Formatera ett tal- eller valutafält

Datatyperna Tal, Stort tal och Valuta i Access innehåller många format. För tal- och valutaformatering har du tre alternativ: behålla standardformaten, använda ett fördefinierat format eller skapa ett anpassat format. När du använder ett format på ett tabellfält används samma format automatiskt i alla formulär- eller rapportkontroller som du senare binder till det tabellfältet. Formateringen ändrar bara hur data visas. Det påverkar inte hur data lagras eller hur användare anger data.

Artikelinnehåll

• Översikt över tal- och valutaformat
• Använda ett fördefinierat format
• Exempel på fördefinierade format
• Använda ett anpassat format
• Exempel på anpassade format
• Anpassade formattecken
• Visa A.D. eller B.C.

Översikt över tal- och valutaformat

Om du vill skapa ett anpassat format anger du olika tecken i egenskapen Format för ett tabellfält. Tecknen kan vara platshållare, till exempel 0 och #; avgränsare, till exempel punkter och kommatecken, bokstavliga tecken och färger, baserat på hur du vill att formateringen ska visas. Access tillämpar automatiskt alla anpassade format som du använder i ett tabellfält på en bunden kontroll i ett formulär eller en rapport.

Du kan ange format för fyra typer av numeriska värden: positiva, negativa, noll (0) och null (odefinierat). Om du skapar ett format för varje typ av värde sätter du formatet för positiva värden först, formatet för negativa värden sekund, formatet för nollvärden tredje och formatet för null-värden sist. Avgränsa varje format med semikolon.

Exempel på anpassad formatering: #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

Visar som:

• 1,234.568
• (1,234.568) i rött
• 0,000.00
• Undefined

Formateringen innebär följande:

• Nummertecknet (#) är en platshållare för siffror. Om det inte finns några värden visas ett tomt utrymme i Access. Använd som platshållare om du vill visa nollorna i stället för tomma blanksteg 0 . Om du till exempel vill visa 1234 som 1234.00använder du formatsträngen ####.00.
• Positiva värden visas med två decimaler.
• Negativa värden visas med två decimaler, inom parentes och i rött.
• Nollvärden visas som talet 0, alltid med två decimaler.
• Null-värden visas som ordet Undefined.

Upp till fyra avsnitt är möjliga för en sträng och varje avsnitt avgränsas med semikolon (;). Om tabellfältet accepterar null-värden kan du utelämna det fjärde avsnittet.

Avsnitt	Formatbeskrivning	Exempel
Om det första avsnittet innehåller #,###.##	Visar positiva värden.	1234.5678 visas som 1,234.568. I det här formatet används kommatecken som tusentalsavgränsare och punkt som decimalavgränsare. Om decimalvärdena i posten överskrider antalet platshållartecken i det anpassade formatet avrundas värdena i Access och endast antalet värden som anges i formatet visas. Om fältet till exempel innehåller 3,456.789, men formatet anger två decimaler, avrundas decimalvärdet till 0.79. Tips: Om du vill ha ett format med större värden eller fler decimaler lägger du till fler platshållare för decimalvärdet, till exempel #,###.###.
Om det andra avsnittet innehåller (#,###.##)[Red]	Endast negativa värden visas. Om dina data inte innehåller negativa värden lämnar Access fältet tomt.	Det negativa värdet omges av bokstavliga tecken eller parenteser. I det här exemplet visas alla negativa värden i rött.
Om det tredje avsnittet innehåller 0,000.00	Definierar formatet för alla nollvärden (0).	När fältet innehåller värdet noll 0,000.00 visas. Om du vill visa text i stället för ett tal använder "Zero" du dubbla citattecken.
Om det fjärde avsnittet innehåller "Undefined"	Definierar vad användarna ser när en post innehåller ett null-värde. I det här fallet ser användarna ordet Undefined.	Du kan också använda annan text, till exempel "Null" eller "****". Tecken omgivna av dubbla citattecken behandlas som bokstavliga tecken och visas exakt som de anges.

Överst på sidan

Använda ett fördefinierat format

Access innehåller flera fördefinierade format för tal- och valutadata. Standardformatet är att visa talet som angivet.

I en tabell

1. Öppna tabellen i designvyn.
2. I den övre delen av designrutnätet väljer du det datum-/tidsfält som du vill formatera.
3. I avsnittet Fältegenskaper i det nedre avsnittet klickar du på pilen i egenskapsrutan Format och väljer ett format i listrutan.
4. När du har valt ett format visas knappen Alternativ för egenskapsuppdatering . Med den kan du använda det nya formatet på andra tabellfält och formulärkontroller som logiskt skulle ärva det. Om du vill tillämpa ändringarna i hela databasen klickar du på den smarta taggen och sedan på Uppdatera format överallt där <fältnamn> används. I det här fallet är Fältnamn namnet på ditt tal- eller valutafält.
5. Om du vill tillämpa ändringarna på hela databasen klickar du på Ja när dialogrutan Uppdatera egenskaper visas och visar formulär och andra objekt som ärver det nya formatet. Mer information finns i Sprida en fältegenskap.
6. Spara ändringarna och växla till databladsvyn för att se om formatet uppfyller dina behov.

I ett formulär eller en rapport

I ett formulär eller en rapport visas datum vanligtvis i textrutor. Ställ bara in egenskapen Format för textrutan på det datumformat du vill använda.

1. Öppna formuläret eller rapporten Layoutvy eller Designvy.
2. Placera pekaren i textrutan med tal eller valuta.
3. Tryck på F4 för att visa egenskapssidan.
4. Ange egenskapen Format till något av de fördefinierade datumformaten.

I en fråga

1. Öppna frågan i designvyn.
2. Högerklicka på datumfältet och klicka sedan på Egenskaper.
3. På egenskapssidan väljer du det format du vill använda i egenskapslistan Format .

I ett uttryck

• FormatDateTime Använd funktionen för att formatera ett datumvärde i något av flera fördefinierade format. Det här kan vara användbart om du arbetar i ett område som kräver ett uttryck, till exempel ett makro eller en fråga.

Överst på sidan

Exempel på fördefinierade format

I följande tabell visas de fördefinierade inställningarna för egenskapen Format för tal och valuta.

Inställning	Beskrivning
Allmänt tal	(Standard) Visar numret som angivet.
Valuta	Använder tusentalsavgränsaren och följer de inställningar som anges i de nationella inställningarna i Windows för negativa belopp, decimalsymboler, valutasymboler och decimaler.
Euro	Använder eurosymbolen (€), oavsett vilken valutasymbol som anges i de nationella inställningarna i Windows.
Åtgärdat	Visar minst en siffra och följer de inställningar som anges i de nationella inställningarna i Windows för negativa belopp, decimal- och valutasymboler och decimaler.
Standard	Använder tusentalsavgränsaren och följer de inställningar som anges i de nationella inställningarna i Windows för negativa belopp, decimaltecken och decimaler.
Procent	Multiplicerar värdet med 100 och lägger till ett procenttecken (%). Den följer de inställningar som anges i de nationella inställningarna i Windows för negativa belopp, decimaler och decimaler.
Vetenskapligt	Använder vanlig vetenskaplig notation.

Nedan följer exempel på fördefinierade talformat.

Inställning	Data	Visa
Allmänt tal	3456.789 –3456.789 $213.21	3456.789 –3456.789 $213.21
Valuta	3456.789 –3456.789	$3,456.79 ($3,456.79)
Åtgärdat	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Standard	3456.789	3,456.79
Procent	3 0.45	300% 45%
Vetenskapligt	3456.789 –3456.789	3,46E+03 –3,46E+03

Överst på sidan

Använda ett anpassat format

1. Öppna tabellen i designvyn.

2. I den övre delen av designrutnätet väljer du det datum-/tidsfält som du vill formatera.

3. I avsnittet Fältegenskaper väljer du fliken Allmänt , klickar på cellen bredvid rutan Format och anger de specifika tecknen baserat på dina formateringsbehov.

4. När du har valt ett format visas den smarta taggen Egenskapsuppdateringsalternativ . Med den kan du använda det nya formatet på andra tabellfält och formulärkontroller som logiskt skulle ärva det. Om du vill tillämpa ändringarna i hela databasen klickar du på den smarta taggen och sedan på Uppdatera format överallt där fältnamn används. I det här fallet är Fältnamn namnet på fältet Datum/tid.

5. Om du vill tillämpa ändringarna på hela databasen klickar du på Ja när dialogrutan Uppdatera egenskaper visas och visar formulär och andra objekt som ärver det nya formatet. Mer information finns i Sprida en fältegenskap.

6. Spara ändringarna och växla till databladsvyn för att se om formatet uppfyller dina behov.

7. Testa formatet genom att göra följande:

   • Ange värden utan tusentalsavgränsare eller decimalavgränsare och se hur formatet behandlar data. Placeras avgränsarna på rätt ställen i formatet?
   • Ange värden som är längre eller kortare än förväntat (med och utan avgränsare) och se hur formatet fungerar. Lägger formatet till antingen oönskade blanksteg eller inledande eller avslutande nollorna?
   • Ange en nolla eller ett null-värde i ett format som är avsett för positiva eller negativa värden och se om du gillar resultatet.

Överst på sidan

Exempel på anpassade format

Här är exempel på anpassade talformat.

Inställning	Beskrivning
0;(0);;"Null"	Visar positiva värden normalt, negativa värden inom parentes och ordet Null om värdet är Null.
+0.0;–0.0;0.0	Visar ett plustecken (+) eller minustecken (–) med positiva eller negativa tal och visar 0.0 om värdet är noll.

Överst på sidan

Anpassade formattecken

Om du vill skapa ett anpassat format använder du följande tecken som platshållare och avgränsare.

Tecken	Beskrivning
#	Används för att visa en siffra. Varje förekomst av tecknet representerar en position för ett tal. Om det inte finns något värde i en position visas ett tomt utrymme i Access. Den kan också användas som platshållare. Om du till exempel använder formatet #,### och anger ett värde 45 för i fältet 45 visas det. Om du anger 12,145 i ett fält visas 12,145 Access även om du bara har definierat en platshållare till vänster om tusentalsavgränsaren.
0	Används för att visa en siffra. Varje förekomst av tecknet representerar en position för ett tal. Om det inte finns något värde i en position visas en nolla (0).
Decimaltecken . (punkt)	Anger var du vill att Access ska placera avgränsningstecknet mellan en heltals- och decimaldel i ett tal- eller valutafält. Decimalavgränsare varierar och anges i de nationella inställningarna i Windows.
Tusentalsavgränsare , (kommatecken)	Anger var du vill att Access ska placera avgränsningstecknet mellan tusentalsdelen av ett tal- eller valutafält. Tusentals avgränsare varierar och anges i de nationella inställningarna i Windows.
blanksteg, +-$()	Används för att infoga tomma blanksteg, matematiska tecken (+-) och ekonomiska symboler (¥£$) var som helst i formatsträngarna. Om du vill använda andra vanliga matematiska symboler, till exempel snedstreck (\ eller /) och asterisk (*), omger du dem med dubbla citattecken. Observera att du kan placera dem var som helst.
\	Används för att tvinga Access att visa det tecken som följer direkt. Det här är samma sak som omger ett tecken med dubbla citattecken.
!	Används för att tvinga fram vänsterjustering av alla värden. När du tvingar fram vänsterjustering kan du inte använda # platshållarna och 0 siffrorna, men du kan använda platshållare för texttecken.
*	Används för att tvinga tecknet omedelbart efter asterisken att bli ett fyllningstecken, vilket är ett tecken som används för att fylla tomma blanksteg. Access visar normalt numeriska data som högerjusterade och fyller alla områden till vänster om värdet med tomma blanksteg. Du kan lägga till fyllningstecken var som helst i en formatsträng, och när du gör det fyller Access alla tomma blanksteg med det angivna tecknet. Formatet £##*~.00 visar till exempel ett valutabelopp som £45~~~~~.15. Antalet tildetecken (~) som visas i fältet beror på antalet tomma blanksteg i tabellfältet.
%	Används som det sista tecknet i en formatsträng. Multiplicerar värdet med 100 och visar resultatet med ett avslutande procenttecken.
E+, E- eller e+, e-	Används för att visa värden i matematisk notation, eller exponentiell notation. Använd det här alternativet om det fördefinierade vetenskapliga formatet inte ger tillräckligt med utrymme för dina värden. Använd E+ eller e+ för att visa värden som positiva exponenter och E- för e- att visa negativa exponenter. Du måste använda platshållarna med andra tecken. Anta till exempel att du använder formatet 0.000E+00 på ett numeriskt fält och sedan anger 612345. Access visar 6.123E+05. Access avrundar först antalet decimaler nedåt till tre, vilket är antalet nollor till höger eller vänster om decimalavgränsaren. Därefter beräknas exponentvärdet från antalet siffror till höger eller vänster beroende på dina språkinställningar för decimalavgränsaren i det ursprungliga värdet. I det här fallet skulle det ursprungliga värdet ha placerat 612345, eller fem siffror, till höger om decimalkommat. Därför visas 6.123E+05i Access och det resulterande värdet motsvarar 6.123 x 105.
"Literal text"	Använd dubbla citattecken för att omge all text som du vill att användarna ska se.
[color]	Används för att använda en färg på alla värden i ett avsnitt i formatet. Du måste omge namnet på färgen med hakparenteser och använda något av följande namn: black, blue, cyan, green, magenta, red, yelloweller white.

Överst på sidan

Visa A.D. eller B.C.

Du kan använda ett anpassat format för att visa A.D. före eller B.C. efter ett år, beroende på om ett positivt eller negativt tal anges. Positiva tal visas som år med A.D. före året. Negativa tal visas som år med B.C. efter året.

1. Öppna tabellen i designvyn.
2. I den övre delen av designrutnätet väljer du det talfält du vill formatera.
3. I det nedre avsnittet klickar du på egenskapsrutan Format och anger sedan det här anpassade formatet: "A.D. " #;# " B.C."

Överst på sidan