Skapa och uppdatera en extern datakolumn i en lista eller i ett bibliotek

Du kan lägga till en särskild typ av kolumn i en intern lista eller ett bibliotek som kallas för en extern datakolumn. I den här kolumnen kan du kombinera en kolumn med data från en extern datakälla med andra kolumner i en intern lista eller ett bibliotek. Eftersom en extern datakolumn läggs till i en intern lista eller ett bibliotek fungerar alla relaterade list- eller biblioteksfunktioner, inklusive versionshantering, godkännanden, incheckning och utcheckning samt bifogade filer.

Mer information finns i Hitta information om externa data.

Vad vill du göra?

• Innan du börjar
• Förstå exempel på hur externa datakolumner används
• Skapa en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek
• Uppdatera en extern datakolumn
• Uppdatera en extern datakolumn

Innan du börjar

För att du ska kunna arbeta med externa data måste du först utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Dessutom kan den hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:

Förbereda den externa datakällan En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har åtkomst till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton En administratör måste aktivera Konnektivitetstjänster för företag och säker lagringstjänst.

Konfigurera tjänster för säker lagring En administratör måste göra följande: fastställa det bästa åtkomstläget för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange autentiseringsuppgifter för målprogrammet.

Konfigurera Business Data Connectivity Services En administratör måste se till att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till business data connectivity-metadatalagringen och att rätt användare har åtkomst till den externa innehållstyp som den externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Överst på sidan

Förstå exempel på hur externa datakolumner används

I följande avsnitt beskrivs några praktiska sätt att lägga till en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek.

Kundavtal och kontaktinformation Du har ett dokumentbibliotek som innehåller kundavtal. Men all kundinformation behålls i ett verksamhetsspecifikt program (till exempel SAP eller Microsoft CRM) som har en datakälla som är extern för SharePoint-produkter. Du vill spåra kundens kontrakt i dokumentbiblioteket, men se till att relaterad kundinformation är uppdaterad och inte dupliceras i onödan. Det kan du göra genom att lägga till en eller flera externa datakolumner i biblioteket för att associera rätt kundnamn och telefonnummer med varje kontrakt som lagras i biblioteket. Den externa datakolumnen gör det enkelt att ange eller uppdatera rätt information och hämtar automatiskt kundinformationen från den externa datakällan. I det här scenariot kan du också skapa ett strukturerat Word dokument som framhäver värdena i de externa datakolumnerna till ett Word dokument så att du kan redigera värdena på dokumentinformationspanelen eller med hjälp av Word innehållskontroller.

Grundläggande produktdata med bilder Du har skapat ett bildbibliotek som innehåller foton av de produkter som din organisation säljer. Du lägger till en extern datakolumn i biblioteket som kommer åt produktnamn, produktkod och aktuellt pris från en extern databas. När den externa innehållstypen skapas ser du dock till att de externa data är skrivskyddade. Företagets regler och processer kräver att produktinformationen ändras via databassystemet. Men nu kan fler personer i organisationen enkelt se all gemensam produktinformation tillsammans i en biblioteksvy.

Överst på sidan

Skapa en extern datakolumn i en lista eller ett bibliotek

1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera sedan till listan eller biblioteket.

   Obs

   Du kan inte lägga till en extern datakolumn i en extern lista.

2. Klicka på Inställningar för lista eller Bibliotekslista> eller Biblioteksinställningar.

3. Klicka på Skapa kolumn i avsnittet Kolumner.

4. Ange namnet på kolumnen, till exempel Kund, och klicka sedan på Externa data under Kolumntyper.

5. Under Extern innehållstyp klickar du på väljaren För extern innehållstyp och väljer sedan lämpligt objekt i listan med externa innehållstyper, till exempel CustomerCRM.

6. Bestäm hur du vill hantera åtgärder som definierats för den externa innehållstypen genom att göra något av följande:

   • Om du vill visa en meny med en eller flera åtgärder klickar du på Visa åtgärdsmenyn.
   • Om du vill att den externa datakolumnen ska utföra standardåtgärden när den markeras klickar du på Länka den här kolumnen till standardåtgärden för den externa innehållstypen.

7. Under Lägg till en kolumn för att visa vart och ett av dessa ytterligare fält klickar du på Markera alla fält eller väljer ett eller flera specifika fältnamn, till exempel Kundnamn och Telefonnummer.

Överst på sidan

Uppdatera en extern datakolumn

1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera sedan till listan eller biblioteket.
2. Lägg till eller redigera ett objekt i listan eller egenskaperna för dokumentbiblioteket.
3. I textrutan för den externa datakolumnen, till exempel kundnamn, klickar du på väljaren För externa dataobjekt.
   Författaren till den externa innehållstypen måste definiera hur väljaren för externa dataobjekt fungerar genom att välja ett lämpligt identitetsfält och skapa ett eller flera filter så att du snabbt kan hitta rätt värde. Om så inte är fallet kontaktar du den externa innehållstypens författare eller administratören för att få hjälp.
4. I dialogrutan väljer du lämplig post, till exempel Nancy Davolio, och klickar sedan på OK.

Data uppdateras i den externa listan och den externa datakällan.

Överst på sidan

Uppdatera en extern datakolumn

Av prestandaskäl cachelagrades data i en extern datakolumn på en server eller tjänst och kanske inte visar de senaste värdena från det externa datasystemet. För att säkerställa att de externa data som visas är aktuella kan du uppdatera den externa datakolumnen. Men var försiktig när du uppdaterar eftersom det kan ta lång tid beroende på hur de externa data har konfigurerats.

1. Gå till SharePoint-webbplatsen och navigera sedan till listan eller biblioteket.
2. Klicka på Uppdatera i kolumnrubriken för den externa datakolumnen.
3. På sidan Uppdatera bestämmer du om du bara vill uppdatera den aktuella mappen eller den aktuella mappen och alla dess undermappar.
4. Klicka på OK.

Överst på sidan