Timovi u vašem preduzeću koriste Microsoft SharePoint lokacije za saradnju na dokumentima i deljenje informacija. Želite da napravite SharePoint rešenja koja poboljšavaju produktivnost i efikasnost organizacije, ali ne želite da pišete kôd. Odakle počinješ?
Pomoću Microsoft SharePoint Designer 2010 možete da dizajnirate rešenja toka posla bez kodova koja upravljaju jednostavnim i složenijim poslovnim procesima u organizaciji. Tokovi posla dodaju logiku i u sistem i u ljudske procese. Tokovi posla za sistemske procese mogu da ažuriraju jedan izvor podataka kada se promeni drugi izvor podataka. Tokovi posla za ljudske procese mogu da pošalju dokument, kao što je izveštaj o troškovima, menadžeru zaposlenog na odobrenje i, ako je odobren, na računovodstverskom sektoru za obradu.
To omogućava moćni, ali intuitivan uređivač toka posla u programu SharePoint Designer 2010 koji omogućava ugnežđenu logiku, podstekove i još mnogo toga. Na primer, ako je vaš tok posla povezan sa bibliotekom dokumenata ili ako je filtriran na tip sadržaja dokumenta, pojavljuje se grupa radnji kontekstualnog skupa dokumenata. Skup dokumenata je nova funkcija u programu SharePoint Server 2010 gde se grupa dokumenata tretira kao jedna jedinica, tako da će se radnja toka posla za skup dokumenata ponavljati na svim stavkama u tom skupu dokumenata.
Druge nove radnje toka posla uključuju radnje koje formiraju osnovu tri najpopularnija toka posla u sistemu SharePoint Server – tokove posla "Odobrenje", "Prikupljanje povratnih informacija" i "Prikupljanje potpisa", radnje uslužnog programa za manipulisanje niskama i datumima; novu relacionu radnju koja koristi SharePoint skladište korisničkih profila za pronalaženje menadžera osobe; i nove radnje liste koje tok posla može da koristi za postavljanje dozvola za stavku liste.
Takođe možete da dizajnirate i delite tokove posla pomoću programa Microsoft Visio sa predlošcima dijagrama toka koji se mogu izvesti u SharePoint Designer 2010.
Ovaj članak uvodi osnove tokova posla. Kada razumete tipove i osnovne sastavne blokove tokova posla – radnje, uslove i korake – možete brzo dodati tokove posla da biste automatizovali procese i poboljšali produktivnost i efikasnost organizacije.
Ovaj članak sadrži:
Šta je tok posla?
Tokovi posla su način na koji organizacija funkcioniše, niz radnji koje odgovaraju radnom procesu, kao što je proces za nabavne porudžbine. SharePoint 2010 vam pomaže da automatizujete ove tokove posla i na taj način povećavate efikasnost i produktivnost organizacije. To se dešava zato što automatizovani tokovi posla potezu procese tako da organizacija može da se fokusira na obavljanje posla, a ne na upravljanje procesima.
Tokovi posla mogu da kontrolišu većinu aspekata SharePoint 2010 lokacije, liste, biblioteke, tipa sadržaja ili stavke liste, uključujući životni ciklus te stavke. Tok posla može da obuhvata i radnje koje izvršavaju osobe (ili učesnici toka posla) i radnje koje izvršava tok posla. Učesnici toka posla mogu da vrše interakciju sa tokom posla putem naznačene liste zadataka, gde tok posla može da kreira zadatak za nekoga i da ostane pauziran dok se zadatak ne označi kao dovršen.
Tokovi posla mogu biti jednostavni ili složeni koliko to zahtevaju poslovni procesi. Možete da kreirate tok posla koji korisnik pokreće ili tok posla koji se pokreće automatski na osnovu događaja, na primer kada se kreira ili promeni stavka liste.
Uopšte uzev, kada koristite SharePoint Designer 2010 za dizajniranje toka posla, sledite ove osnovne korake:
-
Odaberite tip tokova posla koje želite da kreirate: listu, listu koju je moguće ponovo da koristite ili lokaciju.
-
Koristite uređivač toka posla da biste odabrali i sastavljali uslove i radnje koje definišu korake toka posla tako da predstavljaju poslovni proces koji automatizujete.
-
Sačuvajte i objavite tok posla.
-
Prilagodite obrasce toka posla koji su automatski generisani, ako je potrebno.
Tok posla možete da mislite kao dijagram toka radnji sa početkom, krajem i sekvencijalnim tokom od početka do kraja. Tokovi posla mogu da uključivaju paralelne grane, ali na kraju prelaze sa početne radnje na poslednju radnju.
Na primer, recimo da ste kreirali grafikon toka posla koji usmeravaju dokument u sistemu SharePoint 2010 na odobrenje. Kada se tok posla pokrene, on automatski obaveštava navedenog redaktora putem e-pošte da ima dokument za redigovanje. Redaktor zatim rediguje dokument i menja status dokumenta kako bi ukažeo na to da je dovršio zadatak i da li je odobrio ili odbacio dokument. Na osnovu odgovora redaktora, tok posla se nastavlja naniže za jednu od dve paralelne grane. Ako redaktor odobri dokument, tok posla premešta odobreni dokument u određenu biblioteku dokumenata, a zatim šalje e-poruku celom timu i obaveštava ga o odobrenom dokumentu. Ako redaktor odbaci dokument, tok posla obaveštava autora ovog dokumenta. U oba slučaja, tok posla zatim dostiže svoj kraj i proces je dovršen.
Dijagram 1: Primer toka posla za odobravanje
Koji tip tokova posla treba da dizajnirate?
Postoje tri tipa tokova posla u sistemu SharePoint 2010:
-
Lista
-
Lista koja se može ponovo koristiti
-
Lokacija
Tokovi posla liste
Tok posla liste je tip toka posla koji je bio dostupan u sistemu SharePoint 2007. Pošto ona ima kontekst liste za koju je kreirana, tokovi posla liste automatski imaju pristup vrednostima prilagođenih polja za stavku liste na kojoj će se pokrenuti, kao što je prilagođeno polje "Beleške" za biblioteku dokumenata. Tokovi posla liste ne mogu biti dostupni drugim listama ili bibliotekama na ovoj ili drugim lokacijama. Da biste imali istu funkcionalnost toka posla za više lista, morate ručno ponovo da kreirate tokove posla na svim lokacijama.
Ako znate da će vam biti potrebni samo tokovi posla koje dizajnirate za određenu listu, tok posla liste ima prednost automatskog omogućavanja dostupnih prilagođenih polja lista.
Tokovi posla liste koji se mogu ponovo koristiti
Možete da kreirate tok posla liste koji se može ponovo koristiti (tok posla koji se može ponovo koristiti) na lokaciji najvišeg nivoa u kolekciji lokacija i taj tok posla se može globalno ponovo koristiti – što znači da tok posla može biti povezan sa bilo kojim listom, bibliotekom ili tipom sadržaja u kolekciji lokacija. Takođe možete da kreirate tok posla koji se može ponovo koristiti na bilo kojoj podlokaciji u kolekciji lokacija; ovaj tok posla je dostupan za ponovnu upotrebu na tom određenom podlokaciji.
Možete i da izvezete tok posla koji se može ponovo koristiti sa jedne lokacije, a zatim otpremite i aktivirate tok posla na drugoj lokaciji. Na primer, možete da kreirate tok posla koji se može ponovo koristiti u probnom okruženju, testirate ga, a zatim izvezete u okruženje proizvodnje. SharePoint Designer 2010 podržava izvoz toka posla kao predloška.
Tokovi posla koji se mogu ponovo koristiti podrazumevano nemaju kontekst određene liste ili biblioteke. Stoga podrazumevano obezbeđuju samo kolone koje su zajedničke na listama i u bibliotekama, kao što su "Kreirao" i "Kreirao".
Ako tok posla koji je moguće ponovo koristiti zahteva da određene kolone budu prisutne na listi ili u biblioteci sa kojima ste ga povezili, te kolone možete da dodate kao kolone povezivanja. Kolone povezivanja automatski se dodaju na listu ili u biblioteku kada je tok posla koji je moguće ponovo koristiti povezan sa tom listom ili bibliotekom.
Kada kreirate tok posla koji se može ponovo koristiti, možete da odaberete da filtrirate tok posla koji je moguće ponovo koristiti na određeni tip sadržaja. To vam omogućava da radite sa poljima tipa sadržaja u programu SharePoint Designer 2010. Na primer, ako su tokovi posla liste koji se mogu ponovo koristiti povezani sa tipom sadržaja dokumenta, vi prikazujete i koristite u poljima toka posla koja su specifična za tip sadržaja, kao što je ID dokumenta. Zatim u pregledaču možete da povežete tok posla koji je moguće ponovo koristiti sa određenim tipom sadržaja ili bilo kojim tipom sadržaja koji nasleđuje od tog tipa sadržaja. Ako povežete tok posla sa tipom sadržaja lokacije, tok posla će biti dostupan za sve stavke tog tipa sadržaja na svakoj listi i u biblioteci na lokaciji na koju je taj tip sadržaja dodat. Čak možete da ga učinite dostupnim za lokacije u kolekciji ako je tok posla konfigurisan da bude tok posla koji se može globalno ponovo koristiti.
Ako želite da korisnici mogu da koriste tokove posla koje dizajnirate na više lokacija, lista, biblioteka i tipova sadržaja, tok posla koji se može ponovo koristiti verovatno najbolje odgovara vašim potrebama. Očekujemo da će većina tokova posla za SharePoint 2010 koristiti tokove posla koji se mogu ponovo koristiti.
Tokovi posla lokacije
Tok posla lokacije je povezan sa lokacijom , a ne sa listom, bibliotekom ili tipom sadržaja. Za razliku od većine tokova posla, tok posla lokacije nije pokrenut na određenoj stavci liste. Zbog toga su mnoge radnje dostupne za stavke koje nisu dostupne za tokove posla lokacije.
U pregledaču pokrećete tok posla lokacije ili prikazujete status pokrenutih tokova posla lokacije tako što ćete kliknuti na meni Radnje na lokaciji, izabrati stavku Prikaži sav sadržaj lokacije, a zatim izabrati stavku Tokovi posla lokacije.
Ako želite da kreirate tok posla, ali vam nije potreban lista, biblioteka ili tip sadržaja za tokove posla, tok posla lokacije će verovatno na najbolji način ispuniti vaše potrebe. Na primer, možete da kreirate tok posla lokacije kao način da ljudi pružaju povratne informacije o vašoj lokaciji.
Prilagođavanje tokova posla u programu SharePoint Server 2010
Ne morate da počinjete od početka do tokova posla za dizajniranje koji se podudaraju sa procesima vaše organizacije. Četiri najpopularnija toka posla u sistemu SharePoint Server 2007 – tokovi posla "Odobrenje", "Prikupljanje povratnih informacija", "Prikupljanje potpisa", "Objavljivanje odobrenja" – potpuno su ponovo izgrađeni kao deklarativni tokovi posla koji se mogu ponovo da koriste, što znači da su sada potpuno prilagodljivi u programu SharePoint Designer 2010. Možete da kopirate i izmenite (preporučite) ili uredite ove tokove posla, kao i prilagođene tokove posla koji se mogu ponovo koristiti kako biste ispunili potrebe organizacije.
Napomena: Postoje dodatni tokovi posla u sistemu SharePoint 2010, kao što je tok posla "Tri stanja", ali oni nisu deklarativni tokovi posla i zato ih nije moguće izmeniti.
Ovi tokovi posla su zasnovani na događajima i svi važni događaji u toku posla su prikazani u uređivaču toka posla, kako za svaki zadatak u procesu, tako i za ceo proces. Na primer, možete lako da dodate uslove i radnje da biste definisali šta se dešava kada se svaki zadatak dodeli, istekne ili dovrši.
Šta su to događaji, radnje, uslovi i koraci?
Ovo su sastavni blokovi toka posla. Tok posla se sastoji od jednog ili više koraka, a svaki korak se sastoji od radnji i svih povezanih uslova. Svaki tok posla započinje događaj.
Šta su to događaji?
Događaj je ono što pokreće ili pokreće tok posla. Događaji mogu da se koriste i za upravljanje vremenskim rasporedom radnji u okviru toka posla, kao što je čekanje na promenu statusa stavke. Postoje tri događaja koja mogu da pokrenu tok posla:
-
Kreira se stavka.
-
Stavka je promenjena.
-
Učesnik toka posla klikne na dugme "Pokreni" na SharePoint lokaciji.
Napomena: Tokovi posla lokacije se mogu pokrenuti samo ručno.
Možete da kreirate tok posla koji učesnik pokreće ručno ili tok posla koji se pokreće automatski kada se kreira ili promeni stavka liste. Na primer, želite da konfigurišete prilagođeni tok posla zahtevanja promene dizajna tako da može da se pokrene ručno i kada se stavka promeni, ali ne i kada se stavka prvobitno kreira. Na stranici sa postavkama za tok posla, u okviru Opcije početka izaberite stavku Onemogući automatsko pokretanje pri kreiranju stavki.
Kada učesnik toka posla pokrene tok posla ručno, ta osoba prvo pretražuje listu ili biblioteku kojoj je tok posla priložen. Svaka osoba sa najmanje nivoom dozvole "Doprinos" može pokrenuti tok posla koji je dizajniran za ručno pokretanje. Da bi se tokovi posla pokrenuli ručno, učesnik će kliknuti na stavku, u meniju izabrati stavku "Tokovi posla", a zatim odabrati tok posla sa stranice koja prikazuje sve tokove posla dostupne za tu stavku. Učesnik popunjava obrazac pokretanja toka posla ako je potrebno, a zatim pokreće tok posla klikom na dugme "Pokreni" u obrascu. Pokretanje toka posla kreira novu instancu tog toka posla za tu određenu stavku.
Napomena: Komanda "Tokovi posla" dostupna je samo kada je stavka na listi, u biblioteci ili ima tip sadržaja koji ima bar jedan tok posla priložen.
Za tok posla koji se pokreće ručno, obrazac pokretanja može biti jednostavan kao slika sa leve ili složenije slike sa desne strane.
Jednostavan obrazac
Složeniji obrazac
Prilagođena polja možete da dodate i u obrazac pokretanja kada dizajnirate tok posla. Učesnici toka posla zatim mogu da pruže informacije toku posla popunjavanjem ovog obrasca i te postavke se prosleđuju toku posla. Pokreće se nova instanca toka posla i taj tok posla zatim može da potraži i koristi informacije obezbeđene putem obrasca u bilo kom trenutku u toku posla. Takođe možete da navedete polja koja će se koristiti u obrascu povezivanja za tokove posla koji se mogu ponovo koristiti.
Šta su to radnje?
Radnja je najosnovnija jedinica rada u toku posla. SharePoint Designer 2010 obezbeđuje skup spremnih radnji koje možete ponovo da koristite kako biste ih uključili u tok posla. Na primer, vaš tok posla može:
-
Kreiranje, kopiranje, promena ili brisanje stavki liste (uključujući dokumente).
-
Prijavljivanje ili odjavljivanje stavki.
-
Pošaljite e-poruku.
-
Kreirajte zadatak za nekoga na listi "Zadaci" lokacije tima.
-
Prikupite podatke od učesnika na koje može da se upućuje kasnije u toku posla.
-
Pauzirajte ili zaustavite tok posla.
-
Evidentirajte informacije o toku posla na listi istorije da biste ih koristili za poricanje ili otklanjanje grešaka toka posla.
-
Podesite promenljive toka posla ili izvršite izračunavanja.
SharePoint Server 2010 uključuje tri nove radnje zadatka: Pokretanje procesa odobravanja, Pokretanje procesa povratnih informacija i Pokretanje prilagođenog procesa zadatka. Tokovi posla "velika tri" uključena u SharePoint Server 2010 – tokovi posla "Odobrenje", "Prikupljanje povratnih informacija" i "Prikupljanje potpisa" ugrađeni su pomoću ovih radnji. Radnje odobrenja prikazuju sve važne događaje u procesu odobravanja, što vam olakšava da dizajnirate proces ljudskog toka posla gde mnogo ljudi vrši interakciju ili sarađuje na određenom dokumentu.
Tok posla može da sadrži bilo koji broj radnji. Radnje koje su samo navedene izvršavaju tok posla, ali druge radnje mogu izvršiti učesnici toka posla. Na primer, u toku posla za odobravanje čin stvarnog redigovanja i odobravanja dokumenta obavlja učesnik toka posla. Radnje koje je uradio učesnik toka posla predstavljene su zadacima dodeljenim toj osobi na naznačenoj listi zadataka. Pet radnji u dijagramu1: Example diagram workflow, near the beginning of this article, are:
-
Pošaljite e-poruku da biste obavestili redaktora
-
Redigovanje dokumenta (zadatka dodeljenog učesniku toka posla)
-
Premeštanje dokumenta u biblioteku odobrenih dokumenata
-
Pošaljite e-poruku da biste obavestili tim
-
Pošaljite e-poruku da biste obavestili autora dokumenta
U najosnovnijem smislu, kada dizajnirate tok posla, identifikujete neophodan niz radnji, a zatim sastavljate taj niz radnji pomoću uređivača toka posla. Na primer, u dijagramu 1: Primer toka posla za odobravanje, prva radnja koju želite jeste da pošaljete e-poruku da biste obavestili redaktora.
Zato u uređivaču toka posla kliknite na prvi korak, otkucajte neke ili sve e-poruke i odaberite stavku Pošalji e-poruku.
Šta su uslovi?
Kada dizajnirate tok posla, možete da koristite uređivač toka posla da biste kreirali pravila koja primenjuju uslovnu logiku na SharePoint lokacije, liste, stavke i tipove sadržaja. Pravilo uspostavlja uslov u kojem tok posla izvršava povezanu radnju samo ako je taj uslov ispunjen. Na primer, možete da kreirate pravilo gde tok posla šalje redaktoru e-poruku samo ako određena osoba kreira stavku. Možete da dodate i više uslova po grani. Na primer, možete da kreirate pravilo gde redaktor šalje e-poruku samo ako je stavka (1) koju je kreirala određena osoba i (2) naslov dokumenta sadrži određene ključne reči. Na kraju, možete da povežete više radnji sa jednim uslovom. Na primer, možete da kreirate pravilo u kom se informacije o toku posla evidentiraju na listi istorije ako je stavka kreirana od strane određene osobe, a (1) redaktoru se šalju informacije o toku posla e-poštom i (2) se evidentiraju na listi istorije.
Da biste sabrali, pravilo je jedan ili više uslova povezanih sa nekim radnjama: Ako su sve odredbe u uslovu tačne, izvršite sve povezane radnje.
U prethodnom primeru korisnik je naveo skup od dva uslova i skup dve radnje za tok posla. Međutim, možete da kreirate više grana u toku posla: Ako je uslov A ispunjen, uradite jednu radnju; ako je uslov B tačan, izvršite drugu radnju. Da biste koraku dodali granu, izaberite stavku Umetni Else-If grana. Na primer, u toku posla za odobravanje, ako redaktor odobri dokument, tok posla izvršava jednu grupu radnji; ako redaktor odbije dokument, isti tok posla izvršava drugu radnju. Ovo je uslovna grana.
U uređivaču toka posla ovaj korak ima dve grane i izgleda kao sledeće.
Možete da kreirate i granu koja nema uslov. Na taj način, tok posla izvršava jednu radnju ako je uslov ili skup uslova ispunjen i drugu radnju ako su netačni. Na primer, sledeći korak u toku posla šalje poruku davaocima odobrenja samo ako je uslov ispunjen; u ostalom, tok posla šalje poruku samo inicijalima toka posla. Dodavanjem grane bez uslova, tok posla izvršava radnju u toj grani u bilo kom slučaju kada je uslov u prvoj grani netačan.
Napomena: Da biste imali granu bez uslova, to mora da bude poslednja grana u uslovnom bloku, a ne jedina grana u uslovnom bloku.
Napomena: Grananja u toku posla ne može da se proširi iz jednog koraka u drugi. Skup grana "Else If", koji se naziva i uslovni blok, uvek se nalazi u jednom koraku. Međutim, možete da ugnezdite korake kao podsisteme.
SharePoint Designer 2010 pruža nekoliko spremnih uslova koje možete ponovo da koristite kako biste ih uključili u tok posla. Na primer, možete da navedete da tok posla izvršava povezane radnje samo ako je stavka:
-
Kreira se ili menja u određenom vremenskom intervalu.
-
Kreira je ili izmenila određena osoba.
-
Ima polje naslova koje sadrži navedene ključne reči.
-
Predstavlja datoteku određenog tipa ili ima veličinu datoteke u određenom opsegu. (Ovaj uslov je dostupan samo kada je tok posla priložen biblioteci dokumenata.)
Pored toga, možete da kreirate prilagođene uslove i napredne uslove u programu SharePoint Designer 2010 gde možete da navedete širok opseg parametara. Pomoću prilagođenih uslova možete da uporedite polje na trenutnoj listi sa vrednošću. Na primer, možete da kreirate prilagođeni uslov gde ako je polje Status odobrenja jednako Odobreno, uradite povezanu radnju. Sa naprednim uslovima možete da uporedite jednu vrednost sa drugom vrednošću. To vam omogućava da kreirate poređenje između polja na bilo kojoj listi i vrednosti sa druge liste. Na primer, možete da kreirate napredni uslov za biblioteku deljenih dokumenata gde, ako je vrednost polja "Status" na listi zadataka jednaka "Na čekanju", izvršite povezanu radnju.
Napomena: Radnja ne zahteva uslov. Na primer, prvi korak u dijagramu 1: Primer toka posla za odobravanje, blizu početka ovog članka, šalje e-poruku koja obaveštava redaktora. Ova radnja nema uslov koji je povezan sa njim. Paralelni blok radnji takođe ne zahteva uslov.
Paralelno naspram serijskih radnji
Kada imate više radnji povezanih sa uslovom, radnje se mogu podesiti da se izvršavaju istovremeno (paralelno) ili jednu za drugom (serijski), podrazumevanu vrednost.
Serijske radnje Na primer, u sledećem toku posla možete podesiti dve radnje tako da se dokument kopira u biblioteku dokumenata arhiviranja, a zatim (posle toga) da se pošalje poruka. U uređivaču toka posla zatim ukazuje na to da se druga radnja odvija posle prve.
Paralelne radnje Na primer, u sledećem toku posla možete podesiti dve radnje tako da se, kada se dokument odobri, šalje poruka i (u isto vreme) dokument se kopira u biblioteku odobrenih dokumenata. U uređivaču toka posla i ukazuje na to da se druga radnja odvija u isto vreme kada i prva. Ovo je naročito korisno sa zadacima i radnjama koje oduzimaju značajno vreme. Na primer, u slučaju zadataka, može da se koristi za kontrolisanje toga kada se zadaci dodeljuju.
Napomena: Paralelne radnje nisu apsolutno istovremeno; Nije moguće navesti tačan redosled i može da se razlikuje svaki put kada se tok posla pokrene.
Napomene:
-
U pravilu (uslovi i radnje) radnje mogu da se odvijaju u grupama, paralelnim ili u kombinaciji grupa i paralelnih vrednosti.
-
Skup serijskih ili paralelnih radnji mora biti sadržan u jednom koraku.
Šta su to koraci?
Tok posla se sa nalazi u jednom ili više koraka. Svaki korak može da sadrži brojne radnje i povezane uslove. Možete čak i da ugnezdite korake u drugim koracima. To možete da uradite da biste lakše organizovali tok posla. Korake možete da smatrate blokovima funkcionalnosti u uređivaču toka posla. Na primer, sledeći tok posla ima dva koraka, kao što je prikazano u uređivaču toka posla.
Koraci vam omogućavaju da grupišete uslove i radnje tako da jedan skup pravila (uslovi i radnje) može da se proceni i izvrši pre drugog skupa.
Konfigurišite radnje u toku posla da se pokreću pomoću dozvola autora toka posla. U SharePoint Designer 2010 možete da koristite korake imitiranje da bi tok posla izvršio radnje imitiranjem autora toka posla umesto inicijala toka posla. Koraci imitiranje su naročito korisni u scenarijima odobravanja i objavljivanja, gde osobe koje prosleđivanje sadržaja proslede na odobrenje i osobe koje odobravaju sadržaj imaju različite dozvole.
Autor toka posla je poslednja osoba koja je objavila tok posla. Kada drugi korisnik ponovo objavi tok posla, autor toka posla se ne menja za instance toka posla koje su u toku. Instance tokova posla koji su pokrenuti nakon ponovnog objavljivanja toka posla koristiće ažuriranog autora toka posla.
Napomena: Koraci imitiranja mogu da se dodaju samo u koren toka posla i ne mogu se ugnezditi u drugom koraku.
U sledećem scenariju osoba koja pokreće tokove posla nema dozvole za dodavanje datoteke u biblioteku arhive, ali autor toka posla ima. Kada osoba pokrene tok posla, ako se stanje proceni kao tačno u koraku imitiranja, dokument se kopira u biblioteku arhive pomoću dozvola autora toka posla. 2. korak nije korak imitiranja, stoga se pokreće kao pokretač toka posla. Najbolja praksa je da koristite samo korake imitacije za minimalni skup radnji koje zahtevaju dozvole autora toka posla da bi uspeli.
Jedan ili više koraka? Neki tokovi posla mogu biti dizajnirani kao niz radnji u okviru jednog koraka ili kao niz koraka. Na primer, radnje u sledećem koraku mogu biti razdvojene u zasebne korake ili ugnežđene uslovnim blokom kao zasebne korake
Sledi primer procesa koji koristi ugnežđene korake u uslovnom bloku.
Koraci su način da organizujete tok posla. Tačno način na koji koristite korake u tokovima posla jeste, do odličnog stepena, sve do lične željene postavke. Na primer, tok posla može da ima mnogo radnji u koraku koje ne koriste uslove. U ovom slučaju, možda ćete želeti da razdvojite radnje u korake kako biste ih bolje organizovali. Pravila u jednom koraku obrađuju se do zaključka pre prelaženja na sledeći korak, tako da želite da grupišete ista pravila koraka neophodna za efekte određene radnje ili radnji koje želite.
Šta su to obrasci toka posla?
Da biste tok posla učinili dinamičnijim i fleksibilnijim, možete da dodate obrazac u tok posla. Uz obrazac možete da prikupljate informacije od učesnika toka posla u unapred definisanim vremenima u toku posla i da učesnicima olakšate interakciju sa zadacima za taj tok posla i obezbedite da podaci budu dostupni za tokove posla koji se mogu ponovo koristiti bez obzira na to sa kojim listom, bibliotekom ili tipom sadržaja je povezan.
Pomoću SharePoint Designer 2010 možete da kreirate tri tipa obrazaca toka posla:
-
Obrazac pokretanja prikuplja informacije od učesnika toka posla kada pokrene tok posla. On se automatski generiše kada kreirate tok posla u programu SharePoint Designer 2010. Obrasci pokretanja se prikazuju korisnicima kada ručno pokrenu tok posla na datoj SharePoint stavci. Pomoću obrasca pokretanja korisnici mogu da navedu dodatne parametre ili informacije o toku posla kako se on odnosi na datu SharePoint stavku. Na primer, možete da koristite obrazac pokretanja da biste pitali ko bi trebalo da rediguje dokument i do kada treba da se dovrši redigovanje. SharePoint Designer 2010 infoPath ili obrazac ASP.NET pokretanja u skladu sa specifikacijama pokretanja. Ako nisu potrebni parametri pokretanja, obrazac će imati samo dugmad "Start " i " Otkaži "
-
Prilagođeni obrazac zadatka omogućava učesnicima toka posla da vrše interakciju sa zadacima na listi zadataka navedenoj za tok posla. Pomoću čarobnjaka za prilagođene zadatke možete lako da kreirate prilagođena polja obrasca i dodate ih u prilagođeni obrazac zadatka. Kada završite dizajniranje toka posla, SharePoint Designer 2010 automatski generiše InfoPath ili ASP.NET za prilagođene zadatke. Zatim, kada se tok posla pokrene i kreiraju se zadaci, korisnik traži listu zadataka navedenu za tok posla, označava zadatak kao dovršen i unosi opcionalne ili potrebne informacije specifične za tok posla. Tok posla zatim može da odgovori na te promene kao što je navedeno u toku posla ili da potraži i proceni te informacije u kasnijim koracima toka posla.
-
Tok posla koji je moguće ponovo koristiti podrazumevano obezbeđuje samo polja zajednička svim stavkama, kao što su "Kreirao" i "Izmenio". To je zato što tok posla koji je moguće ponovo koristiti podrazumevano nije povezan sa listom, bibliotekom ili tipom sadržaja. Obrazac povezivanja vam omogućava da povežete polja sa tokom posla koji je moguće ponovo koristiti tako da polja budu dostupna kada dizajnirate i pokrenete tok posla.
Kada SharePoint Designer 2010 obrasce, možete da ih prilagodite tako što ćete otići na stranicu sa postavkama za tok posla, Forms odeljku "Forms" kliknite na obrazac koji želite da prilagodite. Obrasci toka posla su InfoPath ASP.NET stranice. One se skladište na SharePoint lokaciji sa izvornim datotekama toka posla.
Poboljšana funkcionalnost sa InfoPath 2010 obrascima na SharePoint Server 2010
Ako je vaš server SharePoint Server 2010 pokrenut ( SharePoint Foundation 2010 samo), obrasci toka posla – povezivanje, pokretanje i zadatak – sada su InfoPath 2010 obrasci. Možete lako da promenite izgled i raspored InfoPath obrazaca, a pravila za validaciju možete da dodate u InfoPath obrazac. Da biste uredili obrazac toka posla u programu InfoPath 2010, samo kliknite na obrazac i InfoPath otvara obrazac direktno iz sistema SharePoint Designer 2010.InfoPath obrasci su dostupni za liste, biblioteke i tokove posla.
Gde se skladište tokovi posla?
Tokovi posla se skladište u biblioteci dokumenata na nivou lokacije koja se zove "Tokovi posla". Ovu biblioteku dokumenata automatski kreira SharePoint Designer 2010. Biblioteka dokumenata tokova posla podrazumevano je skrivena iz pregledača i nema prikaze liste, kao što su AllItems.aspx ili EditForm.aspx. Da biste prikazali sadržaj biblioteke tokova posla, u SharePoint Designer 2010 u oknu za navigaciju izaberite stavku Sve datoteke, a zatim stavku Tokovi posla u glavnom oknu.
Napomene:
-
Možda nećete moći da prikažete tokove posla pomoću opcija Sve datoteke, to zavisi od načina na koji je server konfigurisan.
-
Primarni način za pristup tokovima posla i dizajniranje tokova posla u programu SharePoint Designer 2010 je da izaberete stavku Tokovi posla u oknu za navigaciju .
Biblioteka dokumenata tokova posla sadrži fasciklu za svaki tok posla kreiran pomoću SharePoint Designer 2010. Fascikla sadrži izvorne datoteke neophodne za tok posla, kao što su:
-
Datoteka sa naznakama toka posla (.xoml).
-
Datoteka za konfiguraciju toka posla.
-
InfoPath xsn ili ASP.NET aspx obrasci potrebni za tokove posla, kao što su obrasci pokretanja (za tokove posla koji su ručno pokrenuti) ili prilagođene obrasce zadataka.
Da biste uredili postojeći tok posla u SharePoint Designer 2010, u oknu za navigaciju izaberite stavku Tokovi posla. U glavnom oknu kliknite desnim tasterom miša na željeni tok posla i izaberite stavku Uredi tok posla.
Da biste kopirali i izmenili tok posla koji se može ponovo SharePoint Designer 2010, u oknu za navigaciju izaberite stavku Tokovi posla. U glavnom oknu kliknite desnim tasterom miša na željeni tok posla koji je moguće ponovo da koristite i izaberite stavku Kopiraj i izmeni.
Obe prethodne procedure otvaraju tok posla u uređivaču toka posla. Možete da kliknete na traku ili navigaciju sa putanjama da biste uredili tok posla, upravljali postavkama i definisali proces zadatka za tok posla.
Uređivač toka posla pruža radnju pod imenom "Evidentiraj u listu istorije". To je najbolja praksa da koristite ovu radnju u tokovima posla da biste vodili zapis istorije toka posla. Istorija tokova posla je dragocena za istraživanje grešaka ili za praćenje i poricanje.
Kada kreirate tok posla koji koristi radnju Evidentiraj u listu istorije, SharePoint Designer 2010 automatski kreira listu pod imenom Istorija toka posla. Lista je podrazumevano kreirana na lokaciji http://<ime lokacije>/Lists/Workflow%20History. Možete da navedete da kreirate drugu listu istorije kada dizajnirate listu ili tokove posla lokacije i kada povezujete tok posla liste koji je moguće ponovo koristiti. Ova lista sadrži kolone za informacije kao što su korisnički ID, datum, događaj i opis greške. Kao i biblioteka dokumenata "Tokovi posla", lista Istorija je podrazumevano skrivena iz pregledača, ali se može prikazati u SharePoint Designer 2010, u oknu za navigaciju, tako što ćete izabrati stavku Sve datoteke.
Uređivač toka posla pruža šest radnji koje vrše interakciju sa listom zadataka, uključujući Dodeljivanje To-Do stavke, Prikupljanje podataka od korisnika i Dodeljivanje obrasca grupi. Tokovi posla podrazumevano koriste listu zadataka, ali se mogu konfigurisati da koriste prilagođenu listu zadataka. Prilagođenu listu zadataka možete da koristite da biste razdvojili zadatke tokova posla od drugih tipova zadatka ili za dozvole vezane za probleme. Možete da koristite jednu prilagođenu listu zadataka za sve tokove posla na lokaciji ili prilagođenu listu zadataka za svaki tok posla. To zavisi od tehničkih i organizacionih zahteva za tokove posla.
Kada kreirate tok posla koji koristi bilo koju od prethodne tri radnje, SharePoint Designer 2010 automatski kreira obrazac, tip sadržaja za zadatak i listu Zadaci ako je potrebno. Lista zadataka se podrazumevano može prikazati u pregledaču, za razliku od biblioteke dokumenata tokova posla i liste istorije toka posla.
Gde mogu da proverim status toka posla?
Možete lako da prikažete tok tokova posla na izabranoj stavci putem pregledača. Prikaz Sve stavke liste ili biblioteke dokumenata podrazumevano prikazuje trenutni status tokova posla pokrenutih na stavci. U sledećem primeru tok posla "Zahtev za promenudizajna" je u toku za vidžet 1 DCR.
Napomene:
-
Biće više kolona ako je više tokova posla povezano sa listom ili bibliotekom.
-
Kolone se mogu ukloniti iz prikaza Sve stavke bez uticaja na funkcionalnost toka posla.
-
Kolona statusa neće biti dodata u prikaz ako već postoji šest ili više kolona za pronalaženje\status u prikazu.
Klikom na status toka posla za stavku, kao što su "U toku" ili "Dovršeno ", bićete preusmešni na stranicu sa statusom toka posla za određenu stavku. Da biste videli status za tokove posla lokacije, kliknite na meni Radnje na lokaciji, izaberite stavku Prikaži sav sadržaj lokacije, a zatim izaberite stavku Tokovi posla lokacije. Stranica sa statusom toka posla pruža informacije o:
-
Ko je pokrenuo tokove posla i kada za stavku
-
Zadaci povezani sa tokom posla za stavku
-
Istorija toka posla za stavku, na primer kada su tokovi posla pokrenuti i kada je dovršena
Vizuelizacija toka posla
Takođe ćete videti vizuelizaciju toka posla za status toka posla ako:
-
Opcija "Prikaži vizuelizaciju toka posla na stranici sa statusom " izabrana SharePoint Designer 2010 kada je tok posla objavljen
-
Računar sa kog su objavljeni tokovi posla imali instaliran je Visio Premium 2010
-
Tok posla je pokrenut na SharePoint Server 2010
-
Visio grafičke usluge su pokrenute na serveru
Napomena: Visio ne mora da se instalira na lokalnom računaru da bi se prikazala vizuelizacija toka posla.
Uz vizuelizaciju toka posla, Visio dijagram toka posla se automatski kreira i prikazuje u Visio veb segmentu na stranici "Status toka posla". Vizuelizacija toka posla prikazuje "uživo" prikaz mesta na kom se nalazi određeni tok posla.
Da biste prikazali stranicu "Tokovi posla" za stavku, možete i da kliknete na stavku na listi, a zatim u meniju izaberete stavku Tokovi posla.
Napomena: Komanda "Tokovi posla" dostupna je samo kada se stavka nalazi na listi ili u biblioteci koja ima makar jedan tok posla priložen uz njega.
Kada korisnik pokrene tok posla na stavki SharePoint Foundation 2010 ili SharePoint Server 2010 doda novu kolonu toj listi ili biblioteci u kojoj se stavka nalazi. Ime kolone se podrazumevano podudara sa imenom toka posla. Ova kolona samo za čitanje prikazuje trenutni status stavke u okviru tog toka posla. Ova kolona statusa se dodaje automatski za svaki tok posla kada se prvi put pokrene.
U svakoj koloni status toka posla je veza. Na primer, kada kliknete na dugme U toku, videćete stranicu "Status toka posla" za tu instancu toka posla.
Predloženi sledeći koraci
Tokovi posla su moćan način za dodavanje logike aplikacije na SharePoint lokacije i aplikacije. Sada kada razumete osnove toka posla, možda ćete želeti da počnete tako što ćete kreirati tok posla. Više informacija o dizajniranju i prilagođavanju tokova posla potražite u odeljku Takođe pogledajte.
Vrh stranice
