Centar za čuvanje zapisa treba da služi kao centralno spremište u kom organizacija može da skladišti sve svoje zapise, kao što su pravni ili finansijski dokumenti, i da upravlja njima. Centar za čuvanje zapisa podržava ceo proces upravljanja zapisima, od prikupljanja zapisa preko upravljanja zapisima do njihovog odlaganja.
Predložak lokacije centra za čuvanje zapisa sličan je drugim SharePoint lokacijama u tome što služi kao opšte spremište za dokumente i omogućava saradnju između korisnika lokacije. Međutim, predložak lokacije centra za čuvanje zapisa unapred je konfigurisana lokacija dizajnirana posebno da pomogne organizacijama da implementiraju programe upravljanja zapisima i njihovog zadržavanja. Kreiranje verzija, nadgledanje, upravljanje metapodacima, e-otkrivanje i usmeravanje zapisa koje može da se prilagodi su ugrađene funkcije koje mogu da vam pomognu da efikasnije upravljate zapisima.
Napomena
U sistemu SharePoint smo uveli korišćenje oznaka zadržavanja za deklarisanje sadržaja kao zapisa, što efikasno zamenjuje potrebu za korišćenjem centra za čuvanje zapisa. Ako koristite centar za čuvanje zapisa, možete da nastavite da ga koristite zajedno sa oznakama za zadržavanje. Međutim, za potrebe upravljanja zapisima preporučujemo da umesto centra za čuvanje zapisa koristite oznake za zadržavanje.
Definisanje plana upravljanja zapisima
Na najvišem nivou, postoje dva glavna koraka vezana za dizajniranje lokacije centra za čuvanje zapisa kako bi se primenio program upravljanja zapisima:
- Organizacija mora da razvije strategiju upravljanja zapisima i formalan plan upravljanja zapisima. Ovo je zajednički napor koji obuhvata koordinaciju između menadžera zapisa, službenika za usaglašenost, IT stručnjaka i informativnih radnika.
- Organizacija zatim mora da konfiguriše neke lokacije centra za čuvanje zapisa kako bi sprovela plan upravljanja zapisima.
Dolenavedeni odeljci prikazuju strukturu glavnih elemenata uključenih u svaki od ovih koraka.
Planiranje upravljanja zapisima
Pre nego što organizacija može da konfiguriše lokaciju centra za čuvanje zapisa kao rešenje za upravljanje zapisima, treba da razvije formalni plan za strategiju upravljanja zapisima. Određeni elementi formalnog plana upravljanja zapisima će verovatno biti jedinstveni za pojedinačne organizacije ili preduzeća. Međutim, gotovo svi planovi upravljanja zapisima uključuju sledeće dokumente i procese:
Plan datoteka Plan datoteka opisuje tipove dokumenata ili stavki koje organizacija priznaje kao zvanične poslovne zapise. On ukazuje na to gde se ti zapisi skladište i pruža informacije koje razlikuju jedan tip zapisa od drugog. Plan datoteke služi kao sveobuhvatna kolekcija smernica, procesa i smernica za kreiranje, skladištenje i upravljanje zapisima. Plan datoteka treba da pokriva sve zapise, bez obzira na medije, uključujući papir, blogove, wiki stranice, e-poštu i elektronske datoteke. Takođe mora navesti kako se svaki zapis klasifikuje, obezbeđuje i na kraju uništava. Trebalo bi da obuhvati i razmatranja za posebne kategorije zapisa, kao što su poverljivi, vitalni, poslovna tajna ili privilegovani zapisi. Na kraju, plan datoteke mora da navede osobe koje su odgovorne za upravljanje svakim tipom zapisa.
Biblioteke zapisa Biblioteke zapisa su u osnovi biblioteke dokumenata koje kreirate da biste klasifikovali i uskladištili važne zapise. Za svaki tip zapisa koji želite da zadržite, kreirate biblioteku zapisa. Zapisi se automatski usmeravaju u odgovarajuću biblioteku na osnovu postavki konfigurisanih u organizatoru sadržaja.
Tipovi sadržaja Tipove sadržaja kreirate da biste definisali tipove zapisa koji su organizaciji potrebni za skladištenje i identifikujete jedinstvena svojstva za svaki tip zapisa. Definisanjem tipova sadržaja za određene vrste zapisa, organizacija može da obezbedi dosledno upravljanje svakom od ovih grupa sadržaja. Office dokumenti, PDF-ovi, TIFF-ovi (skenirane slike), e-pošta, razgovori putem trenutnih poruka, video zapisi i fizički zapisi mogu da se klasifikuju i skladište zajedno sa tipovima sadržaja koje kreirate. Na primer, svaki zapis koji se zove "ugovor" biće tretiran na isti način i dosledno u sistemu SharePoint sistema za upravljanje zapisima. Korišćenje tipova sadržaja za klasifikovanje i skladištenje zapisa je alternativni metod u odnosu na korišćenje biblioteka zapisa.
Raspored zadržavanja Raspored zadržavanja određuje koliko dugo se svaki tip zapisa u planu datoteke mora zadržati (period zadržavanja) i proces za njegovo uklanjanje kada dođe do kraja tog perioda (proces njegovog odlaganja). Smernice u rasporedu zadržavanja obično su zasnovane na pravnim zahtevima, rizicima po organizaciju i poslovnim potrebama. Pored toga, raspored zadržavanja obično opisuje nepredviđene situacije upravljanja rizikom koje određuju period zadržavanja za svaki tip zapisa.
Dokument o zahtevima za usaglašenost Dokument o zahtevima za usaglašenost definiše pravila kojih IT sistemi za upravljanje zapisima moraju da se pridržavaju, mogućnosti koje moraju da imaju i vrste redovnog nadgledanja koje moraju da podržavaju kako bi se obezbedila usaglašenost.
- Formalni postupak za suspenziju raspolaganja spisima Ovaj proces, koji se često naziva zadrška, detaljno opisuje kako organizacija obustavlja odlaganje zapisa kada dođe do događaja kao što su parnice, nadzore ili istrage.
- Sistem za praćenje i izveštavanje o rukovanju zapisima Da bi se osiguralo da zaposleni arhiviraju zapise, pristupaju im i upravljaju njima u skladu sa definisanim smernicama i procesima, program upravljanja zapisima mora da ima proces ili sistem za nadgledanje i izveštavanje o rukovanju zapisima.
Konfigurisanje lokacije centra za čuvanje zapisa
Kada organizacija počne da planira detaljno upravljanje zapisima i razvije formalni plan za upravljanje zapisima, može da kreira i konfiguriše lokaciju centra za čuvanje zapisa koja će joj pomoći da primeni taj program.
Morate da izvršite sledeće korake da biste konfigurisali lokaciju centra za čuvanje zapisa:
Kreirajte biblioteke zapisa ili liste da biste upravljali i skladištili svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteke.
- Preporučujemo da kreirate jednu biblioteku zapisa za svaki tip sadržaja u planu zapisa.
- Kada se zapisi prosleđuju centru za čuvanje zapisa, oni se usmeravaju na relevantnu listu ili u biblioteku.
Kreirajte kolone za relevantne biblioteke dokumenata, liste ili tipove sadržaja koji sadrže i prikazuju metapodatke za svaki tip zapisa koji je naveden u planu datoteke.
Navedite smernice za upravljanje informacijama za svaki tip zapisa na lokaciji centra za čuvanje zapisa. Ove smernice bi trebalo da odražavaju periode zadržavanja i zahteve nadzora koji su navedeni u planu datoteka i rasporedu zadržavanja organizacije.
Konfigurišite organizator sadržaja da usmerava svaki tip zapisa na odgovarajuću lokaciju. Kada se zapisi ručno ili programski prosleđuju lokaciji centra za čuvanje zapisa, aplikacija koristi ovu funkciju da bi utvrdila kako se zapis klasifikuje u okviru lokacije centra za čuvanje zapisa i gde da se pošalje.