi Broj kliknite na strelicu pored polja Format broja (Opšte), a zatim odaberite opciju sa liste.
-
Po potrebi ponovite 2. i 3. korak.
-
Kada završite, odaberite stavku Sačuvaj.
Kada imate izvor podataka Excel koji sadrži oblikovane brojeve kao što su procenti i vrednosti valute, neki numerički podaci možda neće zadržati oblikovanje tokom objedinjavanja pošte. Dobijate željene rezultate objedinjavanja pošte i možete da očuvate format numeričkih podataka u programu Excel koristeći DDE.
Napomena: Ako odlučite da ne koristite DDE, pratite uputstva u temi Korišćenje objedinjavanja pošte za slanje masovne e-poruke.
-
Otvorite Word, odaberite stavku Datoteka > Opcije > Više opcija.
-
U okviru Opštepotvrdite izbor u polju za potvrdu Potvrdi konverziju formata datoteke pri otvaranju.
-
Izaberite stavku U redu.
-
Na kartici Pošiljalacodaberite stavku Započni objedinjavanje pošte > korak po korak čarobnjak za objedinjavanje pošte.
-
U oknu Objedinjavanje pošte, u okviru Izbor primalacaodaberite stavku Koristi postojeću listu.
-
U okviru Koristi postojeću listu odaberitestavku Potraži, a zatim otvorite oblikovanu unakrsnu tabelu.
-
U dijalogu Potvrda izvora podataka potvrdite izbor u polju za potvrdu Prikaži sve i odaberite stavku MS Excel radni listovi putem DDE (*.xls) > U redu.
-
U dijalogu Microsoft Excel kliknite na dugme Cela unakrsna tabela i > U redu.
-
Kada se otvori dijalog Primaoci objedinjene pošte, kliknite na dugme U redu.
-
Nastavite sa objedinjavanjem pisma,e-poruke,nalepnice ili koverte.
Savet: Svaki put kada otvorite datoteku sa podacima Word to od vas zatražiti. Kada se povežete sa listom slanja, izaberite stavke Datoteka > Opcije > Napredno. U okviru Opšteopozovite izbor u polju za potvrdu Potvrdi konverziju formata datoteke pri otvaranju.
Ako ste spisak kontakata napravili u Excel unakrsnu tabelu, važno je da oblikujete sve zip kodove ili poštanske brojeve kao tekst kako ne biste izgubili podatke. Ako uvozite u novu unakrsnu tabelu, svi kontakti iz tekstualne (.txt) ili datoteke sa vrednostima razdvojenim za računarima (.csv), čarobnjak za uvoz teksta može da vam pomogne da uvezete i oblikujete podatke.
1. korak: Podešavanje izvora podataka u Excel
Ako već koristite unakrsnu tabelu kao Excel izvor podataka za objedinjavanje pošte u programu Word, idite na 2. korak u ovoj temi. Ako je izvor podataka .txt ili .csv koja sadrži Gmail kontakte, na primer koristite čarobnjak za uvoz teksta da biste podesili podatke u programuExcel.
-
Otvorite Excel, a zatim na kartici Podaci odaberite stavku Iz teksta.
-
Odaberite .csv ili .txt datoteku, a zatim odaberite stavku Prikuni podatke.
-
U čarobnjaku za uvoz teksta odaberitestavku Dalje.
-
U znacima zarazgraničavanje , proverite polje koje se podudara sa znakom za razgraničavanje koje razdvaja svaki element podataka (kao što je tabulator ili zarez). Zatim odaberite stavku Dalje.
Savet: Okno Pregled izabranih podataka prikazuje kako će rezultati izgledati u formatu tabele.
-
U pregledu izabranih podatakaodaberite kolonu koja sadrži zip kodove ili poštanske brojeve. Zatim u formatu podataka Column odaberitestavku Tekst.
-
Ponovite 5. korak po potrebi i izaberite kolonu koje želite da promenite i format podataka koji želite da primenite.
Napomena: Svaki put kada primenite format podataka na kolonu, ime formata se pojavljuje u zaglavlju tabele za tu kolonu.
-
Kliknite na dugme Završi.
-
U dijalogu Uvoz podataka odaberite gde želite Excel smestite podatke, a zatim kliknite na dugme U redu.
Napomena: Sačuvajte unakrsnu tabelu sa novim imenom datoteke.
2. korak: Oblikovanje numeričkih podataka Excel unakrsne tabele
Da biste se uverili da poštanski broj ili poštanski broj prolaze kroz objedinjavanje pošte bez gubitka nula, oblikujte kolonu koja sadrži te kodove kao tekst.
-
Otvorite unakrsnu tabelu i izaberite kolonu koja sadrži zip kodove ili poštanske broje.
-
Na kartici Početak, u polju Oblikovanje odaberite stavku Tekst.
Sada možete da koristite ove podatke za objedinjavanje pošte.
