Planiranje skupova dokumenata u sistemu SharePoint Server

Primenjuje se na
SharePoint Server 2013

Rezime: Saznajte više o funkciji skupa dokumenata u sistemu SharePoint Server 2013, načinu administriranja skupova dokumenata i planiranju za tipove sadržaja skupa dokumenata.

Ovaj članak opisuje skupove dokumenata i pruža uputstva za to kako da ih integrišete sa SharePoint Server 2016 rešenjem za upravljanje dokumentima.

U ovom članku:

Osnovni podaci o skupovima dokumenata

Skupovi dokumenata predstavljaju funkciju u sistemu SharePoint Server 2016 koja organizaciji omogućava da upravlja jednim rezultatom ili radnim proizvodom, koji može da sadrži više dokumenata ili datoteka. Skup dokumenata je posebna vrsta fascikle koja kombinuje jedinstvene atribute skupa dokumenata, atribute i ponašanje fascikli i dokumenata i pruža korisnički interfejs (UI), metapodatke i elemente objektnog modela radi upravljanja svim aspektima radnog proizvoda.

Timovima i korisnicima u mnogim organizacijama potreban je skup dokumenata ili poslovni proizvod da bi bolje upravljali projektom ili rezultatom. Na primer, pravni tim može morati da prikuplja razne dokumente, fotografije i audio datoteke povezane sa određenim slučajem, kao i da upravlja njima. Takođe, prodajni tim može morati da kompajlije dokumente iz različitih izvora kako bi kreirao zahtev za ponudu (RFP) za potencijalnog klijenta i upravljao njime. Skupovi dokumenata pružaju tim timovima i korisnicima mogućnost da upravljaju tim skupovima dokumenata kao jednom kolekcijom, isporukom ili radnim proizvodom. Vlasnici skupa dokumenata zatim mogu da kreiraju prilagođenu stranicu dobrodošlice koja može da prikaže uključene stavke i važne informacije o radnom proizvodu.

U sistemu SharePoint Server 2016 organizacije koje žele da dosledno kreiraju skupove dokumenata i upravljaju njima mogu da konfigurišu tip sadržaja skupa dokumenata za svaki poslovni proizvod koji obično kreiraju. Tip sadržaja skupa dokumenata zatim može da definiše odobrene tipove sadržaja, atribute, podrazumevane stavke, kolone, tokove posla i smernice. Dodatni prilagođeni tipovi sadržaja skupa dokumenata mogu se zatim kreirati od nadređenog tipa sadržaja, a svaki od njih nasleđuje svojstva i postavke od nadređenog tipa sadržaja skupa dokumenata. Kada se tip sadržaja doda u biblioteku, korisnici mogu da naprave skup dokumenata koji nasleđuje atribute tipa sadržaja skupa dokumenata pomoću komande " Novo ". Tip sadržaja "Skup dokumenata" ima dodatne postavke koje vam omogućavaju da navedete dozvoljene tipove sadržaja, podrazumevani sadržaj, deljene kolone, kolone stranice dobrodošlice i podrazumevani prikaz stranice dobrodošlice.

Više informacija o tipovima sadržaja potražite u članku Plan tipova sadržaja i tokova posla (SharePoint Server 2010).

Dodatne informacije o tome kako da napravite skupove dokumenata i upravljate njima u sistemu SharePoint Server 2016 potražite u članku " Kreiranje i konfigurisanje novog tipa sadržaja skupa dokumenata " u pomoći za SharePoint Server 2016.

Administriranje skupova dokumenata

Skupovi dokumenata u sistemu SharePoint Server 2016 dele većinu istih atributa i svojstava kao fascikle. Međutim, postoje neka važna razmatranja koja treba da imate na umu kada planirate rešenje za skup dokumenata.

  • Nema ograničenja broja dokumenata koji mogu postojati u skupu dokumenata. Međutim, vremena učitavanja ekrana mogu biti ograničena graničnom vrednošću prikaza liste, koja je podrazumevano postavljena na 5000 stavki. Fascikle su dozvoljene u skupovima dokumenata, ali navigacija metapodataka ne može da se koristi u skupu dokumenata. Stoga je važno razmotriti mogućnost premašivanja granične vrednosti prikaza liste i probleme u dizajnu navigacije kada određujete koliko stavki treba da postoji u skupu dokumenata. Pored toga, kada koristite funkciju " Pošalji u " sa skupom dokumenata, zbir svih dokumenata u skupu dokumenata ne može biti veći od 50 MB. Za kolekciju ili poslovni proizvod sa veoma velikim brojem stavki, struktura fascikle u biblioteci dokumenata može biti bolje rešenje.
  • Nema ograničenja broja skupova dokumenata koji mogu postojati u biblioteci dokumenata. Međutim, broj skupova dokumenata koji mogu da se pojave na listama ograničiće granična vrednost prikaza liste.
  • Kada koristite deljene metapodatke, ako postoji više od 10 stavki koje koriste deljene metapodatke u skupu dokumenata, ažuriranja metapodataka će biti pokrenuta pomoću tajmera svakih 15 minuta. Na primer, ako imate 10 dokumenata u najvišem nivou biblioteke i jedan dokument u skupu dokumenata sa deljenim metapodacima, vremenski zadatak se neće pokrenuti. Ali ako dodate još jedan skup dokumenata sa još 9 dokumenata, posao tajmera će se pokrenuti.
  • Kada se koristi usmeravanje skupa dokumenata, skupovi dokumenata koji se šalju organizatoru sadržaja ostaće u biblioteci za otpremanje i premeštani na odgovarajuću lokaciju pomoću tajmera obrade organizatora sadržaja, koji se podrazumevano pokreće svakodnevno.

Da biste koristili skupove dokumenata u kolekciji sajtova, funkcija "Skupovi dokumenata" mora biti omogućena.

Da biste omogućili funkciju "Skupovi dokumenata" za kolekciju lokacija

  1. Na stranici "Postavke lokacije ", u odeljku "Administracija kolekcije lokacija" izaberite stavku Funkcije kolekcije lokacija.
  2. Na stranici " Funkcije " za "Skupovi dokumenata" kliknite na dugme Aktiviraj.

Kada se omogući funkcija skupova dokumenata, možete da kreirate tipove sadržaja skupa dokumenata.

Planiranje tipova sadržaja za skup dokumenata

Tipove sadržaja skupa dokumenata za rešenje možete da planirate pomoću radnog lista "Analiza upotrebe dokumenata", koji možete da dovršite korišćenjem članka "Identifikovanje korisnika i analiza upotrebe dokumenata" u sistemu SharePoint 2013. Zatim možete da koristite radni list sa tipom sadržaja (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) da biste snimili odluke o svakom novom tipu sadržaja skupa dokumenata koji ćete koristiti u rešenju.

Planiranje tipova sadržaja "Skup dokumenata" pomoću radnog lista "Tip sadržaja"

  1. Unesite podatke Document Set u polje " Tip sadržaja " radnog lista "Tip sadržaja".

  2. Unesite URL adresu lokacije na kojoj će se definisati novi tip sadržaja za skup dokumenata. Imajte u vidu da su tipovi sadržaja dostupni na lokaciji na kojoj su definisani i na svim lokacijama ispod te lokacije.

  3. Određivanje nadređenog tipa sadržaja Unesite nadređeni tip sadržaja za skup dokumenata u polje nadređeni tip sadržaja radnog lista "Tip sadržaja". To će biti osnovni tip sadržaja skupa dokumenata ili prilagođeni tip sadržaja skupa dokumenata koji ste već planirali.

  4. Određivanje postavki skupa dokumenata Odredite, a zatim navedite sledeće postavke skupa dokumenata u radnom listu "Tip sadržaja":

    1. Određivanje dozvoljenih tipova sadržaja Navedite podrazumevane tipove sadržaja koji će biti dozvoljeni u ovom tipu sadržaja skupa dokumenata.
    2. Određivanje podrazumevanog sadržaja Ako će tip sadržaja skupa dokumenata koji kreirate biti konfigurisan da automatski kreira podrazumevani sadržaj kada kreirate novu instancu skupa dokumenata, možete ručno da dodate datoteke u skup dokumenata. Mogu se dodati samo datoteke dozvoljenih tipova sadržaja za skup dokumenata.
    3. Određivanje deljenih kolona Navedite da li vrednosti kolona za skup dokumenata treba da se automatski sinhronizuju sa svim dokumentima koji se nalaze u skupu.
    4. Određivanje kolona sa stranicama dobrodošlice Navedite koje kolone treba da se prikažu na stranici dobrodošlice za svaki skup dokumenata.
    5. Određivanje prikaza stranice dobrodošlice Navedite prikaz za prikaz sadržaja skupa dokumenata na stranici dobrodošlice.

  5. Određivanje kolona i redosleda kolona U tabeli "Kolone plana " radnog lista "Tip sadržaja":

    1. Unesite sve kolone koje su nasleđene od nadređenog tipa sadržaja. U koloni "Novo? ", otkucajte za No svaku stavku.
    2. Za svaku dodatnu kolonu unesite ime unapred definisane kolone ili kolone koju ćete kreirati. Unesite imena dodatnih kolona, njihove tipove i naznačite da li su nove.

  6. U odeljku predloška plana radnog lista otkucajte None.

  7. Određivanje tokova posla Ako postoji dostupan tok posla koji je relevantan za tip sadržaja skupa dokumenata, opcionalno možete da ga povežete sa tipom sadržaja. Tok posla tada može da se pokrene na bilo kojoj stavci liste tog tipa sadržaja. Kompletnu diskusiju o planiranju toka posla potražite u članku "Planiranje tokova posla". Kada pregledate tokove posla i utvrdite koji tokovi posla su dostupni, unesite svaki tok posla koji želite da povežete sa tipom sadržaja u tabeli "Tokovi posla plana " radnog lista "Tip sadržaja". Ako tok posla nije nasleđen od nadređenog tipa sadržaja, unesite te informacije u kolonu " Novo? ".

  8. Određivanje smernica Politika je skup pravila za vrstu sadržaja; Funkcije smernica pružaju detalje svakog pravila, na primer da li se stavke tipa sadržaja mogu štampati ili koje radnje na stavki treba nadgledati. Više informacija o planiranju smernica potražite u članku "Plan za smernice za upravljanje informacijama" u sistemu SharePoint Server 2013. Kada pregledate smernice i utvrdite koje su funkcije smernice i predlošci smernica dostupni, u odeljku " Planiranje smernica " radnog lista "Tip sadržaja" uradite sledeće:

    1. Ako nadređeni tip sadržaja ima postavke smernica, one će se primeniti nepromenjene u novom tipu sadržaja. Time se obezbeđuje da se smernice nakon što su postavljene sprovode u svim relevantnim tipovima sadržaja. Ako trenutni tip sadržaja nasleđuje postavke smernica od nadređenog tipa, u Yes odeljku "Planiranje smernica" radnog lista "Tip sadržaja" odgovorite na pitanje "Da li su smernice definisane u nadređenom tipu sadržaja?".
    2. Ako trenutni tip sadržaja nasleđuje smernice zasnovane na nadređenom tipu sadržaja, u polju " Zapisivanje imena smernice " odeljka " Planiranje smernice " otkucajte ime predloška smernice. Slično tome, ako trenutni tip sadržaja ne nasleđuje smernicu, a vi želite da primenite predložak smernice, u polju " Zapiši ime smernice " u odeljku " Planiranje smernica" otkucajte ime predloška smernice.
    3. Ako trenutni tip sadržaja nasleđuje neke pojedinačne funkcije smernica od nadređenog tipa sadržaja, unesite svaku funkciju smernice u tabelu sa funkcijama u odeljku " Planiranje smernica " na radnom listu. Nasuprot tome, ako trenutni tip sadržaja ne nasleđuje smernice, a želite da povežete funkcije smernice sa trenutnim tipom sadržaja, unesite te funkcije smernica u tabelu sa funkcijama . Imajte na umu da sa tipom sadržaja ne možete da povežete i pojedinačne funkcije smernice i smernicu po imenu.

Radni listovi

Koristite sledeće radne listove da biste snimili informacije o kojima se govori u ovom članku:

Identifikovanje korisnika i analiza korišćenja dokumenata (SharePoint Server 2010)Planiranje tipova sadržaja i tokova posla (SharePoint Server 2010)