Skapa en enkel rapport

Du kan skapa många olika typer av rapporter i Access, från enkla till komplexa. Börja med att beakta rapportens datakälla. Oavsett om det gäller en enkel lista med poster eller en grupperad sammanfattning av försäljningen per region måste du först bestämma vilka fält som innehåller de data du vill visa och vilka tabeller eller frågor som innehåller fälten.

När du har valt datakälla är det oftast enklast att skapa rapporten i Rapportguiden. I Rapportguiden får du hjälp med en serie frågor och sedan skapas en rapport utifrån dina svar.

Vad vill du göra?

• Välja en datakälla
• Skapa en rapport med rapportverktyget
• Skapa en rapport i Rapportguiden
• Skapa etiketter i Etikettguiden
• Skapa en rapport med verktyget Tom rapport
• Förstå rapportavsnitt
• Förstå kontroller
• Finjustera rapporten i layoutvyn
• Finjustera rapporten i designvyn
• Lägga till kontroller i rapporten
• Spara arbetet
• Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande
• Visa rapporten
• Skriva ut rapporten
• Skicka rapporten som ett e-postmeddelande

Välja en datakälla

En rapport består av information som hämtas från tabeller eller frågor samt information som lagrats i rapportdesignen, som etiketter, rapporthuvuden och bilder. De tabeller eller frågor som bidrar med underliggande data kallas även för rapportens datakälla. Om de fält du vill ta med finns i en enda tabell använder du den här tabellen som datakälla. Om fälten finns i fler än en tabell måste du använda en eller flera frågor som datakälla. De här frågorna kanske redan finns i databasen, eller så måste du skapa nya frågor som passar behoven i rapporten specifikt.

Skapa en rapport med rapportverktyget

Rapportverktyget är det snabbaste sättet att skapa en rapport eftersom den skapas direkt utan att du behöver be om mer information. I rapporten visas alla fält från den underliggande tabellen eller frågan. Den kanske inte skapar den slutrapport du vill ha, men den är användbar när du snabbt ska gå igenom underliggande data. Du kan sedan spara rapporten och ändra den i layoutvyn eller designvyn.

1. Klicka på den tabell eller fråga du vill basera rapporten på i navigeringsfönstret.
2. Gå till fliken Skapa i gruppen Rapporter och klicka på Rapport. Rapporten skapas och visas i layoutvyn i Access.
3. Mer information om att visa och skriva ut rapporter finns i Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande.

När du har visat rapporten kan du spara den och sedan stänga både rapporten och den underliggande tabell eller fråga du använde som datakälla. Nästa gång du öppnar rapporten visas aktuella data från datakällan.

Skapa en rapport i Rapportguiden

Du kan använda Rapportguiden om du vill välja specifika fält att visa i rapporten. Du kan också ange hur data ska grupperas och sorteras, och du kan använda fält från fler än en tabell eller fråga förutsatt att du har angett relationer mellan tabellerna och frågorna i förväg.

1. Klicka på Rapportguiden i gruppen Rapporter på fliken Skapa.
2. Följ anvisningarna på sidorna i Rapportguiden. Klicka på Slutför på den sista sidan. När du förhandsgranskar rapporten ser du hur den kommer att se ut i tryck. Du kan också öka förstoringsgraden om du vill zooma in på detaljer. Mer information om att visa och skriva ut rapporter finns i Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande.

Skapa etiketter i Etikettguiden

I Etikettguiden kan du enkelt skapa etiketter i en mängd olika standardstorlekar.

1. Öppna den tabell eller fråga som ska vara datakälla för dina etiketter genom att dubbelklicka på den i navigeringsfönstret.
2. Gå till fliken Skapa i gruppen Rapporter och klicka på Etiketter.
3. Följ anvisningarna på sidorna i Etikettguiden. Klicka på Slutför på den sista sidan.

Etiketterna visas i Förhandsgranska så att du kan se hur de kommer att se ut när de skrivs ut. Med reglaget i statusfältet kan du zooma in på detaljerna. Mer information om att visa och skriva ut rapporter finns i Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande.

Skapa en rapport med verktyget Tom rapport

Om du inte vill använda rapportverktyget eller Rapportguiden kan du använda verktyget Tom rapport och skapa en rapport från grunden. Det här kan vara ett snabbt sätt att skapa en rapport, särskilt om du bara tänker ha med några få fält.

1. Gå till fliken Skapa i gruppen Rapporter och klicka på Tom rapport. En tom rapport visas i layoutvyn och fönstret Fältlista visas till höger i Access.
2. Klicka på plustecknet bredvid tabellen eller tabellerna som innehåller fälten du vill visa i rapporten i fönstret Fältlista .
3. Dra respektive fält till rapporten ett i taget, eller håll Ctrl nedtryckt och markera flera fält. Dra dem sedan till rapporten samtidigt.
4. Använd verktygen i gruppen Sidhuvud/sidfot på fliken Rapportdesign om du vill lägga till en logotyp, ett rapporthuvud, sidnummer eller datum och tid i rapporten.

Förstå rapportavsnitt

Designen av en rapport i Access är indelad i avsnitt. Om du visar rapporten i designvyn ser du avsnitten. Om du ska kunna skapa användbara rapporter måste du förstå hur varje avsnitt fungerar. I vilket avsnitt du väljer att placera en beräknad kontroll avgör till exempel hur resultatet beräknas i Access. I följande lista ges en översikt över de olika avsnittstyperna och hur de används:

• Rapporthuvud: Det här avsnittet skrivs bara ut en gång, i början av rapporten. Använd det för information som vanligtvis visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp, en rubrik eller ett datum. När du placerar en beräknad kontroll som använder Sum mängdfunktionen i rapporthuvudet, gäller den beräknade summan för hela rapporten. Rapporthuvudet skrivs ut före sidhuvudet.

• Sidhuvud: Det här avsnittet skrivs ut högst upp på varje sida. Du kan till exempel använda ett sidhuvud till att upprepa rapportens rubrik på varje sida.

• Grupphuvud: Det här avsnittet skrivs ut i början av varje ny grupp med poster. Använd det för att skriva ut gruppnamnet. I en rapport grupperad efter produkt kan du till exempel använda grupphuvudet om du vill skriva ut produktnamnet. När du placerar en beräknad kontroll som använder Sum mängdfunktionen i grupphuvudet gäller summan för den aktuella gruppen.

• Information: Det här avsnittet skrivs ut en gång för varje rad i datakällan. Placera kontrollerna som utgör rapportens brödtext här.

• Gruppfot: Det här avsnittet skrivs ut i slutet av varje grupp med poster. Använd den för att skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp.

• Sidfot: Det här avsnittet skrivs ut längst ned på varje sida. Du kan använda den för att skriva ut sidnummer eller information som gäller per sida.

• Rapportfot: Det här avsnittet skrivs bara ut en gång, i slutet av rapporten. Du kan använda den för att skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten.

  Obs

  I designvyn visas rapportfoten under sidfoten. När rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas visas däremot rapportfoten ovanför sidfoten, precis efter den sista gruppfoten eller detaljraden på den sista sidan.

Tillbaka till början

Förstå kontroller

Kontroller är objekt som visar data, utför åtgärder och låter dig visa och arbeta med information som förbättrar användargränssnittet, som etiketter och bilder. Access har stöd för tre typer av kontroller: bundna, obundna och beräknade:

• Bunden kontroll: En kontroll vars datakälla är ett fält i en tabell eller fråga. Du använder bundna kontroller till att visa värden från fält i databasen. Värdena kan vara text, datum, tal, Ja/Nej-värden, bilder eller diagram. Den vanligaste typen av bunden kontroll är en textruta. En textruta i ett formulär som visar en anställds efternamn kan till exempel hämta informationen från fältet Efternamn i tabellen Anställda.
• Obunden kontroll: En kontroll som inte har någon datakälla, till exempel ett fält eller ett uttryck. Du använder obundna kontroller till att visa information, linjer, rektanglar och bilder. En etikett som visar rubriken för en rapport är till exempel en obunden kontroll.
• Beräknad kontroll: En kontroll vars datakälla är ett uttryck i stället för ett fält. Du anger värdet du vill ha i kontrollen genom att definiera ett uttryck som datakälla för kontrollen. Ett uttryck är en kombination av operatorer som = och +, kontrollnamn, fältnamn, funktioner som returnerar ett enstaka värde samt konstanta värden. Med uttrycket =[Unit Price] * 0.75 beräknas priset på en artikel med 25 procents rabatt genom att multiplicera värdet i fältet Enhetspris med ett konstant värde (0.75). Uttryck kan använda data från ett fält i rapportens underliggande tabell eller fråga, eller från en kontroll i rapporten.

När du skapar en rapport är det antagligen mest praktiskt att lägga till och ordna alla bundna kontroller först, särskilt om de utgör majoriteten av kontrollerna i rapporten. Därefter kan du lägga till de obundna och beräknade kontrollerna med hjälp av verktygen i gruppen Kontroller på fliken Rapportdesign .

Du binder en kontroll till ett fält genom att identifiera fältet som kontrollen hämtar data från. Du kan skapa en kontroll som är bunden till det markerade fältet genom att dra fältet från fönstret Fältlista till rapporten. I fönstret Fältlista visas fälten i rapportens underliggande tabell eller fråga. Du visar fönstret Fältlista genom att klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Rapportdesign.

Du kan också binda ett fält till en kontroll genom att skriva fältnamnet i själva kontrollen eller i rutan för ControlSource värdet i kontrollens egenskapslista. I egenskapslistan definieras kontrollens egenskaper, till exempel namn, datakälla och format.

Det finns två skäl till att fönstret Fältlista är det bästa sättet att skapa en kontroll:

• En bunden kontroll har en tillhörande etikett, och etiketten använder fältnamnet som standard, eller den bildtext som definierats för fältet i den underliggande tabellen eller frågan. Det betyder att du inte behöver skriva bildtexter själv.
• En bunden kontroll ärver många av inställningarna från fältet i den underliggande tabellen eller frågan, till exempel , FormatDecimalPlacesoch InputMask egenskaper. Det innebär att de här egenskapsinställningarna alltid är desamma när du skapar en kontroll som är bunden till det fältet.

Om du redan har skapat en obunden kontroll och vill binda den till ett fält, anger du kontrollens ControlSource egenskap till fältnamnet. Om du vill ha mer information om egenskapen kan du söka i hjälpen ControlSource efter ControlSource.

Tillbaka till början

Finjustera rapporten i layoutvyn

När du har skapat en rapport kan du enkelt finjustera design genom att arbeta i layoutvyn. Med faktiska rapportdata som hjälp kan du ändra kolumnbredder, ändra ordning på kolumnerna och lägga till grupperingsnivåer och summor. Du kan placera ut nya fält i rapportdesignen och ange egenskaper för rapporten och dess kontroller.

Om du vill växla till layoutvyn högerklickar du på rapportnamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Layoutvy.

Rapporten visas i layoutvyn.

Du kan använda egenskapssidan till att ändra egenskaper för rapporten samt dess kontroller och avsnitt. Tryck på F4 om du vill visa egenskapssidan.

Du kan använda fönstret Fältlista till att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i rapportdesignen. Om du vill visa fönstret Fältlista gör du något av följande:

• Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design av rapportlayout.
• Tryck på Alt+F8.

Du kan sedan lägga till fält genom att dra dem från fönstret Fältlista till rapporten.

Tillbaka till början

Finjustera rapporten i designvyn

Du kan också finjustera rapportens design i designvyn. Du kan lägga till nya kontroller och fält i rapporten genom att lägga till dem i designrutnätet. På egenskapssidan finns en mängd egenskaper som du kan ställa in för att anpassa rapporten.

Om du vill växla till designvyn högerklickar du på rapportnamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Designvy.

Rapporten visas i designvyn.

Du kan använda egenskapssidan till att ändra egenskaper för själva rapporten samt dess kontroller och avsnitt. Tryck på F4 om du vill visa egenskapssidan.

Du kan använda fönstret Fältlista till att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i rapportdesignen. Om du vill visa fönstret Fältlista gör du något av följande:

• Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Rapportdesign.
• Tryck på Alt+F8.

Du kan sedan lägga till fält genom att dra dem från fönstret Fältlista till rapporten.

Tillbaka till början

Lägga till fält från fönstret Fältlista

• Om du vill lägga till ett enskilt fält drar du fältet från fönstret Fältlista till det avsnitt där du vill att det ska visas i rapporten.
• Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du ned Ctrl och klickar på de fält du vill använda. Dra sedan de markerade fälten till rapporten.

När du släpper fälten i ett rapportavsnitt skapas en bunden textrutekontroll i Access för varje fält, och en etikettkontroll visas automatiskt bredvid varje fält.

Tillbaka till början

Lägga till kontroller i rapporten

Vissa kontroller skapas automatiskt, till exempel bundna textrutekontroller som skapas när du lägger till ett fält från fönstret Fältlista i rapporten. Många andra kontroller kan skapas i designvyn med hjälp av verktygen i gruppen Kontroller på fliken Rapportdesign .

Avgöra namnet på ett verktyg

• Placera muspekaren över verktyget. Namnet på verktyget visas i Access.

Skapa en kontroll med hjälp av verktygen i gruppen Kontroller

1. Klicka på verktyget för den typ av kontroll du vill lägga till. Om du till exempel vill skapa en kryssruta klickar du på verktyget Kryssruta .

2. Klicka i rapportens designrutnät där du vill placera det övre vänstra hörnet av kontrollen. Klicka en gång för att skapa en kontroll med standardstorlek, eller klicka på verktyget och dra sedan i rapportens designrutnät för att skapa en kontroll med den storlek du vill ha.

3. Om du inte placerar ut kontrollen perfekt på första försöket kan du flytta den på följande sätt:

   1. Markera kontrollen genom att klicka på den.
   2. Placera muspekaren över kanten på kontrollen tills pekaren ändras till .
   3. Dra kontrollen till önskad plats.

På det här sättet skapas en obunden kontroll. Om kontrollen kan visa data, till exempel en textruta eller kryssruta, måste du ange ett fältnamn eller ett uttryck i egenskapen ControlSource innan den kan visa data. Mer information finns i Förstå kontroller.

Visa egenskapssidan.

Om du vill visa egenskapssidan i designvyn gör du något av följande:

1. Klicka på Egenskapssida i gruppen Verktyg på fliken Rapportdesign.
2. Tryck på F4.

Tillbaka till början

Spara arbetet

När du har sparat rapportdesignen kan du köra rapporten så ofta du behöver. Rapportens design förblir densamma, men du får aktuella data varje gång du skriver ut eller visar rapporten. Om rapporteringsbehovet ändras kan du ändra rapportdesignen eller skapa en ny, liknande rapport baserat på originalet.

Spara rapportdesignen

1. Klicka på Spara> fil eller tryck på Ctrl+S. Du kan också klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
2. Om rapporten inte har något namn skriver du ett namn i rutan Rapportnamn och klickar sedan på OK.

Spara rapportdesignen under ett nytt namn

1. Klicka på Arkiv>Spara som>Spara objekt som.
2. Skriv ett namn för den nya rapporten i rutan Spara rapport till i dialogrutan Spara som och klicka sedan på OK.

Tillbaka till början

Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande

När du har sparat rapportdesignen kan du använda den om och om igen. Rapportens design förblir densamma, men du får aktuella data varje gång du visar eller skriver ut rapporten. Om rapporteringsbehovet ändras kan du ändra rapportdesignen eller skapa en ny, liknande rapport baserat på originalet.

Visa rapporten

Du kan visa rapporten på flera olika sätt. Vilken metod du väljer beror på vad du vill göra med rapporten och vilka data den innehåller:

• Om du tillfälligt vill ändra vilka data som visas i rapporten innan du skriver ut den, eller om du vill kopiera data från rapporten till Urklipp, använder du rapportvyn.
• Om du vill ändra rapportens design medan du tittar på data använder du layoutvyn.
• Använd förhandsgranskningsvyn om du vill se hur rapporten kommer att se ut när den skrivs ut.

Visa rapporten i rapportvyn

Rapportvyn är den standardvy som används när du dubbelklickar på en rapport i navigeringsfönstret. Om rapporten inte är öppen dubbelklickar du på rapporten i navigeringsfönstret för att se den i rapportvyn.

Om rapporten redan är öppen högerklickar du på rapportnamnet i navigeringsfönstret och klickar på Rapportvy.

Arbeta med data i rapportvyn

I rapportvyn kan du markera text och kopiera den till Urklipp. Om du vill markera hela rader klickar och drar du i marginalen bredvid de rader du vill markera. Sedan kan du kopiera dessa rader till Urklipp genom att göra något av följande:

1. Klicka på Kopiera i gruppen Urklipp på fliken Start.
2. Högerklicka på de markerade raderna och klicka på Kopiera.
3. Tryck på Ctrl+C.

Visa endast de rader du vill se med hjälp av filter

Du kan använda filter direkt på rapporten utan att lämna rapportvyn. Om du till exempel har en kolumn för ”Land/region” och du bara vill se de rader där land/region är ”Kanada” gör du så här:

1. Sök efter ordet ”Kanada” i rapporten och högerklicka på det.
2. Klicka på Är lika med ”Kanada”.

Filtret skapas och används i Access.

Aktivera och inaktivera ett filter

Du kan växla mellan filtrerad och ofiltrerad visning genom att klicka på Filter av/på i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start. Filtret tas inte bort, det aktiveras och inaktiveras bara.

Ta bort ett filter

1. Högerklicka på fältet som du vill ta bort filtret från.
2. Klicka på Rensa filter från fältnamn. (Det faktiska fältet visas istället för fältnamn.)

När du har tagit bort ett filter kan du inte aktivera det igen med kommandot Filter av/på. Då måste du skapa filtret igen.

Förhandsgranska rapporten

Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Förhandsgranska på snabbmenyn.

Du kan använda navigeringsknapparna till att visa sidorna i en rapport i följd eller till att gå till valfri sida i rapporten.

1. Klicka för att visa den första sidan.
2. Klicka för att visa föregående sida.
3. Klicka för att visa nästa sida.
4. Klicka för att visa den sista sidan.
5. Skriv ett sidnummer i den här rutan och tryck sedan på Retur om du vill gå till en viss sida.

I förhandsgranskningsvyn kan du zooma in om du vill se fler detaljer och zooma ut om du vill se hur informationen fördelas på sidan. Placera markören över rapporten och klicka en gång. Klicka en gång till när du vill zooma tillbaka. Du kan också använda zoomkontrollen i statusfältet i Access till att zooma ytterligare in och ut.

Om du vill stänga förhandsgranskningsvyn gör du något av följande:

• Klicka på Stäng förhandsgranskning på fliken Förhandsgranska.
• Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy eller Designvy på snabbmenyn.

Tillbaka till början

Skriva ut rapporten

Du kan skriva ut en rapport som är öppen i valfri vy, och även när den är stängd. Innan du skriver ut bör du kontrollera sidinställningarna, till exempel marginaler och sidorientering. Sidinställningarna sparas med rapporten, så du behöver bara ange dem en gång. Du kan ange dem igen senare om du behöver ändra på utskriften.

Ändra sidinställningarna

1. Öppna rapporten i förhandsgranskningsvyn. Du kan ändra sidinställningarna i valfri vy, men förhandsgranskningsvyn passar bäst eftersom du kan se effekterna av eventuella ändringar omedelbart.
2. Klicka på Stående eller Liggande i gruppen Sidlayout och Sidstorlek på fliken Förhandsgranska för att ange sidorientering, Storlek för att ange pappersstorlek, Marginaler för att justera marginalerna och så vidare.
3. När du har gjort en ändring kan du använda navigeringsknapparna till att visa flera sidor och kontrollera att du inte har skapat några formateringsproblem på senare sidor.

Skicka rapporten till en skrivare

1. Öppna rapporten i valfri vy eller markera rapporten i navigeringsfönstret.
2. Klicka på Arkiv>, Skriv ut>,Skriv ut. Dialogrutan Skriv ut visas.
3. Ange dina val för alternativ som skrivare, utskriftsintervall och antal kopior.
4. Klicka på OK.

Tillbaka till början

Skicka rapporten som ett e-postmeddelande

Du kan skicka rapporten till mottagare som ett e-postmeddelande i stället för att skriva ut den på papper:

1. Klicka på rapporten för att markera den i navigeringsfönstret. Klicka på Email i gruppen Exportera på fliken Externa data.
2. I dialogrutan Skicka objekt som klickar du på det filformat du vill använda i listan Välj utdataformat.
3. Slutför eventuella återstående dialogrutor.
4. Skriv meddelandeinformationen i e-postprogrammet och skicka meddelandet.

Tillbaka till början