I den här artikeln förklaras hur du anger ett standardvärde för ett tabellfält eller för en kontroll i ett formulär i en Access-databas. Standardvärdena som du anger visas i fältet eller kontrollen när du skapar en ny post i databasen.
Innehåll
- Förstå standardvärden
- Ange ett standardvärde för ett tabellfält
- Ange ett standardvärde för en kontroll
- Ange en standardrad för en listruta eller kombinationsruta
- Exempel på standardvärden
Förstå standardvärden
Du kan lägga till ett standardvärde för ett tabellfält eller en formulärskontroll när du vill att ett värde automatiskt ska anges för en ny post i Access. Du kan till exempel välja att dagens datum alltid ska läggas till i nya order i Access.
Vanligtvis lägger du till ett standardvärde för dina tabellfält. Du lägger till värdet genom att öppna tabellen i designvyn och anger sedan ett värde i fältets standardvärdesegenskap . Om du anger ett standardvärde för ett tabellfält, används värdet för alla kontroller i Access som baseras på det fältet. Ange ett standardvärde för själva formulärkontrollen om du inte binder en kontroll till ett tabellfält eller om du länkar till data i andra tabeller.
Du kan ange ett standardvärde för tabellfält som använder datatyperna Kort text, Lång text, Tal, Datum/tid, Valuta, Ja/Nej och Hyperlänk. Om du inte anger något värde anges fältets värde till noll (tomt) tills du anger ett värde. När du har definierat ett standardvärde används det värdet för nya poster som du lägger till. Om du vill kan du ändra värdet i en post från standardvärdet till ett annat värde om inte ett verifieringsuttryck förhindrar detta.
Ange ett standardvärde för ett tabellfält
När du anger ett standardvärde för ett tabellfält visar alla kontroller som du binder till det fältet standardvärdet.
Ange ett standardvärde
- Högerklicka på tabellen som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
- Markera fältkontrollen du vill ändra.
- Ange ett värde i egenskapsrutan Standardvärde på fliken Allmänt.
Värdet som du kan ange beror på vilken datatyp som anges för fältet. Du kan till exempel skriva
=Date()om du vill infoga dagens datum i ett datum/tid-fält. Exempel på standardvärden finns i Exempel på standardvärden senare i den här artikeln. - Spara ändringarna.
Ange ett standardvärde för en kontroll
I vanliga fall anger du bara ett standardvärde för en kontroll om du inte binder kontrollen till ett tabellfält eller om du länkar till data i en annan tabell.
Ange ett standardvärde
- Högerklicka på formuläret som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
- Högerklicka på kontrollen som du vill ändra och klicka sedan på Egenskaper eller tryck på F4.
- Klicka på fliken Alla på egenskapssidan, leta reda på egenskapen Standardvärde och ange sedan ditt standardvärdet.
- Spara ändringarna genom att trycka på Ctrl+S .
Ange en standardrad för en listruta eller kombinationsruta
Som standard visar kontroller för listrutor och kombinationsrutor två typer av listor: värdelistor och uppslagslistor. En värdelista är en hårdkodad lista med objekt som finns i egenskapen Radkälla för en listrutekontroll eller kombinationsrutekontroll. En uppslagslista hämtar däremot data från ett uppslagsfält, som använder en fråga för att hämta data från en annan tabell och sedan läser in dessa data i en kombinationsrutekontroll.
Du kan ange vilka objekt som visas som standard för värdelistor och uppslagslistor, men du gör på olika sätt beroende på typen av lista. Följande anvisningar förklarar hur du anger standardvärden för en värdelista och en uppslagslista.
Ange ett standardvärde för en värdelista
- Högerklicka på formuläret som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
- Högerklicka på listrutekontrollen eller textrutekontrollen och klicka sedan på Egenskaper eller tryck på F4.
- Kontrollera att egenskapen Radkälla innehåller en lista med värden. Objekt i en värdelista omges av dubbla citattecken och avgränsas med semikolon. Du kan till exempel se en lista som ser ut så här:
"Good";"Fair";"Poor". - Om egenskapen Radkälla innehåller en fråga, som är en textsträng som börjar med
SELECT, går du till nästa uppsättning steg. - I egenskapsrutan Standardvärde skriver du
[control_name].ItemData(n). I det här falletcontrol_nameär listrutekontrollens eller kombinationsrutekontrollens namn ochnnumret på listobjektet som du vill ange som standardvärde. Om du inte vet vad kontrollen heter tittar du på värdet i egenskapen Namn högst upp på egenskapssidan. Anta att du har en kombinationsrutekontroll som heter Ägare och du vill använda det tredje värdet i listan som standardvärde. Skriv[Owner].ItemData(2)i egenskapsrutan Standardvärde . Du skriver2i stället3för eftersomItemDataär nollbaserad, vilket innebär att den börjar räkna på noll i stället för ett. - Spara ändringarna och växla sedan tillbaka till formulärvyn. Ditt valda standardvärde ska visas i listrutan eller kombinationsrutan när du lägger till en post i databasen.
Ange ett standardvärde för en uppslagslista
Öppna tabellen som innehåller källdata för uppslagsfältet i databladsvyn.
Observera nyckelvärdet som har kopplats till objektet som du vill ange som standardvärde.
Obs
Som standard döljs primärnyckelfält och sekundärnyckelfält i Access. Om nyckelfältet inte visas högerklickar du på någon cell i tabellens rubrikrad, klickar på Ta fram kolumner, markerar nyckelfältet i dialogrutan Ta fram kolumner och klickar på Stäng.
Högerklicka på tabellen som innehåller uppslagsfältet i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.
Markera uppslagsfältet. På fliken Allmänt skriver du nyckelvärdet som du antecknade i steg 1 och 2 i egenskapsrutan Standardvärde . Det här är värdet som motsvarar listobjektet som du vill ange som standardvärde. Anta till exempel att du har 10 leverantörer och du vill att den mest använda leverantörens namn ska visas som standard. Det gör du genom att leta reda på det unika nyckelvärdet som identifierar leverantören och ange det nyckelvärdet i egenskapsrutan Standardvärde för fältet för sekundärnyckeln.
Spara ändringarna, växla till databladsvyn och ange en ny post. Ditt standardvärde visas i uppslagsfältet när du lägger till posten.
Exempel på standardvärden
I följande tabell visas och beskrivs vissa standardvärden. Du kan anpassa de här exemplen för användning med dina egna data.
| Uttryck | Standardfältvärde |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (observera att värdet måste omges av citattecken om det innefattar skiljetecken) |
"" |
En nollängdssträng |
Date() |
Dagens datum |
=Yes |
"Yes" visas på datorns lokala språk |