Ett onlinearkiv – kallas även arkivpostlåda – är en plats där du kan lagra gamla e-postmeddelanden så att de inte tar upp plats i din primära postlåda. IT- eller Microsoft 365-administratören skapar arkivpostlådan åt dig.
Obs
För att arkivpostlådan ska fungera med Outlook för Mac måste både dina arkivpostlådor och primära postlådor finnas antingen på en Exchange Server (lokalt) eller på Exchange Online i Microsoft 365 (molnet). Om din primära postlåda till exempel finns på Exchange Server och arkivkontot finns i Exchange Online i Microsoft 365 kan du inte använda onlinearkivet. Prata med din IT- eller Microsoft 365-administratör om att hitta dem tillsammans.
Metodtips för att flytta din e-post till arkivet
Du kan flytta enskilda meddelanden från Outlook för Mac till arkivpostlådan en i taget (du kan inte flytta eller kopiera flera objekt samtidigt), men det effektivare sättet att se till att dina meddelanden arkiveras är att använda Outlook Web App arkiverings- och bevarandeprinciper.
Arkiv och bevarandeprinciper anges av IT-administratören eller Microsoft 365-administratören. Principer för arkivering styr hur länge meddelanden ska vara kvar i en e-postmapp innan de flyttas till ett arkiv, och kvarhållningsprinciper styr hur länge meddelanden ska sparas. Även om administratörerna anger principer för hela organisationen kan du åsidosätta principerna efter dina behov. Se anvisningarna i Principer för kvarhållning och arkivering i Outlook Web App.
Om du vill arkivera flera meddelanden samtidigt och det inte finns några principer för arkivering eller kvarhållning kan du använda Outlook Web App för att flytta meddelanden från den primära postlådan till arkivet. Du kan inte flytta mappar, men du kan flytta alla meddelanden i en mapp samtidigt.
Markera rutan bredvid alla meddelanden som du vill arkivera.
Dra dem till mappen i navigeringsfönstret som heter Personlig Arkiv – <ditt namn>.
Obs
Om mappar, kalenderobjekt, kontakter, uppgifter eller anteckningar har flyttats till ditt arkiv i någon annan version av Outlook, till exempel Outlook för Windows, går det inte att flytta dem eller visa dem i arkivpostlådan i Outlook för Mac.
Ytterligare tips
- Om du vill söka i arkivet väljer du en arkivmapp i mappfönstret. Du kan inte söka i postlådan och arkiven samtidigt.
- Du kan skapa regler för Inkorgen och automatiskt arkivera meddelanden i mappar, tilldela kategorier för meddelanden eller omdirigera meddelanden till ett annat konto. De här reglerna förs ändå inte över till din arkivpostlåda och du kan inte omdirigera meddelanden till arkivet med hjälp av en regel för Inkorgen.