När du importerar data till Access är källdata ibland inte korrekt uppdelade i relaterade tabeller. Om du vill få ut mesta möjliga av Access måste data normaliseras – delas upp i olika tabeller, där var och en handlar om en sak, som är relaterade genom viktig information. Tabellanalys kan hjälpa dig med den här kritiska uppgiften: i menyfliksområdet klickar du på Databasverktyg och sedan på Analysera tabell i gruppen Analysera. En guide startas och vägleder dig genom processen.
Obs
Informationen i det här avsnittet gäller endast för en Microsoft Access-skrivbordsdatabas (.mdb eller .accdb).
1. veckor Ursprunglig tabell
2. veckor Tabeller som skapats med Tabellanalys
3. veckor Fråga skapad med Tabellanalys
4. veckor Uppslagslista
Om Microsoft Access-databasen innehåller en tabell som innehåller upprepad information i ett eller flera fält kan du använda Tabellanalys för att dela upp data i relaterade tabeller så att du kan lagra data på ett säkrare och effektivare sätt. Den här processen kallas för normalisering.
Tabellanalys delar upp en tabell som innehåller upprepande information i separata tabeller där varje typ av information bara lagras en gång. Det gör databasen effektivare och enklare att uppdatera samt minskar dess storlek. När guiden har delat upp data kan du fortfarande visa och arbeta med data på ett och samma ställe genom att låta guiden skapa en fråga.
Du kan använda frågan för att uppdatera data från flera tabeller samtidigt. Frågan erbjuder även andra tidsbesparande funktioner för att öka noggrannheten i dina data.
- Om du ändrar ett fält som upprepas i frågan uppdateras alla poster med det värdet automatiskt, eftersom du egentligen bara uppdaterar ett fält i frågans underliggande tabell.
- Från de nya tabellerna ärver frågan uppslagsfält, vilket gör att du kan ändra fältvärden genom att välja värden från en lista i stället för att behöva skriva in ett värde korrekt. Uppslagslistan slår upp värden från den underliggande tabellen. När samma värde gäller för mer än en post kan du säkerställa noggrannhet och konsekvens genom att välja det värdet från listan varje gång.
- Formulär och rapporter som tidigare baserades på den ursprungliga tabellen kommer nu automatiskt att baseras på frågan eftersom frågan tilldelas namnet på den ursprungliga tabellen och tabellnamnet ändras.
- Befintliga formulär och rapporter som baseras på frågan ärver automatiska fältuppdateringar. Nya formulär och rapporter ärver också uppslagslistor.