Uvoz rasporeda iz programa Excel u funkciju Smene

U ovom članku:

Pregled

Uvoz rasporeda u funkciju Smene

Prikaz i ispravljanje grešaka pri uvozu

The Excel sample workbook

Pregled

Excel uvoz može da izvrši sledeće radnje koje biste inače ručno izvršili u smenama:

Dodelite smene i vreme isključenja za svakog člana tima.
Dodajte otvorene smene.
Organizujte smene po grupi.
Dodajte članove tima u grupe.
Dodajte beleške za dan.

Ako biste radije da ručno popunite raspored, pročitajte članak Popunjavanje rasporeda u smenama.

Napomene:

Excel uvoz vam omogućava da dodate informacije o rasporedu kao što su smene, vreme isključenja i otvorene smene. Uređivanje ili brisanje informacija o rasporedu koje već postoje u funkciji Smene nije moguće putem Excel uvoza.
Ako ste onemogućili otvorene smene u postavkama smena ili ako nemate dozvole za dodavanje grupa u funkciju Smene, nećete moći da dodajete otvorene smene ili organizujete smene po grupama putem Excel uvoza.
Ne možete da uvezete raspored koji je duži od dve godine pre trenutnog datuma.

Prvo unesite informacije o rasporedu u Excel radnu svesku, a zatim uvezite radnu svesku u smene. Funkcija Shifts uključuje Excel uzorak radne sveske koji možete da koristite za unos informacija o rasporedu.

Možete da kreirate novu datoteku na osnovu uzorka radne sveske ili možete da dodate informacije o rasporedu direktno u nju. Ako koristite uzorak radne sveske, proverite da li ste izbrisali probne podatke pre nego što otpremite datoteku.

Važno: Uverite se da su jezički skup na uređaju i format broja u programu Excel podešeni na istu oblast. To obezbeđuje da se formati datuma u usluzi Teams podudaraju sa onima koje ste uneli u Excel. Teams odražava isti format datuma i vremena kao postavke jezika, datuma i vremena uređaja.

Na primer, ako su vaš uređaj i Excel podešeni na engleski (Sjedinjene Države ), Excel format datuma 03.03.2024. precizno predstavlja 3. mart 2024. u usluzi Teams. Ako je vaš uređaj postavljen na engleski (Ujedinjeno Kraljevstvo ), a Excel je podešen na engleski (SJEDINJENE DRŽAVE ), Excel format datuma za 06.03.2024. tumači se kao 6. jun 2024. u usluzi Teams.

Uvoz rasporeda u funkciju Smene

U vebu ili radnoj površini funkcije Shifts izaberite stavku Još opcija u gornjem desnom uglu, a zatim izaberite stavku Uvezi plan.
Izaberite stavku Otpremi datoteku. Ako je potrebno, izaberite vezu Preuzmi uzorak da biste dobili uzorak Excel radne sveske.
Pročitajte uputstva u probnoj radnoj svesci ili pogledajte odeljak Excel uzorka radne sveske u ovom članku za detalje o tome kako da dodate informacije o rasporedu.
Popunite raspored u programu Excel.
Kada dodate informacije o rasporedu, spremni ste da ih uvezete u funkciju Smene. Izaberite stavku Otpremi datoteku, idite na lokaciju na kojoj ste sačuvali Excel radnu svesku, a zatim izaberite stavku Otvori.
Kada otpremite datoteku, možete da proverite status otpremanja i detalje u tabeli Istorija uvoza . U koloni Status videćete jedan od sledećih statusa :
- Uvezeni ukazuje na to da je raspored uspešno uvezena i da je sada prikazan u kalendaru "Smene".
- Greška ukazuje na to da raspored sadrži greške i da nije uvezena ili je delimično uvezena. Videćete vezu Preuzmi izveštaj u koloni Status ako je plan delimično uvežen.
Važno: Tabela prikazuje status poslednjih 10 otpremanja od vašeg tima u proteklih 30 dana. Možete da vidite otpremanja od vas i drugih menadžera frontline u timu. Ako više menadžera frontline u timu uvozi rasporede u funkciju Smene, proverite status otpremanja pre nego što se ukloni iz tabele.

Napomene:

Jedna Excel datoteka podržava maksimalno 30.000 entiteta rasporeda, 10.000 od svakog entiteta (smene, otvorene smene i vreme isključenja). Ako treba da uvezete više stavki, kreirajte drugu datoteku.
Možete da planirate vreme isključenja koje je duže od 24 časa. Međutim, nisu podržane smene i otvorene smene duže od 24 časa.

Prikaz i ispravljanje grešaka pri uvozu

Izaberite stavku Preuzmi izveštaj u koloni Status da biste preuzeli Excel datoteku greške. Datoteka se podrazumevano čuva u fascikli Preuzimanja na računaru sa sledećim imenom: ImportScheduleErrors_<ID tima>.xls.
Otvorite datoteku i idite na radni list Greške . Svaki red prikazuje lokaciju greške i šta treba ispraviti.
Idite na radni list Smene, Otvaranje smena ili Vremensko ograničenje i otklanjanje grešaka. Lokacije grešaka su istaknute crvenom bojom.

U ovom primeru, smena je duža od 24 časa. Da biste ispravili grešku, promenite datum početka ili završetka smene.
Kada završite sa ispravljanjem grešaka, sačuvajte datoteku, a zatim je ponovo uvezite u funkciju Shifts.

Excel sample workbook

Možete da koristite našu probnu radnu svesku kako bi vam pomogao da raspored stavite u Excel. Naša probna radna sveska sadrži sledeće radne listove:

Uputstva: Uputstva za unos informacija o rasporedu.
Smene, Vreme isključenja i Otvaranje smena: Za dodavanje smena, vreme isključenja i otvaranje smena.
Dnevne beleške: Za unos beležaka koje odgovaraju određenom danu.
Članovi: Lista osoba u timu samo za čitanje za koju možete da dodelite smene.

U suprotnom, kreirajte sopstvenu Excel radnu svesku pomoću strukture opisane u radnim listovima Smene, Isključeno, Otvorene smene i Beleške sa danima.

Važno:

Nije moguće ukloniti ili promeniti redosled kolona u radnim listovima. U suprotnom ćete dobiti greške kada uvezete datoteku.
Obavezne kolone označene su kao podebljane u svakom radnom listu i ne mogu biti prazne.

Radni list "Smene"

Na radnom listu Smene svaka smena se pojavljuje kao red sa 12 kolona. Evo detalja o kolonama i o tome kako da ih koristite.

Kolona	Svojstvo	Tip	Opis	Input	Primer
A	Član	Opcionalno	Ime člana tima dodeljeno funkciji Shift.	Unesite ime člana tima.	Martin Ficdžerald
B	E-adresa na poslu	Obavezno	Adresa e-pošte člana tima.	Unesite adresu e-pošte člana tima.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupisanje	Obavezno	Planiranje grupe kojoj pripada član tima.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Možete da dodate novu ili postojeću grupu.	Kožna roba
D	Shift Datum početka	Obavezno	Datum kada počinje smena.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	13.08.2024 . 13/08/2024
E	Shift Vreme početka	Obavezno	Vreme kada počinje smena.	Format: 12h 24 časa	8:30 ujutru 8:30 pre podne 8:30
F	Shift Datum završetka	Obavezno	Datum kada se završava smena.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	13.08.2024 . 13/08/2024
G	Vreme završetka smene	Obavezno	Vreme kada se završava smena.	Format: 12h 24 časa	15:45 pm 15:45 pm 15:45
H	Boja teme	Opcionalno	Boja za kategorizovanje smene.	Unesite jednu od sledećih opcija: 1. Beo 2. Plavi 3. Zeleni 4. Ljubiиasti 5. Roze 6. Ћuti 7. Grey 8. Plavi 9. Tamnozelena 10. Tamnapurpurna 11. Tamna tema 12. Tamnožuta	2. Plavo
I	Prilagođena oznaka	Opcionalno	Označite da biste prilagodili smenu.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Maksimalno 23 znaka.	Mala kožna roba
J	Neplaćeni prelom	Opcionalno	Trajanje preloma smene u minutima.	Unesite broj (u minutima) koji je manji od trajanja smene.	45
Hilj.	Beleške	Opcionalno	Beleške za članove tima o ovoj određenoj smeni.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Maksimalno 500 znakova.	Koristite naš novi sistem da biste zahtevali isporuku stavki u našu prodavnicu.
L	Deljeno	Obavezno	Opcija da delite smenu sa timom čim se uvezu informacije.	Izaberite stavku Deljenoili Nije deljeno. Ako odaberete da ne delite, smenu možete da delite pošto je uvezete pomoću opcije Deli sa timom u funkciji Smene.	Nije deljeno

Radni list Van radnog lista

Na radnom listu Vreme isključeno stavka se pojavljuje kao red sa 11 kolona. Evo detalja o kolonama i o tome kako da ih koristite.

Kolona	Svojstvo	Tip	Opis	Input	Primer
A	Član	Opcionalno	Ime člana tima koji ima vremensko ograničenje.	Unesite ime člana tima.	Martin Ficdžerald
B	E-adresa na poslu	Obavezno	Adresa e-pošte člana tima.	Unesite adresu e-pošte člana tima.	mfitzgerald@contoso.com
C	Datum početka	Obavezno	Datum kada počinje vreme početka.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	13.08.2024 . 13/08/2024
D	Vreme početka	Obavezno	U kom trenutku počinje.	Format: 12h 24 časa	12:00 ujutru 12:00 pre podne 00:00
E	Datum završetka	Obavezno	Datum kada se završava vreme isteka.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	20.08.2024 . 20/08/2024
F	Vreme završetka	Obavezno	Kada жe se zavrљiti.	Format: 12h 24 časa	12:00 ujutru 12:00 pre podne 00:00
G	Razlog za neodložno vreme	Obavezno	Razlog zbog kog je opravdano vreme isključeno.	Unesite razlog za istek vremena sa liste razloga isteka vremena koji su dostupni u postavkama smena za tim.	Odmor
H	Beleške	Opcionalno	Beleške za člana tima o vremenu kada su isključeni.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Maksimalno 500 znakova.	Uživajte u praznicima.
I	Boja teme	Opcionalno	Boja za kategorizovanje isključenog vremena.	Unesite jednu od sledećih opcija: 1. Beo 2. Plavi 3. Zeleni 4. Ljubiиasti 5. Roze 6. Ћuti 7. Grey 8. Plavi 9. Tamnozelena 10. Tamnapurpurna 11. Tamna tema 12. Tamnožuta	7. Siva
J	Deljeno	Obavezno	Opcija za deljenje vremena isključenja sa članom tima čim se uvezu informacije.	Izaberite stavku Deljenoili Nije deljeno. Ako odaberete da ne delite, smenu možete da delite pošto se uveze pomoću opcije Deli sa timom u funkciji Smene.	Deljeno

Otvaranje radnog lista Smene

Na radnom listu Otvaranje smena svaka otvorena smena pojavljuje se kao red sa 11 kolona. Evo detalja o kolonama i o tome kako da ih koristite.

Kolona	Svojstvo	Tip	Opis	Input	Primer
A	Grupisanje	Obavezno	Planiranje grupe iz koje se može zahtevati otvaranje smene.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Možete da dodate novu ili postojeću grupu.	Kožna roba
B	Datum početka	Obavezno	Datum kada počinje otvorena smena.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	13.08.2024 . 13/08/2024
C	Vreme početka	Obavezno	Vreme kada počinje otvorena smena.	Format: 12h 24 časa	8:30 ujutru 8:30 pre podne 8:30
D	Datum završetka	Obavezno	Datum kada se završava otvorena smena.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	13.08.2024 . 13/08/2024
E	Vreme završetka	Obavezno	Vreme kada se završava otvorena smena.	Format: 12h 24 časa	15:45 pm 15:45 pm 15:45
G	Otvoreni slotovi	Obavezno	Broj otvorenih smena koje su dostupne članovima grupe za zahtev.	Unesite broj između 1 i 255.	2
H	Boja teme	Opcionalno	Boja da biste kategorizovali otvorenu smenu.	Unesite jednu od sledećih opcija: 1. Beo 2. Plavi 3. Zeleni 4. Ljubiиasti 5. Roze 6. Ћuti 7. Grey 8. Plavi 9. Tamnozelena 10. Tamnapurpurna 11. Tamna tema 12. Tamnožuta	6. Žuto
I	Prilagođena oznaka	Opcionalno	Oznaka za prilagođavanje otvorene smene.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Maksimalno 23 znaka.	Mala kožna roba
J	Neplaćeni prelom	Opcionalno	Trajanje preloma smene u minutima.	Unesite broj (u minutima) koji je manji od trajanja smene.	45
Hilj.	Beleške	Opcionalno	Beleške za članove tima o ovoj određenoj otvorenoj smeni.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Maksimalno 500 znakova.	Koristite naš novi sistem da biste zahtevali isporuku stavki u našu prodavnicu.
L	Deljeno	Obavezno	Opcija da delite smenu sa članom tima čim se uvezu informacije.	Izaberite stavku Deljenoili Nije deljeno. Ako odaberete da ne delite, smenu možete da delite pošto je uvezete pomoću opcije Deli sa timom u funkciji Smene.	Nije deljeno

Radni list "Beleške sa danima"

Za svaki dan možete da dodate belešku.

Kolona	Svojstvo	Tip	Opis	Input	Primer
A	Datum	Obavezno	Datum kada želite da se beleška pojavi u rasporedu.	Format: mm/dd/yyyy dd.mm/yyyy	13.08.2024 . 13/08/2024
B	Napomena	Obavezno	Poruka vašem timu.	Unesite tekst, brojeve i/ili specijalne znakove. Maksimalno 500 znakova.	Obuka na lokaciji