Använda ett trelägesarbetsflöde

Trelägesarbetsflödet spårar statusen för ett listobjekt genom tre lägen (faser). Den kan användas för att hantera affärsprocesser som kräver att organisationer spårar en stor mängd ärenden eller objekt, till exempel kundsupportärenden, försäljningsämnen eller projektuppgifter. De tre lägena för en projektaktivitet kan till exempel vara Ej påbörjad, Pågår och Slutförd.

Artikelinnehåll

• Hur fungerar trelägesarbetsflödet?

• Konfigurera en lista som ska användas med ett trelägesarbetsflöde

  • Skapa en ärendeuppföljningslista
  • Skapa en anpassad lista för användning med ett trelägesarbetsflöde
  • Anpassa en anpassad lista för användning med ett trelägesarbetsflöde
  • Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

• Starta ett trelägesarbetsflöde manuellt för ett objekt

• Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

Hur fungerar trelägesarbetsflödet?

Trestatsarbetsflödet har stöd för affärsprocesser som kräver att organisationer spårar status för ett problem eller objekt genom tre tillstånd och två övergångar mellan lägena. Med varje övergång mellan tillstånd tilldelar arbetsflödet en uppgift till en person och skickar en e-postavisering om uppgiften till den personen. När den här uppgiften är slutförd uppdaterar arbetsflödet statusen för objektet och fortsätter till nästa tillstånd. Trelägesarbetsflödet fungerar med listmallen Ärendeuppföljning . Den kan dock användas med en lista som är inställd på att innehålla en urvalskolumn med tre eller fler värden. Värdena i den här urvalskolumnen fungerar som de tillstånd som arbetsflödet följer upp.

En lista kan ha fler än en alternativkolumn och urvalskolumnen kan ha fler än tre värden. Trelägesarbetsflödet kan dock bara konfigureras för att använda en av urvalskolumnerna och endast tre av värdena i den valda urvalskolumnen. När du lägger till ett trelägesarbetsflöde i en lista eller ett bibliotek väljer du en urvalskolumn och tre av värdena som anges i kolumnen.

Trelägesarbetsflödet kan användas för att hantera affärsprocesser som kräver att organisationer spårar en stor mängd ärenden eller objekt, till exempel kundsupportärenden, försäljningsämnen eller projektuppgifter. Till exempel kan anställda på ett litet evenemangsplaneringsföretag använda en ärendeuppföljningslista och ett anpassat trelägesarbetsflöde för att hantera de många uppgifter som är relaterade till händelser som de planerar. Arbetsflödet spårar aktiviteterna för händelseplanering genom tre lägen: Aktiv, Klar för granskning och Slutför. Alla förberedelseaktiviteter för händelser som är relaterade till en viss händelse sammanställs till en ärendeuppföljningslista som har skapats för händelsen och markerats som Aktiv. Händelsekoordinatorn tilldelar enskilda uppgifter till sina gruppmedlemmar och startar sedan arbetsflödet för dessa objekt för att påbörja arbetet med händelseaktiviteten.

När arbetsflödet startar skapas en uppgift för den angivna personen. När en gruppmedlem får en uppgift utför han eller hon det arbete som krävs för att slutföra aktiviteten. Det kan vara arbete som sker utanför listan eller webbplatsen där ärendeuppföljningslistan finns. Om en gruppmedlem till exempel får en arbetsflödesuppgift för att utveckla en cateringplan kontaktar han eller hon ett cateringföretag och arbetar sedan med dem för att utveckla en plan. När cateringplanen har utarbetats markerar teammedlemmen sin arbetsflödesuppgift som slutförd. Vid det här laget uppdaterar arbetsflödet statusen för händelseuppgiften i listan över ärendeuppföljning från Aktiv till Klar för granskning, och en andra uppgift skapas för händelsekoordinatorn för att granska cateringplanen. När evenemangskoordinatorn granskar och godkänner cateringplanen markerar hon arbetsflödesuppgiften som slutförd och arbetsflödet uppdaterar statusen för uppgiften från Klar för granskning till Slutförd.

Åtgärderna i trelägesarbetsflödet i föregående exempel använder följande process:

Överst på sidan

Konfigurera en lista som ska användas med ett trelägesarbetsflöde

Innan du kan använda ett trelägesarbetsflöde måste du konfigurera en lista som innehåller de objekt som du planerar att spåra eller hantera med arbetsflödet. Listmallen Ärendeuppföljning fungerar med trelägesarbetsflödet. Men du kan också skapa en anpassad lista som ska användas med dessa arbetsflöden. Om du skapar en anpassad lista kontrollerar du att listan innehåller minst en Alternativ-kolumn som innehåller tre eller fler valvärden. När du konfigurerar arbetsflödet för användning med listan anger du kolumnen Val som innehåller tillståndsvärdena som arbetsflödet ska spåra.

Överst på sidan

Skapa en ärendeuppföljningslista

Som standard kan du använda ett trelägesarbetsflöde med valfri lista som du skapar från listmallen Ärendeuppföljning .

1. På menyn Inställningar klickar du på Lägg till en app.

2. Klicka på Ärendeuppföljning på sidan Dina appar och skriv ett namn för listan. Listnamnet är obligatoriskt

3. Om du vill ange en beskrivning för listan klickar du på Avancerade alternativ.

   • Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.

4. Klicka på Skapa.

Överst på sidan

Skapa en anpassad lista för användning med ett trelägesarbetsflöde

Om du vill skapa en anpassad lista för användning med ett trelägesarbetsflöde måste du lägga till minst en urvalskolumn som innehåller minst tre tillståndsvärden som arbetsflödet ska spåra.

1. På menyn Inställningar klickar du på Lägg till en app.
2. Klicka på Anpassad lista på sidan Dina appar och skriv ett namn på listan. Du måste ange ett listnamn.
3. Om du vill ange en beskrivning för listan klickar du på Avancerade alternativ.
4. Beskriv vad listan ska användas till i rutan Beskrivning. Beskrivningen är inte obligatorisk.
5. Klicka på Skapa.

Överst på sidan

Anpassa en anpassad lista för användning med ett trelägesarbetsflöde

1. Klicka på den anpassade listan som du skapade i föregående steg.
2. Klicka på fliken Lista i menyfliksområdet och klicka sedan på Listinställningar i gruppen Inställningar.
3. Klicka på Skapa kolumn under Kolumner.
4. I avsnittet Namn och typ , under Kolumnnamn, skriver du namnet på kolumnen som du vill använda för att ange tillståndsvärden för arbetsflödet. Du kan till exempel ange namnet som arbetsflödestillstånd.
5. Under Typen av information i den här kolumnen är väljer du Alternativ (meny att välja bland).
6. I avsnittet Ytterligare kolumninställningar , under Beskrivning, skriver du en valfri beskrivning för kolumnen.
7. Under Kräv att den här kolumnen innehåller information klickar du på Ja.
8. I listrutan under Skriv varje alternativ på en separat rad skriver du tre eller fler alternativvärden som du vill använda för den här kolumnen. Dessa värden blir status för arbetsflödet. Du kan till exempel ange Aktiv, Klar för granskning och Slutför som de tre alternativen.
9. Under Visningsalternativ som används väljer du antingen Nedrullningsbar meny eller Alternativknappar.
10. Under Tillåt alternativ för fyll i klickar du på Nej.
11. Ange om du vill ha ett specifikt standardvärde för den här kolumnen eller om du vill lägga till det i standardvyn för listan.
12. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista

Du måste lägga till ett trelägesarbetsflöde i en lista innan du kan använda det på objekt i listan. När du lägger till ett trelägesarbetsflöde i en lista anger du vilken kolumn i listan som innehåller tillståndsvärdena som du vill att arbetsflödet ska spåra. Du kan också ange information om vad du vill ska ske i varje steg i arbetsflödet. Du kan till exempel ange ämne och text för e-postaviseringar som uppgiftsmottagare får.

Trelägesarbetsflödet är aktiverat som standard på de flesta typer av webbplatser. En administratör för webbplatssamlingen kan inaktivera funktionen. Om trelägesarbetsflödet inte är tillgängligt kontaktar du administratören för webbplatssamlingen.

1. Öppna listan där du vill lägga till ett trelägesarbetsflöde.

2. Klicka på listfliken>Listinställningar eller klicka på inställningarna för den typ av bibliotek som du öppnar. I ett dokumentbibliotek klickar du exempelvis på Inställningar för dokumentbibliotek.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Behörigheter och hantering.

4. Klicka på Lägg till ett arbetsflöde på sidan Arbetsflödesinställningar.

5. Klicka på Treläge under Välj en arbetsflödesmall i avsnittet Arbetsflöde på sidan Lägg till ett arbetsflöde.

6. Ange ett unikt namn för arbetsflödet i avsnittet Namn .

7. I avsnittet Uppgiftslista anger du en uppgiftslista som ska användas med arbetsflödet.

   Obs

   • Du kan använda standardlistan uppgifter eller så kan du skapa en ny. Om du använder standardlistan Uppgifter kan arbetsflödesdeltagarna enkelt hitta och visa sina arbetsflödesuppgifter med hjälp av vyn Mina uppgifter i uppgiftslistan.
   • Skapa en ny uppgiftslista om uppgifterna för det här arbetsflödet visar känsliga eller konfidentiella data som du vill hålla separata från den allmänna uppgiftslistan.
   • Skapa en ny uppgiftslista om din organisation kommer att ha många arbetsflöden eller om arbetsflöden kommer att omfatta många uppgifter. I det här fallet kanske du vill skapa uppgiftslistor för varje arbetsflöde.

8. I avsnittet Historiklista väljer du en historiklista som du vill använda med det här arbetsflödet. Historiklistan visar alla händelser som inträffar under varje instans av arbetsflödet.

   Obs

   Du kan använda standardlistan Historik eller så kan du skapa en ny. Om din organisation kommer att ha många arbetsflöden kanske du vill skapa en separat historiklista för varje arbetsflöde.

9. Gör något av följande i avsnittet Startalternativ :

   • Om du vill tillåta att arbetsflödet startas manuellt markerar du kryssrutan Tillåt att arbetsflödet startas manuellt av en autentiserad användare med behörigheten Delta . Markera kryssrutan Kräv behörighet att hantera listor för att starta arbetsflödet om du vill kräva ytterligare behörigheter för att starta arbetsflödet.
   • Om du vill att arbetsflödet ska starta automatiskt när nya objekt skapas markerar du kryssrutan Starta arbetsflödet när ett nytt objekt skapas .

10. Klicka på Nästa.

11. I avsnittet Arbetsflödestillstånd under Välj ett alternativfält väljer du kolumnen Val i listan som innehåller de värden som du vill använda för tillstånden i arbetsflödet och väljer sedan de kolumnvärden som du vill använda för statusen Initial, Mellanläge och Slutligt för arbetsflödet.

12. I de två avsnitten Ange vad du vill ska hända när ett arbetsflöde initieras (alternativ för den första aktiviteten i arbetsflödet) och Ange vad du vill ska hända när ett arbetsflöde ändras till dess mellanläge (alternativ för den andra aktiviteten i arbetsflödet) anger du följande information:
    Uppgiftsinformation

Fält	Beskrivning
Aktivitetsrubrik:	Om du vill kan du ändra meddelanderubriken som ska visas i uppgiften när arbetsflödet initieras eller når mellantillståndet. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs det fält som du väljer till i slutet av meddelandet.
Uppgiftsbeskrivning:	Skriv all information som du vill ska ingå i beskrivningen av aktiviteten. Om du markerar kryssrutan Inkludera listfält läggs det fält som du väljer till i slutet av meddelandet. Om du markerar kryssrutan Infoga länk till listobjekt inkluderas en länk till listobjektet i beskrivningen.
Förfallodatum för uppgiften:	Om du vill ange ett förfallodatum för aktiviteten markerar du kryssrutan Inkludera listfält och väljer sedan datumkolumnen i listan som innehåller den datuminformation som du vill använda för förfallodatumet.
Uppgift tilldelad till:	Om du vill tilldela uppgiften till en person som har angetts i listan klickar du på Inkludera listfält och väljer sedan kolumnen i listan som innehåller den användarinformation som du vill använda. När arbetsflödet startas tilldelas den första uppgiften till den person vars namn visas i den här kolumnen för arbetsflödesobjektet. Om du vill tilldela den här uppgiften i alla förekomster av det här arbetsflödet till en person som du anger klickar du på Anpassad och skriver eller väljer sedan namnet på den person som du vill tilldela uppgiften till.

1. Markera kryssrutan Skicka e-postmeddelande om du vill att arbetsflödesdeltagarna ska få e-postaviseringar om arbetsflödesuppgifterna.

   Obs

   Om du vill se till att arbetsflödesdeltagarna får e-postaviseringar och påminnelser om sina arbetsflödesuppgifter när arbetsflödena har startats kontaktar du administratören för webbplatssamlingen för att kontrollera att e-post har aktiverats för webbplatsen.

   Information om e-postmeddelanden

Fält	Beskrivning
Om du vill	Skriv namnet på den person som du vill att en e-postavisering om arbetsflödesuppgiften ska skickas till. Markera kryssrutan Inkludera uppgift tilldelad till om du vill skicka e-postaviseringen till uppgiftsägaren.
Ämne	Skriv ämnesraden som du vill använda för e-postaviseringen. Markera kryssrutan Använd uppgiftsrubrik om du vill lägga till uppgiftens rubrik på ämnesraden i e-postmeddelandet.
Meddelandetext	Skriv den information som du vill ska visas i meddelandetexten i e-postaviseringen. Markera kryssrutan Infoga länk till listobjekt om du vill ta med en länk till listobjektet i meddelandet.

1. Klicka på OK.

Överst på sidan

Starta ett trelägesarbetsflöde manuellt för ett objekt

Ett trelägesarbetsflöde måste först läggas till i en lista så att det blir tillgängligt för objekt i listan. Mer information finns i föregående avsnitt.

Ett trelägesarbetsflöde kan konfigureras så att det startar automatiskt när nya objekt läggs till i en lista, eller så kan det konfigureras så att användare som har specifika behörigheter kan starta arbetsflödet manuellt. Vissa arbetsflöden kan tillåta båda alternativen.

Följ de här stegen om du vill starta ett trelägesarbetsflöde manuellt för ett listobjekt. Du måste ha behörigheten Redigera objekt för listan. Vissa arbetsflöden kan kräva att du har behörigheten Hantera listor.

1. Öppna listan som innehåller det objekt där du vill starta ett trelägesarbetsflöde.

2. Klicka på ellipsen bredvid det objekt där du vill starta ett arbetsflöde och klicka på Arbetsflöden på menyn som visas.

   Obs

   Kommandot Arbetsflöden är bara tillgängligt när objektet finns i en lista eller ett bibliotek som har minst ett arbetsflöde kopplat till sig.

3. På menyn Inställningar klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll.

4. Under Starta ett nytt arbetsflöde klickar du på namnet på det trelägesarbetsflöde som du vill starta.
   Arbetsflödet startas omedelbart.

Överst på sidan

Slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde

Om du vill slutföra en arbetsflödesuppgift i ett trelägesarbetsflöde måste du ha minst behörigheten Redigera objekt för uppgiftslistorna där arbetsflödesuppgifterna registreras.

1. Öppna uppgiftslistan för webbplatsen och välj sedan Mina uppgifter på visa-menyn för att hitta arbetsflödesuppgiften.

   Obs

   Om arbetsflödet inte använder standardlistan över webbplatsuppgifter kanske inte arbetsflödesuppgiften visas i uppgiftslistan . Om du vill hitta arbetsflödesuppgiften går du till listan eller biblioteket där arbetsflödesobjektet sparas. Peka på namnet på det objekt som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden. Klicka på namnet på arbetsflödet där du deltar under Löpande arbetsflöden på sidan Arbetsflödesstatus. Klicka på arbetsflödesuppgiften under Uppgifter och gå sedan vidare till steg 3.

2. Öppna listan som innehåller det objekt som du vill markera som slutfört.

3. Peka på namnet på den uppgift som du vill slutföra, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Redigera objekt.

4. Skriv eller markera den information som begärs för att slutföra uppgiften i dialogrutan Uppgifter och klicka sedan på Spara.

Överst på sidan