Dela upp en Access-databas

Överväg att dela upp databaser som flera personer delar i ett nätverk. Att dela upp en delad databas kan förbättra dess prestanda och minska risken för skadade databasfiler.

När du delat upp databasen kanske du bestämmer dig för att flytta backend-databasen eller använda en annan backend-databas. Du kan använda Länkhanteraren för att ändra vilken backend-databas du använder.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt

• Översikt
• Innan du börjar
• Dela upp databasen
• Distribuera frontend-databasen
• Ändra vilken backend-databas du använder

Översikt

När du delar upp en databas organiserar du om den i två filer – en serverdel som innehåller datatabellerna och en klientdel som innehåller alla andra databasobjekt, till exempel frågor, formulär och rapporter. Varje användare interagerar med data genom att använda en lokal kopia av frontend-databasen.

Om du vill dela upp en databas använder du Databasdelningsguiden. När du har delat upp databasen måste du distribuera frontend-databasen till användarna.

Fördelar med en uppdelad databas

Exempel på fördelar med en uppdelad databas:

• Förbättrad prestanda Databasens prestanda förbättras vanligtvis avsevärt eftersom endast data skickas över nätverket. I en delad databas som inte är delad skickas själva databasobjekten – tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler – över nätverket, inte bara data.

• Högre tillgänglighet Eftersom det bara är data som skickas över nätverket går transaktioner i databasen snabbare, t.ex. ändringar av poster, vilket gör att data blir mer tillgängliga för redigering.

• Förbättrad säkerhet Om du lagrar backend-databasen på en dator som använder NTFS-filsystemet kan du använda NTFS-säkerhetsfunktionerna för att skydda dina data. Eftersom användare får åtkomst till databasens serverdel genom att använda länkade tabeller är det mindre troligt att obehöriga kan få åtkomst till informationen genom att stjäla databasens klientdel eller genom att utge sig för att vara en behörig användare. Fråga systemadministratören om du inte är säker på vilket filsystem din filserver använder. Om du har administratörsbehörighet på filservern kan du köra kommandot msinfo32 för att själv ta reda på filsystemet.
  Hur gör jag för att använda msinfo32 för att kontrollera filsystemet?

  1. Klicka på Start och sedan på Kör.
  2. I dialogrutan Kör skriver du msinfo32 och klickar sedan på OK.
  3. Klicka på plustecknet bredvid Komponenter under Systemsammanfattning.
  4. Under Komponenter klickar du på plustecknet bredvid Lagring och klickar sedan på Enheter. I dialogrutan visas information om de tillgängliga enheterna i panelen till höger.

• Förbättrad tillförlitlighet Om en användare stöter på ett problem och databasen stängs oväntat begränsas eventuella skador på databasfilerna till den kopia av databasens klientdel som användaren hade öppen. Eftersom användaren bara kommer åt data i backend-databasen genom att använda länkade tabeller är det mycket mindre troligt att backend-databasfilen skadas.

• Flexibel utvecklingsmiljö Eftersom varje användare arbetar med en lokal kopia av frontend-databasen kan varje användare utveckla frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt oberoende av varandra utan att påverka andra användare. På samma sätt kan du utveckla och distribuera en ny version av databasens klientdel utan att avbryta åtkomsten till data som är lagrad på databasens serverdel.

Överst på sidan

Innan du börjar

Innan du delar upp en databas bör du tänka på följande:

• Du bör alltid säkerhetskopiera en databas innan du delar den. Om du delar upp en databas och sedan bestämmer dig för att du inte vill dela databasen kan du återställa originalet från säkerhetskopian.

• Det kan ta lång tid att dela upp en databas. Du bör meddela användarna så att de inte använder databasen när du delar den. Om en användare ändrar data medan du delar upp databasen återspeglas inte ändringarna i backend-databasen.

  Tips

  Om en användare ändrar data medan du delar upp databasen kan du importera de nya data till backend-databasen när du är klar.

• Att dela upp en databas är ett sätt att dela data, men alla som använder databasen måste ha en version av Microsoft Office Access som är kompatibel med serverdelsdatabasens filformat. Om backend-databasfilen till exempel använder filformatet .accdb kan användarna inte komma åt data i den med hjälp av Access 2003.

• Du kanske vill använda ett tidigare Access-filformat för backend-databasen om du använder funktioner som inte längre stöds. Om du till exempel använder dataåtkomstsidor (DAP); Du kan fortsätta att använda dem om backend-databasen är i ett tidigare filformat som har stöd för DAP:er. Sedan kan du använda det nya filformatet med frontend-databasen så att användarna får tillgång till fördelarna med det nya formatet. Observera att du inte kan ändra data på en dataåtkomstsida med hjälp av Access 2010 eller senare.

Överst på sidan

Dela upp databasen

1. Gör en kopia av den databas som du vill dela upp på datorn. Börja med databasfilen på den lokala hårddisken, inte på nätverksresursen. Om databasfilen är delad från den lokala hårddisken kan du lämna den som den är.

2. Öppna den kopia av databasen som finns på den lokala hårddisken.

3. Klicka på Access-databas i gruppen Flytta data på fliken Databasverktyg. Guiden Databasdelning startas.

4. Klicka på Dela upp databas.

5. I dialogrutan Skapa serverdelsdatabas anger du ett namn, en filtyp och en plats för serverdelsdatabasfilen.

   Obs

   • Överväg att använda det namn som föreslås i Access. Den bevarar det ursprungliga filnamnet och anger att databasen är en backend-databas genom att infoga _be i namnet, precis före filnamnstillägget.
   • Ändra inte filtypen såvida inte en användare kommer att använda en tidigare version av Access för att komma åt informationen.
   • Du kan ange sökvägen till nätverksplatsen i rutan Filnamn , framför filnamnet. Om nätverksplatsen för backend-databasen till exempel är \\server1\share1\ och filnamnet för backend-databasen är MyDB_be.accdb kan du ange \\server1\share1\MyDB_be.accdb i rutan Filnamn .
   • Den plats du väljer måste vara tillgänglig för alla som ska använda databasen. Eftersom enhetsmappningarna kan variera bör du ange UNC-sökvägen för platsen i stället för att använda en mappad enhetsbeteckning.

6. När guiden har slutförts visas ett meddelande.

Databasen är nu delad. Frontend-databasen är den fil som du började med (kopian av den ursprungliga delade databasen), och backend-databasen finns på den nätverksplats som du angav i steg 5 i den här proceduren.

Begränsa ändringar i frontend-databasens design

Om du vill begränsa ändringar i frontend-databasen som du distribuerar kan du spara den som en kompilerad binär fil (en .accde-fil). En kompilerad binär fil är en databasprogramfil som har sparats med all VBA-kod (Visual Basic Access) kompilerad. Ingen VBA-källkod finns kvar i en kompilerad binär Access-fil. Användare kan inte ändra designen på objekt i en ACCDE-fil.

1. Öppna den klientdatabasfil (.accdb) som du vill spara som en kompilerad binär fil (.accde).
2. Klicka på Spara som>>Skapa ACCDE>Spara som.
3. I dialogrutan Spara som bläddrar du till den mapp där du vill spara filen och anger ett namn för filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Spara.

Överst på sidan

Distribuera frontend-databasen

När du har delat upp databasen distribuerar du frontend-databasen till användarna så att de kan börja använda databasen.

Gör något av följande:

• Skicka ett e-postmeddelande till databasanvändarna och bifoga databasens klientdelsfil i meddelandet. Ta med eventuella instruktioner som gör det enklare för användarna att börja använda frontend-databasen omedelbart.
• Spara frontend-databasfilen på en nätverksplats som alla databasanvändare kan komma åt och skicka sedan ett e-postmeddelande som anger nätverksplatsen tillsammans med eventuella andra instruktioner som de kan behöva för att få åtkomst till databasen.
• Distribuera frontend-databasfilen med hjälp av flyttbara medier, till exempel en CD-ROM eller en USB-enhet. Om du installerar filen själv kan du testa den för att se om den fungerar. Om användarna måste installera filen bör du inkludera ett dokument som förklarar för dem vad de ska göra för att installera filen och vem de ska kontakta om de stöter på problem.

Överst på sidan

Ändra vilken backend-databas du använder

Du kan flytta din backend-databas eller använda en annan backend-databas genom att använda Länkhanteraren.

Om du vill flytta backend-databasen gör du först en kopia av den till den nya platsen och följer sedan den här proceduren.

1. Klicka på Länkhanteraren i gruppen Importera & länka på fliken Externa data.

2. Markera de tabeller som finns i den aktuella backend-databasen i Länkhanteraren.

   Tips

   Om du inte har länkat till några andra databaser klickar du på Markera alla.

3. Markera kryssrutan Sök alltid efter ny plats och klicka sedan på OK.

4. Bläddra till och välj den nya backend-databasen.

Överst på sidan