Planiranje tipova sadržaja i tokova posla u sistemu SharePoint

Rezime: Saznajte kako da integrišete tipove sadržaja i tokove posla u SharePoint 2013 rešenje za upravljanje dokumentima.

Ovaj članak opisuje tipove sadržaja i tokove posla i pruža uputstva o tome kako da planirate da ih integrišete u svoje rešenje za upravljanje dokumentima sistema SharePoint Server 2016. Tip sadržaja je kolekcija metapodataka (kolona), toka posla, ponašanja i drugih postavki za kategoriju stavki ili dokumenata na SharePoint Server 2016 listi ili u biblioteci dokumenata koja se može ponovo koristiti. Tipovi sadržaja vam omogućavaju da upravljate postavkama za kategoriju informacija na centralizovan način koji se može ponovo koristiti. Tok posla vam omogućava da priložite poslovni proces stavkama u sistemu SharePoint Server 2016.

U ovom članku:

• Pregled tipova sadržaja
• Planiranje tipova sadržaja dokumenta
• Planiranje tipova sadržaja liste
• Planiranje tokova posla
• Radni list

Pre nego što budete koristili radni list " Tip sadržaja i planiranje toka posla " (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) koji je uključen u ovaj članak za planiranje tipova sadržaja i tokova posla, uverite se da ste pročitali dokumente "Identifikovanje korisnika i analiza upotrebe dokumenata" u sistemu SharePoint 2013 i dovršili radne listove "Analiza upotrebe dokumenta" i "Učesnici dokumenta" povezane sa tim člankom.

Pregled tipova sadržaja

Tip sadržaja definiše atribute stavke liste, dokumenta ili fascikle. Svaki tip sadržaja može da navede sledeće:

• Svojstva koja se povezuju sa stavkama tog tipa.
• Metapodatke za povezivanje sa stavkama tog tipa.
• Tokovi posla koji se mogu pokrenuti iz stavki tog tipa.
• Smernice za upravljanje informacijama za povezivanje sa stavkama tog tipa.
• Predlošci dokumenata (za tipove sadržaja dokumenata).
• Prilagođene funkcije.

Tip sadržaja možete da povežete sa listom ili bibliotekom. Kad to uradite, navodite da lista ili biblioteka može da sadrži stavke tog tipa sadržaja i da će komanda " Novo " na toj listi ili u biblioteci omogućiti korisnicima da kreiraju nove stavke tog tipa.

Biblioteke dokumenata i liste mogu da sadrže više tipova sadržaja. Na primer, biblioteka može da sadrži i dokumente i grafiku povezane sa projektom. Kada lista ili biblioteka sadrži više tipova sadržaja, primenjuje se sledeće:

• Komanda " Novo " na toj listi ili u biblioteci podrazumevano omogućava korisnicima da biraju neki od svih dostupnih tipova sadržaja kada kreiraju novu stavku. Vlasnici tipa sadržaja mogu da konfigurišu komandu " Novo " tako da prikazuje samo određene tipove sadržaja.
• Prikazuju se kolone povezane sa svim dostupnim tipovima sadržaja.

Prilagođene tipove sadržaja možete definisati u galeriji tipova sadržaja lokacije. Prilagođeni tip sadržaja mora biti izveden, direktno ili indirektno, iz osnovnog tipa sadržaja kao što je dokument ili stavka. Nakon što se definiše na lokaciji, prilagođeni tip sadržaja je dostupan na toj lokaciji i na svim lokacijama ispod nje. Da biste tip sadržaja učinili najšire dostupnim u celoj kolekciji lokacija, definišite ga u galeriji tipova sadržaja lokacije najvišeg nivoa. U sistemu SharePoint Server 2016 možete kreirati prilagođeni tip sadržaja unutar čvorišta tipa sadržaja koje je definisano u instanci usluge kontrolisanih metapodataka. Kada se kreira u čvorištu tipa sadržaja, taj tip sadržaja će biti dostupan drugim kolekcijama lokacija koje su deo veb aplikacija povezanih sa tom instancom usluge kontrolisanih metapodataka.

Na primer, ako vaša organizacija koristi određeni predložak ugovora, u galeriji tipova sadržaja lokacije najvišeg nivoa u kolekciji lokacija možete kreirati tip sadržaja koji definiše metapodatke za taj ugovor, predložak ugovora i tokove posla potrebne za redigovanje i dovršavanje ugovora. Zatim, svaka biblioteka dokumenata u kolekciji lokacija sa kojom možete povezati tip sadržaja "Ugovor" obuhvataće sve ove funkcije i omogućiće autorima da kreiraju nove ugovore na osnovu predloška.

Na lokacijama koje se zasnivaju na sistemu SharePoint Server 2016, svaka podrazumevana stavka liste ili stavka biblioteke, kao što je kontakt, zadatak ili dokument, ima odgovarajući osnovni tip sadržaja u galeriji tipova sadržaja lokacije. Kada planirate tipove sadržaja, možete da koristite ove osnovne definicije tipova sadržaja kao početne tačke i da zasnivate nove tipove sadržaja na postojećim po potrebi.

Tipovi sadržaja su organizovani u hijerarhiju koja omogućava jednom tipu sadržaja da nasleđuje karakteristike od drugog tipa sadržaja. To nasleđivanje omogućava klasama dokumenata da dele karakteristike u organizaciji, a timovima omogućava da prilagode ove karakteristike za određene lokacije ili liste.

Na primer, svi dokumenti koje može korisnik isporučiti u preduzeću mogu zahtevati skup metapodataka, kao što su broj računa, broj projekta i menadžer projekta. Kreiranjem tipa sadržaja "Isporučiv klijentu" najvišeg nivoa iz kojeg nasleđuju svi drugi tipovi dokumenata koji se mogu isporučiti klijentima, obezbeđujete da će se potrebne informacije, na primer brojevi računa i brojevi projekata, povezati sa svim varijantama dokumenata koje je moguće isporučiti klijentima u vašoj organizaciji. Imajte na umu da ako vlasnik tipa sadržaja doda još jednu obaveznu kolonu tipu sadržaja koji se može isporučiti klijentu najvišeg nivoa, vlasnik tipa sadržaja može da prenese promene na sve tipove sadržaja koji se nasleđuju od njega, što će dodati novu kolonu u sve dokumente koje je moguće isporučiti klijentu.

Integracija svojstava sa sistemom Office 2016

U sistemu Microsoft Office, kada korisnik uredi dokument sa SharePoint Server 2016 servera za upravljanje dokumentima, okno sa informacijama o dokumentu se prikazuje na vrhu dokumenta. Okno sa informacijama o dokumentu prikazuje obrazac svojstava dokumenta koji se može uređivati na serveru.

SharePoint Server 2016 olakšava prilagođavanje obrasca svojstva za tip sadržaja. Kada konfigurišete tip sadržaja, možete da pokrenete program InfoPath 2016, koji generiše podrazumevani obrazac svojstva koji je zasnovan na svojstvima tipa sadržaja. Podrazumevani obrazac uključuje iste kontrole, raspored i šemu koje bi InfoPath 2016 koristio da nije definisan prilagođeni obrazac. Zatim možete da prilagodite i primenite obrazac kao što biste to uradili sa bilo kojim drugim InfoPath 2016 obrascem. Na primer, možete da dodate logotip preduzeća, fontove i šemu boja u obrazac; Povežite ga sa prilagođenim izvorom podataka; dodati uslovnu logiku; i dizajnirao funkcije obrasca koje su dostupne korisnicima na osnovu njihovih uloga.

Pored svojstava uređivanja u oknu sa informacijama o dokumentu, autori koji koriste Word 2016 mogu u svoje dokumente da umetnu svojstva koja su definisana na serveru. Na primer, ako svojstva dokumenta uključuju ime menadžera projekta, to ime se može umetnuti na naslovnu stranicu, podnožje ili bilo gde drugde u dokumentu gde se ime koristi. Ako se projektu dodeli novi menadžer projekta, svojstvo menadžera projekta može da se ažurira na serveru za upravljanje dokumentima. Ovo ažurirano ime menadžera projekta će se odraziti na svaku instancu ovog svojstva koja je umetnuta u dokument.

Korišćenje metapodataka sa tipovima sadržaja

Metapodaci su informacije o dokumentu koje se koriste za kategorizovanje i klasifikaciju sadržaja. Metapodaci su pridruženi tipu sadržaja kao kolona. Metapodaci mogu da pruže kontekstualne informacije o dokumentu tako što ga povezuju sa autorom, temom, publikom, jezikom i tako dalje. Za razliku od svojstava, metapodaci su uskladišteni kao kolone i SharePoint pretraživač ih može indeksirati i pretraživati.

Metapodaci dodati na nivou kolekcije lokacija mogu se povezati sa tipovima sadržaja. Korišćenjem metapodataka sa tipovima sadržaja, svi kasniji tipovi sadržaja mogu da naslede neke ili sve metapodatke iz nadređenog tipa sadržaja na nivou kolekcije lokacija. Tada je moguće dodati dodatne metapodatke na nižem nivou, na primer jedan dokument.

Predlošci kolona

Svaka stavka metapodataka koja je povezana sa tipom sadržaja jeste kolona koja predstavlja lokaciju na listi za skladištenje informacija. Liste ili biblioteke se često prikazuju grafički kao kolone informacija. Međutim, u zavisnosti od prikaza povezanog sa listom, kolone se mogu pojaviti i u drugim oblicima, na primer u prikazu dana u kalendaru. U obrascima povezanim sa listom ili bibliotekom kolone se prikazuju kao polja.

Možete da definišete kolone za korišćenje u više tipova sadržaja. Da biste to uradili, kreirajte ih u galeriji predložaka kolona. Galerija predložaka kolona postoji na svakoj lokaciji u kolekciji lokacija. Kao i kod tipova sadržaja, kolone definisane u galeriji predložaka kolona lokacije dostupne su na toj lokaciji i na svim lokacijama ispod nje.

Tipovi sadržaja fascikle

Tipovi sadržaja fascikle definišu metapodatke koji su povezani sa fasciklom na listi ili u biblioteci. Kada primenite tip sadržaja fascikle na listu ili biblioteku, komanda " Novo " na toj listi ili u biblioteci obuhvatiće tip sadržaja fascikle, što korisnicima omogućava da kreiraju fascikle tog tipa.

Možete da definišete prikaze na listi ili u biblioteci koji su dostupni samo u fasciklama određenog tipa sadržaja. Ovo je korisno kada želite da fascikla sadrži određenu vrstu dokumenta i želite da prikazi u toj fascikli prikazuju samo kolone koje su relevantne za tip dokumenta koji se nalazi u toj fascikli.

Pomoću objektnog modela SharePoint proizvoda možete da prilagodite komandu " Novo " za tip sadržaja fascikle tako da se, kada korisnik kreira novu fasciklu tog tipa, fascikla unapred popunjava većim brojem datoteka i dokumenata zasnovanih na predlošcima uskladištenim na serveru. Ovo je korisno, na primer, za primenu složenog tipa dokumenta koji zahteva da više datoteka doprinese jednom dokumentu koji može da se isporuči.

Skupovi dokumenata predstavljaju funkciju u sistemu SharePoint Server 2016 koja vam omogućava da koristite Office 2016 kako biste upravljali isporukama koje se protežu na više dokumenata. Skupovi dokumenata su posebne vrste fascikli koje se koriste za upravljanje jednim isporučivanjem ili radnim proizvodom, koji mogu da sadrže više dokumenata na više lokacija. Skupove dokumenata kreirate pomoću proširivih predložaka koji se dobijaju uz SharePoint Server 2016. Predloške skupa dokumenata možete i da prilagodite tako da predstavljaju radne proizvode relevantne za organizaciju. Skupovi dokumenata obuhvataju i kontrolu verzija koja vam omogućava da zabeležite status kompletnog skupa dokumenata u različitim tačkama njegovog životnog ciklusa. Više informacija o skupovima dokumenata potražite u članku Planiranje skupova dokumenata (SharePoint Server 2010).

Planiranje tipova sadržaja dokumenta

Prva faza planiranja tipova sadržaja dokumenta jeste pregled svakog tipa dokumenta koji je naveden u radnom listu "Analiza upotrebe dokumenata " (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) da biste utvrdili da li će postojeći tip sadržaja funkcionisati za tu vrstu dokumenta. Svaki tip sadržaja dokumenta trebalo bi da nasleđuje svoje postavke direktno od osnovnog tipa sadržaja dokumenta ili od tipa sadržaja koji je silazak od tipa sadržaja dokumenta. To obezbeđuje prisustvo osnovnih kolona za tipove dokumenata, kao što su "Naslov" i "Kreirao/la", kao i da možete da povežete predložak sa tipom sadržaja. Ako je osnovni tip sadržaja (kao što je dokument) dovoljan, unesite ime tipa sadržaja u kolonu "Tip sadržaja" radnog lista "Analiza upotrebe dokumenta".

Informacije o promeni osnovnih tipova sadržaja potražite u beloj knjizi "Vodič za uređivanje unapred definisanih tipova sadržaja i kolona lokacije" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planiranje tipova sadržaja liste

Elementi tipa sadržaja liste uključuju kolone metapodataka koji su povezani sa tipom sadržaja i tokove posla koji mogu da se pokrenu na stavkama tog tipa sadržaja. Tip sadržaja liste koristite da biste definisali vrstu stavke liste koja je jedinstvena za vaše rešenje. Na primer, u rešenju korisnički korisnički centar, u kojem stručnjaci za podršku istražuju i rešavaju tehničke probleme klijenata, tip sadržaja liste može da se koristi za standardizovanje podataka za svaki incident podrške i za praćenje incidenta pomoću toka posla.

Planiranje tokova posla

Tokovi posla primenjuju poslovne procese na dokumentima, veb stranicama, obrascima i stavkama liste u sistemu SharePoint Server 2016. One mogu biti povezane sa bibliotekama, listama ili tipovima sadržaja.

U upravljanju dokumentima koristite tokove posla za usmeravanje dokumenata sa jedne osobe na drugu tako da svaka od njih može da dovrši svoje zadatke upravljanja dokumentima, kao što su pregledanje dokumenata, odobravanje objavljivanja ili upravljanje svojim raspolaganjem. Takođe, koristite prilagođene tokove posla za premeštanje dokumenata sa jedne lokacije ili biblioteke na drugu. Na primer, možete da dizajnirate tok posla da biste kopirali dokument sa jedne lokacije na drugu kada je planirano arhiviranje dokumenta.

SharePoint Server 2016 uključuje tok posla koji se sastoji iz tri faze i koji možete da ga koristite za upravljanje poslovnim procesima koji prate status stavke kroz tri stanja ili faze. SharePoint Server 2016 obuhvata i sledeće tokove posla koji odgovaraju potrebama upravljanja dokumentima:

• Prikupljanje povratnih informacija Šalje dokument na redigovanje.
• Odobrenje Šalje dokument na odobrenje, često kao preduslov za objavljivanje.
• Dispozicija Upravlja istekom i trajnom odlaganjem dokumenta.
• Prikupljanje potpisa Usmerava dokument da bi se potpisao.

Povežite tok posla sa tipom sadržaja ako želite da taj tok posla bude dostupan kada se taj tip sadržaja koristi. Na primer, tip sadržaja porudžbenice može zahtevati odobrenje menadžera da bi transakcija mogla da bude dovršena. Da biste se uverili da je tok posla "Odobrenje" uvek dostupan kada se pokrene porudžbenica, kreirajte tip sadržaja "Porudžbenica" i povežite sa njim tok posla "Odobrenje". Zatim dodajte tip sadržaja "Porudžbenica" u bilo koju biblioteku dokumenata u kojoj će biti uskladištene porudžbenice.

Da biste planirali tokove posla za rešenje za upravljanje dokumentima, analizirajte svaki tip sadržaja dokumenta koji planirate da primenite i identifikujte poslovne procese koji moraju biti dostupni za pokretanje na sadržaju tog tipa. Zatim identifikujte tokove posla koje ćete morati da učinite dostupnim za taj sadržaj.

Sledi uzorak tabele koji analizira tokove posla za tip sadržaja ugovora.

Proces ugovaranja	Tok posla ugovora
Pregledajte radne verzije.	Prikupljanje povratnih informacija
Dobijte odobrenje menadžera i pravnog savetnika.	Odobravanje
Rešavanje otvorenih problema.	Issue tracking
Nabavite potpise.	Prikupljanje potpisa

Više informacija potražite u članku "Tok posla u sistemu SharePoint 2013".

Radni list

Koristite sledeći radni list da biste snimili informacije opisane u ovom članku:

• Tip sadržaja i radni list za planiranje toka posla (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Tok posla u sistemu SharePoint 2013Konfigurisanje toka posla u sistemu SharePoint Server 2013SharePoint 2013 za IT stručnjake