Importera eller länka data till en annan Access-databas

Gäller för
Access för Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Du kan hämta data från en Access-databas till en annan på flera sätt. Att kopiera och klistra in är den enklaste metoden, men om du importerar och länkar får du bättre kontroll över de data du tar med dig till måldatabasen och hur du hämtar dem.

Den här artikeln beskriver hur du importerar eller länkar till data i en annan Access-databas.

Vad vill du göra?

Förstå import och länkning till data från en annan Access-databas

När du importerar från en annan databas skapas en kopia av informationen i måldatabasen utan att källan ändras. Under importen kan du välja vilka objekt du vill kopiera, styra hur tabeller och frågor importeras och ange om relationer mellan tabeller ska importeras.

Du kanske vill importera data för att skapa tabeller som liknar tabeller i en annan databas. Du kan kopiera hela tabellen eller bara tabelldefinitionerna för att undvika att designa varje tabell manuellt. När du bara importerar tabelldefinitionen får du en tom tabell. Med andra ord kopieras fält och fältegenskaper till måldatabasen, men inte data i tabellen. En annan fördel med att importera jämfört med att kopiera och klistra in är att du kan välja att importera relationerna mellan tabellerna tillsammans med själva tabellerna.

Om ditt mål är att lägga till poster från en databas i en befintlig tabell i en annan databas, bör du överväga att importera posterna till en ny tabell och sedan skapa en tilläggsfråga. Du kan inte lägga till poster i en befintlig tabell vid en import. Mer information om tilläggsfrågor finns i Lägga till poster i en tabell med en tilläggsfråga.

Du kanske vill länka till data i en annan Access-databas om organisationen använder flera Access-databaser men behöver dela data i vissa tabeller, till exempel Anställda. I stället för att duplicera tabellen i varje databas kan du behålla tabellen i en databas och länka till den från andra databaser. Det här hjälper också när en annan arbetsgrupp eller avdelning behöver lägga till och använda data i databasen, men du vill behålla kontrollen över tabellstrukturen.

Importera data från en annan Access-databas

Processen att importera data följer de här stegen:

  • Förbereda importen
  • Kör guiden Importera
  • Om du vill kan du spara importinställningarna som en importspecifikation och återanvända dem senare

Följande anvisningar beskriver hur du utför de olika åtgärderna.

Förbereda importen

  1. Leta reda på källdatabasen och identifiera de objekt som du vill importera. Om källdatabasen är en .mdb eller .accdb en fil kan du importera tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler. Om källfilen är en .mde eller .accde en fil kan du bara importera tabeller.

  2. Om det är första gången du importerar data från en Access-databas finns det några användbara tips i följande tabell.

    Element Beskrivning
    Flera objekt Du kan importera flera objekt i en enda importåtgärd.
    Nytt objekt Vid varje import skapas ett nytt objekt i måldatabasen. Du kan inte skriva över ett befintligt objekt eller lägga till poster i en befintlig tabell med hjälp av en import.
    Importera en länkad tabell Om källtabellen (till exempel Anställda1 i databasen Försäljning) egentligen är en länkad tabell (en tabell som länkar till tabellen Anställda i databasen Löner) ersätts den aktuella importen med en länkningsåtgärd. I slutet av åtgärden visas en länkad tabell (till exempel Anställda1) som länkar till den ursprungliga källtabellen (Anställda i databasen Löner).
    Hoppa över fält och poster Du kan inte hoppa över specifika fält eller poster när du importerar data från en tabell eller fråga. Om du inte vill importera några poster i en tabell kan du däremot välja att bara importera tabelldefinitionen.
    Relationer Du kan välja att importera relationerna mellan källtabeller.
    Tabelldefinition Du kan välja att importera en hel tabell eller bara tabelldefinitionen. När du importerar bara definitionen skapas en tabell i Access med samma fält som källtabellen, men utan data.
    Uppslagsfält Om ett fält i källtabellen slår upp värden i en annan tabell eller fråga måste du importera den relaterade tabellen eller frågan om du vill att målfältet ska visa uppslagna värden. Om du inte importerar den relaterade tabellen eller frågan visas endast söknings-id:n i målfältet.
    Frågor Du kan importera en fråga som antingen en fråga eller en tabell. Om du importerar en fråga som en fråga måste du importera de underliggande tabellerna.

  3. Stäng källdatabasen. Kontrollera att ingen användare har öppnat den i exklusivt läge.

  4. Öppna måldatabasen. Kontrollera att databasen inte är skrivskyddad och att du har den behörighet du behöver för att lägga till objekt och data. Om källdatabasen är lösenordsskyddad uppmanas du att ange lösenordet varje gång du använder den som källa för import.

    Obs

    Om du vill importera data till en ny databas måste du skapa en tom databas som inte innehåller några tabeller, formulär eller rapporter innan du startar importen.

    Importåtgärden skriver inte över eller ändrar befintliga tabeller eller objekt. Om det redan finns ett objekt med samma namn som källobjektet i måldatabasen lägger Access till ett tal (1, 2, 3 och så vidare) i det importerade objektets namn. Om du till exempel importerar tabellen Problem till en databas som redan har en tabell med namnet Problem, heter den importerade tabellen Problem1. Om namnet Problem1 redan används heter den nya tabellen Problem2 och så vidare. Om du vill lägga till posterna i källtabellen i en tabell i måldatabasen måste du använda en tilläggsfråga i stället för att köra en importåtgärd. Mer information om tilläggsfrågor finns i Lägga till poster i tabellen med en tilläggsfråga.

Importera data

  1. Du hittar guiden för att importera på något olika platser beroende på vilken version av Access du använder. Välj anvisningarna som matchar din Access-version:

    • Om du använder Microsoft 365, Access 2021 eller Access 2019 på fliken Externa data klickar du på Ny datakälla>från databasåtkomst> i gruppen Importera & länk.
    • Om du använder Access 2016 klickar du på Access i gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

  2. Import- och länkningsguiden Hämta externa Data – Access-databas öppnas.

    Skärmbild av guiden Hämta externa data – Access-databasimport.

  3. I rutan Filnamn skriver du namnet på källdatabasen eller klickar på Bläddra för att öppna dialogrutan Öppna .

  4. Välj Importera tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler till den aktuella databasen och klicka på OK.

    Dialogrutan Importera objekt öppnas.

    Markera objekt du vill importera i dialogrutan Importera objekt

  5. Välj de tabeller du vill importera i dialogrutan Importera objekt på fliken Tabeller. Om du vill importera frågor klickar du fliken Frågor och väljer de frågor som du vill importera.

    Om du vill ta bort ett markerat objekt klickar du på det igen.

  6. Klicka på Alternativ om du vill ange ytterligare inställningar. I följande tabell beskrivs hur varje alternativ påverkar resultatet av åtgärden.

    Element Beskrivning
    Relationer, kryssruta Markera den här om du vill importera relationerna mellan markerade tabeller.
    Menyer och verktygsfält, kryssruta Markera den här om du vill importera eventuella egna menyer och verktygsfält i källdatabasen. Menyerna och verktygsfälten visas på en flik med namnet Tillägg.
    Import-/exportspecifikationer, kryssruta Markera den här om du vill importera eventuella sparade import- eller exportspecifikationer i källdatabasen.
    Grupper i navigeringsfönstret, kryssruta Markera den här om du vill importera eventuella egna grupper i navigeringsfönstret i källdatabasen.
    Definition och data, alternativknapp Välj den här om du vill importera strukturer och data för alla markerade tabeller.
    Endast definition, alternativknapp Välj den här om du bara vill importera fälten i de markerade tabellerna. Källposterna importeras inte.
    Som frågor, alternativknapp Välj den här om du vill importera de markerade frågorna som frågor. I det här fallet ska du komma ihåg att importera alla underliggande tabeller tillsammans med frågorna.
    Som tabeller, alternativknapp Välj den här om du vill importera frågor som tabeller. I detta fall behöver du inte importera de underliggande tabellerna.

  7. Slutför åtgärden genom att klicka på OK. Access kopierar data och visar felmeddelanden om det uppstår problem. Om importen lyckas kan du spara åtgärdsinformationen som en importspecifikation för senare användning på den sista sidan i guiden.

Genom att länka kan du ansluta till data i en annan databas utan att importera dem. På så sätt kan du visa och ändra den senaste informationen i både käll- och måldatabaserna utan att skapa och underhålla två kopior av samma data. Du kan bara länka till tabeller i en annan Access-databas. Du kan inte länka till frågor, formulär, rapporter, makron eller moduler.

När du länkar till en tabell i en Access-databas skapar Access en ny tabell som kallas länkad tabell. Den länkade tabellen har en länk till källposterna och -fälten. Alla ändringar du gör i data i källdatabasen återspeglas i den länkade tabellen i måldatabasen och vice versa. Du kan dock inte ändra strukturen för en länkad tabell i måldatabasen. Med andra ord kan du inte lägga till eller ta bort ett fält eller ändra datatypen för ett fält.

Du kan länka till data i en annan Access-databas genom att följa de här stegen:

  • Förbereda länkåtgärden
  • Kör guiden Länka

Följande anvisningar beskriver hur du utför de olika åtgärderna.

  1. Leta reda på källdatabasen. Filformatet kan vara MDB, MDE, ACCDBeller ACCDE. Om källdatabasen är lösenordsskyddad uppmanas du att ange lösenordet under länkningen.

  2. Identifiera de tabeller som du vill länka till. Du kan länka till tabeller, men du kan inte länka till frågor, formulär, rapporter, makron eller moduler. Om det är första gången du länkar till tabeller i en annan Access-databas finns några användbara tips i följande tabell.

    Element Beskrivning
    Flera objekt Du kan skapa länkar till flera tabeller i en enda länkningsåtgärd. En länkad tabell skapas för varje källtabell.
    Länkade tabeller som källa Du kan inte länka till en tabell som redan är en länkad tabell i källdatabasen.
    Om tabellen Anställda1 som du vill länka till i databasen Försäljning egentligen är en länkad tabell som länkar till tabellen Anställda i databasen Löner, kan du till exempel inte använda tabellen Anställda1 i databasen Försäljning som källtabell. I stället ska du länka direkt till tabellen Anställda i databasen Löner.
    Ny eller befintlig tabell Varje länkningsåtgärd skapar en ny länkad tabell för varje källtabell. Du kan inte skriva över eller göra tillägg i en befintlig tabell med hjälp av en länkningsåtgärd.
    Relationer Om du markerar flera källtabeller överförs relationerna mellan tabellerna automatiskt till måldatabasen. Men du kan inte ändra eller ta bort relationen i måldatabasen.
    Uppslagsfält Om ett fält i källtabellen slår upp värden i en annan tabell måste du komma ihåg att länka till den relaterade tabellen om du vill att målfältet ska visa uppslagna värden. Om du inte länkar till den relaterade tabellen eller frågan visas endast söknings-id:n i målfältet.

  3. Stäng källdatabasen. Kontrollera att ingen annan användare har databasen öppen i exklusivt läge.

  4. Öppna måldatabasen. Kontrollera att måldatabasen inte är skrivskyddad och att du har den behörighet du behöver för att lägga till objekt och data.

    Obs

    Om du vill skapa länkarna i en ny databas måste du skapa en tom databas (som inte innehåller några tabeller, formulär eller rapporter) innan du startar länkningsåtgärden.

    Åtgärden skriver inte över eller ändrar befintliga tabeller eller objekt. Om det redan finns ett objekt med samma namn som källobjektet i måldatabasen lägger Access till ett tal (1, 2, 3 och så vidare) i den länkade tabellens namn. Om du till exempel länkar till tabellen Problem från en databas som redan har en tabell med namnet Problem, heter den länkade tabellen Problem1. Om namnet Problem1 redan används heter den nya tabellen Problem2 och så vidare. Tänk på att om du vill lägga till poster i källtabellen i en tabell i måldatabasen måste du använda en tilläggsfråga i stället för att köra en länkningsåtgärd. Mer information om tilläggsfrågor finns i Lägga till poster i tabellen med en tilläggsfråga.

  1. Du hittar guiden för att länka på något olika platser beroende på vilken version av Access du använder. Välj anvisningarna som matchar din Access-version:

    • Om du använder Microsoft 365, Access 2021 eller Access 2019 på fliken Externa data klickar du på Ny datakälla>från databasåtkomst> i gruppen Importera & länk.
    • Om du använder Access 2016 klickar du på Access i gruppen Importera & Länk på fliken Externa data.

  2. Import- och länkningsguiden Hämta externa Data – Access-databas öppnas.

    Skärmbild av guiden Hämta externa data – Access-databasimport.

  3. I rutan Filnamn skriver du namnet på källdatabasen eller klickar på Bläddra för att öppna dialogrutan Öppna .

  4. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på OK. Dialogrutan Länka tabeller öppnas.

    Markera en tabell att länka till i dialogrutan Länka tabeller

  5. I dialogrutan Länka tabeller väljer du de tabeller du vill länka till. Om du vill ta bort en markering klickar du på tabellen igen.

  6. Slutför åtgärden genom att klicka på OK. De länkade tabellerna skapas i Access.

  7. Öppna de länkade tabellerna i databladsvyn och kontrollera att alla data ser rätt ut.

Vad mer behöver jag veta?

Överst på sidan