Napomena: Informacije o prikupljanju podataka u programima Access 2016 i novijim verzijama potražite u članku Uvoz, izvoz SQL Server.
Informacije o e-porukama možete prikupljati ili ažurirati pomoću programa Microsoft Access 2007 ili Access 2010 uz Microsoft Outlook 2007 ili Microsoft® Outlook® 2010. Access vas vodi kroz kreiranje obrasca za prikupljanje podataka i slanje obrasca u e-poruci. Kada primaoci e-pošte vrate dovršene obrasce, možete odabrati da se prikupljeni podaci automatski obrađuju i skladište u navedenoj Access bazi podataka. Ovaj metod prikupljanja podataka može da vam uštedi vreme i trud koji je obično uključen u proces kopiranja i lepljenja ili ručnog unosa podataka. Slede neki scenariji u kojima možete da koristite ovaj proces za prikupljanje podataka:
Ankete Možete da izvršite anketu i sastavite rezultate tako što ćete prvo kreirati Access bazu podataka sa neophodnim tabelama za skladištenje rezultata i koristiti čarobnjak za generisanje obrasca ankete, a zatim ih slati poštom učesnicima ankete. Kada učesnici odgovore, podaci ankete se automatski skladište u bazi podataka.
Izveštaji o statusu Bilo da se radi o najnovijem statusu nivoa zaliha ili o ažuriranim informacijama o problemima na čekanju, vaš tim može da vas obavesti tako što će vam poslati e-poruke koje sadrže trenutne informacije u redovnim intervalima.
Upravljanje događajima Kada organizujete konferenciju ili obuku ili druge događaje, možete da pošaljete jedan ili više obrazaca kao e-poruku da biste prikupili kontakt informacije, željene opcije putovanja i hotela itd. Ako odaberete da se odgovori automatski obrađuju, učesnici mogu da promene željene postavke u bilo kom trenutku bez potrebe da vas obaveštavaju, a vi uvek imate pristup najnovijim podacima u svrhu donošenja odluka.
Ovaj članak objašnjava šta vam je potrebno da biste koristili ovaj proces, kako da počnete da koristite čarobnjak, a zatim pruža dodatne informacije o različitim koracima kako biste mogli da izaberete čarobnjak na najbolji način.
Napomena: Nećete moći da dodate prikupljene podatke ako je primalac koristio Hotmail ili Yahoo za slanje obrasca za prikupljanje podataka.
Pre nego što počnete
Ako je ovo prvi put da prikupljate podatke pomoću e-poruka, izvršite sledeće korake:
-
Uverite se da ste instalirali sledeće aplikacije na računaru:
-
Access 2007 ili Access 2010.
-
Outlook 2007 ili Outlook 2010. Morate da imate instaliran i konfigurisan Outlook na računaru koji koristite za slanje e-poruka. Ako imate instaliran Outlook, ali još uvek niste konfigurisali, pokrenite Outlook i pratite uputstva u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Pomoć za čarobnjak potražite u pomoći za Outlook.
-
Ako planirate da koristite InfoPath obrazac, uverite se da imate instalirano InfoPath 2007 ili novije izdanje i da će primaoci morati da instaliraju InfoPath na svojim računarima.
-
Primaoci e-pošte moraju imati InfoPath ili klijent e-pošte koji podržava HTML format instaliran na svojim računarima da bi mogli da prikazuju i uređuju obrazac.
Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka putem e-poruka nije Access obrazac. Čarobnjak generiše poseban obrazac u HTML ili InfoPath formatu.
Identifikujte odredišnu bazu podataka. Baza podataka može da bude u .mdb ili .accdb formatu. Pored toga, podržane su .mde i .accde datoteke. Ako ne želite da koristite postojeću bazu podataka, morate da kreirate novu.
-
-
Identifikujte ili kreirajte tabele koje želite da popunite podacima iz odgovora e-poštom. Ako prikupljate podatke za postojeće tabele, uverite se da tabele nisu samo za čitanje i da imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihovog sadržaja.
Napomena: Nije moguće prikupiti tipove polja "Prilog", "Automatsko numerisanje", "OLE" i "Više vrednosti" pomoću e-poruka
Ako operacija prikupljanja podataka popunjava dve ili više tabela, morate da kreirate upit za izdvajanje i da ga koristite kao izvor zapisa obrasca. Uverite se da upit uključuje sva obavezna polja iz osnovnih tabela. Ako koristite postojeći upit, uverite se da upit nije samo za čitanje i da imate neophodne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja. Više informacija o kreiranju upita na osnovu dve ili više tabela potražite u članku Uvod u upite.
Uskladištite podatke kao nove zapise u sledećim situacijama:
-
Ako će podaci popuniti više tabela.
-
Ako odredišna tabela nema polje primarnog ključa. Vrednosti primarnog ključa neophodne su za mapiranje svakog odgovora u postojeći zapis. Ako odredišna tabela nema polje primarnog ključa, dodajte ga odmah ili dodelite postojeće polje koje ima jedinstvene vrednosti kao primarni ključ.
-
Ako odredišna tabela nema nijedan zapis. Ako je tabela prazna, čarobnjak pretpostavlja da želite da dodate zapise.
-
Ako e-adrese primalaca nisu uskladištene kao polje u bazi podataka. Kada prikupljate podatke za ažuriranje zapisa, nećete moći ručno da otkucate adrese u poruci koju je generkovao čarobnjak. Polje za adresu mora biti u odredišnoj tabeli ili u tabeli koja ima relaciju sa odredišnom tabelom.
Prvi koraci
-
Otvorite bazu podataka u kojoj će biti uskladišteni prikupljeni podaci.
-
Da biste dodali podatke u jednu tabelu, izaberite tabelu u oknu za navigaciju. Da biste popunili više povezanih tabela, izaberite upit koji je povezan sa ovim tabelama.
-
Uradite nešto od sledećeg da biste pokrenuli čarobnjak:
-
Na kartici Spoljni podaci, u grupi Prikupljanje podataka kliknite na dugme Kreiraj e-poruku.
-
Kliknite desnim tasterom miša na tabelu ili upit, a zatim izaberite stavku Prikupljanje i ažuriranje podataka putem e-pošte.
Napomena: Ako tabela ne sadrži polja ili ima samo tipove polja "Automatsko numerisanje", "OLE objekat", "Prilog" ili "Pronalaženje sa više vrednosti", Access prikazuje sledeću poruku: Izabrana tabela ili upit ne sadrže polja koja podržavaju prikupljanje podataka pomoću e-pošte.
-
Ako tabela sadrži polja koja podržavaju prikupljanje podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tabela podržava dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak vas vodi kroz potrebne korake za prikupljanje podataka putem e-poruka.
Koristite sledeće odeljke kao referencu za sva pitanja koja možete imati u sledećih sedam glavnih koraka procesa.
Odaberite tip obrasca za unos podataka koji želite da pošaljete
Izaberite tip obrasca na osnovu jednostavne upotrebe za sebe i primaoce.
Izbor HTML obrasca Bilo koji korisnik čiji klijent e-pošte podržava HTML obrazac može da prikaže i uredi htmL obrazac
Izbor Microsoft InfoPath obrasca Ovu opciju ćete videti samo ako je InfoPath instaliran na računaru. Izaberite ovu opciju samo ako svi primaoci imaju instalirane InfoPath i Outlook na svojim računarima. InfoPath obrazac nudi bolje okruženje za unos i uređivanje podataka,
Stranica čarobnjaka koja je sledeća prikazana zavisi od toga da li odredišni objekat podržava ažuriranje podataka. Ako je objekat upit zasnovan na dve ili više tabela ili ako je to tabela koja nema polje primarnog ključa ili ne sadrži zapise, čarobnjak pretpostavlja da želite da dodate nove zapise i traži od vas da izaberete polja obrasca. U svim drugim slučajevima, čarobnjak traži da navedete da li želite da dodate ili ažurirate podatke pre nego što zatražite da izaberete polja obrasca.
Odaberite da li želite da prikupite nove podatke ili ažurirate postojeće podatke
Navedite šta želite da uradite sa podacima. Tip obrasca koji koristite utiče na broj novih zapisa koje primalac može da vam pošalje u jednom odgovoru. Prilikom ažuriranja podataka, broj zapisa koje primalac mora da ažurira identifikuje broj unapred dovršenih obrazaca koji će biti uključeni u poruku.
Napomena: Da biste dodali nove zapise, otkucajte e-adrese u polju za adresu e-poruke kada se poruka kreira. Da biste ažurirali postojeće podatke, e-adrese primalaca moraju biti uskladištene kao polje u osnovnoj tabeli ili upitu ili u srodnoj tabeli.
Navedite podatke koje želite da prikupite
Prilikom izbora polja koja će se uključiti u obrazac, nije neophodno da uključite sva polja koja postoje u osnovnoj tabeli ili upitu u obrascu. Međutim, moraju se ispuniti sledeći uslovi:
-
Obavezna polja: Polja označena simbolom zvezdice (*) su obavezna polja. Ako prikupljate nove zapise, čarobnjak će automatski uključiti sva polja čije je svojstvo Potrebno postavljeno na Da. Ako su obavezna polja zapisa prazna, Access ne uspeva da doda zapis u tabelu.
-
Nepodržani tipovi polja: Nećete moći da uključite određene tipove polja u obrazac kao što su "Automatsko numerisanje", "Prilog", "OLE objekat" ili polja za pronalaženje sa više vrednosti.
-
Polje primarnog ključa: Međutim, korisnik će moći da otkuca vrednost u polje prilikom dodavanja zapisa; odgovor neće biti obrađen ako je navedena vrednost već u upotrebi.
Napomena: Za svako uključeno polje, u okviru Svojstva polja navedite oznaku i izaberite stavku Samo za čitanje ako ne želite da korisnik menja podatke u tom polju.
Navedite automatsku ili ručnu obradu podataka
Možete da izaberete automatsku ili ručnu obradu odgovora. Automatska obrada znači da Outlook i Access rade zajedno na izvozu podataka u odredišne tabele u bazi podataka kada dobijete odgovore. Automatska obrada može da vam uštedi vreme i trud. Samo ručna obrada znači da ćete započeti operaciju izvoza da biste preneli podatke iz navedene fascikle u programu Outlook, u odredišnu tabelu u programu Access.
Odgovori se uspešno izvoze u odredišnu tabelu ako se ispune sledeći uslovi u trenutku kada odgovori stignu do poštanskog sandučeta:
-
Outlook mora da je već pokrenut na vašem računaru. Ako Outlook nije pokrenut, obrada se pokreće sledeći put kada pokrenete Outlook.
-
Access ne sme da bude zaštićen lozinkom i ne bi trebalo da bude otvoren u isključivom režimu. Ime ili lokacija baze podataka se ne smeju menjati od kada ste poslali e-poruku.
-
Imena tabela i upita i svojstva polja uključena u obrazac ne smeju se menjati od kada ste poslali e-poruku.
-
Morate imati potrebne dozvole da biste dodali ili ažurirali sadržaj osnovnih tabela i upita.
Napomena: Ako automatska obrada ne uspe, pokušajte da rešite probleme, a zatim ručno izvezite odgovore koji nisu uspeli. Svi odgovori koji stignu u prijemno poštansko sanduče nakon što rešite probleme nastavljaju da se obrađuju automatski.
Postavljanje svojstava za kontrolu automatske obrade odgovora
Da biste naveli drugu Outlook fasciklu u kojoj se skladište odgovori, na stranici Navedite kako želite da obradite odgovore čarobnjaka kliknite na ime fascikle. U dijalogu Izbor fascikle izaberite drugu fasciklu ili kliknite na dugme Novo da biste kreirali novu fasciklu.
Ako izaberete stavku Postavi svojstva da biste kontrolisali automatsku obradu odgovora da biste promenili ili precizno podesili postavke uvoza, pogledajte sledeću tabelu za informacije o dostupnim opcijama:
|
Opcija |
Rezultat |
|---|---|
|
Odbacite odgovore od onih kojima niste poslali poruku |
Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite da se automatski obrađuju samo oni odgovori koje su poslali originalni primaoci poruke. Odgovori od drugih osoba skladište se u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Prihvatanje više odgovora od svakog primaoca |
Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu ako želite da se automatski obradi samo prvi odgovor od svakog primaoca. Drugi i naredni odgovori skladište se u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. Napomena: Ova postavka kontroliše samo broj odgovora, a ne broj zapisa u okviru jednog odgovora koji se obrađuju. Drugim rečima, ako pošaljete InfoPath obrazac, korisnik može da vam pošalje više zapisa u jednom odgovoru, a Access automatski obrađuje sve zapise u odgovoru, čak i ako ovo polje za potvrdu nije izabrano. |
|
Dozvoli ažuriranje samo postojećih podataka |
Kada primaoci koriste InfoPath obrazac za ažuriranje podataka, mogu da pošalju nove zapise pored ažuriranja postojećih zapisa. Potvrdite izbor u ovom polju za potvrdu da biste obradili samo ispravke postojećih zapisa. |
|
Broj odgovora za obradu |
Otkucajte ukupan broj odgovora (od svih primalaca) koje želite automatski da obradite. Ako želite da svi odgovori budu automatski obrađeni, u okvir za tekst unesite veliku vrednost, na primer 5000. Odgovori koji se primaju nakon dostignute navedene vrednosti skladište se u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Datum i vreme zaustavljanja |
Navedite kada bi automatska obrada odgovora trebalo da se zaustavi za ovu e-poruku. Odgovori primljeni posle ovog datuma i vremena skladište se u odredišnoj fascikli, ali se ne obrađuju automatski. |
Da biste te opcije promenili kasnije, na kartici Spoljni podaci, u grupi Prikupljanje podataka kliknite na dugme Upravljanje odgovorima. U dijalogu Upravljanje porukama za prikupljanje podataka izaberite poruku za koju želite da promenite postavke, a zatim izaberite stavku Opcije poruke. Promene koje izvršite u dijalogu utiču na sve naredne odgovore koje primite za tu poruku.
Ručna obrada odgovora
Da biste kontrolisali kada i koje odgovore obrađuje, nemojte izabrati opciju Automatski proces. Odgovori će biti uskladišteni u navedenoj fascikli u programu Outlook dok ne izaberete i kliknete desnim tasterom miša na svaki odgovor u fascikli, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Izvezi podatke u Microsoft Access .
U nekim slučajevima možda ćete morati i ručno da obradite odgovore koji automatski nisu obrađeni.
Zapamtite sledeće pre izvoza podataka
-
Access baza podataka ne bi trebalo da bude otvorena u isključivom režimu i ime ili lokacija baze podataka se ne smeju menjati od kada ste poslali e-poruku.
-
Imena tabela i upita i svojstva polja uključena u obrazac ne smeju se menjati od kada ste poslali e-poruku.
-
Morate imati potrebne dozvole da biste dodali ili ažurirali sadržaj osnovnih tabela i upita.
Izaberite kako želite da navedete e-adrese primalaca
Ako prikupljate samo nove informacije, e-adrese možete da navedete na dva načina:
-
Otkucajte e-adrese pojedinačno u Outlook e-poruci ili izaberite adrese iz adresara.
-
Koristite polje e-adrese u tabeli ili upitu trenutne Access baze podataka.
Napomena: Kada prikupljate podatke za ažuriranje postojećih zapisa, ne vidite ovaj dijalog zato što e-adrese primalaca prvo moraju da budu dostupne kao polje u bazi podataka.
Unos e-adresa direktno u programu Outlook
Ako navodite primaoce u programu Outlook, možete da je pregledate i prilagodite pre slanja. U telu e-poruke nalazi se kratak uvod i obrazac. Preporučuje se da ne menjate obrazac. Promene strukture obrasca mogu dovesti do obrade odgovora.
Korišćenje e-adresa uskladištenih u polju u bazi podataka
Opcija za izbor povezane tabele odnosi se na tabele koje su povezane. Da biste prikazali ili uredili relacije među tabelama u bazi podataka, u okviru alatki baze podataka. , u grupi " Relacije" izaberite stavku " Relacije"
Više informacija o relacijama potražite u članku Vodič za relacije među tabelama.
Pregledajte i navedite listu primalaca
Poslednji veliki korak obuhvata pregled i prilagođavanje e-poruke, precizno podešavanje liste primalaca, a zatim slanje poruke za prikupljanje podataka.
Kreiranje i slanje e-poruke
Kada vas čarobnjak obavesti da sada možete da kreirate e-poruku i pokazuje vam kako da prikažete status e-pošte pomoću komande Upravljanje odgovorima, neke poruke upozorenja mogu da se pojave. Sledeća tabela opisuje svako upozorenje i radnju koju možete da preduzmete da biste ga rešili:
|
Poruka upozorenja |
Opis |
S olucija |
|---|---|---|
|
Neki zapisi ne sadrže važeću adresu u navedenom polju e-adrese. Neće biti vraćeni nikakvi podaci za ove redove. |
Polje za e-adresu koje ste izabrali sadrži prazne vrednosti. |
Ako želite da prikupite podatke za svaki zapis, izađite iz čarobnjaka i zamenite prazne vrednosti e-adresama. Zatim ponovo pokrenite čarobnjak. |
|
Trenutno imate ekskluzivno zaključavanje baze podataka; automatska obrada neće uspeti dok se ne otključa. |
Baza podataka je trenutno otvorena u isključivom režimu. |
Ako odaberete da se odgovori automatski obrađuju, obrada neće uspeti zato što Access ne može da doda ili ažurira bazu podataka koja je isključivo zaključana. Zatvorite i ponovo otvorite bazu podataka u režimu koji nije isključiv odmah nakon slanja poruke |
|
Ove e-poruke mogu da sadrže podatke koji su poverljive ili osetljive prirode. |
Prikupljate podatke da biste ažurirali postojeće zapise i obrazac koji ćete poslati biće unapred dovršen sa postojećim podacima. |
Ako neka polja obrasca uključuju osetljive podatke, vratite se na korak čarobnjaka gde ste izabrali polja i uklonite polja koja sadrže osetljive podatke iz obrasca |
Kada pregledate i prilagodite poruku, možete da filtrirate polje e-adrese i izaberete primaoce. Odaberite e-adrese koje želite da koristite tako što ćete potvrditi izbor u odgovarajućim poljima za potvrdu. Ako vidite dijalog koji navodi nevažeće e-adrese, napomenite adrese na listi i kliknite na dugme Izađi. Proverite nevažeće adrese, izvršite neophodnu ispravku, a zatim pokušajte ponovo da pošaljete poruku.
