Napravili ste spisak kontakata i drugih podataka koje želite da koristite za objedinjavanje pošte u programu Word. Ako je izvor podataka postojeća Excel unakrsna tabela, onda treba samo da pripremite podatke za objedinjavanje pošte. Međutim, ako je izvor podataka datoteka sa vrednostima razdvojenim tabulatorima (.txt) ili datoteka sa vrednostima razdvojenim zarezima (.csv), prvo morate da uvezete podatke u Excel, a zatim da ih pripremite za objedinjavanje pošte.
1. korak: Podešavanje izvora podataka u programu Excel
Ako koristite unakrsnu tabelu kao Excel izvor podataka za objedinjavanje pošte u programu Word, preskočite ovaj korak. Ako je izvor podataka .txt ili.csv datoteka, uvezite ih uExcel.
Kada uspešno uvezete .txt ili .csv datoteku, idite na 2. korak.
-
Otvorite Excel.
-
Idite na stavku Podaci > Iz teksta/CSV datoteke.
-
Izaberite .csv ili .txt datoteku.
-
U pregledu uvoza postavite kolonu ZIP/poštanski broj na tekst.
-
Da biste dovršili uvoz, izaberite stavku Učitaj (ili Uvezi) u pregledu uvoza. Excel zatim umeće podatke u radni list.
-
Koristite ovaj list kao izvor podataka za objedinjavanje pošte.
-
Otvorite Excel.
-
Excel 2016 Idite na stavku Podaci > Preuzimanje spoljnih podataka >teksta.
-
Odaberite željenu .txt ili .csv datoteku, a zatim izaberite stavku Uvezi.
-
U čarobnjaku za uvoz teksta, u oknu Originalni tip podataka odaberite stavku Razgraničeno.
-
Izaberite stavku Moji podaci imaju zaglavlja iznad okna Pregled ako datoteka ima zaglavlja, a zatim odaberite stavku Dalje.
-
U oknu Znakovi za razgraničavanje potvrdite izbor u polju za potvrdu koje se podudara sa znakom za razgraničavanje (kao što je tabulator ili zarez) koji podaci koriste, a zatim odaberite stavku Dalje.
-
U okviru stavke Pregled podataka odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove ili poštanske brojeve, a u okviru Format podataka u koloni odaberite stavku Tekst.
Napomena: Svakog puta kada primenite format podataka – „Opšte“, „Tekst“ ili „Datum“ – na kolonu, ime formata se pojavljuje u zaglavlju tabele za tu kolonu.
-
Ponovite 7. korak ako je potrebno i odaberite kolonu koje želite da promenite, kao i format podataka koji želite da primenite.
-
Odaberite stavku Završi.
-
U dijalogu Uvoz podataka prihvatite podrazumevanu postavku koja je Postojeći radni list i adresu ćelije, a zatim kliknite na dugme U redu.
Oprez: Adresa ćelije u dijalogu Uvoz podataka prikazuje trenutno izabranu ćeliju. Podaci se uvoze počev od adrese navedene ćelije.
-
Sačuvajte unakrsnu tabelu sa novim imenom datoteke.
2. korak: Pripremanje izvora podataka
Proverite da li je ispravan format kolona sa numeričkim podacima u Excel izvoru podataka koji koristite za listu slanja u objedinjavanju pošte u programu Word. Na primer, oblikujte kolonu sa brojevima tako da se podudara sa određenom kategorijom kao što je valuta.
Ako odaberete procenat kao kategoriju, imajte na umu da format procenta množi vrednost ćelije brojem 100. Oblikujte kolonu sa procentima kao tekst ako želite da izbegnete to množenje.
ZIP kodovi ili poštanski brojevi treba da se oblikuju kao tekst da bi se očuli podaci tokom objedinjavanja pošte. Ako se ne završi prilikom uvoza, oblikujte ga odmah. Početne nule – na primer, 00399 – u kodovima izostavljaju se tokom objedinjavanja pošte ako nisu oblikovane kao tekst.
-
Odaberite kolonu koja sadrži ZIP kodove, poštanske brojeve ili druge podatke koji će biti oblikovani.
-
Idite na karticu Početak i u grupi Broj kliknite na strelicu nadole u polju Format broja, a zatim odaberite opciju sa liste (kao što je Tekst).
Obavezno dodajte odgovarajući simbol ispred ili iza polja za objedinjavanje. Na primer, evo kako izgledaju vrednosti valute i procenta ako izostavite simbole.
Ako uključite simbole, brojevi imaju više smisla.
U dokumentu objedinjavanja pošte simbole dodajete pre ili posle polja za objedinjavanje, ovako:
Takođe pogledajte
Ako ste spisak kontakata napravili u Excel unakrsnoj tabeli, važno je da oblikujete sve zip kodove ili poštanske brojeve kao tekst kako ne biste izgubili podatke. Ako uvozite u novu unakrsnu tabelu, svi kontakti iz tekstualne datoteke (.txt) ili datoteke sa vrednostima razdvojenim zarezima (.csv), čarobnjak za uvoz teksta može da vam pomogne da uvezete i oblikujete podatke.
1. korak: Podešavanje izvora podataka u programu Excel
Ako već koristite Excel unakrsnu tabelu kao izvor podataka za objedinjavanje pošte u programu Word, pređite na 2. korak u ovoj temi. Ako je izvor podataka .txt ili .csv, koristite čarobnjak za uvoz teksta da biste podesili podatke u programuExcel.
-
Otvorite Excel.
-
Na kartici Podaci odaberite stavku Iz teksta (zastarelo).
-
Izaberite .csv ili .txt datoteku.
-
U čarobnjaku za uvoz teksta: 1. korak: Izaberite stavku Razgraničeno.
2. korak: Odaberite ispravan znak za razgraničavanje (na primer, zarez).
3. korak: Izaberite kolonu "ZIP kôd/poštanski broj" i postavite format podataka kolone na vrednost Tekst.
-
Kliknite na dugme Završi.
-
U dijalogu Uvoz podataka odaberite gde želite da Excel stavi podatke, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
Sačuvajte unakrsnu tabelu sa novim imenom datoteke.
-
Koristite ovaj list kao izvor podataka za objedinjavanje pošte.
2. korak: Oblikovanje numeričkih podataka u Excel unakrsnoj tabeli
Da biste obezbedili da poštanski broj ili poštanski broj prolaze kroz objedinjavanje pošte bez gubitka nula, oblikujte kolonu koja sadrži te kodove kao tekst.
-
Otvorite unakrsnu tabelu i izaberite kolonu koja sadrži poštanske brojeve ili poštanske brojeve.
-
Na kartici Početak , u polju Oblikovanje odaberite stavku Tekst.
Sada možete da koristite ove podatke za objedinjavanje pošte.
