Upravljanje zauzetim kalendarom može biti preopterećeno, naročito kada su dolazni novi događaji neusaglašeni sa postojećim. Da bi vam pomogao da budete organizovani, Copilot može ponovo da zakaže lične zakazane obaveze i 1:1 (sastanke sa vama i drugom osobom) kada dođe do neusaglašenosti, što smanjuje ručni napor koji treba da uložite kako bi raspored ostao nesmetano aktivan.
Vi imate kontrolu
Vi odlučujete o datumima i vremenima koji su prihvatljivi ako Copilot treba ponovo da zakaže sastanak i možete da proverite šta je Kopilot ponovo zakažen u Outlook oknu sa obaveštenjima u bilo kom trenutku. Obaveštenja putem e-pošte će uskoro stići i kako biste se vi zadržali u toku. Kao i uvek, možete da promenite datum i vreme događaja iz kalendara kad god želite.
Uključivanje opcije "Automatski ponovo planiraj pomoću funkcije Copilot"
Copilot može automatski ponovo da zakaže događaje ili serije kada koristite novi Outlook za Windows, Outlook na vebu ili Microsoft 365 Calendar u usluzi Microsoft Teams.
-
Kreirajte novi događaj ili grupu ili otvorite postojeći događaj ili grupu.
-
Uključite opciju Ako dođe do neusaglašenosti, dozvolite da Copilot ponovo zakaže ovaj događaj.
-
Izaberite prihvatljive dane i vremena da biste pronašli najbolje alternative ako Copilot treba ponovo da zakaže (ovaj korak je opcionalan, ali ćete dobiti bolje rezultate ako odaberete dane i vremena).
Nekoliko stvari koje treba da znate o automatskom ponovnom planiranja i nizu
Ako kreirate novu grupu, a automatsko ponovno planiranje pomoću funkcije Copilot je isključeno, kasnije ne možete da je uključite za jednu instancu grupe.
Ako napravite novu grupu i uključite Automatsko ponovno planiranje pomoću funkcije Copilot, ova opcija se kasnije može isključiti za jednu instancu, ali ne možete da promenite prihvatljive dane i vreme za jednu instancu.
Copilot će ponovo zakažete, samo ako kasnije dođe do neusaglašenosti
Copilot će automatski ponovo zakaže događaj na osnovu vaših prihvatljivih dana i vremena samo ako:
-
Prihvatate novi događaj koji se dešava u isto vreme.
-
Planirajte ili ponovo isplanirajte novi događaj koji će se pojaviti u isto vreme.
U suprotnom, vaš događaj će ostati na prvobitnim danima i vremenu.
Napomena: Prilikom procene neusaglašenosti razmatraju se samo događaji sa statusom Zauzeto ili Odsustan iz kancelarije. To znači da ako u kalendaru postoji neusaglašenost sa događajem koji ima uključeno automatsko ponovno planiranje uz Copilot, ali je vaš status neusaglašenog sastanka postavljen na Uslovno, Copilot neće ponovo zakaže.
Da biste videli šta je Copilot ponovo planirao, proverite okno sa obaveštenjima programa Outlook
Obaveštenja o promenama događaja pojaviće se u oknu sa obaveštenjima programa Outlook i obuhvataće:
-
Događaj je uspešno ponovo zakazan.
-
Nije moguće ponovo planirati događaj u okviru željenih opcija.
-
Događaj se promenio i više se ne može ponovo planirati automatski (na primer, ako se kasnije doda još osoba na događaj).
Kopilot će ubuduće takođe slati e-poruke za važna obaveštenja.
Možete da upravljate željenim postavkama obaveštenja iz Outlook postavki.
Scenariji koji utiču na automatsko ponovno planiranje
Savet: U svim ovim scenarijima znaćete šta se dešava sa informacijama u Oknu sa obaveštenjima programa Outlook.
Ako se bilo љta desi, Kopilot neжe moжi da ti ponovo zakaћe. Ako je automatsko ponovno planiranje već omogućeno, Copilot će vas obavestiti da sastanak više ne upravlja sastankom.
-
Dodato je više učesnika ili se sastanak prosleđuje dodatnim učesnicima. Sobe za konferenciju se ne računaju kao učesnici.
-
Događaj je duži od 5 časova, uključujući celodnevne događaje.
-
Grupa se planira sa ponavljanjem ređim u odnosu na mesečno (na primer, svaka 2 meseca).
-
Grupa je planirana određenog datuma u mesecu (na primer, 3. u svakom mesecu).
-
Događaj ili grupa planirani su u sekundarnom ili deljenom kalendaru.
-
Događaj ili grupa su podešeni da se prikažu kao "Odsuvljeni iz kancelarije"
-
Učesnik odbija vaš 1:1 sastanak. Kopilot ne zna da li odbijanje učesnika ukazuje na to da bi sastanak trebalo otkazati ili ponovo zakazati. U budućnosti, Copilot će automatski prihvatiti nove predloge vremena učesnika.
-
Događaj ili grupa se ne uklapaju dobro zato što:
-
Nema dostupnih termina (Kopilot je pokušao 5 puta da pronađe vreme, a nije mogao).
-
Dostignuto je ograničenje ponovnog planiranja (događaj je automatski ponovo planiran 5 puta, što ukazuje na to da verovatno nije prioritet i nastavak ponovnog planiranja možda neće biti odgovarajuće rešenje).
-
Najčešća pitanja
Šta učesnici vide kada Copilot automatski promeni plan?
Učesnici trenutno neće biti svesni da je Copilot ponovo zakaže sastanak. Oni dobijaju redovnu poruku o ažuriranju sastanka kao da ste promenili vreme sastanka. Aktivno razmišljamo o tome kako da to poboljšamo, zato pošaljite predloge putem pomoći za> povratne informacije.
Kako Copilot bira kada će se ponovo zakaže, ako postoji više besplatnih vremena?
Kopilot će odabrati dostupno vreme koje je najbliže originalnom vremenu sastanka unutar dana i vremena koje ste naznačili kao prihvatljive alternative.
Ako omogućim ovo za sastanak, ali ne promenim ništa drugo, da li će učesnik primiti ispravku?
Ako omogućite Automatsko ponovno planiranje sa funkcijom Copilot za postojeći sastanak i ne izvršite nikakve druge promene, učesnik neće primiti poruku o ažuriranju sastanka. Ažuriraćemo utisak pri radu tako da dugme obrasca događaja u ovom scenariju ima oznaku "Sačuvaj", a ne trenutnu oznaku "Pošalji".
